磨刀，砍柴，以及怎么砍柴
Posted under: 这周Lifehack上罕见地出了一篇专门的文章讲Things，又一个Mac上的时间管理软件。Mac上的东西风格与Windows上真是不一样，让人一看就有要用的欲望。
Mac上已经有多款产品级的GTD工具，我从这篇文章上知道了iGTD，Midnight Inbox以及OmniFocus。之前在Apple4us的Twitter上看到，OmniFocus的iPhone版已经卖出了五万份（$19.99）。OmniFocus应该是算卖得很好的，而Things貌似是奋起直追的新锐（这里有人专门做了比较）。而Things的Mac版卖$49.95，OmniFocus的Mac版卖$79.95。市场竞争激烈，利润也不错啊。这还光是Mac这个平台上的工具。再看看GTD峰会的赞助商，俺们就知道有多少人在做这方面的生意了……
之前有Mr. X在网站上留言，讲到：
磨刀不误砍柴工，是对的
但是顾着磨刀。。。磨太久了，刀会断的
我觉得Mr. X在评论中讲得很中肯，我蛮赞同的。其实我们在葡挞上喋喋不休翻来覆去地讨论这些问题，有很大一部分原因是为了思考清楚我们为什么砍柴，砍什么柴，以及怎样砍柴的问题。至于磨刀，那真的不是我们最关心的话题。如果过去的文章给了大家这个印象的话，那也许是因为我们有点急于分享吧:) 不过我始终觉得，不管宝刀还是镰刀，大家都应该拿出来分享一下。我们从中学习并改进自己做事情的方式，让我们的工作更加高效，生活更加轻松，何乐而不为呢？比如重复性任务，天方比较喜欢使用Toodledo，而我比较喜欢使用Google日历。我在日历里面新建了一个叫Reminder的日历，然后把那些每天需要提醒自己进行的活动都放在上面，比如跑步，按时睡觉等等。Google日历可以把提醒用短信发送到我的手机，这样我就不用担心这些重复性事务占掉我WM手机上日历的很多空间了。古话说得好，工欲善其事，必先利其器嘛。但是也要注意过犹不及，比如上一篇中天方讲到的锤子和钉子的问题：
远去的outlook
当我开始使用outlook 2003的时候，我觉得这个软件是提升效率的好帮手。其友好地界面、Desktop程序所具有的快速响应性、灵活的可定制性（COM组件、宏以及VSTO），使得outlook几乎不可替代。
但没有想到有一天，我几乎再也不用这个曾经的利器了。
outlook的主要功能有：
- 联系人
- 日历
- 任务
- note
其常用性与可用性也基本符合上面这个列表的顺序。
但是自从web app的渐渐兴起，cloud computing的逐渐成熟，这些功能都被web app渐渐取代了
随时随地获取信息已经成为网络时代、移动时代的普遍需求，所以outlook不再那么不可或缺。也许在企业里面，outlook仍然是不二选择，但是对于个人来说，却有了更广阔的选择空间。
我按照替代的顺序来介绍我的经验
1、Email->Gmail
Outlook的Email功能很好，有filter、category以及各种纷繁复杂的设置，功能很多。感兴趣的可以去Technet上面下载相关视频教程自学。
但我想统一管理我的邮件。而不是单位里面收了20封邮件，其余的80封在家里的电脑中，在想要的时候无法获取另一台电脑上的邮件。
GMail，作为Web 邮箱，其简约以及丰富的功能，成为了替代outlook邮件功能的不二选择。
Gmail可以通过pop3收取其他邮箱的邮件，现在Gmail可以收取hotmail的邮件了，我把以前还想保留的邮箱都用Gmail来代为收取了。
配合G1的Push Mail，Email可以在到达之后几分钟之内push到你的手机上。（其他手机也可以通过Gmail 提供的IMAP，及时地获取邮件信息）
顺便说，google推出了Email迁移工具，可以从outlook的pst文件中批量迁移你的email到Gmail或者Google Apps中。
2、日历->Google Calendar
我曾经很喜欢苹果的ical，觉得很美。outlook 2007出来之后，其calendar界面很让人享受。
但是维护outlook calendar的成本不低，如果你使用windows mobile设备同步outlook calendar的话，重复的项目是个头大的问题，尤其是你与2台电脑同步，删除重复项目成为了一个定期任务。
我一直有强烈地期望，那些记录的日历事件可以永远地存于某个地方，在某一天我需要翻看的时候，可以方便地被搜索到。这个愿望使得我从outlook迁移到了GCal
Google有官方的同步outlook与GCal的工具
3、Note->google notebook->Evernote
outlook的note功能是很弱的，Google Notebook出现之后，是我常用的服务之一。随时随地可以访问，尤其是手机上可以访问。
现在Google Notebook停止开发之后，准备迁移到Evernote上面去。
4、任务->Results manager->Toodledo
outlook的任务一直保持在功能有限的阶段，要搭配其他工具才能更好地发挥作用。比如mind manager+results manager
但是由于桌面端的程序毕竟不如在线的程序那样可以时时查看，任务列表的效果就要差许多。
在比较了众多的在线to do list服务之后，我选择了toodledo,真枪实弹地把任务系统迁移到Toodledo已经有半年多,觉得非常顺手。
5、联系人->Gmail Contacts
之前用windows mobile的时候，一直离不开的是outlook的联系人同步功能。也是我当时不能割舍outlook的原因。
其实Gmail在很多方面都比outlook好用，但是那个时候outlook的contact management是最好的。很多手机桌面客户端也都有和outlook同步的功能。
现在有了google sync,使得大多数手机都可以不依赖于outlook管理联系人了。
基于以上5点，我终于完全脱离了outlook，转而使用免费的在线服务了。
归纳起来，web app的优点是：
1、随时随地获取信息，不限设备，不限地点，只要有网络。
2、稳定。数据丢失的概率要远远小于自己在电脑上管理这些信息。不会从头再来。
有了这2点，你就可以持续地改进。不会从头再来。可以每次都推进一点点，再一点点。你其实可以推的很远，很远。。。
用OneNote组织我的生活
OneNote第一次吸引我时，我以为它是个word，但打开速度比word快,于是就用着玩儿，当个记事本。然后逐渐发现它的不一般。它很听话，对文件夹、分区和标签页的添加、删除、移动、重命名都很方便，让我可以很随意地改造它，按自己的方式组织信息。于是就把它变成了现在这个样子。现在用起来还有一些累赘和别扭的地方，还在不断改善。
基本上OneNote就是文件夹，里面是一张一张白纸。白纸的好处是不用拘泥于格式，想写在哪就写在哪根本不用敲回车，想换行就换不用中规中矩，想贴个图就贴，不用管是从网页上找来的，程序里截来的还是自己的笔画出来的。并且，想说话也可以说，录音录像很方便。一块儿一块儿的文字图图就像没人约束的孩子，率性、洒脱、自由。总之，它的好处就是简单明了，让我随心所欲。
废话太多，现在说说我是怎么用的。
OneNote允许你建立多个笔记本，比如“工作笔记本”（可以用来共享），“个人笔记本”……我只用了一个个人笔记本，分为以下几个分区（就是文件夹）：
- Info 这个分区帮助我记一些杂七杂八的用户名、密码。注册的有用没用的网站太多，很多平时根本不用，时间长了用户名都不记得。OneNote可以为单个分区设密码，也就是给这个文件夹加锁。这个分区本身我也加了密码。所以，现在我必须记住的是电脑密码和此分区的密码。
- Collection 这个分区用来放从各处收集到的好东东，一般都很短。好玩儿的，有用的，值得思考的，留着鄙视的…… 有两个标签：截图和文字。截图就是截图，文字也可能插个图配段话。有趣的桌面布局，特别的头像，聊天的对话框；反正只给自己看。保存方法：可以直接复制粘贴过来，或者在网页上选中，点IE命令栏中的“发送至OneNote”。两种方式OneNote都会自动帮你添加源文档的位置。这个分区还有两个作用，一是不方便上网的时候，我会上一下网把所有想查的资料看的博文都先保存在里面，看完就删掉。二是有时会先截个图放在那儿，做笔记的时候参考。
- Writing 这个分区是自己写的东西，有三个标签：瞎想的，正式的，Others。就借这三个标签的产生过程说明一下我的标签都是怎么产生的：开始想写东西了，随意建一个Writing分区，没有标签。写个三五次就觉得有点儿乱，哦，灵光一现，把写的东西分成两类，后来又分了三类、四类，最后删除、合并，还是两类最合适。可是又有些东西不确定属于哪类，懒得想，就又加了一个Others，这是万能标签。我所谓瞎想的，一般是这样：今天某人说了一句很有道理的话，我就把他说的话和我的遍翩浮想记下来，都很零散。正式的一般是总结性质的，叙述呀叙述，然后自己发一句感慨：啊，吹牛皮教授吹的牛皮真大呀！
- Time Organizer 当然了，如果愿意的话也可以叫做GTD。一个标签是Calendar，里面的各种标记以及与标记相关的显示方式可以自己定义。这里面是提前安排好的确定的事情，没意外的话，客观上不可能改变或者是主观上我坚持不要改变。比如有人过生日，你总不能让人家晚一天出生吧；交论文，时间确定了没的商量。我总觉得必须有一个日历摆在那里，这样才能有一个直观的感觉，让我看到我处在它的哪个位置，接下来的事情离我多远。
Calendar有两个子标签（子标签的功能也很好，可以分层次、细化）：Next Action是明确安排好发生时间的事件，Future List是确定会做的但是还没安排好时间。Something/maybe List最没谱了，是接下来也许可能会去做的，但还不一定。我最大的愿望是这里面的条条都移到Next Action，一定很有成就感。
每一天都会有一个Next Action，就是当日的事件。每一个事件我给它加一个任务标记，是一个空白方框，做完了在里面打一个对勾。每个事件有两列，第二列是用来备注的，比如对这个事件的四字感言——这是附加功能——主要功能是加一点提醒的细节，或者如果事件被延后标上延后的日期。一件事情只要放到Next Action里面了，当然不允许删除，没有完成或者出现了别的变故就做个标记写个说明。
- Study 这个分区用来收集学习上的东西，按照学科分标签。
- Q&A 我的小问题和大发现。也是按照问题种类分标签，并非都能找到答案。
- 以前还有一个temp分区，一下子不知道放哪好的先放到这里，有空再整理。后来发现原来OneNote有一个叫作“未归档笔记”的类别，屏幕剪辑什么的都会默认先放到那去，很有逻辑性，于是临时的东西也都先放在这里。另，OneNote是没有保存按钮的，所有文档在被创建的那一刻就已经为你保存了。
如果你有很多笔记本或者分区、标签页也不用担心，左侧有一个导航栏，你可以看到整个组织结构，查看很方便，不用时可以收起来。
现在我有一个问题：存的东西多了，打开速度会不会变慢？目前为止我觉得有影响，一个解决办法是把时间长一点的东西备份到别处，打开OneNote就跟它没关系了，就像把myeclipse里面的工程关掉一样。可是这样OneNote的方便性是不是就打了折扣呢？
新年：目标、方法、工具
Happy 牛 Year，牛气冲天啊。
新的一年啊，这一周众多Blog刊出了新年相关的文章。这其中有对于过去一年的总结，有对于新的一年的展望，还有针对这种每年的惯例进行的讨论。
众多的Blog都有把去年一年的收成拿出来晒晒的习惯，弥缝推出了2008年回顾与2009年展望，并总结了2008年褪墨最受欢迎的文章。作为中文时间管理和效率提升方面最受欢迎的博客，很值得一看哦。尤其是后者。Lifehack保持了其一如既往的高产，平均每天三篇文章，其中包括2008年80个最佳Lifehack以及12篇最受欢迎的技术相关文章。前者分类清晰，从多个方面回顾了Lifehack去年的文章。后者则回顾了对Evernote及Dropbox等在去年广受欢迎的服务和工具的介绍。而Steve Pavlina则在blog中宣称将在新年中把重心放到人际关系（Relationship）上。期待他在这方面的文章和在个人管理方面的文章一样精彩，因为前一段时间关于各种食谱的尝试实在是有一点点烦（对于我这种不感兴趣的人来说啦）。
最近朋友们的博客上纷纷贴出2008年总结和2009年目标。是嘛，一年到了头，总要计划计划，表表决心咯。Lifehack上就有讨论怎样坚持新年决心，作者在里面提到传统的年度计划很少有坚持下来并导致长期改变的，他则给出了几条有用的建议。另外还有人说新年计划为什么不起作用，貌似也有点道理。那么怎么办呢？Steve Pavlina的方法是每年只把重心放在一件事上，一件一件地改变。
At the start of each new year, I like to pick a primary focus for the upcoming year. I prefer doing this instead of making a New Year’s resolution because it’s more effective for me. By primary focus I’m referring to a single area of my life where I want to make a major advance in my personal growth efforts.
而褪墨上面给出的建议则是找到你想要的，并把你的目标具体化。看看你新年计划里面哪些是你真正想要实现的，否则就把它去掉吧。要不然一个月之后这个新年计划就被你扔到床底下去咯。写些什么好？那就得问你自己内心咯？GTDLife最近的小强升职记第一章中有方法哟：找到你自己的价值观。邹鑫讲的不错嘛，“让别人带着时钟工作吧，你带上指南针”。还有一句话是说“跛足而不迷路，能超过健步如飞但却误入歧途的人”哟。
另外，最近古道的GTD Outlook应用教程系列和Productivity501里面介绍的时间记录工具Fruitful Time也不错。
===== 传说中的分界线 =====
每周文摘是葡挞最近想到的一个点子，用来记录每周从各种媒介上获取的关于个人管理和效率提升的信息。其目的是为了更高效的个人管理信息获取以及更方便的存档及检索。每周五刊出，希望能在2009年成功坚持这一系列。
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