在线GTD服务Toodledo–android客户端Got to do
Posted under: 上次是因为toodledo在android平台上面没有令人满意的客户端，我从toodledo迁移到了RTM。这次我回归到toodledo，是由于一款强大的toodledo android客户端终于出现了-Got to do。至今使用这款软件已经有近2个月了。我对目前用的最多的2款在线GTD服务Toodledo和RTM都有了一个比较深入的了解，这两个服务都能比较好地进行任务管理。但相对而言，toodledo的可自定义性更强。
要想不受地点、网络条件的限制，自由地进行GTD执行与规划，一款手机客户端真的很有必要。客户端有本地存储，可以在没有网络的情况下正常使用，而且客户端的反应速度更快。当然，这个客户端要可以与云端进行同步。
Got to do是一款第三方开发的客户端，具有Toodledo的绝大多数字段，包括folder，context，status，tag，start date,start time,due date,due time,note,star等。pro版本支持subtask。
Got to do在2个方面突破了RTM的局限
一、可以筛选与排序，这对任务很多的人很有用。
1、筛选。由于我的重复任务很多，在上班的时候，我可以只选folder是work或者context是@work，这样可以排除很多干扰的信息。
2、排序。可以按照”priority-due date”的方式，把重要的事情先做。也可以按照”due date-priority”，把现在需要做的事情做掉。还可以按照Toodledo计算的importance等来进行排序。
二、可以设置新任务的模版。这在手机中其实很实用，因为碍于手机输入不够方便，利用这个功能可以快速地添加新任务。
比如你可以设置一个“明天”的新任务模版，设置好模版中任务的due date是明天，priority是low,status设置成next action。这样你添加新任务的时候，可以选择这个模版，这样你只需要输入任务的名称，其他的due date,priority及status等都是预先设置好的。
你可以设置多个模版，比如“某天”，“等待他人完成”等。
search功能
作为android手机，search功能必不可少。我任务got to do的任务搜索功能比toodledo自身的都要好用。toodledo的search要专门到一个search页面，比较麻烦。而且官方的search虽然强大，但是对于最常用的人物名称以及note搜索，需要配置搜索定义符，比较麻烦。
而got to do中默认就是搜索任务名称和note备注的，只要你按手机上的搜索键就可以了，这点很舒心。
界面
从界面而言，got to do是android风格的，暗色调。桌面可以放置widget，很方便。现在可以与pure calendar整合。pure calendar是一个桌面日历widget。
总体而言，客户端还是属于执行层面的，大多数任务的设置还是放在web 界面中比较方便。当然，客户端作为收集工具也非常方便（尤其是配合模版功能）。一些简单的设置与规划可以在移动环境中完成。相对手机的web版本而言，那是方便太多，尤其是修改笔记（note）内容的时候。因为一个任务完成之前，事先往往进行了不少思考的积累。在客户端上可以方便地把对某个任务的想法记录在note中，方便后续执行时作为参考。
一些存在的问题：
1、修改一些属性（context、due date等）时，反应有时会比较慢
2、轨迹球点击无效（方向有效），都要手来触摸。
从Toodledo到RTM
我也没有意料到自己会从Toodledo迁移到RTM（Remember the Milk).
迁移的原因很简单，RTM在android上面有更好的客户端。
由于工作上的一些变化，平时不太能够上网，因而Toodledo强大的web端界面就无法利用了，所以对一个强大而灵活的手机端GTD软件的需求就变得日益突出。 Read more »
在线GTD服务Toodledo—使用一周年经验谈
使用toodledo已经有一年多了，说一下我自己的经验。
一、好处
1、学会使用列表
用列表的好处就是将你头脑中要做的事情记录下来，然后按照轻重缓急来执行。
因为我们的头脑容易遗忘，所以记录下来比较靠谱，“好记性不如烂笔头”。比如我就经常忘事，因为我发现自己的思维比较容易集中于某件事，但是会遗漏其他事。
而且很多想法与灵感转瞬即逝，你没有当场记下来，一般事后就忘了，也许再也不会回来了。这恐怕是因为现代人生活节奏太快，事情太多导致的。所以一个随时可以记录的收集系统很重要。
而且记录下来之后，你就不用再去想要做什么了，拿出来看一下就好了。尤其是对于步骤比较多、复杂度较高的任务，这样可以节省很多重新思考的时间，你可以在原有的基础上继续思考与完善，这样效率可以提高不少。
同时这样做可以降低你的精神与心理负担，不用担心有什么事情会忘记做，因为都记录在本子/软件/网站上了，你可以专心地把注意力放在如何完成这些事情上。
这个方法很简单，但是也花费了2年的时间才感觉比较熟练地掌握了。2年前我虽然也用纸笔或者软件来把想做的事情记录下来，但是都是很随意的。
那个时候我把一部分待办事项记录在本子上，一部分记录在outlook里面，一部分记录在mind manager里面，还有一部分在脑子里面，没有记录下来。
现在想想，其实记录在哪个系统都差不多，但是最后要汇总到一个工具里面，这样才不容易遗漏。
列表与mind map的比较
那个时候还有些迷信mind map，觉得具有visualization功能的软件效率会更高。不过后来使用toodledo和checkvist这样的列表工具之后才发现，其实对于日常的任务，一般的列表工具是足够了。像Results Manager（Mind manager的一个插件,我以前写过一个简单的介绍）这样的工具，可以每次都让你都站在你的几大分类上来设想你要做什么事，属于GTD中提到的在30000英尺的高度来考虑问题，但是实际在使用中有几个问题：
- 生成待办事项脑图（列表）的时间比较长，迟钝。
- 高度依赖于某台电脑。我以前也把生成的脑图放在windows mobile手机里面，用pocket mindmap来看和执行。但是日复一日这样的生成，复制到手机（如果你修改了内容，要重新生成脑图，再复制到手机），太麻烦。
Toodledo与checkvist整合
这几天试用checkvist之后，非常喜欢这个在线服务，主要原因是界面非常朴素，朴素地几乎什么额外的东西都没有，所以速度也很快。
checkvist的好处就是可以非常方便自然地将任务细分。我也一直提到方便的力量，如果一个工具很方便，你就容易朝这个方向积累，虽然每天的积累很慢，但是长期的效果还是很不错的，就像复利。有了checkvist，你就自然地要划分子任务。这与Toodledo有很大的不同。Toodledo几乎是刻意防止你有过多的子任务，每个任务就像美国大片中的个人英雄。但是Toodledo有着其他在线to do list没有的功能，比如很灵活的重复任务设置，比如很多的属性（field）设置，使得任务可以多种方式进行组合和自定义。
2个服务有互补的地方，现在觉得checkvist就是那拼图中残缺的一块，有整合使用的可能性。
我使用Toodledo，主要是因为我的记性差，老忘事。我把toodledo作为我的提醒中心。以前，我把什么东西都往toodledo中塞，比如早期一个单词设置为一个任务，设置重复周期，但是这样任务列表就很混乱。后来就逐渐作为一个提醒工具，比如设置任务为“背单词”，然后用其他专门的工具来记忆单词。秉着这个思路，我把具体的内容从toodledo中剥离出来，逐步用其他服务来执行具体的操作，比如用buxfer记账，曾经用Gyminee（现在是dailyburn）记录锻炼记录，用google sites记录想法，用google Spreadsheet记录手机流量使用情况。
我一度想过，能不能用toodledo来提醒到另外一个to do list服务上完成任务？
不过这样做有几点不好：
1、任务系统太混乱，有的任务保持在这个系统中，有的任务在那个系统中。有可能会遗漏。
2、使用起来有些麻烦，尤其是在手机上面的时候，就比较麻烦，要开几个网页，这在手机上效率不太高。
加上当时没有什么好的在线to do list可以解决方便地建立子任务，也就放弃了这个想法。
自从发现checkvist之后，我决定尝试一下将checkvist和toodledo整合。checkvist为每一个列表提供一个网址，这使得通过超级链接整合2者成为可能。
举个例子来说：打扫房间
我长大后发现，打小并没有养成爱整洁的习惯。并发现养成整洁卫生的习惯是有好处的，所以我在toodledo中设置了一系列重复任务，来促使我养成这样的习惯，其中一个就是打扫房间。
以前我在toodledo中看到打扫房间这个任务，一般也就是整理整理桌面，擦擦干净，就对付过去了。我承认，即使我自己给自己设立了规则，有时候还是懒惰，有些应付的成份。
但其实打扫房间有很多内容，包括抽屉、柜子的整理，一些旧书的整理，电子设备及说明书的整理等。每一项都有些子项目。
我也本可以将这些放在toodledo任务的note中，但是toodledo的任务笔记比较弱，标记完成也没那么直观。而toodledo在添加、设置和展现子任务方面的确还比较麻烦。
所以我在checkvist中新建了一个列表，打扫房间。里面设置分层次的8个任务。然后我将这个checkvist列表的链接，放在toodledo“打扫房间”任务的note里面。这样，下次执行这个任务的时候，就点击链接跑到checkvist中查看，按照这个层次执行任务。
下面来谈谈什么样的情况下比较适合用这样整合的方式
1、不太重要的任务间接放在checkvist中，重要的任务直接放在toodledo中。
因为checkvist本身没有优先级，没有due date，而且在任务列表多了之后也没有概览所有任务列表中所有重要任务的dashboard，所以如果完全依赖checkvist，很可能会遗漏重要任务。
这也是为什么toodledo默认即使有子任务，也不是按照parent-subtask的方式展现任务，而是每个子任务独立展现。这样你不会遗漏任务。
2、重复、复杂的任务放在checkvist之中，没有设置重复，相对比较简单的任务就直接放在toodledo之中。
就如打扫房间的例子。
其实这样做，就是将执行任务的时间与频率交给toodledo，而具体执行的内容与步骤交给checkvist。这只适合时间限度要求不太紧的情况，如果是项目，时间要求比较紧，恐怕就不适合了。不过好在真正重要的事情，往往开始的时候时间不太紧的，所以可以慢慢来，take your time。
3、常规的任务
一般事物总有一些相对好的方法和步骤，可以通过checkvist将这些步骤和流程固化下来，放一个链接在任务的note里面，执行的时候看一下流程，就省心省力。
移动场景
如果能不用电脑，用手机就能完成，就更好。
好在toodledo和checkvist都有mobile版本，结合toodledo的slim界面（支持note中的链接）和checkvist的mobile版本，可以在不用电脑的情况下，就使用这样的整合。不过这样要求平时在toodledo的note中添加的checkvist的链接就是mobile版的。
结语
这是我这2天才想到的，有些不完善，对于如何划分toodledo和checkvist各自的职能，使得整合更加模块化、便捷化，还有待研究，欢迎留言讨论。
checkvist-在线outliner与任务列表管理
最近在逛Toodledo的论坛的时候，有人提到checkvist这个工具，跑过去一看，真的挺好用的。
主要的特点有2个：
1、支持无限层级
可以直接通过enter与tab编辑层级的位置，支持复制粘贴。与通常文本编辑器中的list不同，这个无限的层级可以折叠。
2、支持快捷键
checkvist的特点就是几乎可以不用鼠标，全部的操作都有丰富的快捷键支持。
对于我这样一直对键盘有所偏好的人来说，很实用。
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