另外一方面，我发现我的任务执行也达到了一个瓶颈，任务无法有效推进。所以对我的toodledo系统进行的调整。

我以前的folder是按照work，family，skill，knowledge，social等划分的。我当初这样划分是因为pro版本中有statistics统计功能，可以对folder中的任务数量和任务时间进行统计。我当时的想法是将任务按照分类（category）划分，来统计任务的分布情况。

然后我发现这样的划分对任务的执行效果并不明显。不明显的原因是，任务最重要的是执行。如果任务不能推进，那么再好的计划，效果都是要打折扣的。而folder按照分类来划分，虽然对于review是有帮助的，但是对于任务的分解与执行并没有明显的效果。比如在同样的一个work folder下面，有的属于计划阶段，有的属于执行阶段，有的则属于短期内肯定不会去做的。在work 这个folder下面，我无法清晰地找到要做的事情，所以每次打开work这个folder，都要花额外的时间考虑自己要做什么。

这个时候我才体会到GTD中status中的作用，体会到next action的重要性。其实status这个field是我在toodledo中用的最少的。即使用了，也无法发挥作用。可能还是因为我一直对status没有深入的理解。我觉得很多任务都是next action，而planning和someday/maybe任务没有多大的区别，都是现在不做的。只有等我自己的任务开始越来越多，无法有效消化的时候才意识到原来存在的问题。

我有大量的积压的任务，但是当时我不看status，所以在看folder的时候，很多精力都要思考现有的任务如何完成。但是，120个非重复任务里面，大概有只有20个是可以开展的，而余下的100个任务是现金没有精力去思考与完成的。如果都要做，那势必会让大脑觉得任务很多，压力很重，心情随之也变得焦虑。

所以，我以前就有个想法，将不做的任务缓存到一个“任务缓存水池”中，每次都捞出来处理一小部分。而由于每次都处理一小部分，这样你可以更专注（focus），可以将任务分解地更深更细。

所以，我将任务分为如下几个阶段：

1、inbox：进行任务收集。最关键的阶段之一。只有搜集了好的想法，才可能收获好的结果。这个阶段纸笔还是最方便的工具。
2、Pool：任务缓存池。相当于status中的someday/maybe。我只是起了一个自己感觉更形象、更舒服的名称。所有当前不会做的任务都放在这里。
3、Project：当前要做的复杂任务，一步无法完成。通过设置subtask进行分解。 相当于planning。
4、Action：直接可以做的任务。或者是经过project分解而来，并且现在可以做的任务。 相当于next action。
5、Incubation：在Pool和Project之间的一个缓冲地带，属于从Pool中捞出来，但是还没有变成Project和Action的
6、Milestone：Project中非常重要的任务，属于今后一段时间的关键性任务。设置这个阶段是因为project会有很多，会遮盖掉最重要的任务。 这样可以知道自己的主线是什么。

我把这几个阶段都设置成了folder，而原来的folder信息就放在tag里面。设置成folder的原因是got to do中只有folder和context可以进行filter。（我这里设置在folder中，也可以设置在context中。）

为了把工作内容分开，我专门设置了#work。为了对repeat任务进行区分和独立管理，我设置了repeat。其余一些基本的日常的或者重复的任务，我放在support这个folder中，我把这个folder设想成为支撑与后勤系统。

大致上就是这些folder。

这样，我就把任务按照任务的生命周期（status）来划分，可以一目了然地知道任务的阶段。

下面是大致的处理流程：

在Action中的完成后，需要对Project和Repeat中的进行分解，产生新的Action。如果Action中的任务比较多，可以设置status为next action。因为got to do中只支持一个status，就是Next Action。

这样做的好处就是

1、降低心理压力和焦虑。只要关注Project和Action就可以，对Pool中的任务可以不考虑。

2、专注带来高效。一个最大的好处就是容易分解。因为处理的任务量小，所以可以分解地更深入。虽然是每次做一小部分任务，但是从总的时间长度来看是一样的。只不过任务是划分为一块块完成的。

其实几个阶段的划分也是一种分解。

在project和milestone中的任务，其中可以马上做的任务就设置成为action，这样在action中就只专注于这部分内容。repeat任务也可以设subtask，马上可以做的就设置成为action。所以在project/milestone/incubation的folder中，subtask设置成indented，这样利于分解与规划。在action的folder中，subtask设置成flattened，这样不会将action过滤掉。

而在移动环境下面，最重要的就是一个执行。所以不必太在乎能不能在手机上进行规划或者分解。分解与规划的部分完全可以放在电脑上进行。

在纸上面可以方便地进行修改。但你在浏览器中是无法在旁边进行方便地注释的。同时，因为在使用电脑之前的长期使用习惯，使得我们在用纸笔的时候更容易促使思考。

我把几个folder中的任务清单都打印出来之后，分别修改。全部修改完了之后再把修改的内容反馈到toodledo的在线系统中。

主要的修改内容有以下几点：

1、folder的调整。我现在的folder做了一下修改，按照Action,Project,Milestone,Incubation,#Work,Repeat几个方面来进行的。基本是任务的生命周期来划分。关于folder的设置心得，下次将专门写一篇文章。

调整folder其实是调整任务的阶段。

2、due date。

3、subtask，或者note。将任务执行过程中的注意点写在旁边。如果这部分可以清晰地分为几个步骤，就设置subtask。

4、任务名称。我有的时候录入任务会比较简单，但是后来发现这对执行任务不是很有效。比如，我会录入“打牌”来提醒自己提高打牌的技能。但是“打牌”不如“提高打牌技能”显得有效。我现在尝试将任务的注意要点多写在任务名称中。因为毕竟任务名称是可以直接看到的，而写在note中的内容是要经过点击之后才能看到的。前者更直观。把动词（比如“提高”）、时间期限（比如“一个月内”）等写在任务名称中，就会在潜意识中给自己动力或者紧迫感。期间还可以使用一些分隔符，来使得信息更加易读，比如｛｝，【】，-，+，/等。

还有，把各个任务清单打印出来之后，你可以把几个清单摊在桌子上，这样可以一目了然地看到几个清单的情况。相当于一个大号的触摸屏哈。“Size matters”，手机的屏幕大的也就是3.5寸，iPad也就9.7寸，而3页A4纸摊在桌上就超过一个22寸的宽屏了。

注：打印的时候，我就是点击页面右上方的print图标。但是在有些chrome版本里面，打印出来的字会粘在一起。所以我还是用的firefox。

现在，有了got to do这个toodledo的android客户端软件，我更多地用subtask功能，并且发现效果不错。

我以前使用subtask功能比较少的原因，很大一部分还是因为手机上不支持subtask。我以前手机上使用toodledo最常用的是wap2的页面，这个页面现在看起来太简陋了，远没有RTM的手机页面来的人性化。因为整个wap2页面就是一个hotlist，没有folder、context的分类，更不用说subtask。

而将任务列表细分是非常重要的，所以我有理由猜测这个wap2页面是随着最早期的toodledo一起的诞生。那个时候toodledo的web页面也只有一个list。

现在got to do上面无论是查看subtask，或者是添加subtask都比较方便。设置感觉比toodledo的web页面还方便一点。

subtask与repeat任务

我们有很多大块头的任务，需要分解才能完成。我以前的分解方式是将任务设置成为repeat任务，比如每3天一次，这样每次可以只做20分钟，可以保持多个project同时推进。

但是这样“少量多次”的方式也有一个缺憾，那就是对于终点与目标不是很明确。如果你设置repeat任务，那需要在任务的note里面写明每次的具体任务。否则时间长了，很有可能陷于机械地为了完成任务而完成任务。

subtask则是促使你思考未来的几个步骤是什么，可以使你比较明晰地看到你前进的方向。

subtask与note

以前，我有时候也用note作为subtask。我在任务的note里面记录任务的一个个分项（subtask）。不过，相对而言，subtask更直接，可以直接明晰地看到任务的各个子步骤。而相对于note而言，你要点开任务的具体属性（web页面中）或者点击进入任务（got to do中），才能看到note的内容。而在note中，可能还有除了子任务之外的、其他的考虑或者想法。

如果是在note中记录subtask，那么已经完成的任务与未完成的任务混在一起。你需要对已完成的子任务进行删除或者调整位置（比如使用分隔线划分），相对而言略微麻烦。而用subtask则不用。

当然，这只是使用toodledo的一种方式。我也希望抛砖引玉，大家可以谈谈各自使用toodledo的经验心得。

这样整个过程将便捷许多。

下面来说一下步骤：

1.下载CSV文件，修改为ANSI编码

2.新建一个excel文件，默认的工作薄名称是：sheet1,sheet2,sheet3。将CSV文件中的数据复制到sheet1中。

3.将下面的vba代码放入宏编辑器中。在excel 2007中，在“视图”-“宏”中，点击录制宏。在左下角点击停止按钮。然后点击查看宏，点击编辑。把代码粘帖覆盖原有的代码。你可以设置一个快捷键，比如ctrl+1，来快速执行宏。

4.执行宏。整个过程应该只有几秒钟。

5.在sheet3中，选择数据，点击treemap插件，生成treemap图

Sub Macro1()
'
'默认任务上限是150个
    Sheets("sheet1").Select
    Range("A1:P150").Select

'筛选，默认是当天的任务
    Selection.AutoFilter
    ActiveSheet.Range("$A$1:$P$150").AutoFilter Field:=7, Criteria1:= _
        xlFilterToday, Operator:=xlFilterDynamic
    Selection.SpecialCells(xlCellTypeVisible).Select
    Selection.Copy
'将筛选结果复制到sheet2

    Sheets("sheet2").Select
     Range("A1").Select
    ActiveSheet.Paste

   
    Columns("C:C").Select
    Application.CutCopyMode = False
    Selection.Cut
    Columns("A:A").Select
    Selection.Insert Shift:=xlToRight
    Columns("C:D").Select
    Selection.Cut
    Columns("B:B").Select
    Selection.Insert Shift:=xlToRight
    Sheets("sheet3").Select

'调整列的左右位置，以配合treemap插件中列的顺序。筛选后的任务上限默认是30个。
    Range("C1").Select
    ActiveCell.FormulaR1C1 = "=sheet2!RC[-2]"
    Range("C1").Select

    Selection.AutoFill Destination:=Range("C1:C30"), Type:=xlFillDefault
    Range("C1:C30").Select
    Selection.AutoFill Destination:=Range("C1:F30"), Type:=xlFillDefault

Range("A1").Select
    ActiveCell.FormulaR1C1 = "=sheet2!RC[9]"
    Range("A1").Select
    Selection.AutoFill Destination:=Range("A1:A30"), Type:=xlFillDefault
    Range("A1:A30").Select
    Range("B1").Select
    ActiveCell.FormulaR1C1 = "=sheet2!RC[10]"
    Range("B2").Select
    ActiveCell.FormulaR1C1 = "=-sheet2!RC[10]"
    Range("B2").Select
    Selection.AutoFill Destination:=Range("B2:B30"), Type:=xlFillDefault
    Range("B2:B30").Select

End Sub

注意，要把文件保存成xlsm格式，否则vba代码将不被保存。因为office 2007是open xml格式的。另外，要启用宏，否则下次打开文件也无法运行宏。

这里我选择treemap这种方式来对toodledo的数据进行分析。

treemap的形式大致类似下图

虽然toodledo提供了分栏（divider）功能，在同一个列表中，可以按照folder、context等分为几块，方便任务分类，但是仍旧没有充分有效地展示信息。treemap作为一种信息可视化工具（information visualization），可以提供上述分块之外，通过方块图形的大小来显示任务时间长度，通过方块颜色的深浅来显示任务重要程度（priority，importance）

其实，我之前也写过一篇用treemap来分析toodledo的文章，用的是google docs。但现在google spreadsheet访问存在问题，所以分享下用excel的treemap插件来分析toodledo任务的方法与经验。

首先，现在并安装excel treemap插件

这里针对office 2007，默认安装好之后不能调用treemap工具，要在excel选项中安装。

excel选项->加载项->点击最下方的转到->在弹出窗口中点击浏览->

选取treemapper的位置，一般是C:\Program Files\Microsoft Research\Treemapper,选中Treemapper.xla

这样应该能在加载项中看到Treemapper了。

然后，从toodledo网站tools&services中，选择csv import/export,点击Download CSV file。注意treemap插件不允许有空值，所以请设定好folder、context等你想分类的属性值。下载得到的csv是UTF-8格式的，要转化成excel可以识别的ANSI格式，用记事本打开csv文件，另存为的时候，编码选择ANSI。

接下来用一些excel技巧，分离出当天的任务。

用筛选，选择当天的任务。全选后，按F5，定位条件中选择“可见单元格”，复制到新的工作表中。

由于low priority默认是空值，所以可以用if函数将priority属性中空值设定为0.

然后调整列的位置，我一般是按照context、folder、goal来分类的，所以按照context、folder、goal、task来放置列

然后画treemap，

考虑到打印后任务长度查看方便，可以设置一个新的列，值=task+length，task&”(“&length&”)”

我一般颜色选择priority，大小选择length

效果如下：

最终，打印出来比较方便，可以随身看，还可以在上面记录一些任务执行笔记。

要想不受地点、网络条件的限制，自由地进行GTD执行与规划，一款手机客户端真的很有必要。客户端有本地存储，可以在没有网络的情况下正常使用，而且客户端的反应速度更快。当然，这个客户端要可以与云端进行同步。

Got to do是一款第三方开发的客户端，具有Toodledo的绝大多数字段，包括folder，context，status，tag，start date,start time,due date,due time,note,star等。pro版本支持subtask。

Got to do在2个方面突破了RTM的局限

一、可以筛选与排序，这对任务很多的人很有用。

1、筛选。由于我的重复任务很多，在上班的时候，我可以只选folder是work或者context是@work，这样可以排除很多干扰的信息。

2、排序。可以按照”priority-due date”的方式，把重要的事情先做。也可以按照”due date-priority”，把现在需要做的事情做掉。还可以按照Toodledo计算的importance等来进行排序。

二、可以设置新任务的模版。这在手机中其实很实用，因为碍于手机输入不够方便，利用这个功能可以快速地添加新任务。

比如你可以设置一个“明天”的新任务模版，设置好模版中任务的due date是明天，priority是low,status设置成next action。这样你添加新任务的时候，可以选择这个模版，这样你只需要输入任务的名称，其他的due date,priority及status等都是预先设置好的。

你可以设置多个模版，比如“某天”，“等待他人完成”等。

search功能

作为android手机，search功能必不可少。我任务got to do的任务搜索功能比toodledo自身的都要好用。toodledo的search要专门到一个search页面，比较麻烦。而且官方的search虽然强大，但是对于最常用的人物名称以及note搜索，需要配置搜索定义符，比较麻烦。

而got to do中默认就是搜索任务名称和note备注的，只要你按手机上的搜索键就可以了，这点很舒心。

界面

从界面而言，got to do是android风格的，暗色调。桌面可以放置widget，很方便。现在可以与pure calendar整合。pure calendar是一个桌面日历widget。

总体而言，客户端还是属于执行层面的，大多数任务的设置还是放在web 界面中比较方便。当然，客户端作为收集工具也非常方便（尤其是配合模版功能）。一些简单的设置与规划可以在移动环境中完成。相对手机的web版本而言，那是方便太多，尤其是修改笔记（note）内容的时候。因为一个任务完成之前，事先往往进行了不少思考的积累。在客户端上可以方便地把对某个任务的想法记录在note中，方便后续执行时作为参考。

一些存在的问题：

1、修改一些属性（context、due date等）时，反应有时会比较慢

2、轨迹球点击无效（方向有效），都要手来触摸。

迁移的原因很简单，RTM在android上面有更好的客户端。

由于工作上的一些变化，平时不太能够上网，因而Toodledo强大的web端界面就无法利用了，所以对一个强大而灵活的手机端GTD软件的需求就变得日益突出。

Toodledo的iphone/ipod Touch的客户端很好，但是我用的是android手机，不会为了一个软件而更换软件平台。其实Toodledo在android上面也有几个小软件，不过使用体验真的是比较差，没有达到实用的地步。

恰巧2个月前，RTM推出了android的官方版本.最近又试用了一下，发现RTM的手机客户端真的是很好。就把我的Toodledo上面的系统整体迁移到RTM上面来了。

下面对2个应用在几个平台上面的应用做一下比较：

1. web界面：毋庸置疑，Toodledo的web界面是最好的，功能最齐全，操作起来也比较人性化。而RTM很有点Geek的味道，操作主要以键盘为主，对鼠标操作照顾不周。如果不是我不能上网，也不会转移到RTM的。
2. iphone web界面：功能都比较齐全，不过RTM的版本速度快些
3. wap版本：Toodledo的wap版本有2个，但是感觉其wap版本属于早期开发的版本，后面没有怎么改过。一整个list，没有细分，看起来比较累。
4. iphone原生程序：都很好用
5. android：Toodledo在android上面没有原生程序。挺可惜，一段时间内，Toodledo的开发者是不会考虑android平台的，只能寄希望于第三方开发者。

功能比较

1. Toodledo和RTM的基本功能是差不多的，而且因为Toodledo使用了很长时间，系统已经比较完善了，已经有了一套方法论了，所以迁移系统的时候，只是用RTM的基本功能来实现Toodledo上面的流程。日常使用几乎没什么区别。
2. Toodledo比RTM多目标设定和状态分析工具，一个是前瞻（visualization），一个是回顾（review）。但是这2个在日常任务执行的时候并不是很关键。
3. RTM客户端非常方便：
   1. 随时随地输入任务，真的很爽。我以前要打开Toodledo的wap页面输入，开浏览器->书签->toodledo wap->点添加任务->任务名称（还有许多属性）->点确认。现在是打开RTM客户端，在置顶的添加栏中输入任务名称->回车，搞定。
   2. 随时回顾，可以轻松地查看所有任务，并且按照list，tag，location等分门别类地查看。因为是本地程序（native application），数据缓存在本地，很快捷。相对来说，Toodledo的wap版本回顾起来不太方便，整个一个list，当然可以借助wap的html版本，但是步骤也比较折腾。
   3. 笔记功能：Toodledo wap中的笔记无视回车符号，所有的内容没有换行的，很orz。RTM中的笔记可以添加多个，本地的浏览效果也极佳。
   4. smart list：相当于Toodledo中的搜索，不过Toodledo中这个功能仅限于web界面，iphone客户端和slim 网页版本都没有。而RTM则在android版本上面也实现了这个功能，使得你可以按照一定的语法，自己设定细分的list。比如说我设定了一个“现在”的list，语法是：dueBefore:17:00 dueBefore:tomorrow。因为是客户端，可以读取手机时间，所以17点之前显示的是截至日期为当天17点之前的任务，17点过了之后，自动就变成今天所有的任务。这点超级爽。
   5. 多线程：由于android是一个允许多任务多线程的平台，所以估计android上面的RTM要比iphone上面的还要好。比如同步的时候，手机左上角有个奶牛头的小图标，但是其他操作完全不受影响，是2个线程的。这点比其他android上面很多有同步功能的软件要做得好，很多都要等待同步完成才能操作。
   6. GPS和自动提醒（Reminder），这些都是利用手机的功能实现的。GPS可以根据你的位置来提醒你在附近需要做的事情，你可以设定提醒的范围，比如说1KM。每天早上，RTM也会弹出提醒，说今天有哪些任务需要完成。

顺便说，RTM的客户端同步（windows mobile，BlackBerry，iphone，android）功能需要pro帐户，25美元/年。想到买1个ipod touch的钱，可以用RTM服务8年左右（8年后，天知道ipod touch还流不流行，而RTM会不会进化地更完美），加上给我个人带来效率提升的美妙体验，觉得还是很值得的。

最后想说，RTM的web界面真的是属于一般，不过android客户端超级好用。

一、好处

1、学会使用列表

用列表的好处就是将你头脑中要做的事情记录下来，然后按照轻重缓急来执行。

因为我们的头脑容易遗忘，所以记录下来比较靠谱，“好记性不如烂笔头”。比如我就经常忘事，因为我发现自己的思维比较容易集中于某件事，但是会遗漏其他事。

而且很多想法与灵感转瞬即逝，你没有当场记下来，一般事后就忘了，也许再也不会回来了。这恐怕是因为现代人生活节奏太快，事情太多导致的。所以一个随时可以记录的收集系统很重要。

而且记录下来之后，你就不用再去想要做什么了，拿出来看一下就好了。尤其是对于步骤比较多、复杂度较高的任务，这样可以节省很多重新思考的时间，你可以在原有的基础上继续思考与完善，这样效率可以提高不少。

同时这样做可以降低你的精神与心理负担，不用担心有什么事情会忘记做，因为都记录在本子/软件/网站上了，你可以专心地把注意力放在如何完成这些事情上。

这个方法很简单，但是也花费了2年的时间才感觉比较熟练地掌握了。2年前我虽然也用纸笔或者软件来把想做的事情记录下来，但是都是很随意的。

那个时候我把一部分待办事项记录在本子上，一部分记录在outlook里面，一部分记录在mind manager里面，还有一部分在脑子里面，没有记录下来。

现在想想，其实记录在哪个系统都差不多，但是最后要汇总到一个工具里面，这样才不容易遗漏。

列表与mind map的比较

那个时候还有些迷信mind map，觉得具有visualization功能的软件效率会更高。不过后来使用toodledo和checkvist这样的列表工具之后才发现，其实对于日常的任务，一般的列表工具是足够了。像Results Manager（Mind manager的一个插件,我以前写过一个简单的介绍）这样的工具，可以每次都让你都站在你的几大分类上来设想你要做什么事，属于GTD中提到的在30000英尺的高度来考虑问题，但是实际在使用中有几个问题：

1. 生成待办事项脑图（列表）的时间比较长，迟钝。
2. 高度依赖于某台电脑。我以前也把生成的脑图放在windows mobile手机里面，用pocket mindmap来看和执行。但是日复一日这样的生成，复制到手机（如果你修改了内容，要重新生成脑图，再复制到手机），太麻烦。

另外一个问题是，这样高度规划的系统很可能与现实不太合拍，因为很多都是你“想”要做什么（want to do），而不是你“需要”做什么（need to do）。而其实计划是一个不断反馈、不断调整的过程，关键在于你执行后的经验与反馈。

其实，对于日常生活中的任务，一个列表工具完全可以胜任。而toodledo可以根据各种字段，将一个大列表细分为很多的小列表，执行的时候很容易找到符合那个时间和场合的任务列表。由于有手机界面，任务的执行可以在任何时间任何地点进行。

2、养成习惯

通过设置重复周期，来使得自己逐步养成习惯，比如说记晨间日记。换句话说，你可以对你的习惯进行管理，培养新习惯或者通过替换坏习惯。

初期的时候要求不必过高，只要做了就好，不必太追求效果。就像你跑步的前期要做准备运动，先散步或者慢跑一会。一旦你适应了这个行为（大概要1~2个月以上），如果你不做这些事，你就会觉得缺少什么，就会自然而然地去做。

这是我使用Toodledo以来，最大的收获。

3、任务分解

对于一个复杂的，需要投入大量时间的项目，就需要进行切分（slice），分的越细，就越容易执行。

分解任务的方式有2种：

1）、逻辑关联性

先做什么，后做什么，子任务之间内容都不同。比如准备一次会议，会议前，会议时，会议后都要不同的准备。在toodledo中可以使用Goal和subtask来形成一个三级的任务列表。如果觉得这样还不够，建议结合checkvist一起使用。

其中有一点，我觉得挺有趣的是，对于我个人而言，对于自身的一些问题，将一些任务分解，有助于问题的实施。比如想问题，我有的时候会避免问自己一些问题，一者有时不愿去面对，二者有时觉得太费时费力。这时可以先集中想问题，而不去想答案。然后在第二个阶段中去想各个问题的答案，因为到那个时候，问题已经即成，就不容易逃避。

这相当于自己与自己分工。经济学中分工有助于效率提升，因为具有规模效应，边际成本下降了。我觉得列表就是将思考与执行分开了，任务分解就是思考这一部分与思考那一部分分开了，所以有助于效率的提升。

2）、时间分隔

也需要先后完成部分的子任务，不过这些子任务基本一样，只不过要不断重复。比如跑步，比如每3个月换一次牙刷。我觉得这样是用于对冲人的惰性的，因为人的本性就是懒惰的。

但是要有些成就，就必须要花费精力，就像《outliers》中提到的：10000小时的付出是一个神奇的数字。

二、技巧

1、设置folder

因为folder可以在统计图（pro用户的功能）中显示，设置不同的folder可以方便地查看，这些folder在过去一个月中添加、完成和需要完成任务的趋势图。

划分folder的依据主要还是看是否有一类的任务比较多，如果数量较多，就可以独立分为一个folder。我觉得可以把娱乐的内容也放进来，比如看美剧。

我的分类是：

工作：工作上的任务

周期任务：用来放一些常规的重复任务，比如3个月换一次牙刷

提高：一些用来提升自己的任务

每天：每天需要完成的任务

书：所有要看的书

娱乐：美剧，电影等

听书：mp3有声书，Google reader的文章，txt电子书等

葡挞：葡挞的一些任务

个人：用来放一些个人的杂事，找不到其他分类的就放这个分类

这些分类都可以归档，就像Gmail的邮件一样。比如有的分类不再适用的时候就可以归档，不必删除，方便以后查找。

2、把Goal当作项目

我长期的goal与中期的goal都基本设置好了，一些项目都设置成短期的goal。结合subtask，用起来挺方便。完成以后可以和folder一样归档。pro用户还可以通过完成进度链条来跟踪自己的完成情况。

三、不足

Toodledo是一个实践性和操作性很强的工具，但规划性不强。

Toodledo有goal这个属性来进行规划，但是还是比较粗糙。所以需要另外进行规划比如找张纸，把现在的状况涂鸦一下，理理思路，也可以用mind manager辅助进行规划。

这就有些像跑步是对于身体各项指标的提升都冠于其他运动，但是其内在的属性使得其在提高灵活性方面有些欠缺，所以可以在跑步前做一些灵活性的锻炼来弥补，比如做操。

总体来说，Toodledo是一个非常好的服务，我已经离不开Toodledo了。

最后，非常感谢Jake Olefsky带来了这样一个服务。Jake Olefsky是Toodledo的唯一首席开发者。感觉有了网络，个人的力量真的是强大了很多。单单一个人就开发了Toodledo这个网站和Toodledo的iphone程序，真的很了不起。

checkvist的好处就是可以非常方便自然地将任务细分。我也一直提到方便的力量，如果一个工具很方便，你就容易朝这个方向积累，虽然每天的积累很慢，但是长期的效果还是很不错的，就像复利。有了checkvist，你就自然地要划分子任务。这与Toodledo有很大的不同。Toodledo几乎是刻意防止你有过多的子任务，每个任务就像美国大片中的个人英雄。但是Toodledo有着其他在线to do list没有的功能，比如很灵活的重复任务设置，比如很多的属性（field）设置，使得任务可以多种方式进行组合和自定义。

2个服务有互补的地方，现在觉得checkvist就是那拼图中残缺的一块，有整合使用的可能性。

我使用Toodledo，主要是因为我的记性差，老忘事。我把toodledo作为我的提醒中心。以前，我把什么东西都往toodledo中塞，比如早期一个单词设置为一个任务，设置重复周期，但是这样任务列表就很混乱。后来就逐渐作为一个提醒工具，比如设置任务为“背单词”，然后用其他专门的工具来记忆单词。秉着这个思路，我把具体的内容从toodledo中剥离出来，逐步用其他服务来执行具体的操作，比如用buxfer记账，曾经用Gyminee（现在是dailyburn）记录锻炼记录，用google sites记录想法，用google Spreadsheet记录手机流量使用情况。

我一度想过，能不能用toodledo来提醒到另外一个to do list服务上完成任务？

不过这样做有几点不好：

1、任务系统太混乱，有的任务保持在这个系统中，有的任务在那个系统中。有可能会遗漏。

2、使用起来有些麻烦，尤其是在手机上面的时候，就比较麻烦，要开几个网页，这在手机上效率不太高。

加上当时没有什么好的在线to do list可以解决方便地建立子任务，也就放弃了这个想法。

自从发现checkvist之后，我决定尝试一下将checkvist和toodledo整合。checkvist为每一个列表提供一个网址，这使得通过超级链接整合2者成为可能。

举个例子来说：打扫房间

我长大后发现，打小并没有养成爱整洁的习惯。并发现养成整洁卫生的习惯是有好处的，所以我在toodledo中设置了一系列重复任务，来促使我养成这样的习惯，其中一个就是打扫房间。

以前我在toodledo中看到打扫房间这个任务，一般也就是整理整理桌面，擦擦干净，就对付过去了。我承认，即使我自己给自己设立了规则，有时候还是懒惰，有些应付的成份。

但其实打扫房间有很多内容，包括抽屉、柜子的整理，一些旧书的整理，电子设备及说明书的整理等。每一项都有些子项目。

我也本可以将这些放在toodledo任务的note中，但是toodledo的任务笔记比较弱，标记完成也没那么直观。而toodledo在添加、设置和展现子任务方面的确还比较麻烦。

所以我在checkvist中新建了一个列表，打扫房间。里面设置分层次的8个任务。然后我将这个checkvist列表的链接，放在toodledo“打扫房间”任务的note里面。这样，下次执行这个任务的时候，就点击链接跑到checkvist中查看，按照这个层次执行任务。

下面来谈谈什么样的情况下比较适合用这样整合的方式

1、不太重要的任务间接放在checkvist中，重要的任务直接放在toodledo中。

因为checkvist本身没有优先级，没有due date，而且在任务列表多了之后也没有概览所有任务列表中所有重要任务的dashboard，所以如果完全依赖checkvist，很可能会遗漏重要任务。

这也是为什么toodledo默认即使有子任务，也不是按照parent-subtask的方式展现任务，而是每个子任务独立展现。这样你不会遗漏任务。

2、重复、复杂的任务放在checkvist之中，没有设置重复，相对比较简单的任务就直接放在toodledo之中。

就如打扫房间的例子。

其实这样做，就是将执行任务的时间与频率交给toodledo，而具体执行的内容与步骤交给checkvist。这只适合时间限度要求不太紧的情况，如果是项目，时间要求比较紧，恐怕就不适合了。不过好在真正重要的事情，往往开始的时候时间不太紧的，所以可以慢慢来，take your time。

3、常规的任务

一般事物总有一些相对好的方法和步骤，可以通过checkvist将这些步骤和流程固化下来，放一个链接在任务的note里面，执行的时候看一下流程，就省心省力。

移动场景

如果能不用电脑，用手机就能完成，就更好。

好在toodledo和checkvist都有mobile版本，结合toodledo的slim界面（支持note中的链接）和checkvist的mobile版本，可以在不用电脑的情况下，就使用这样的整合。不过这样要求平时在toodledo的note中添加的checkvist的链接就是mobile版的。

结语

这是我这2天才想到的，有些不完善，对于如何划分toodledo和checkvist各自的职能，使得整合更加模块化、便捷化，还有待研究，欢迎留言讨论。

主要的特点有2个：

1、支持无限层级

可以直接通过enter与tab编辑层级的位置，支持复制粘贴。与通常文本编辑器中的list不同，这个无限的层级可以折叠。

2、支持快捷键

checkvist的特点就是几乎可以不用鼠标，全部的操作都有丰富的快捷键支持。

对于我这样一直对键盘有所偏好的人来说，很实用。

基本的快捷键如下： 

Enter New task

Shift+Enter Subtask

Space Complete/reopen

Shift+Space Invalidate

F2/ee Edit task

Del Delete task

Ctrl+Z Undo

nn View/add notes

ll Go to another list

Press Shift to drag and drop tasks

Ctrl+Up/Down Move task up/down

Tab/Shift+Tab Change nesting level

Ctrl+D Duplicate selected

Ctrl+C Copy selection

Ctrl+X Cut selection

Ctrl+V Paste below

outliner

无限层级加上方便的快捷键，使得checkvist使用起来就和mind manager差不多，只不过是list的形式，不是脑图的形式。不过总体的体验很好。

相对来说，作为一个outliner工具，我觉得checkvist非常方便。其实我们在构思的时候，大多数情况下也就是需要一个outliner。比如制作PPT，写文章，都是先把逻辑构思清楚，然后才具体操作的。其实这种把任务模块化、分阶段化是可以提高我们的效率的，就如专业分工一样，只不过是自己和自己分工，在不同的时间段进行分工。

其中利用快捷键方便地上移、下移、左移、右移列表中的项目，这点是其他在线列表工具中很少见的。

checkvist也支持共享，可以几个人共同编辑列表，所以这样可以促进团队的写作效率。值得一提的是，checkvist是免费的，共享功能也是免费的。

这里与忙吧进行一下比较。忙吧主要也是一个列表共享工具，但是我的使用感觉是其编辑的体验没有checkvist快捷、方便。相对来说，忙吧Ajax的响应时间比较长。

任务管理

 作为任务管理，checkvist有其优势，就是无限层级。

但是对我个人而言，没有重复任务设置，决定了我几乎不会用来做任务管理。另外，checkvist还没有支持due date这样的日期设置。

如果和Toodledo进行比较的话，checkvist比较侧重于project管理，可以通过建立一个个的list，来管理一个个project。而Toodledo的分类特性，可以根据goal、due date、folder、context、status等来对所有的任务进行分类，快速定位到你需要执行的任务。

其他

1、支持背景色和字体颜色设置，这可以极大地降低长列表的阅读疲劳

2、支持导入导出，这点很关键。如果一个工具的开放性不够，别人就不放心自己的数据限定于某个工具中，可能就不会用这个工具了。也是这个原因，一些office工具都支持彼此的格式。

结语

checkvist更适合做一个outliner工具，尤其是团队写作的列表工具，真的是非常方便。但不太适合做任务管理。

不过checkvist成立的时间也不长，也就是半年多的时间。一些特性还在增加和完善中，比如添加due date属性，比如和mind manager整合。

另外，checkvist也开放了其API，这使得checkvist具有发展的潜力。