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Windows Mobile 上的快速 GTD

Mar 22, 2009 by     1 Comment     Posted under: 寻找方法

本文是来自读者Jeffrey的投稿,原文可以在下面链接找到。感谢Jeffrey的翻译,葡挞欢迎各种形式的分享和参与。

原文链接:Fast GTD in Windows Mobile

这几年我迷上了David Allen的GTD,并坚持在Palms和Treos上使用。但在Windows Mobile上,我找不到满意的GTD解决方案。当然Windows Mobile也有各种丰富的GTD工具软件可以选择,但是,大多数使用比较麻烦。用它们来建立GTD系统,需要花费很多的时间和精力,而当你在真正使用的时候,又显得复杂笨重,使你举步维艰!

所以,我决定寻找一种尽可能少使用其他的软件的方法来实施GTD。这种方法要方便快捷,只要扫一下清单就知道要做什么,而对数据的输入和管理也尽可能的轻量化。这种方法要能很方便地收集、处理、决定和执行。而下面要介绍的就是这样的方法!

clip_image002如你所料,这种方法以管理任务为中心。GTD不主张给任务安排优先级,对此我非常同意,这样我就可以利用Exchange/Outlook里的任务优先级做其他的事情:分类你的清单。

有三种类型的事情会进入到GTD的任务清单:下一步行动(你可以马上做的行动)、项目(有相同目标的一系列下一步行动清单)和将来某时/也许(希望在某个时候做但还没有决定做的事情)。在我的系统里,下一步行动全部设为高优先级,项目是普通优先级,将来某时/也许是低优先级。

当按优先级给任务排序时,所有的下一步行动会全部排在前面,然后是你的项目。当排在前面的下一步行动全部做完时,就需要从项目里再创建出新的下一步行动,推进项目的进展!

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反思GTD:基本概念和习惯

Mar 10, 2009 by     15 Comments    Posted under: 反思GTD, 寻找方法

David Allen的Getting Things Done(GTD)也许是目前最有影响力的个人效率提升系统了。而且它的核心概念很简单啊,就如Dustin Wax总结的:

GTD is, in its purest form is quite simple. You capture thoughts as they occur to you, spend a set time every day deciding what to do with those thoughts, make lists of actions you need to perform, and do those actions. Every so often you set aside an hour or two and review what you’ve thought and done and what you’d like to do in the future.

毫无疑问,GTD帮助很多人提升了工作效率,达到了“心如止水”的状态。但是呢,虽然GTD的核心概念如此简单,还是有很多人挣扎在GTD的各种概念以及工具中。正如葡挞的初衷中所说,我们希望这个提升个人效率的参照系统尽可能的简单。但是毫无疑问,目前的GTD并没做到这一点。以至于有无数的改进,比如Zen to Done,比如todoodlist,比如The Alternative mobile casino Productivity Manifesto…… 于是我想,到底GTD简化到核心会剩下来一些什么?是什么让这套系统看起来如此简单但是实践起来确实如此的困难?是不是GTD漏掉了某些重要的点?以及是不是GTD的某些概念和方法从根本上是有局限性的?带着这些问题,我将在接下来的几周对GTD进行一个比较全面的反思,希望能回答这些问题并建立起适合自己的一套系统。这是这个系列的第一篇,总结一下GTD的四个基本概念和三个习惯。

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每周回顾:概念、要点、工具

Feb 18, 2009 by     2 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

每周回顾是David Allen在Getting Things Done中提出来的每周对自己的个人管理系统进行清理和更新的一项措施,相信每个读过GTD的读者都不陌生。译言上也有同学翻译了Lifehacker上的文章培养每周回顾的好习惯。GTD中讲到:

为了真正确保整个管理系统值得依赖,关键的技巧就是从一个更高的角度入手,定期地恢复你的心智、更新你的系统。

我觉得Lifehack上关于每周回顾的文章也说得很好:

No matter how organized you are, how together your system is, how careful you are about processing your inbox, making a task list, and working your calendar, if you don’t stop every now and again to look at the “big picture”, you’re going to get overwhelmed. You end up simply responding to what’s thrown at you, instead of proactively creating the conditions of your life.

确实,基本上每种个人管理的系统都有某种程度的回顾和反省。比如这里的每周回顾,比如以前提到的神圣的一小时。人是健忘的动物,定期对内心进行的审视可以帮助我们更好地把握人生前进的方向。Zen Habits讲,至少每周回顾一次你的目标,是实现你目标的关键习惯。很多GTDer也反馈说,自从他们补上了每周回顾这个环节之后,GTD才真正显现出它的威力来。那么下面让我们来看一看如何才能更好的进行每周回顾。

我们要在每周回顾的时候回顾一些什么内容呢?在GTD书中,第八章提到了如下的一些要回顾的内容:

散页纸

你的笔记

前一天日程表上的数据

即将使用的日程表

清空大脑

回顾“工作”(和更重要的结果)清单

回顾“下一步行动”清单

回顾“等待事宜”清单

回顾所有相关的项目

回顾“将来某时/也许”清单

回顾“悬而未决”和辅助资料

要富于创新意识和开拓精神

这一列表已经很好很详尽,然而在最后一条而Zen Habits则对每周回顾进行了简化,并加重了对于目标的回顾:

回顾你的长期目标,中期目标和短期目标

回顾你的笔记

回顾你的日程表

回顾你的清单

设定你的短期目标和放置你的“大石块

当然,你得根据你自己的需要裁剪或者细化这个每周回顾的Checklist。之前我在网上Google每周回顾的模板,结果在David Allen的公司DavidCo中发现了Excel版本的每周回顾模板(注意回复#9有一个改进版本)。在其中发现了Get Clear,Get Current, Get Creative三个分类,开始不明白什么意思,直到读到DavidCo的音频书GTD>Weekly Review中把每周回顾分为三个阶段才明白(这里的叙述主要来自Dustin Wax的评论):

1. 清理(Get Clear)

在这个阶段中,我们对自己的个人管理系统进行清理,清理过去一周中进入我们系统的事项。在进行了一些实践的基础上,我把以下的内容纳入了我的清理阶段:

  • 清空大脑,更新Inbox
  • 清理邮件中的@Later和@Waiting标签,更新Inbox
  • 回顾和清理项目,把未完成的事项放入Inbox
  • 回顾和清理Next Action,更行Inbox
  • 回顾一周的晨间日记,习惯列表,以及其他各种列表
  • 回顾一周的Google Reader中的Notes和加星号项,把重要文章保存到Scrapbook中
  • 清理文件系统,包括Download和My Documents
  • 清理各种零碎文件 、票据

进行清理之后,对于自己过去一周的状况就基本比较了解了,然后可以进入下一阶段:更新。

2. 更新(Get Current)

更新阶段主要包括以下内容:

  • 查看接下来一段时间(周/月/季度)的日程表,并更新日程表
  • 清空Inbox,把主要事项安排到Next Action、Calendar和Reminder
  • 备份文件等

3. 反省和计划(Get Creative)

在这一部分,则要对自己的目标,计划以及方向进行规划。正如有人的评论中说,清晰的期望+执行=非常棒的结果(Clear Expectation + Execution = Awesome Results)。我们真的需要时不时停下来看一看自己在前进的路上所处的位置,并想一想自己将前往何方。

  • 回顾长期、中期及短期目标
    这其实也就是GTD里面讲的“Horizons of Focus”,也就是从X万英尺的高度来审视自己(X=0—5 :P)。
  • 回顾Someday/Maybe列表,看哪些可以放入目标中
  • 设定短期目标,一般是设定一周的目标

本来模板中还有”Any Creative & Courageous Ideas”,不过我觉得既然系统已经把所有出现的Idea随时捕捉下来了,也就不太需要在每周回顾的时候进行头脑风暴了。这里放上GTD Weekly Review Checklist,欢迎各位下载和讨论:)

下载:GTD Weekly Review Checklist(英文)

下载:葡挞每周回顾清单(中文)

另外,要坚持每周回顾还有一些其他的要点可以遵守,比如说将每周回顾放到你的日程表中去,在工作完成之后再进行等等,总之就是避免打扰,认真完成。好啦,这篇文章已经太啰嗦,就先写到这里。欢迎各位讨论和分享每周评论的心得哟~

高效Email管理

Feb 5, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

有感自己每天无意识查Gmail的时间太多,于是想找找Email达人的经验。一番搜索之后发现经常阅读的博客圈子里居然没有人专门就这个问题进行过讨论,只好自己做做功课啦。

其实我每天处理的Email数量还不算大。包括邮件列表在内,一天也就收到40封左右,发出去5-10封。有一个朋友在一个跨国咨询公司工作,有一天曾经发出去80+邮件。当你有大量的邮件需要处理,如何应对?Lifehacker去年的新书《Upgrade Your Life》第一章就是“Control Your Email”。掌控电邮?嗯,不要被过载的收件箱压得喘不过气来,能游刃有余的处理Email,就是我们的目的啦。

1. 清空收件箱

“Control Your Email”里面讲了10个技巧,这是第一个。他讲

Empty Your Inbox (and Keep It Empty)

“When you can consistently reduce the contents of your inbox to zero messages, you’ve reached the ultimate level of email control.”

这也是我比较有体会的一点。记得以前搜Gmail相关的文章的时候看到这么一点,就开始执行了。Gmail里面有存档(Archive)这个选项,快捷键是Y。这样很多只需要扫一眼的邮件看过就Y掉,就可以保持收件箱的清爽啦。当你需要的时候,还可以去All Mail里面找回来。满满的收件箱的问题就在于往往会找不到重点,即使是标记为已读也绝对没有存档好。其实这还满符合GTD的流程的。有人讲“用GTD方法管理邮件收件箱”,还有人用Gmail来做GTD(12)。道理是好的,但是没有必要把大家限制在某个工具上嘛,何况GTD不是讲适合自己的才是最好的么?

2. 过滤邮件

不论你是用客户端还是Web邮件,现代一点的邮件系统一般都有过滤器这个功能(什么?你用的老古董没有?赶紧换一个吧^^)。在写这篇文章之前,我只是简单把某个邮件列表或者某个组织的来信归到一个分类下(Gmail叫Lebel,Outlook等叫Folder)。现在才知道,原来这个过滤邮件还有不少学问。

首先,当然是邮件列表,以及各种团体的通知,或者无关人员的cc,统统放到合适的目录下。

其次,把某些喜欢给你cc无关Email的人供起来,给他们设定一个专门的目录,并自动过滤。这样你就不必立即去读他们的邮件了。

其实这两点都是在过滤掉优先级不那么高的信息,另外我想到也可以为某些对你来说很关键的人设立专门的过滤器,这样他们的邮件会第一时间出现在你的收件箱里,并高亮显示(比如Gmail可以加标签的颜色)。为了凸显重要信息,你还可以高亮直接发送给你的邮件。就像“Control Your Email”里面说的第4条一样:

Highlight Messages Sent Directly to You

“When faced with an inbox full of new, unread email, it’s nearly impossible to determine which messages need to be dealt with right away, and which can be put off until later.”

你看,第一条很重要吧,没有清爽的收件箱,很难决定那些应该先处理的。其实这一条规则整个就是在帮助我们区分到达我们的信息的重要性。卡耐基讲“人有两种能力最难得:一是思考能力,二是分清事情的轻重缓急,并妥当处理的能力”(链接)。Email也是如此。

3. 使用辅助行动的目录/标签

第1点讲保持收件箱的清爽,如果我这时候没时间细看,或者看了时间回复怎么办?Lifehack上关于高效Email的文章里讲,建两个标签吧,@Reply和@Read可以帮助你处理需要回复和阅读的邮件。我则是用的@Later和@Waiting两个标签。如果暂时没时间处理邮件,就打上@Later标签。如果发出去的邮件需要跟踪状态,就放到@Waiting里面(可惜的是Gmail不能在发出邮件时打Label,要多费一点事)。再加上颜色,就比较醒目了。

image

注意哦,有些特别重要的邮件还是马上回复的比较好。因为Lifehacker这篇文章里面说的比较恐怖:

The truth is, you are building your reputation your brand one response at a time. People are shaping their view of you by how you respond to them. If you are slow, they assume you are incompetent and over your head. If you respond quickly, they assume you are competent and on top of your work. Their perception, whether you realize it or not, will determine how fast your career advances and how high you go. You can’t afford to be unresponsive. It is a career-killer.

不过你可以先回应,再回复。给一个承诺,在稍后的时间再抽时间回复。内容可以是:

“Got your note, you should hear back from me by end of day Tuesday about this”

“信已收到,已读过,下周细读过后回信”

4. 定时查邮件

我想这就是我的解药了。有人把这列为他的第一条原则:“Don’t Check Mail Every Few Minutes”。这也将是我之后一段时间里要养成的习惯。看看人家说的多好:

Schedule fixed time to review the folders. Ask yourself a question – if you are not reading the email in X hours, can you still perform your work? If you can, then schedule your email folders review in max X hours. Especially with cc’ed and memos, you are being informed, and you are not obligated to reply the sender. Pace your time and get informed with the emails only if you have a chance.

按照我目前的状况,估计一天三次邮件就差不多了。说得很好啊,那些cc以及备忘,我们并不需要回应,也因此不需要频繁地查看。既然Google Reader都能一天只看一次,又何必在收件箱里无意识晃荡呢:)

5. 使用模板

不是说千人一面地死板回复,而是某些类似的重复性的邮件回复,真的需要有模板。改文章和从头写文章的时间可完全不一样。Gmail的Canned Responses还不错(在Gmail Labs里面激活),虽然管理功能弱了一点点,但是基本够用。另外还有Thunderbird的插件QuickText等。

正如Lifehack的另一篇关于Email的文章提到,邮件并不总是联络的最佳形式。直接当面交流或者打电话吧,也许“一个三分钟的电话足以包含七八封电子邮件所涵盖的信息量”。

不知不觉这篇文章已经这么长了……当然还有很多小技巧,在这里就不继续啰嗦了,以后想到再补充吧。

昨天看启功先生讲书法,里面讲“一从证得黄金律,顿觉全牛骨隙宽”。讲了这么多,希望能对你的Email管理有所帮助,能够让你在解Email这头牛的时候,如庖丁般以无厚入有间,游刃有余。

你是Email达人?快快把你的经验在评论里跟所有人分享咯^^

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