日程表，提醒，以及截止日期
Posted under: 最近读了Lifehack的Back to Basics系列，对于日程表和提醒有了一些新想法，于是做个记录。
1. 日程表
David Allen在Getting Things Done里面讲：
日程表应该只显示“重要而艰巨的工作”，围绕着它推进你其余的行动。
为什么呢？这是因为：
根据人们记录每天工作计划的老习惯，许多人希望把行动放在他们有心情去完成这件事情的那一天的日程安排中，比如星期一。但是到那时，也许情况就会发生变化了，因此这件事又不得不一再地拖延下去了。要抑制住这种种情况。你需要依赖你的日程表，把它视为一块圣域。它界定了你每天所有的责任的严格精确的界限。当你忙碌的时候，这些工作也应该能够一目了然。如果日程表中包括你必须在某一天搞定的工作，事情也就简单多了。
- 日程表的内容
正如Back to Basics: Your Calendar这篇文章里面讲的，使用日程表的哲学有两种：
第一种是GTD里面提倡的：
only put in your calendar those events which have to happen at that time – meetings, appointments, scheduled phone calls, etc.
其余时间，你从“下一步行动”清单中找适合你现在做的事情。
另一种是把所有的待办事项都排进日程表里，除了上面提到的，还包括电话和Email时间，吃饭，以及“项目时间”等。其实我觉得作者列举的这些日常习惯性的事项是不必列入日程表的，它们更适合作为一种标准日程的习惯来养成。但是作者最后给出的建议不错：
My advice, then, is to determine what absolutely has to be done each week and schedule all of it – and stick to the schedule.
也就是说，把那些重要（不管紧不紧急）的事情放到日程表里。这样你的日程既不会太满，也不会太空。也许，这就是放置大石头的艺术吧。每周回顾应该是放这些大石头的合适时间。如果您有每天清理清单的习惯的话，每天放一些重要的事情应该是不错的选择。
- 日程表的形式
日程表的形式基本也就是以下几种：
- 纸质日程表
- 电脑日程表
- 在线日程表
- 移动设备日程表
上面那篇关于日程表的文章中列举了各种设备的优缺点。其作者推荐建立一个混合的日程表系统，一般包括移动设备，在线以及电脑上的日程表。其实我更偏爱移动设备一些。智能手机基本都有非常强大的日程表系统，对于我们的日常使用已经足够了。各种同步工具也保证你的日程安排不会因为手机被偷或者电脑被雷击而毁于一旦。
2. 提醒
其实提醒（Reminder）在很大程度上可以放到日程表中去，这也是很多人的选择，我之前也是这样做。但是最近我发现某些提醒可能并没有那么“神圣”，而放到日程表中会让整个日程显得拥挤。于是我将这些提醒，比如起床，锻炼等活动放到了一个闹钟软件中。这样他们既能提醒我，又不会占据日程表上宝贵的空间。其实Back to Basics: Reminders里面讲得不错，提醒在很多时候是帮助我们养成习惯的。至于习惯的重要性，我们已经讲了很多，这里就不啰嗦了。
当然，你的提醒应该交给一个自动化而且可以信赖的系统，确保你可以放心地把某个提醒放入系统，然后就可以忘掉它，全神贯注你目前的工作了。
这里我还想提一下截止日期（Deadline）。我以前一直有点困惑如何处理截止日期这种类型的提醒。把它放入日程表吧，它要到时候才会显示。而如果你真的到时候才察觉的话，估计已经来不及完成这件事了。于是我就想，是不是应该提前把它加入日程表呢？但是这个提前量如何又确定呢？最近看到Things iPhone，以及Android Shuffle的截图（如下），感觉到定期（每天/周）看一看日程表上的日程（日/周/月/年），就可以比较清楚截止日期了。而这些软件的某些视图，可以让我们更方便地查看截止日期。当然，这个方法，并不一定需要这两个工具，毕竟“运用之妙，存乎一心”嘛。
您对于日程表和提醒有什么想法，在留言里跟我们讨论咯：）
为什么要制订规则，以及回顾
在我试图把我的to-do list分成required和maybe时，我原本期望能够完成全部required的事件以增加成就感，结果却发现我把自己搞乱了。事实上对于我只有很少的事情是在特定的时间必须做的，对于那些maybe事件，那些可以选择在今天或者明天做的事情，我会犹豫今天到底要不要做完呢，直到最后期限前变成required。那些maybe事件形同虚设，把它们摆在那个列表上跟放在我心里没什么区别。
当我们随性安排自己的生活时，为什么结果经常不令人满意？
我们将太多的精力花在选择做哪件事上，而对事情本身的关注减少了。许多人都有这样的经历：几个朋友聚在一起研究去哪吃饭，结果研究了一个小时也达不成一致。这一个小时要是用来享受美餐而不是浪费在争论上该多好。
在The Paradox of Choice: Why More Is Less 中，Barry Schwartz说到：
If everything available to our senses demanded our attention at all times, we wouldn’t be able to get through the day.
就像书中的例子说的，我们每天早上面临刷不刷牙的选择，但我们都不把这看成真正的选择，因为我们根本没考虑不做这件事情。你明明白白告诉自己，要刷牙，事情就变得简单多了。当做什么定下来，我们只需要专注于工作本身。而提到专心，工作观2.0中说，我们从工业时代步入了信息时代，在这个时代，专心比勤奋更重要（也可以看刘威麟的博文或者南方周末上的文章）。
如何面对这个问题？
1.为自己制订规则
The Paradox of Choice: Why More Is Less 中提到Second-order decision的概念，即先给自己制订一个规则，然后按照这个规则行事。书中举的例子是：如果系安全带是你的规则，你就一直系上它，不要再考虑开车一公里去趟市场值不值得费这个事的问题了。
无论以什么方式，或者按照什么顺序，事情都是要做完的。更多的选择真的使我们更灵活地安排生活吗？事实证明我们没有达到这样的目的，而是将自己困在其中。
2.经常回顾
Ｗhy You Should Learn a Productivity System的作者认为：我们应该学习一种现成的效率系统而不是创造自己的，因为你自己的效率系统还是用你自己的思维方式，长久以来得不到提高。我觉得不一定是这么回事儿，回顾恰好可以使你意识到问题并得到改进。回顾以及修改你自己的规则，一方面使它更高效，另一方面使它不断适应目前的状况。
这就是我们为什么需要GTD，需要习惯列表等等。我们需要把事情摆好，将它们合理地分配在各个时间段；我们为自己规定什么要做什么不要做。当那个分配的时间到来，它就是必须完成的任务，无论实际情况是否这样要求。你觉得那样“把自己绑得死死的”？事实上规则使终存在，现在的目的是我们自己，而不是别人——你的老板，你的合作伙伴——为你制订规则。
最终，我们要达到这样一个目的：始终在做重要但不紧急的事情。即遵循时间管理的四象限法则：
注意力管理，以及习惯
这周在GTDLife论坛中，w提出的问题“如何拉回神游的自己”引起了众多朋友的热烈讨论。从讨论中我们发现，这好像不是一个特殊的问题，很多朋友都有过这种的体验。其中葡挞的作者HoH介绍的Leechblock非常不错，对于有兴趣控制自己注意力的同学可以找来尝试一下。上网一搜，发现褪墨在2007年就已经介绍过这个软件，是我孤陋寡闻了。至于使用的经验，这里和这里的介绍都还不错。
1. 注意力管理
其实注意力不集中的问题在Internet时代尤其严重，Productivity501上就讲Internet时代我们的注意力区间已经变短了，变得习惯浏览而不喜欢深入阅读。其实前面我们已经多次提到注意力，也提出了一些集中注意力的建议，这里再摘一点东西。还是从Upgrade Your Life中来，这里面的第五章就是讲”Firewall Your Attention”，很帅，给你的注意力装上防火墙。其中包括9条hacks，除了之前介绍的，我觉得不错的有：
- 限制访问浪费时间的网站
- 彻底屏蔽浪费时间的网站
这两点可以通过前面说的Leechblock来做到，当然要达到你想要的效果，你得自己思考哪些网站是你的时间杀手。
- 减少Email的打扰
也就是说不要让Email老来打断你正在进行的工作，改为定时收邮件吧，这点我在前面的高效Email中也提到过。在Leechblock中给你的Gmail加上一条限制，这样你就不会老去查邮件啦。
- 给你自己创造一个安静的工作空间
当然，也包括屏蔽谈话声的Pink Noise。我们在之前的“如何保持注意力集中”中介绍了Productivity501的，而Lifehacker介绍了ChatterBlocker。哪位用过的同学来评价一下？
其实根据Mr.6上的介绍，我们的注意力在不同的事情之间切换是比较没有效率的，因此这些小干扰可能成为阻碍我们效率提升的大麻烦。那么，给你的注意力也装一个防火墙咯:)
2. 习惯
其实长期坚持下来，就会形成习惯。习惯是一个好东西啊，自然啊。褪墨这周有文章贴出：如何改变坏习惯，形成新习惯。很长的文章，10点建议哦，里面有很多好用的小技巧。但是在前面提到的讨论中，jk.zhang提到：
不要企图”消灭”坏习惯。习惯其实是不会被消灭的，因为任何习惯的改变，本质上是”一种行为模式代替另一种模式的过程”。
“Upgrade Your Life”里面提到了利用Jerry Seinfeld’s Chain来形成新习惯，原文是说整一张大的日历，完成了就画个大红X，日复一日，这些大红X就形成了一个链条。你要做的，就是”Don’t break the chain”，不要打断这根链条。还有根据这个做的网站，感觉跟之前提到过的Habit List差不多。但是就我看似乎对于长期的，数量较少的需要日日坚持的习惯比较合适（未经测试，纯属臆测）。
3. 其他
另外，这周在贝小戎-读品走私读到：
了解他人如何实现类似我们为自己定下的目标无疑有其价值。但读太多对他人如何取得成功的肤浅的描述，会感到失望，甚至很危险。
对，实现自己的目标，而不是所谓的“成功”，只是努力奔跑，奔向自己的目标，寻找自己的葡挞生活^^
那天还在丁小云的blog上读到这么一段话：
我的豆友“肉夫”在豆瓣上向友邻推荐毛姆的小说《月亮和六便士》的时候，写了这样一段推荐语：“这他妈的真的是本好书，好人生就是找到了自己所要的生活方式，简单自由，释放灵感，之后毫无留恋地死去，去他妈的名誉，去他妈的金钱，去他妈的爱情，去他妈的一群还在社交中翻滚的傻瓜。”
你想要什么样的生活呢？好生活真的需要细心烘焙才能出炉哟~~
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每周文摘用来记录每周从各种媒介上获取的关于个人管理和效率提升的信息，每周五刊出。
您有好文推荐？给我们留言，或者Tweet 葡挞咯 ^^
跟踪你的目标
昨天看译言的GTD小组中，omom2002同学翻译了David Seah在2007年的一篇文章《如何跟踪计划的实施》。文章很长，实际上正如译者在简介中所说，这篇文章其实就讲了将目标量化计数并用这些数量的积累来激励自己这么一个办法。正好最近在实践一些目标跟踪和实现的方法，正好跟大家分享一下。
首先讲讲这篇《如何跟踪计划的实施》。这篇文章中用的是纸笔工具，很方便，当然也有一些自己的限制，比如保存不便什么的。另外，我觉得文中的打分方法有点点麻烦，不如直接一笔划掉或者打个勾来得方便。或者这种“科学”的打分机制能够带来点更爽的心理反馈？我不知道。不过，正面的心理反馈真的很重要。
首先，当然是选取目标。我的方法是用思维导图进行规划，方便又快捷。好用的思维导图工具有很多，比如MindManager，FreeMind，以及我用的XMind。
接下来，按照你自己的估计，把目标分解到每个月。我的目标一般分为习惯的养成和具体任务的完成，具体任务是那种完成一次就OK的，而习惯则是想要融入到本能中的一些规则，比如按时睡觉，不要无意识的翻电视频道等等。
习惯列表实际上是Habit List和Not to Do List的一个结合。这样每天早晨写完晨间日记之后，打开这个Excel文件，把昨天成功完成的习惯勾上，这种成就感会激励你一直坚持下去。同时这个列表中还会有每个月的目标以及分解到每周的目标，这样每天都能提醒自己每一周应该完成的事情。完成了一件工作的时候，就把一项目标划去。对我来说，目前这种跟踪目标的方法就已经足够。
什么？你懒得自己做这个Excel？这里下载咯。
实践几周以来，基本效果不错。但是还是不免在有的时候会忘记打开这个文件进行目标的跟踪。但是所幸有每周回顾这个环节，在每周回顾的时候更新你的习惯和目标列表，调整方向，开启下一周的美好生活。而且我发现，在每周回顾中利用模板也是一个很高效的措施哦。鉴于每周回顾是比较重要的话题，会单独撰文叙述，敬请期待:)
你有什么目标设定和实现的高招？留言与我们交流咯。
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