首先，建立GTD中间最重要的两个容器：“收集箱”（Inbox）和“下一步行动”(Next Actions，我一般用Next）。我觉得这两个容器（或者叫列表也好）是GTD的精髓。收集箱负责帮你清空大脑，下一步行动是你的待办指南。当然，与之相联系的是要建立收集、处理、执行的习惯咯。

收集：不管是庞大的项目还是一闪而过的灵感，把它写下来，放到你的工作篮里吧。

处理：不要让你的收集箱堆积如山。有空的几分钟，想一想是马上做还是放到下一步行动，或者也许放到以后？

执行：按照你的下一步行动清单，一件一件事情完成。

另外，还可以建立“有时/也许”（Someday/Maybe）用来放置那些将来有可能会用到的灵感和思维片段。还可以建立项目清单来规划项目。不过我并不在iTouch上进行项目的规划和管理。这种比较大型的任务还是留给电脑上的思维导图或者纸笔来完成吧。

其次，注意任务的同步和备份。有的朋友认为在iPhone上的输入太慢，所以同步功能对于他们来说很重要。相对而言，我反而比较习惯在iTouch上直接输入，每次不会很多任务，往往是灵感闪现然后记下来，半分钟的事情。用Doit.im那段时间，虽然有电脑上的客户端，但我却很少使用。另外，虽然iPhone的系统比较稳定，但这种手持设备还是有出错的可能的。万一设备丢失呢？那个时候绞尽脑汁来回忆有哪些待办事项可不是一件好玩的事情。不过一般的todo软件都提供了同步和备份功能。如果iPhone没电或者干脆挂掉了，还有电脑或者云端（Toodledo等）的系统可以依赖。

最后，使用要事优先原则。如果你的下一步行动里面放置了几十条待办事项，一眼扫过并挑出重要而且当前能做的事情可不容易。可别忙了一天要事没进展，芝麻蒜皮的小事做了一堆。这就轮到要事优先原则了。写高效能人士的七个习惯的史蒂芬·柯维还有一本书叫要事第一（其实英文念起来比较有趣，First Thing First）。一般的软件也提供这种高亮某些任务的功能，好好的利用吧。在睡前抽个几分钟浏览一下下一步行动，想一想明天的要事有哪些。不用多，两三条就够忙活啦。

基于以上几点，下面把前文提到的几个软件做一下横向比较。

这里想说一下Doit.im。以前感觉用起来还不错的，现在的iPhone客户端简直是不能用了。完全没有必要搞一个“今日待办”，一个“明日待办”。另外“择日待办”和“等待”也是重复。而且还不能隐藏。。。本来想测试一下高亮功能，发现放到Inbox里面的任务居然必须设置时间才能移到待办事项里面去。不推荐用它作为主力工具。希望开发者能够快点完善吧。

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42goals的界面比较简单，提供了每周、每月执行情况的统计功能，统计方式可以按照平均、求和、计数等方式来进行。同时也提供每月、每周的目标设定功能，用来和统计数据进行比较。

另外，42goals提供了直观的图形统计界面，可以一目了然地了解自己过去一周、一个月的情况。

我以前自己尝试着用SQL Server搭建过自己的简单的tracking系统，不是在线的，就在自己的笔记本上。我觉得tracking系统与GTD系统是2种不同风格的系统。后者的目标性更强，可以通过分解目标来细化执行。同样一个日常的重复任务，你可以用tracking系统来看昨天做了没有，也可以用GTD系统来设置今天、明天要完成这个任务。

相对而言，GTD系统更具可操作性，而tracking系统提供一个更直接、及时的反馈。所以GTD系统更实用。

我的GTD系统中有一些重复的，但是重要性不是很高的任务。虽然每次都完成固然最好，但是这样的任务也不少，其他重要任务多的时候可以不执行。我希望把这些任务放在GTD系统之外，正在把这样的任务放在42goals这样的tracking系统中。比如每周练一次字。

最好是GTD系统本身提供强大、丰富、图表化的分析功能，但毕竟个人的GTD系统没有重要到吸引那么多商业投入。所以没人来做这块。

最近读了《怎样练习一万小时》后，认识到持续获得有效的反馈还是比较重要的，所以一个辅助的tracking系统还是有必要的。其次是可以通过GTD系统来进行大量重复训练。

所以重要的重复任务要放在GTD系统中，但是可以同时在tracking系统中进行记录。

42goals也提供手机网页版本，感兴趣的同学可以试一下。

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另外一方面，我发现我的任务执行也达到了一个瓶颈，任务无法有效推进。所以对我的toodledo系统进行的调整。

我以前的folder是按照work，family，skill，knowledge，social等划分的。我当初这样划分是因为pro版本中有statistics统计功能，可以对folder中的任务数量和任务时间进行统计。我当时的想法是将任务按照分类（category）划分，来统计任务的分布情况。

然后我发现这样的划分对任务的执行效果并不明显。不明显的原因是，任务最重要的是执行。如果任务不能推进，那么再好的计划，效果都是要打折扣的。而folder按照分类来划分，虽然对于review是有帮助的，但是对于任务的分解与执行并没有明显的效果。比如在同样的一个work folder下面，有的属于计划阶段，有的属于执行阶段，有的则属于短期内肯定不会去做的。在work 这个folder下面，我无法清晰地找到要做的事情，所以每次打开work这个folder，都要花额外的时间考虑自己要做什么。

这个时候我才体会到GTD中status中的作用，体会到next action的重要性。其实status这个field是我在toodledo中用的最少的。即使用了，也无法发挥作用。可能还是因为我一直对status没有深入的理解。我觉得很多任务都是next action，而planning和someday/maybe任务没有多大的区别，都是现在不做的。只有等我自己的任务开始越来越多，无法有效消化的时候才意识到原来存在的问题。

我有大量的积压的任务，但是当时我不看status，所以在看folder的时候，很多精力都要思考现有的任务如何完成。但是，120个非重复任务里面，大概有只有20个是可以开展的，而余下的100个任务是现金没有精力去思考与完成的。如果都要做，那势必会让大脑觉得任务很多，压力很重，心情随之也变得焦虑。

所以，我以前就有个想法，将不做的任务缓存到一个“任务缓存水池”中，每次都捞出来处理一小部分。而由于每次都处理一小部分，这样你可以更专注（focus），可以将任务分解地更深更细。

所以，我将任务分为如下几个阶段：

1、inbox：进行任务收集。最关键的阶段之一。只有搜集了好的想法，才可能收获好的结果。这个阶段纸笔还是最方便的工具。
2、Pool：任务缓存池。相当于status中的someday/maybe。我只是起了一个自己感觉更形象、更舒服的名称。所有当前不会做的任务都放在这里。
3、Project：当前要做的复杂任务，一步无法完成。通过设置subtask进行分解。 相当于planning。
4、Action：直接可以做的任务。或者是经过project分解而来，并且现在可以做的任务。 相当于next action。
5、Incubation：在Pool和Project之间的一个缓冲地带，属于从Pool中捞出来，但是还没有变成Project和Action的
6、Milestone：Project中非常重要的任务，属于今后一段时间的关键性任务。设置这个阶段是因为project会有很多，会遮盖掉最重要的任务。 这样可以知道自己的主线是什么。

我把这几个阶段都设置成了folder，而原来的folder信息就放在tag里面。设置成folder的原因是got to do中只有folder和context可以进行filter。（我这里设置在folder中，也可以设置在context中。）

为了把工作内容分开，我专门设置了#work。为了对repeat任务进行区分和独立管理，我设置了repeat。其余一些基本的日常的或者重复的任务，我放在support这个folder中，我把这个folder设想成为支撑与后勤系统。

大致上就是这些folder。

这样，我就把任务按照任务的生命周期（status）来划分，可以一目了然地知道任务的阶段。

下面是大致的处理流程：

在Action中的完成后，需要对Project和Repeat中的进行分解，产生新的Action。如果Action中的任务比较多，可以设置status为next action。因为got to do中只支持一个status，就是Next Action。

这样做的好处就是

1、降低心理压力和焦虑。只要关注Project和Action就可以，对Pool中的任务可以不考虑。

2、专注带来高效。一个最大的好处就是容易分解。因为处理的任务量小，所以可以分解地更深入。虽然是每次做一小部分任务，但是从总的时间长度来看是一样的。只不过任务是划分为一块块完成的。

其实几个阶段的划分也是一种分解。

在project和milestone中的任务，其中可以马上做的任务就设置成为action，这样在action中就只专注于这部分内容。repeat任务也可以设subtask，马上可以做的就设置成为action。所以在project/milestone/incubation的folder中，subtask设置成indented，这样利于分解与规划。在action的folder中，subtask设置成flattened，这样不会将action过滤掉。

而在移动环境下面，最重要的就是一个执行。所以不必太在乎能不能在手机上进行规划或者分解。分解与规划的部分完全可以放在电脑上进行。

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在纸上面可以方便地进行修改。但你在浏览器中是无法在旁边进行方便地注释的。同时，因为在使用电脑之前的长期使用习惯，使得我们在用纸笔的时候更容易促使思考。

我把几个folder中的任务清单都打印出来之后，分别修改。全部修改完了之后再把修改的内容反馈到toodledo的在线系统中。

主要的修改内容有以下几点：

1、folder的调整。我现在的folder做了一下修改，按照Action,Project,Milestone,Incubation,#Work,Repeat几个方面来进行的。基本是任务的生命周期来划分。关于folder的设置心得，下次将专门写一篇文章。

调整folder其实是调整任务的阶段。

2、due date。

3、subtask，或者note。将任务执行过程中的注意点写在旁边。如果这部分可以清晰地分为几个步骤，就设置subtask。

4、任务名称。我有的时候录入任务会比较简单，但是后来发现这对执行任务不是很有效。比如，我会录入“打牌”来提醒自己提高打牌的技能。但是“打牌”不如“提高打牌技能”显得有效。我现在尝试将任务的注意要点多写在任务名称中。因为毕竟任务名称是可以直接看到的，而写在note中的内容是要经过点击之后才能看到的。前者更直观。把动词（比如“提高”）、时间期限（比如“一个月内”）等写在任务名称中，就会在潜意识中给自己动力或者紧迫感。期间还可以使用一些分隔符，来使得信息更加易读，比如｛｝，【】，-，+，/等。

还有，把各个任务清单打印出来之后，你可以把几个清单摊在桌子上，这样可以一目了然地看到几个清单的情况。相当于一个大号的触摸屏哈。“Size matters”，手机的屏幕大的也就是3.5寸，iPad也就9.7寸，而3页A4纸摊在桌上就超过一个22寸的宽屏了。

注：打印的时候，我就是点击页面右上方的print图标。但是在有些chrome版本里面，打印出来的字会粘在一起。所以我还是用的firefox。

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现在，有了got to do这个toodledo的android客户端软件，我更多地用subtask功能，并且发现效果不错。

我以前使用subtask功能比较少的原因，很大一部分还是因为手机上不支持subtask。我以前手机上使用toodledo最常用的是wap2的页面，这个页面现在看起来太简陋了，远没有RTM的手机页面来的人性化。因为整个wap2页面就是一个hotlist，没有folder、context的分类，更不用说subtask。

而将任务列表细分是非常重要的，所以我有理由猜测这个wap2页面是随着最早期的toodledo一起的诞生。那个时候toodledo的web页面也只有一个list。

现在got to do上面无论是查看subtask，或者是添加subtask都比较方便。设置感觉比toodledo的web页面还方便一点。

subtask与repeat任务

我们有很多大块头的任务，需要分解才能完成。我以前的分解方式是将任务设置成为repeat任务，比如每3天一次，这样每次可以只做20分钟，可以保持多个project同时推进。

但是这样“少量多次”的方式也有一个缺憾，那就是对于终点与目标不是很明确。如果你设置repeat任务，那需要在任务的note里面写明每次的具体任务。否则时间长了，很有可能陷于机械地为了完成任务而完成任务。

subtask则是促使你思考未来的几个步骤是什么，可以使你比较明晰地看到你前进的方向。

subtask与note

以前，我有时候也用note作为subtask。我在任务的note里面记录任务的一个个分项（subtask）。不过，相对而言，subtask更直接，可以直接明晰地看到任务的各个子步骤。而相对于note而言，你要点开任务的具体属性（web页面中）或者点击进入任务（got to do中），才能看到note的内容。而在note中，可能还有除了子任务之外的、其他的考虑或者想法。

如果是在note中记录subtask，那么已经完成的任务与未完成的任务混在一起。你需要对已完成的子任务进行删除或者调整位置（比如使用分隔线划分），相对而言略微麻烦。而用subtask则不用。

当然，这只是使用toodledo的一种方式。我也希望抛砖引玉，大家可以谈谈各自使用toodledo的经验心得。

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要想不受地点、网络条件的限制，自由地进行GTD执行与规划，一款手机客户端真的很有必要。客户端有本地存储，可以在没有网络的情况下正常使用，而且客户端的反应速度更快。当然，这个客户端要可以与云端进行同步。

Got to do是一款第三方开发的客户端，具有Toodledo的绝大多数字段，包括folder，context，status，tag，start date,start time,due date,due time,note,star等。pro版本支持subtask。

Got to do在2个方面突破了RTM的局限

一、可以筛选与排序，这对任务很多的人很有用。

1、筛选。由于我的重复任务很多，在上班的时候，我可以只选folder是work或者context是@work，这样可以排除很多干扰的信息。

2、排序。可以按照”priority-due date”的方式，把重要的事情先做。也可以按照”due date-priority”，把现在需要做的事情做掉。还可以按照Toodledo计算的importance等来进行排序。

二、可以设置新任务的模版。这在手机中其实很实用，因为碍于手机输入不够方便，利用这个功能可以快速地添加新任务。

比如你可以设置一个“明天”的新任务模版，设置好模版中任务的due date是明天，priority是low,status设置成next action。这样你添加新任务的时候，可以选择这个模版，这样你只需要输入任务的名称，其他的due date,priority及status等都是预先设置好的。

你可以设置多个模版，比如“某天”，“等待他人完成”等。

search功能

作为android手机，search功能必不可少。我任务got to do的任务搜索功能比toodledo自身的都要好用。toodledo的search要专门到一个search页面，比较麻烦。而且官方的search虽然强大，但是对于最常用的人物名称以及note搜索，需要配置搜索定义符，比较麻烦。

而got to do中默认就是搜索任务名称和note备注的，只要你按手机上的搜索键就可以了，这点很舒心。

界面

从界面而言，got to do是android风格的，暗色调。桌面可以放置widget，很方便。现在可以与pure calendar整合。pure calendar是一个桌面日历widget。

总体而言，客户端还是属于执行层面的，大多数任务的设置还是放在web 界面中比较方便。当然，客户端作为收集工具也非常方便（尤其是配合模版功能）。一些简单的设置与规划可以在移动环境中完成。相对手机的web版本而言，那是方便太多，尤其是修改笔记（note）内容的时候。因为一个任务完成之前，事先往往进行了不少思考的积累。在客户端上可以方便地把对某个任务的想法记录在note中，方便后续执行时作为参考。

一些存在的问题：

1、修改一些属性（context、due date等）时，反应有时会比较慢

2、轨迹球点击无效（方向有效），都要手来触摸。

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这里，我们想分享一下葡挞上最受欢迎的一些文章。温故而知新，希望大家能从中找到自己喜欢的内容：

首先，HoH的《如何坚持计划》和Helen的《常立志？立长志》非常受欢迎，相信你读了之后也会有一些灵感闪现。

如果你刚刚接触GTD，那么看一看《反思GTD》系列吧。希望我们的文章能给你一个简单的印象。文章中有很多链接，你也许发现链接中的文章比我们写的更容易明白，那么享受这些互联网上的精华吧。

如果你听说了GTD，却又迷惑于五花八门的GTD工具，那么从纸笔开始吧。最简单最自然的个人管理工具——纸笔——也许会成为你个人效率提升的第一步哦。葡挞的《纸笔GTD实践》系列有多篇文章都蛮受欢迎，希望你也能够喜欢。

如果你钟情于手持设备和在线服务，那么《在线GTD服务Toodledo》系列文章可能会适合你。相信长达20篇的系列文章会为你解释每一个细节。如果你的大部分时间都在电脑面前，那么你也许会喜欢《使用OneNote》进行个人管理。

另一个受欢迎的主题是《个人知识和资料管理》。每个人都有建立自己的知识体系的方式，希望我们的文章能对你有所启发。

听书工具也是一个蛮受欢迎的主题，《用你的耳朵提高效率》系列文章介绍了我们在这个问题上的初步思考。随着技术的发展，已经有越来越多的好工具出现，我们会在接下来的文章里一一介绍。

另外，随着互联网的发展，我们每天接收到的信息越来越多。每个人都可能在某些时候生出信息过载的感慨。怎么办？葡挞上有《使用Google Reader提升阅读效率》和《简化我的Google Reader订阅源》，希望能帮助你在这个信息爆炸的时代里高效地获取信息。

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迁移的原因很简单，RTM在android上面有更好的客户端。

由于工作上的一些变化，平时不太能够上网，因而Toodledo强大的web端界面就无法利用了，所以对一个强大而灵活的手机端GTD软件的需求就变得日益突出。

Toodledo的iphone/ipod Touch的客户端很好，但是我用的是android手机，不会为了一个软件而更换软件平台。其实Toodledo在android上面也有几个小软件，不过使用体验真的是比较差，没有达到实用的地步。

恰巧2个月前，RTM推出了android的官方版本.最近又试用了一下，发现RTM的手机客户端真的是很好。就把我的Toodledo上面的系统整体迁移到RTM上面来了。

下面对2个应用在几个平台上面的应用做一下比较：

1. web界面：毋庸置疑，Toodledo的web界面是最好的，功能最齐全，操作起来也比较人性化。而RTM很有点Geek的味道，操作主要以键盘为主，对鼠标操作照顾不周。如果不是我不能上网，也不会转移到RTM的。
2. iphone web界面：功能都比较齐全，不过RTM的版本速度快些
3. wap版本：Toodledo的wap版本有2个，但是感觉其wap版本属于早期开发的版本，后面没有怎么改过。一整个list，没有细分，看起来比较累。
4. iphone原生程序：都很好用
5. android：Toodledo在android上面没有原生程序。挺可惜，一段时间内，Toodledo的开发者是不会考虑android平台的，只能寄希望于第三方开发者。

功能比较

1. Toodledo和RTM的基本功能是差不多的，而且因为Toodledo使用了很长时间，系统已经比较完善了，已经有了一套方法论了，所以迁移系统的时候，只是用RTM的基本功能来实现Toodledo上面的流程。日常使用几乎没什么区别。
2. Toodledo比RTM多目标设定和状态分析工具，一个是前瞻（visualization），一个是回顾（review）。但是这2个在日常任务执行的时候并不是很关键。
3. RTM客户端非常方便：
   1. 随时随地输入任务，真的很爽。我以前要打开Toodledo的wap页面输入，开浏览器->书签->toodledo wap->点添加任务->任务名称（还有许多属性）->点确认。现在是打开RTM客户端，在置顶的添加栏中输入任务名称->回车，搞定。
   2. 随时回顾，可以轻松地查看所有任务，并且按照list，tag，location等分门别类地查看。因为是本地程序（native application），数据缓存在本地，很快捷。相对来说，Toodledo的wap版本回顾起来不太方便，整个一个list，当然可以借助wap的html版本，但是步骤也比较折腾。
   3. 笔记功能：Toodledo wap中的笔记无视回车符号，所有的内容没有换行的，很orz。RTM中的笔记可以添加多个，本地的浏览效果也极佳。
   4. smart list：相当于Toodledo中的搜索，不过Toodledo中这个功能仅限于web界面，iphone客户端和slim 网页版本都没有。而RTM则在android版本上面也实现了这个功能，使得你可以按照一定的语法，自己设定细分的list。比如说我设定了一个“现在”的list，语法是：dueBefore:17:00 dueBefore:tomorrow。因为是客户端，可以读取手机时间，所以17点之前显示的是截至日期为当天17点之前的任务，17点过了之后，自动就变成今天所有的任务。这点超级爽。
   5. 多线程：由于android是一个允许多任务多线程的平台，所以估计android上面的RTM要比iphone上面的还要好。比如同步的时候，手机左上角有个奶牛头的小图标，但是其他操作完全不受影响，是2个线程的。这点比其他android上面很多有同步功能的软件要做得好，很多都要等待同步完成才能操作。
   6. GPS和自动提醒（Reminder），这些都是利用手机的功能实现的。GPS可以根据你的位置来提醒你在附近需要做的事情，你可以设定提醒的范围，比如说1KM。每天早上，RTM也会弹出提醒，说今天有哪些任务需要完成。

顺便说，RTM的客户端同步（windows mobile，BlackBerry，iphone，android）功能需要pro帐户，25美元/年。想到买1个ipod touch的钱，可以用RTM服务8年左右（8年后，天知道ipod touch还流不流行，而RTM会不会进化地更完美），加上给我个人带来效率提升的美妙体验，觉得还是很值得的。

最后想说，RTM的web界面真的是属于一般，不过android客户端超级好用。

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Ultimate Todos目前售价0.99美元。可以独立使用也可以与Toodeldo同步。 Ultimate Todos的主页对它有非常详尽的介绍。由于该软件只有英文版，将其介绍翻译成中文的意义也不大。在此就不赘述了。

Ultimate Todos和其他GTD工具相比，主要有以下方面的特色——

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进入Things之后，默认列表如下图。所有的元素基本完全按照GTD的理念来设计的。

1. 工作篮（Inbox）

之前我的GTD工具是纸笔笔记本，每天随身携带，还是蛮方便的。只有偶尔，比如走路和挤公交的时候，不大方便。然而有的念头就是那么一下子闪过，再也找不回来。这样这个随身携带的即时捕捉思绪的东东就很有帮助了。在iPod Touch里输入还是蛮方便的，还有手写识别可以用。另外，在列表视图直接点+号就可以在Inbox里面创建事项。

在Inbox视图（下右图）里，点击下方的箭头，所有的事项前面就会出现一个箭头，这样只需要点击一下就可以进行处理，把事项移动到你想要放入的列表里。

2. 下一步行动（Next）

下一步行动是我们行动的参考，是一个清晰且可执行的行动的列表。可以看到我的下一步行动里面有一项并不是清晰可执行的行动，足见我离理想中的黑带境界还有距离（囧）。

你也可以在下一步行动里面直接添加任务，很多时候我就直接这么干。不过我在想，如果少了Inbox这一步，是不是把一个对于任务的简单思考的过程省略掉了，这种省略的后果就是不分轻重缓急，所有经过大脑的事情全部被记录。其实有些事情可能是稍微思考一下就发现不需要放入下一步行动清单的。

另外还多了一个星标，可以把下一步行动里面任何一项任务标记成星号，也就是图中用黄色高亮的任务。在这个清单里面看起来其实不太明显，也起不到什么提醒作用。不过Things有另外一个列表，叫Today。

3. 今日（Today）

Today是Things的创新，很好地解决了重要事项的突出显示问题。这里的Today其实不一定要今天完成，因为每天都是Today^^

这里的Today比较类似褪墨上介绍的大石头或者Zen to Done里面的“最重要事项（Most Important Things, MITs）”。这样就可以很好地避免其他不重要的小事扰乱了重要事项的执行。另外，点击了右上方的Edit之后，还可以移动事项的先后顺序，方便了习惯从上往下执行的同学。

4. 项目（Projects）

Things有一个专门的Projects视图，这里可以组织项目里的多个事项。项目里的事项会自动出现在下一步行动（Next）中。项目完成之后，轻轻一勾，就可以松一口气啦。

5. 其他

另外，Things还有Scheduled和Logbook两个我没有介绍的内容。前者可以把事项安排到某一天出现。注意这和日历不一样，并没有那么精确的强制性。Logbook则记录了所有已完成的任务。

Things还有Mac版本，得花$49.95。我有点怀疑其销量。如果我能在手持设备上就完整地管理自己的所有事项，为什么要买一个Mac版本？从备份的角度来说，只要事情完成了，其实这些记录就没有太大意义了，而且还要劳神费力地同步。我甚至觉得Things Mac和Things iPhone是竞争关系了。。。

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