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omnifocus与gtd

May 25, 2011 by     13 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

最近尝试omnifocus,是一款Mac/iOS平台上体验很好的GTD软件。据说是最强的GTD软件,没有之一。这个软件需要mac配合才使用流畅。

Omnifocus 优点

OF最大的优点是任务可以分解到很细的粒度,支持无限层级(hierachy)。反过来意味着可以计划到很高的维度(6万英尺?)。多级子任务不会受限于不能添加子任务或者母任务而做变通处理,从而导致中断思路。这符合我之前的想法,好的系统需要2部分,一块计划,需要多级子任务;一块执行,生成某个情况下的列表,照着猛做。OF符合。

omnifocus支持多层级,子任务,我认为本质的原因是其主要是个mac上的native app,而toodledo是个web app,技术和性能上存在困难。现在感觉OF是无限子任务的,而且提供文件夹、项目、单任务列表等分类工具。多子任务的好处就是计划起来直观(intuitive),便于分解。

OF的第二个优点是其在mac,iphone及ipad上都有客户端,方便随身携带,执行,修改和调整任务。

第三,omnifocus支持添加附件,比如图片,文本,或者pdf等。toodledo虽然也有,但是需要pro plus帐号。这样就增加了很多可能性,比如将任务脑图或者流程图作为图片放在附件中,执行起来可以更加精确。这些文件可以同步到itouch,很不错。唯一的缺陷是附件多了之后可能延长同步时间。

omnifocus的一个小优点是支持任务手动排序,这估计还是native app与网页app(toodledo)之间的区别,另外也是因为omnifocus没有toodledo那样很动态的filter和sort功能的缘故。

omnifocus背景

omnifocus的前身是kGTD(2005),基于omnioutliner的一个脚本化应用,所以OF具有omnioutlier的基本特性,就是列表的无限层级,这包括project文件夹,context和任务本身。2006年下半年,omnigroup向kGTD抛出橄榄枝,kGTD向omnifocus进化。

化了1年时间,kGTD完成向omnifocus的转型,2007年11月OF公测,2008年1月8日,发布1.0版本。不过总的来说,OF的外在界面与kGTD差别不大。但是后台有了很大的改善。OF与其他GTD工具不同的是,其一开始就是基于omnioutlier的数据库,界面是后来才加上去的,这是“由内而外”的本质不同。

后来,omnifocus推出了iphone与ipad版本,同样无出其右。

Omnifocus的任务模式

Omnifocus的规划是在project模式下,执行是在context模式下。

omnifocus的无限层级,使得在任务规划时没有什么约束,可以使得你的任务系统十分完善和复杂,这同时也带来了一个问题,就是增加了执行任务时的信息成本。上百个任务中你去做哪几个?

执行的时候omnifocus提供三个工具进行任务筛选,时间(开始日期,截止日期),重要性(flag),场景(context)。在特定情况下,快速定位到某一个很短小的执行列表,是GTD系统的一个很实际、重要的功能。这几个工具要联合起来用,如果光靠最常用的时间工具,在你有5个过期,14个当天,30个24小时内的任务时,如何选择?

所以omnifocus还提供了透视图(perspective)工具来进行定制。这个很有用,尤其在iphone版本中。因为iphone版本的功能本来就没有桌面版本强,而且需要快速定位,执行任务,所以透视图功能很必要(虽然是在实验功能中,需要开启)。

Omnifocus 透视图

omnifocus的透视视图相当于toodledo的自定义搜索,不过其可以同步到itouch或者ipad,可以随身携带,比较实用。不过现在的透视(perspective)同步到iOS只支持基于context,而不是project,有点缺陷。不过瑕不掩瑜。

omnifocus中最常用的一个透视图:按照context分组,due排序,可用性筛选为available,状态筛选为due soon.对我而言在执行的时候,设置好start date时间,可以控制单位时间内可见的任务数量.

为了基于context分组透视图中divider的方便性,在context中设置priority和time,这样可以同时利用omnifocus的搜索方便性,输入可以少打几个字母。觉得priority还是必不可少,任务多的时候只可能选择重要的做。priority下面可以设置1,2,3级。时间粒度(如5分钟)也比context更实用。

自定义维度

omnifocus 的priority只有flag,没有status,没有tag,但是通过perspective,搜索,格式化的备注内容,可以自定义这些属性。因为搜索可以保存为透视图.比如,在备注中部添加#1,#2等来表示优先级,然后搜索#1,保存为#1的透视图,就知道这是优先级为1的任务.同样的方法可以设置tag,status.

通过搜索自定义属性的好处在于,可以增加任务的维度,在现有project,context,flag的维度下,可以增加status,tag等维度,把toodledo中好的东西借鉴过来.唯一的遗憾是perspective不支持多层及.

这样可以设置priority,status,time这些属性,然后可以建立一个任务,就叫dashboard,把这些属性的perspective链接放在note中,按照顺序进行查看任务,设置属性,分割列表,执行任务.可以在note中设置分割线,添加备注,引导顺序,这似乎可以做到flow,建立一个流,达到"行云流水"

在可以快速定位任务,细分列表,降低信息成本的情况下,就可以放心分解任务.就像开快车必须要保证刹车良好,接了订单需要保证有足够的生产能力.当然,关键约束还是执行力和时间.

Mac

mac可以用growl配合,进行提醒。

Mac有快速输入界面,键盘快捷键调出,在mac前十分方便。

iPhone

iphone透视图基于context的,不支持project界面下定制的透视图。这是因为,iphone本来就是一个执行工具,而omnifocus的执行是基于context的。

iPad

omnifocus的ipad版本是iphone,ipad,mac版本中最实用的一个版本,提供了forecast view,可以看到一周的安排,方便将任务在一周之间进行平衡。这点与pocket informant的日历功能有点像。同时,forecast view中可以整合ical日历,查看当天哪个时间段有空,十分给力。ipad版本还提供了review视图,也是iphone版本没有的。感觉上bonjour同步时,ipad版本也快一点。

技巧

Omnifocus link

omnifocus还提供了链接功能,以omnifocus:///开头,在mac上可以将folder,context,perspective,copy as link,这样在of的note中可以添加of link,这样在执行任务的时候可以更加灵活,像互联网一个可以自由跳转的native GTD任务系统还是挺有趣的。(toodledo也对任何一个任务提供唯一链接)

同步

在尝试了omnifocus的与omni服务器同步和与mac同步之后,感觉由于网速原因,局域网的bonjour模式的体验要比服务器同步好很多。而且,在没有外网的情况下,也可以用。在大多数情况下,bonjour同步足够足够了。毕竟,omnifocus的主体还是mac,没有web界面。

脚本

omnifocus支持applescript,这样的可扩展性就很大.网上有不少脚本。

omnifocus 导出的csv格式转换脚本,可以为treemap软件识别, http://t.cn/hBcL8Z

统计omnifocus中选择项目的累计时间,弹出窗口版http://t.cn/hBc2YA

omnifocus weekly review 脚本,看这周作了啥,修改为scrpt后缀就可以运行(mac)http://t.cn/hBcAyR

iOS上的GTD使用体验

Dec 20, 2010 by     Comments Off on iOS上的GTD使用体验    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

最近toodledo的客户端从android的Got to do转到了iOS的toodledo和pociket informant,介绍一下自己的使用心得。

葡挞之前也介绍过iOS上toodledo与其他GTD应用(123),我这里做一个补充。

一、主用TD,辅用PI

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因为toodledo有API,所以数据可以通用,不同的软件可以和toodledo进行同步,Toodledo和Pocket informant可以联合使用。这是mylifeorganized等软件所无法比拟的。

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用toodledo来管理任务,Pocket informant来看日历和任务分布。

iOS上可以与Toodledo同步的软件很多,我个人觉得toodledo毕竟是官方的程序,更项属性与功能支持最完全,所以管理任务而言,只用Toodledo。而PI提供日历功能,这也是Pocket informant的特色所在,结合了task calendar。

有了这2个app,我在web版本上使用toodledo的时间减少了很多。

二、使用习惯

不可否认,工具对人使用服务的方式有较大的影响。在使用TD和PI之后,我的使用习惯也做了一些更改。

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iPhone上的todo软件(下)

Aug 14, 2010 by     22 Comments    Posted under: iPhone个人管理, 寻找方法

本文的上半部分介绍了四款iPhone上的todo软件,希望对各位选择适合自己的GTD软件有所帮助。但正如GTDLife所言,做事是靠系统而不是感觉,“时间管理是一套操作系统而不是一套软件”。 Read more »

42goals—目标追踪记录服务

Jul 28, 2010 by     3 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

42goals是一个目标执行记录(tracking)的服务,可以记录你的目标执行情况,比如你每周、每天的运动时间,跑步距离、起床时间等。以前我也尝试过用google spreadsheet来就,但是现在google docs的服务不太稳定,就用42goals来替代。

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42goals的界面比较简单,提供了每周、每月执行情况的统计功能,统计方式可以按照平均、求和、计数等方式来进行。同时也提供每月、每周的目标设定功能,用来和统计数据进行比较。

另外,42goals提供了直观的图形统计界面,可以一目了然地了解自己过去一周、一个月的情况。

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我以前自己尝试着用SQL Server搭建过自己的简单的tracking系统,不是在线的,就在自己的笔记本上。我觉得tracking系统与GTD系统是2种不同风格的系统。后者的目标性更强,可以通过分解目标来细化执行。同样一个日常的重复任务,你可以用tracking系统来看昨天做了没有,也可以用GTD系统来设置今天、明天要完成这个任务。

相对而言,GTD系统更具可操作性,而tracking系统提供一个更直接、及时的反馈。所以GTD系统更实用。

我的GTD系统中有一些重复的,但是重要性不是很高的任务。虽然每次都完成固然最好,但是这样的任务也不少,其他重要任务多的时候可以不执行。我希望把这些任务放在GTD系统之外,正在把这样的任务放在42goals这样的tracking系统中。比如每周练一次字。

最好是GTD系统本身提供强大、丰富、图表化的分析功能,但毕竟个人的GTD系统没有重要到吸引那么多商业投入。所以没人来做这块。

最近读了《怎样练习一万小时》后,认识到持续获得有效的反馈还是比较重要的,所以一个辅助的tracking系统还是有必要的。其次是可以通过GTD系统来进行大量重复训练。

所以重要的重复任务要放在GTD系统中,但是可以同时在tracking系统中进行记录。

42goals也提供手机网页版本,感兴趣的同学可以试一下。

重新调整toodledo中的任务生命周期

Jun 11, 2010 by     9 Comments    Posted under: Toodledo应用, 寻找方法

事情的导火索是我想通过toodledo的android第三方客户端got to do来提高自己的执行情况。然而got to do的属性比较少,可以filter的只有folder和context。很多toodledo上的field不能用,比如goal、tag、status。

另外一方面,我发现我的任务执行也达到了一个瓶颈,任务无法有效推进。所以对我的toodledo系统进行的调整。

我以前的folder是按照work,family,skill,knowledge,social等划分的。我当初这样划分是因为pro版本中有statistics统计功能,可以对folder中的任务数量和任务时间进行统计。我当时的想法是将任务按照分类(category)划分,来统计任务的分布情况。

然后我发现这样的划分对任务的执行效果并不明显。不明显的原因是,任务最重要的是执行。如果任务不能推进,那么再好的计划,效果都是要打折扣的。而folder按照分类来划分,虽然对于review是有帮助的,但是对于任务的分解与执行并没有明显的效果。比如在同样的一个work folder下面,有的属于计划阶段,有的属于执行阶段,有的则属于短期内肯定不会去做的。在work 这个folder下面,我无法清晰地找到要做的事情,所以每次打开work这个folder,都要花额外的时间考虑自己要做什么。

这个时候我才体会到GTD中status中的作用,体会到next action的重要性。其实status这个field是我在toodledo中用的最少的。即使用了,也无法发挥作用。可能还是因为我一直对status没有深入的理解。我觉得很多任务都是next action,而planning和someday/maybe任务没有多大的区别,都是现在不做的。只有等我自己的任务开始越来越多,无法有效消化的时候才意识到原来存在的问题。

我有大量的积压的任务,但是当时我不看status,所以在看folder的时候,很多精力都要思考现有的任务如何完成。但是,120个非重复任务里面,大概有只有20个是可以开展的,而余下的100个任务是现金没有精力去思考与完成的。如果都要做,那势必会让大脑觉得任务很多,压力很重,心情随之也变得焦虑。

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所以,我以前就有个想法,将不做的任务缓存到一个“任务缓存水池”中,每次都捞出来处理一小部分。而由于每次都处理一小部分,这样你可以更专注(focus),可以将任务分解地更深更细。

所以,我将任务分为如下几个阶段:

best-data-recovery.com from Various DBs Mapping SQL to MongoQL The following are the mapping of SQL statements to Mongo QL statements for the understanding of query development/conversion: No. title=”image” src=”http://www.productivelife.cn/wp-content/uploads/2010/06/image_thumb1.png” border=”0″ alt=”image” width=”495″ height=”245″ /> Read more »

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