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Email Zen: 邮件之禅

May 24, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

此文是来自读者David Ke的投稿,关于Email管理的很棒的总结,希望大家喜欢^^

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邮件是用来服务人的,而不是用来困扰人的。

网络越来越发达,知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事,再加上SmartPhone,人们被邮件给捆住了,无时无刻的邮件让我们不得安心,使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低,邮件是用来服务人的,而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住,iPhone上邮件不断的跳出来,每天无数次的检查是否有新邮件,大部分的时间都浪费在邮件上了,所以我决定改变,我给自己这个邮件系统命名为Email Zen(禅邮件),因为它让我Zen。

首先我必须推荐大家使用Gmail,只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率,它的Search&Archives模式,过滤功能,反spam功能都是邮件中最好的,我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.

为什么邮件带来焦虑或麻烦?

要做到Zen,必须现搞清楚问题,焦虑或麻烦是哪里来的,邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面:

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化繁为简

May 13, 2009 by     Comments Off on 化繁为简    Posted under: 寻找方法, 自我管理

我希望自己的生活简单有序,就像葡挞小小的时候,Cowoo说的:

“作为一个个体来讲,我希望我的生活变得更有条理,我能够更高效的完成我的工作和生活中的各项事务。毕竟,谁都只能活一次,我希望能够腾出更多的时间和精神来享受生活,而不是被一些小事缠身。而我为维持这样有条理的生活所作的要尽可能的少,我的原则要尽可能的简单。”

天方写了《用列表的方式总结自己》,我觉得是一个非常简单有效的方法。那么在生活的其它方面,还有什么简单的方式呢? Read more »

生存以上,生活以下

Mar 31, 2009 by     9 Comments    Posted under: 磨炼工具

不久前高中同学间传出一个噩耗,阿紫的父亲突然逝世,死于癌症。阿紫并不知情,她在另一个国家攻读博士并且正处于答辩阶段。大约10天以后在MSN上碰到她,我小心翼翼地问她是否已经回国,她说是。我说真的回了吗?她说真的回了。“对于你父亲的去世,我们大家都很难过。希望你能坚强”不知道样无奈的安慰,能不能让她心口缓痛一些,作为朋友能做的或许也就这么多了。还好,她的回答听起来还算叫人松口气,“人死不能复生,生命要结束又有什么办法呢?放心吧,我还好。”

一个大学同学,在她未婚夫的病床前陪他度过了生命中最后一个月。骨癌。听一个要好的朋友说,那段时间她天天以泪洗面,眼睁睁看着病魔吞噬男友越发微弱的气息。现在她离开成都去了遥远的澳大利亚,如果不是逃离,时间和距离对治愈她的伤口应该都有效。

前年春节前夕,另一个高中同学的父亲因胃癌去世,我在老家参加了他父亲的葬礼。

生存死亡,生、死、存、亡。希望身边已故的人能安息,我们的同学能坚强、快乐。

我一直变换着生活在这个世界上的理由,曾经有过以下答案“享乐,繁衍,为了能看到蔚蓝的天,女人,金钱”,最近一个理由是“既然别人都好好地活着,我为什么不好好地活着?”,理由从一个个陈述语气变成了反问句,让自己都感到滑稽。后来看到五月天的一首词,才发现没有合适的理由很正常。这首词叫“生存以上,生活以下”。

原来我这个问题的前提条件错了,应该改成我生存在这个世界上的理由是什么?这是一个愚蠢的问题。

我不无感触地想到再版《活着》的序,人是为活着本身而活着的,而不是为了活着以外任何事物而活着。庆幸在读大一的时候还没有这篇序,否则我一定会把它丢进废纸篓,因为那会儿我肯定会觉得这是一句饶舌的废话。

如果我们不是为了金钱,女人和享乐而活着,如果我们活着是因为还保留了擭得的的能力,那么战斗吧,战斗或许会让生命闪现光芒,对每个人来说都一样,至少一次。

生命不止,战斗不息。这真是功力深厚的一句话。

高效Email管理

Feb 5, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

有感自己每天无意识查Gmail的时间太多,于是想找找Email达人的经验。一番搜索之后发现经常阅读的博客圈子里居然没有人专门就这个问题进行过讨论,只好自己做做功课啦。

其实我每天处理的Email数量还不算大。包括邮件列表在内,一天也就收到40封左右,发出去5-10封。有一个朋友在一个跨国咨询公司工作,有一天曾经发出去80+邮件。当你有大量的邮件需要处理,如何应对?Lifehacker去年的新书《Upgrade Your Life》第一章就是“Control Your Email”。掌控电邮?嗯,不要被过载的收件箱压得喘不过气来,能游刃有余的处理Email,就是我们的目的啦。

1. 清空收件箱

“Control Your Email”里面讲了10个技巧,这是第一个。他讲

Empty Your Inbox (and Keep It Empty)

“When you can consistently reduce the contents of your inbox to zero messages, you’ve reached the ultimate level of email control.”

这也是我比较有体会的一点。记得以前搜Gmail相关的文章的时候看到这么一点,就开始执行了。Gmail里面有存档(Archive)这个选项,快捷键是Y。这样很多只需要扫一眼的邮件看过就Y掉,就可以保持收件箱的清爽啦。当你需要的时候,还可以去All Mail里面找回来。满满的收件箱的问题就在于往往会找不到重点,即使是标记为已读也绝对没有存档好。其实这还满符合GTD的流程的。有人讲“用GTD方法管理邮件收件箱”,还有人用Gmail来做GTD(12)。道理是好的,但是没有必要把大家限制在某个工具上嘛,何况GTD不是讲适合自己的才是最好的么?

2. 过滤邮件

不论你是用客户端还是Web邮件,现代一点的邮件系统一般都有过滤器这个功能(什么?你用的老古董没有?赶紧换一个吧^^)。在写这篇文章之前,我只是简单把某个邮件列表或者某个组织的来信归到一个分类下(Gmail叫Lebel,Outlook等叫Folder)。现在才知道,原来这个过滤邮件还有不少学问。

首先,当然是邮件列表,以及各种团体的通知,或者无关人员的cc,统统放到合适的目录下。

其次,把某些喜欢给你cc无关Email的人供起来,给他们设定一个专门的目录,并自动过滤。这样你就不必立即去读他们的邮件了。

其实这两点都是在过滤掉优先级不那么高的信息,另外我想到也可以为某些对你来说很关键的人设立专门的过滤器,这样他们的邮件会第一时间出现在你的收件箱里,并高亮显示(比如Gmail可以加标签的颜色)。为了凸显重要信息,你还可以高亮直接发送给你的邮件。就像“Control Your Email”里面说的第4条一样:

Highlight Messages Sent Directly to You

“When faced with an inbox full of new, unread email, it’s nearly impossible to determine which messages need to be dealt with right away, and which can be put off until later.”

你看,第一条很重要吧,没有清爽的收件箱,很难决定那些应该先处理的。其实这一条规则整个就是在帮助我们区分到达我们的信息的重要性。卡耐基讲“人有两种能力最难得:一是思考能力,二是分清事情的轻重缓急,并妥当处理的能力”(链接)。Email也是如此。

3. 使用辅助行动的目录/标签

第1点讲保持收件箱的清爽,如果我这时候没时间细看,或者看了时间回复怎么办?Lifehack上关于高效Email的文章里讲,建两个标签吧,@Reply和@Read可以帮助你处理需要回复和阅读的邮件。我则是用的@Later和@Waiting两个标签。如果暂时没时间处理邮件,就打上@Later标签。如果发出去的邮件需要跟踪状态,就放到@Waiting里面(可惜的是Gmail不能在发出邮件时打Label,要多费一点事)。再加上颜色,就比较醒目了。

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注意哦,有些特别重要的邮件还是马上回复的比较好。因为Lifehacker这篇文章里面说的比较恐怖:

The truth is, you are building your reputation your brand one response at a time. People are shaping their view of you by how you respond to them. If you are slow, they assume you are incompetent and over your head. If you respond quickly, they assume you are competent and on top of your work. Their perception, whether you realize it or not, will determine how fast your career advances and how high you go. You can’t afford to be unresponsive. It is a career-killer.

不过你可以先回应,再回复。给一个承诺,在稍后的时间再抽时间回复。内容可以是:

“Got your note, you should hear back from me by end of day Tuesday about this”

“信已收到,已读过,下周细读过后回信”

4. 定时查邮件

我想这就是我的解药了。有人把这列为他的第一条原则:“Don’t Check Mail Every Few Minutes”。这也将是我之后一段时间里要养成的习惯。看看人家说的多好:

Schedule fixed time to review the folders. Ask yourself a question – if you are not reading the email in X hours, can you still perform your work? If you can, then schedule your email folders review in max X hours. Especially with cc’ed and memos, you are being informed, and you are not obligated to reply the sender. Pace your time and get informed with the emails only if you have a chance.

按照我目前的状况,估计一天三次邮件就差不多了。说得很好啊,那些cc以及备忘,我们并不需要回应,也因此不需要频繁地查看。既然Google Reader都能一天只看一次,又何必在收件箱里无意识晃荡呢:)

5. 使用模板

不是说千人一面地死板回复,而是某些类似的重复性的邮件回复,真的需要有模板。改文章和从头写文章的时间可完全不一样。Gmail的Canned Responses还不错(在Gmail Labs里面激活),虽然管理功能弱了一点点,但是基本够用。另外还有Thunderbird的插件QuickText等。

正如Lifehack的另一篇关于Email的文章提到,邮件并不总是联络的最佳形式。直接当面交流或者打电话吧,也许“一个三分钟的电话足以包含七八封电子邮件所涵盖的信息量”。

不知不觉这篇文章已经这么长了……当然还有很多小技巧,在这里就不继续啰嗦了,以后想到再补充吧。

昨天看启功先生讲书法,里面讲“一从证得黄金律,顿觉全牛骨隙宽”。讲了这么多,希望能对你的Email管理有所帮助,能够让你在解Email这头牛的时候,如庖丁般以无厚入有间,游刃有余。

你是Email达人?快快把你的经验在评论里跟所有人分享咯^^

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