大型个人任务的时间管理
Posted under: 最近一两个月，我都在拼命为论文赶工。这是我第一次写真正意义上的论文。不再是只有2个人会看到的学期报告，不再是只有导师和同课题组的人才会关心的学士/硕士毕业论文，而是“同行评审”，理论上地球上任一角落的人都有可能感兴趣并提出反馈的论文。
此时才发现，平时积攒的那些时间管理理论，很多都派不上用场了。需要定义目标吗？目标再明显不过，但是却很难带来激情。需要分解任务吗？分解成几个章节后的写作仍然是需要通盘考虑的“大作”，本以为可以简单带过的却发现得加上大量背景知识的说明。需要to-do list吗？每天醒来，头条就是——写论文，之后便在昏天黑地的写和改中度过一天……需要“反向时间表”吗？有时为了一个小小的改动需要重新查许多文献，甚至重做一部分研究；时间表怎能确定？
当然，时间管理至少还有一点作用，那就是保证不会落下其他没那么重要，却也需要去完成的事件。然而，当一件庞大且充满不确定性的项目占据生活的主要部分时，对时间管理的层次需求也就更高了。
不可否认的是，当你需要在生活中获得突破时，能够带来改变的往往是此类事件。我将它称之为“大型个人任务”。抛开形形色色的时间管理系统，我总结了一些对大型个人任务更为有效的方法：
- 分解。仍然需要分解，但是不是按照任务模块分解，而是按照行动分解。这点在GTD中其实已经有所体现，但以前未引起我足够的重视。比如在写论文时，任务不应分解为：写导言，写背景，写方法，写结论，写摘要，校对……而是应转化为更具描述性，更能促进行动的：
- 说明这个问题为何重要，引用阐述其重要性的文献
- 引述最早采用某方法的文献，及近期采用此方法的文献
- ……
- 通读，修改拼写和语法错误
- 通读，调整章节顺序
- 通读，修改表述不清的部分，适当引用文献
- 通读，修改格式
- 以“开始做”为目标。 Read more »
富有组织性
最近褪墨上转载了一篇文章，叫《富有组织性是通往成功的必要习惯》，来自”杨胖的GTD实践“，转摘自《通向成功的习惯》。名字看起来很俗很地摊，但是仔细读了一下，很不错。大家有兴趣的去读一下。原文很长，这里做一些简单的评述和摘要。
我觉得富有组织性（也许英文原文是Be organized?）很好地描述了GTD所试图完成的工作。我们首先要明白自己了解和学习GTD的目标是为了让我们的生活变得条理清晰，我们能够把更多的时间用来追求我们的人生目标或者享受生活的美妙。不过GTD的系统试图掌控所有的事情，并把它塞到一本书中。这在一本书中是比较难以实现的，因为在书里你不能链来链去。另外，每个人都要建立适合自己的系统来达到这个目标，当然，可以借鉴，但是不能照搬。GTD的问题可能就在于整个程序比较复杂，这套系统需要时间来适应，从而很难坚持。我前一段时间试用MyLifeOrganized的时候，事情运作的蛮好，软件到期之后换用了ThinkingRock，虽然也能使用，但是我觉得效果完全不如MyLifeOrganized。一是程序启动很慢，这就打断了我思维的连贯性。另外，他的列表太复杂。我们本来就是要让事情变得简单，这种复杂性让我们原本就复杂的生活雪上加霜。让我们来看看这篇文章中给出的系统：
“我个人的组织系统由一个黄色的标准便笺和一支笔组成（总共 2.99 美元）。便笺的每一页表示一天。我在侮页中间垂直画一条线，在纸的左边写上特定那天要拨打的电话对象及他们的号码，在纸的右边写下需要做的事情。沿着左边页边的空白，我写下五天内计划做的每一件事情的时间。每当我完成一件事，便会在记录的事件下面画一条线。如果某个电话或行动需要推迟或延期，我仅仅是翻到对应的那一页，记上推迟的时间。当天没有完成的工作都会转到我的便笺的下一页（或下下页）。我使用这个系统已经近 40 年，并且建立了一个在40个不向的国家拥有雇员超过2000人的国际公司（IMG）。令人感到庆幸的是，当初我开始建立这个便笺系统的时候花费的投资与它现在所取得的成就相比较而言，简直就是微不足道。”
很好，基本上把收件箱（Inbox）和日程表（Calendar）结合到一起了，有兴趣的同学可以尝试哦。
近段时间，随着工作和GTD的实践，也感觉到对时间估计的准确性将在很大程度上影响组织性的程度。
“一个有组织性的人是：
对时间很敏感，很现实地估计在给定的时间内能完成多少任务。
对空间很敏感，明白每一样东西都有自己的空间，即使它的空间只是一个垃圾罐。
了解自己需要付出多少时间，很谨慎，从不作出夸大的承诺。
严格地坚持自己的规划系统，不管这套系统是什么。
对自己的目标自信而又全神贯注。
能够搁置那些与工作有关的问题，因为每一件事都已记录下来，有一个合适的时间来对它们进行处理。 “
另外，文中关于组织性如何的测试也很有趣，大家可以自己测试一下。正如这篇文章所说”人类有哄骗自己的绝技。不管是谈论自己的长相、健康或者天赋，大多数人在作自我评价时都倾向于夸大自己。” 了解自己也是富有组织性的重要一步。
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