• 笔记本中的音乐、照片、电子书以及各种文档
• 台式机上安装的程序
• Google Reader中的订阅源

今天主要讲讲第一点

音乐文件

主要是用iTunes+Mp3Tag这两个软件整理。为了让音乐文件按照艺术家\专辑的形式形成文件夹，需要勾选iTunes中“编辑-偏好设置-高级”中的“保持iTunes Media文件夹有序”以及“添加到资料库时将文件复制到iTunes Media文件夹”这两个选项。之后将音乐文件添加到iTunes的资料库，iTunes就会将这些音乐文件像下面左图这样整理好了，当然，添加到资料库之后需要把原来的音乐文件删除掉。同时，如果是精选集的话，在“显示简介”的选项里面，一定记得选择“加入选集”这个选项，这样选集中的音乐文件就不会分散在各个艺术家的目录下，而是集中在Compilations中的专辑文件夹底下了。

然后在豆瓣、Google\Bing图片搜索，或者http://www.maniadb.com/上面找专辑封面就可以了，实在找不到找个意境相似的图片也可以O(∩_∩)O~

最后在iTunes和win7中库的效果如下两图，win7中的效果还是不错的~：

小提示：如果win7库里面的专辑显示得和iTunes里面不一样的话，可能需要MP3Tag这个软件来稍微处理一下，只要重新保存一下MP3的那些标签就好。

照片

原来导入照片的时候就基本上是按照一个事件一个文件夹来保存的，所以相对来说处理要简单一点。其中尝试过live gallery和picasa，最后还是觉得就用win7自带的库来管理照片是最适合的。照片的整理就不给图了，毕竟涉及个人隐私嘛^_^

电子书

库+强大的索引功能使win7真的很适合建立一个自己的图书馆。把电子书都扔到一个目录下，不用管是什么格式的。当win7建立好索引之后，电子书基本上都能够全文搜索了。这样即使你只记得书里面的一句话，也可以轻松的搜索到相关的内容。但是我没有想到的是，库里面对PDF和HTML文件不能随便添加标签……

这里有两个小提示：

• 如果要索引PDF文件的内容，必须有一个PDF的IFILTER安装在电脑上，我是用的Foxit Reader提供的安装文件。安装之后在索引选项中文件类型里面PDF文件就会显示可以索引内容了
• ADOBE ACROBAT 9 PRO版提供一个OCR的功能，能够将扫描版的电子书中的文字识别出来，这样做有两个好处，1是可以让电子书的内容可以被索引因此也就是能被搜索，2是能显著减少扫描版PDF的文件大小。但是记得在安装破解版的时候把网断掉……

个人笔记管理可以根据资料类别和个人需求灵活选择工具。本文比较了Evernote，MyBase，Scrapbook，以及Zotero在资料管理和同步上的优缺点。

在GTDLife的讨论中，多次有朋友提到个人知识管理（1，2，3），个人信息存储，以及资料管理分类（1，2）的问题。在葡挞上我也分享过使用Scrapbook作为个人资料管理系统，如果单纯保存网页，Scrapbook是够了。但是在笔记管理和资料保存方面，Scrapbook则还有一些问题。我们这里讨论的资料和笔记管理主要是电子形式的，但是纸质的笔记管理对我们也有一定的启发作用。做了一些功课之后，将我对个人资料管理的思考分享如下。

1. 资料分类和组织

我们来看看，所谓个人笔记或者资料，会有一些什么方面的内容。大家估计都把互联网作为一个重要的信息来源了吧，所以那些令我们印象深刻的网页上的文字或者图片自然是资料的一个重要分类；其次，我们读到某本书的精彩章节或者有灵感蹦出来的时候，会做一些笔记，所以读书笔记和感想会成为个人资料的另外一个重要组成部分；项目中如果涉及到大量文件资料，可能也需要管理起来；另外，如果做学术文献管理，会有很多文献需要管理。

• 精彩网页
• 读书笔记
• 项目相关文件资料
• 学术论文

搞定了这几类资料，我们就基本搞定了个人笔记管理。那么，我们需要什么样的工具来管理它们呢？网上流传的笔记软件超级多，一个一个试用完全是浪费时间。幸好有前人帮我们分析了笔记软件的优劣，善用佳软的寻找最好的笔记软件系列就是不错的介绍性文章。另外，善用佳软的信息管理分类中也有不少好软件的介绍。这里我只介绍我自己用过有过切身感受的四款软件：MyBase，Evernote，Scrapbook，以及Zotero。Evernote自然是大名鼎鼎了，3.0以来完全Tag的系统也给人耳目一新的感觉。Google一下更能发现众多介绍文章。MyBase是我刚开始接触资料管理时用的软件，有朋友一直在用，感觉也不错。Scrapbook和Zotero都是Firefox的插件（Add-on），是我现在在用的工具。

笔记管理的工具很多，我们应该怎样选择适合自己的工具呢？默识分享了他眼中理想的笔记管理软件，我总结了一下，分别是：

1. 录入便捷随意：不要让笔记软件成为想法和记录之间的障碍。

2. 存储安全集中：最好随时随地能够使用，而且安全性有保证（比如Windows下把文件放在C盘就不太保险）。

3. 查阅快速直观：信息查找方便快捷，信息组织清晰有序。

JavaEye上有人总结了现有笔记管理软件的组织形式，包括树型大纲类、日记本类、维基类、思维导图类、头脑风暴类以及麻袋类。其中提到“最好有导入导出功能”，我觉得也是一个非常重要的功能。而且最好是在大量数据的情况下依然能够保持程序的正常运行以及数据迁移。如果数据一多就运行缓慢或者数据导入导出失败导致几年积累的数据毁于一旦，到时候哭都来不及了。所以我给理想笔记管理软件的要求添加了第四项：

4. 数据迁移方便：大数据量也能流畅运行，在不同程序之间迁移数据方便。

2. 个人笔记管理：问题分析和工具介绍

那么对于前面提到的几种个人参考资料都应该如何进行管理，又有一些什么问题呢？

简单资料的保存

首先是精彩网页。光用类似美味书签一类的互联网书签保存，一是找起来麻烦，二是离线就无法使用了。所以我还是比较倾向于使用保存在本地的资料管理工具。一般来说，保存下来的网页基本是作为日后参考使用，很少需要在上面做一些修改工作。因此基本上一个树型的笔记管理系统就能够胜任保存和组织资料的要求了。在这一点上，上面提到的四个工具都能比较好地完成任务。简单比较如下：

可以看到，使用中遇到的问题主要有：

1) 分类树太深或者属于多个分类的网页不好处理。

这是树型笔记管理的缺陷，有标签功能的Evernote和Zotero处理的较好。但是像Evernote这样纯标签的组织方式也有一定问题。因为标签的添加有一定的随意性，天长日久就容易搞得十分混乱。关于分类不好处理的问题，朱青生先生在关于资料卡片的论述中提到下面这句话，我相信可以在一定程度上帮助无法决定分类的朋友们。

也就是说如果在你的思想中没有一个自我的”书架”，拾取来的信息就没地方搁，或者搁乱了，用的时候找不到，而这个”书架”原则上只能自己为自己建构，他人的”书架”只能参考。因为在思想中每个人的思路都是个人的，只有自我建构的”书架”结构，你才能随时增设、清除和整理，以便随时取用。

2) 存储目录（数据量）太大，导致软件效率问题。

我使用MyBase的时候有这个问题，当数据库文件膨胀到几百M的时候，打开的延迟实在是有点让人心烦。而Evernote在文件数量不多的时候就会出现一卡一卡的问题。可能是由于Evernote把所有的资料放到一条纸袋上的理念吧。Scrapbook完全没有这个问题，rdf文件格式开放而且体积很小，用起来比较放心。Zotero也是用的开放格式的Sqlite。不过数据量大了以后读取这个数据库文件需要一定的时间。另外，一定要注意zotero.sqlite这个数据文件的备份，否则一旦损坏，很难恢复。

3) 封闭文件格式，不好导出

MyBase和Evernote是用的自定义的文件格式，导出和回复都有点痛苦。而Scrapbook和Zotero都是开放格式和开放源代码，用起来比较放心。

笔记和灵感的保存

除了简单资料的保存外，我们可能还有一些读书笔记或者突然冒出来的灵感需要保存下来。另外，一个项目相关的资料和思考也基本可以放到这个类别之下。在”MIT人工智能实验室：如何做研究“中讲到:

很多科学家都有做科研笔记的习惯，你也应该这样。可能你曾被告知从五年级开始，对于每一门科学课都应该记笔记，确实如此。不同的记笔记方式适用于不同的人，可以做在线笔记，记在笔记本或者便笺簿上。可能需要在实验室有一个，家里还有一个。

在笔记本上记录下自己的想法。只有你自己才会去读它，因此可以记得比较随意。记录下自己的思索，当前工作中遇到的问题，可能的解决方案。对将来可能用到的参考文献作小结。

定期翻阅你自己的笔记本。有些人会做月度总结，方便将来的引用。

笔记中记录中的东西经常可以作为一篇论文的骨干。这会使生活变得轻松些。相反，你会发现写粗略的论文——标题，摘要，分标题，以及正文的片段——是一种记录自己当前工作的有效方式，即使你并不准备把它变成一篇真正的论文。（过一段时间你或许会改变想法）。

我们当然可以使用纸质的笔记本来记录这些笔记和灵感。纸笔的方式对于我们来说可能是最自然的方式。但是纸笔毕竟不适合长期的保存和事后的搜索。而笔记和灵感往往属于多个分类，这样之前的树型组织方式可能就有点不合需求了。而标签则是一个解决这一问题的好方案。另外最好有比较好的搜索功能，而且能把搜索的结果保存为分类。下面来看看上面提到的几款软件表现如何。

MyBase提供了Label功能，相当于标签。而且可以在Advanced Search （Ctrl+F3）中将搜索结果保存为某一个标签（Apply Label，如下图)。缺点就是新建标签比较麻烦一点。

Evernote有非常灵活方便的标签管理，也许有一点太灵活了。这导致我使用的时候往往有一点混乱。如果给自己规定好一个标签系统，Evernote应该用起来还是不错的。它也提供了Saved Search功能。另外，它的中文搜索实在是还有点弱。。。

Scrapbook没有提供标签功能，但是也可以用Scrapbook记一些笔记，而且它的笔记有一个蛮漂亮的HTML显示功能。如果对于标签没什么特殊要求的可以用它。至于不好分类的问题可以用保存搜索结果的方式来补救一下。

Zotero本来的目的是一个文献管理软件。不过用来保存笔记也是蛮强大的。而且读书笔记可以跟这本书本来的信息保存到一起，这样查阅的时候就非常清楚。至于所有的读书笔记和评论，则可以结合保存搜索结果和标签的方式来建立一个笔记分类。在Zotero中，保存搜索结果的分类和其他分类稍有不同，有一个搜索的小图标：

而在右边的内容区域，就会把所有该标签的文件显示出来：

在GTDLife邮件列表里跟[C/J]讨论时他谈到：

Scrapbook不支持Tag，需要另行安装Scrapbook-tag这个扩展支持，但也是限制多多。

如果单纯保网页，Scrapbook是足够用了，但是如果用于工作，我还是倾向于Zotero的功能。虽然大部分时候不会用到他那套文献管理的预设格式，但看重它可以方便地自建笔记，标签，本地文件导入/文件链接功能，我平时做项目管理，一直苦于资料汇集管理，例如组织分散在各个目录下的大量文件。

另外，Zotero的Tag定义高度自由，使用他来做GTD的TO-DO List与Project List也未尝不可。

因此，有项目管理需求的朋友也可以尝试使用Zotero来管理项目相关的资料。

如GTD中讲的，“你的归档系统应该是一个简洁的数据库，而不是有关你各项行动、工作、重要事宜或者潜在用户提示信息”，用得恰到好处估计需要一定时间的摸索和熟练了。

资料的同步

现在大家往往都有多台电脑，因此在需要工作的电脑上都拥有同样的资料可能对于很多朋友来说非常重要。有的时候明明知道自己曾经收藏过相关资料却因为不在手边无法找到实在是令人懊恼。有需求自然有人提供解决方案，最近同步和备份软件正慢慢火起来。本系列前面一篇文章里面我们提到了资料的备份和同步，这里我就不重复相关内容了。

Evernote和Zotero已经自带了同步功能，都是同步到软件提供商的服务器上。不过Evernote的同步功能好像有点问题，我经常发现两台电脑上的目录和条目有点不一样。Zotero则是只同步数据库条目到服务器上，文件需要通过WebDav服务器分开备份。

我是同时使用Live Mesh和Dropbox的，这里分享一下使用这两个服务的经验。我的方法是把Scrapbook和Zotero的数据文件夹都放在Dropbox的同步目录中。这样就可以保持两台计算机的同步了。如果两台机器上的文件有冲突，Dropbox会自动重命名冲突的文件，而不是直接删掉，这样恢复数据会比较方便。

因为Evernote和MyBase是保存在封闭文件格式中的，因此一旦数据量比较大，每次都要同步大量的数据，很容易造成冲突和文件丢失。我尝试过用Live Mesh同步Scrapbook的数据文件，但是因为初始化索引所需时间太长放弃了。另外，不要用Live Mesh同步Zotero的数据文件，因为Zotero是Firefox一启动就会更新zotero.sqlite，而Live Mesh是即时同步的（而且无法恢复），很容易造成数据损坏。

不知不觉已经写了这么多。其实跟世界上很多其他事情一样，笔记软件可能没有最好，只有最适合的。这些软件都是非常棒的，至于哪种更适合您，就得自己仔细考量了。您比较喜欢哪种笔记软件，把您的高招与我们分享咯^^

1. 定期清理

随着我们硬盘里文件的增多，以及各个项目的进展，无用的文件会越来越多，这个时候就需要我们定期清理了。我就把清理Download和我的文档放入了我的每周回顾中，这样每周清理一次，任务也不重。如果等到几个月或者更长时间，就得专门找一大块时间来清理了，那可得下很大决心才能做到:)

在Productivity501的访谈中，有人讲到：

Purging is necessary to keep everything under control. When I am done with a project in the Current Projects folder, I go through its project folder and remove all junk.

我跟这位高手的做法类似（窃喜一下），如果一个项目已经完结，那么删掉那些无用的过程性的文件，把文件夹打包，然后扔到“备份”目录中，等待拷贝到我的大硬盘里。

在上一篇中，我的朋友Redstar留言说：

我习惯在硬盘里建个temp文件夹，桌面放上它的快捷方式，这里专门拖进去一些临时的文件，比如qq，邮件或者msn里接收的文件，u盘拷来的一些文件，一时没时间去归类，或者根本就没必要归类，看了就会删掉的那种文件。然后再定期去清理归类这个文件夹。

跟我的Download目录起的作用类似，但是建立快捷方式的办法蛮不错的。这一点，跟A. Shun讲的提高计算机操作效率的方法是英雄所见略同啊。

您是如何组织和整理电脑里的资料的？在留言里与我们分享咯：）

2. 注意安全和备份

现在大家的数据基本都在电脑里，相信不少朋友都有过系统或者硬盘损坏导致数据丢失的惨痛经历。虽然说数据和资料丢失了也不会是世界末日，但终归有一些不方便，而且重要资料的丢失也是真的会造成一些损失，所以安全和备份就成了一个重要话题。不是这方面的专家，只是吃一堑长一智，痛苦过几次之后也留下一些小经验：

在Windows下，系统盘往往是不太安全的，所以重要的文件尽量不要放到系统盘。其实我的经验是所有自己的数据全部放到系统盘之外才比较保险。

另外，不要使用电脑的桌面作为文件（尤其是重要文件）存放的地方。一方面堆得满屏幕的文件会晃得眼花花，另外Windows的桌面是放在系统盘里的，一旦系统出了问题，桌面上的文件要找回来就很困难了。

不过，就算是注意了这一些，也难免会有硬盘被雷劈被水淹或者笔记本被偷这种天灾人祸，所以及时清理和备份还是蛮重要的。我以前是定期把笔记本硬盘上的资料存到一个320G的大硬盘里。这样即使遭遇天灾人祸，数据还是在那里。不过我还是发现这种方法比较麻烦，常常会因为偷懒或者遗忘而忘记了备份。今年开始使用同步工具，发现可以比较好地解决一些备份的问题，下面跟大家分享一下：

3. 同步

不少朋友可能都有两台或者以上的电脑，比如自己的笔记本，办公室的电脑等等。怎么样同步不同电脑之间的数据，就成了一个很麻烦的问题。其实现在已经有了很多帮助我们解决这个麻烦的工具，比如Dropbox，Live Mesh，还有Syncplicity。同步工具的功能不仅仅是同步。同一份数据相当于有了三分备份，这样感觉就安全多了。

Dropbox提供2G的免费空间，安装之后会在My Documents下面建立一个My Dropbox的文件夹，这个文件夹内的所有文件会被同步。我在这个文件夹里放了我的Scrapbook和Zotero的所有资料，这样在不同的电脑上使用这两个工具的时候就不用担心不一致的情况了。不过因为这两个应用的数据已经接近2G，而且文件很碎的原因，在一开始索引的时候花了很长的时间。如果数据较多的话，需要一点耐心。

Live Mesh提供5G的免费空间，灵活性比较大，可以制定硬盘上的任何目录进行同步。Mesh的传输速度比Dropbox稍微快一些，但是启动的时候会慢一点，系统资源占的稍多一点。另外，用Live Mesh同步很多很碎的目录要谨慎，因为索引占的系统资源会比较大，时间会很长……

另外，天方介绍给我了Syncplicity，他用起来觉得比Dropbox要快，喜欢的朋友可以尝试。

我目前是同时使用Dropbox和Live Mesh。使用了同步工具之后，感觉文件就安全多了，而且一切过程都是自动的，对于我这种懒人比较合适。

关于资料管理，您有什么高招？在留言里跟大家分享咯。

GTD中提到建立一个简单而高效的个人资料管理系统是具有重要作用的。实际上，我看完GTD这本书就觉得资料管理系统实际上跟个人效率系统是两套不同的体系。个人效率（时间管理）系统侧重于让我们更有效率的完成工作。而资料管理系统则是为了“有效组织和管理资料，做到随时需要，随时获得”（古道语，虽然我觉得古道把事情搞得有点麻烦^^）。

于是当时Google了一番，发现善用佳软上有一个系列“寻找最好用的笔记软件”，比较的很全面。于是按图索骥，对十来个软件进行了试用，最后选了MyBase作为我的资料管理系统，并花了一两天时间把以前存在Scrapbook里的零散资料转到了MyBase里。在Windows下，MyBase是不错的笔记软件了，树形组织十分方便，还提供了IE和Firefox的抓取插件。除了启动慢一点，Firefox抓网页乱码几率很高，搜索基本上没用以外，已经算比较完美了。我也用的很happy。

但是几个月前，我实在受不了越来越慢的Windows，把整个硬盘格了装成了Ubuntu，这下问题来了，MyBase没有提供任何Linux的支持。试用了Ubuntu下的几个笔记软件，比如Basket、Jarnal什么的，也没发现顺手的工具。正巧那几天发现了Scrapbook的几个插件，感觉比较兴奋，于是重新启用Scrapbook。

Scrapbook是Firefox的一个插件，用来保存网页以便离线的时候也可以查阅。目前的版本是1.3.3.2，已经基本上可以胜任一个笔记软件的需求。再加上几个插件，可以让你用的很High。另外，很重要的一点是，Scrapbook是Firefox的插件，跨平台，而且它所使用的技术、代码、数据格式等都是开放的（Mybase的数据导出可折腾死我了）。在你觉得某个功能不爽的时候，你甚至可以自己动手来完善它LoL

首先来看一下需要安装的插件，如下图。首先Scrapbook本身，然后是Integrated Search和AutoSave。安装完Scrapbook之后，就可以整合到Firefox的右键菜单里面。具体的设置各位可以自己琢磨。当然，也有热心用户为Scrapbook专门写了用户指南。

安装完之后的Scrapbook是什么样子呢？

所有的文件夹都是自己建立，你想怎么组织你的知识管理系统都可以，关键就是要用起来舒服。比如说我就不喜欢清单系统里面的东西太多，于是把每周要回顾的内容和<Someday/Maybe>的清单放到了这里面，每周进行回顾和改进。

图的最上面那个输入框是Integrated Search，它可以让你搜索你的整个Scrapbook资料系统，而且速度很快，这比起Google Desktop这种笨东西来，要好的多了。

分割线是我自己加的，下面是AutoSave保存的网页。因为每天看的东西很多，而我又不是随时记得把网页保存到资料系统里去。AutoSave就是把每一个我看过的页面保存下来，够暴力吧？但是“一力破十慧”，它还就是好用，我在看东西的时候再也不担心会丢掉有用的内容了。而且没有网络连接的时候，我想起某个看过的网页也可以拿出来翻翻。什么？担心占的磁盘越来越大？我们这不是在实践GTD么？把“清理资料系统”加入到你的每周回顾里面不就得了？我已经这么干了四、五周，基本上每次清理的时间不会超过15分钟吧。

需要注意的是，Windows用户的Scrapbook的默认目录是在Application Data下面的mozilla目录，大家还是把它移到数据集中存放的地点吧（Alt+K打开Scrapbook面板，工具->组织）。要不然如果某次重装忘了备份，就只有泪流满面了。当然，也可以使用上面图中的BackupHelper。不过我在Ubuntu下，主文件夹还是蛮安全的。

好啦，总结一下，Firefox+Scrapbook+Integrated Search+AutoSave＝轻便好用一站式个人资料系统，自由开放跨平台，而且将会越来越快（因为Firefox 3会有大的性能提升）。如果你担心你的资料管理系统某天崩掉或者某天你心血来潮要切换到另一个平台，那么试一下Scrapbook吧，应该不会让你失望。

你也使用Scrapbook么？如果你有什么独门秘技，不要藏私哦，欢迎留言与我们分享。