原因是这样的：我笔记的内容中有一部分是灵感性、思考性的内容，在原来的B8本子中，这部分内容往往会占用几页的活页。这部分内容分散在几页中，不利于思路的碰撞与启迪。

经过尝试，发现将这部分的内容整理到大本子（比如B5）效果比较好。因为你可以将几页的活页内容放在一页的B5页面内，加上摊开之后，2页的B5大小的页面，有更大的发挥余地。

这样做的好处就是，你可以将小本子上收集的零散的想法整理成为更系统的想法，你可以在大本子上面画脑图、进行头脑风暴。我之所以没有直接整理到电脑上，一方面是觉得还是用纸笔更容易触发思考（thought provoking），在本子上面涂鸦很自然，画个日历、流程图、脑图、甘特图比较随意，而在电脑上这都需要专门的软件或者控件才能做到。另外一方面也是因为本子更易携带，不像笔记本电脑那样需要电源、需要软件。

用2本笔记本是不是会比较混乱与复杂，能不能合而为一？

我斟酌过这个问题。

因为我实在需要一本可以随身记录的本子，所以B8的本子是必须的。而B5的本子其实是一个辅助手段。无奈之下只能用2个本子。

实践下来，效果也不错。像yibie说的，从小本子到大本子时，中间有个过滤的过程，所以每个阶段的内容也更纯粹，操作也更专业一些。

如果大本子上整理好了，或者大本子上面的涂鸦已经变得很复杂了，需要更进一步的清晰性（clarification），才动用mind manager、visio这样的工具。

也就是说在信息的复杂性比较低的时候，使用简易的工具，效果更好，因为这样的工具成本比较低。

只有在非用复杂软件不可的时候才用软件，因为往往这些软件本身也是有成本的。如果这个时候就上复杂软件，可能总体的成效是负的。所以说一般杀鸡不要用屠龙刀。

而大多数情况下（80%？）用大本子这样的工具都能解决问题了。

想清楚这些，对我个人也有另外一个好处，就是可以减少对电脑的依赖性。

按照对信息复杂度的处理能力，我把我的工具排了个序：

小本子  –> 大本子  –> Mind Manager  –> Personal Brain

另外，说到过滤与筛选，我认为在这个信息化与全球化的时代，每个人能够获得的基本信息是差不多的。既然大家获得的信息都差不多，那么信息本身不是造成差距的原因。关键还是看你过滤了哪些信息，选择了哪些信息，放大了哪些信息并内化了。我想专注就是意味着选择，意味着牺牲(sacrifice)。

比如，Word虽然可以通过缩印8版的方式进行打印，但是在实践中，发现不是每台打印机都支持缩印8版，常用的打印机支持的索引版数是2版、4版、6版、9版。

repocketMod虽然支持的模版很多，但是对于你自己打印一些小文章，就无能为力了。但是这对于前面讲到的快速查阅与回顾很重要。

经过自己的摸索，终于掌握了用fineprint进行自定义打印的方法。（以下方法主要针对B8活页本而言）

Fineprint软件

fineprint软件就是一个虚拟打印机软件，你先将内容打印到Fineprint，Fineprint进行重新排版后再打印输出。可以重排为2版、4版、8版。在大学临近考试的时候很常用，因为打印讲义时可以省不少纸。

这里用的是5.5的版本，由于6.0的版本之后，少了一个PDF打印方向的功能，下面的方法就用不了了。所以建议使用这个版本。点击这里下载。

设置方法

这里的设置方法都是针对B8活页本而言，一页缩印8版。测试的打印机是HP1020。

这里的方法参考了《用Word+FinePrint自制“口袋书”》，用的也是Word和Fineprint。大家可以先读一下这篇文章。

下面说一下我的设置方法：

1. 由于这是按照缩印8版（双面就是16版）来进行设计的，如果你的页数正好是16的整数倍（比如，16，32，48），那么直接跳到下一步。如果不是的话，请手动在打印内容后面插入空白页，直到页数正好是16的整数倍。（小提示：插入一页后，可以按F4进行重复操作）
2. Word >> 打印，打印机选择Fineprint，勾选人工双面打印（Word 2003）或者手动双面打印（Word 2007）.
3. 点击左下方的选项：如果是Word 2003，选上纸张背面；如果是Word 2007，在弹出的“Word选项”对话框中选择“高级”，在“打印”中，勾选“在纸张背面打印以进行双面打印”，并打印。这时打印的是奇数页。
4. 在弹出的Fineprint窗口中，选择８版，“方向”选择“左到右”，在“打印机”中选择真实打印机并打印。
5. 在Fineprint的“任务”面板中删除当前任务。将打印出来的纸放回打印机，不用调整正反面、方向与顺序。
6. 回到Word，看到弹出的对话框，点击确定。这时打印的是偶数页。
7. 回到Fineprint，在布局窗口中，仍旧选择8版，“方向”选择“上到下”并勾选“PDF”，在“打印机”中选择真实打印机并打印。

我主要用这个方法来打印一些我需要查阅的内容，一般是以简单的文本，更多的是以list的形式。我来说一下我的页面设置：

1. 字号：1号或者以上，因为缩印8版之后字比较小，所以原始字号要大一些。
2. 间距：Word和Fineprint中都可以设置间距，我倾向于在Fineprint中设置间距，设置边距为中，这样后期打孔的时候不会把字打掉。
3. 字体：我本人比较喜欢楷体（中文）和lucida sans（英文）

在使用过程中，发现随身携带的本子，对于查阅常用信息非常方便。从上衣口袋中取出本子，翻看若干页的内容，比取出手机，调出程序，翻看若干记录（有时还要上网），要快许多。

由于人每天记录的信息有限，而且我每天对记录的笔记都进行清理（purge），所以每天需要的空白活页并不多。而过多的空白活页其实没有什么用。结合小本查阅与回顾的便捷性，可以将一些常用的信息放在小本中。我个人记录与查阅的活页比例分别占20%与80%。

查阅的内容

那么哪些内容是最常用、关键，可以放在查阅部分的呢？我觉得可以有以下几项：

1. 目标：周计划、月计划、长远的目标，放在小本中，一天可以查看几次。而如果放在日记中，一个月也就查看几次。
2. checklist：出门前的准备工作，睡觉前的准备工作等。
3. 需要经常回顾的内容：比如一些自身的经验教训，一些名言等。
4. 日历：年日历，月日历。个人觉得年日历比较有用。可以用RePockerMod打印出来。
5. 一些需要经常思考的课题类别：有时候我知道有些内容挺重要，要经常想想，但是经常忘记去想。我觉得可以打张表格，放关键词就行，提醒自己哪些方面要思考。
6. 常用流程：RePockerMod中就有GTD的流程与Covey的Quick Reference Card流程模版。也可以自己用Visio与Mind manager来自定义一些流程模版。

这样在任何时间，任何地点，你都可以对你的基础部分(infrastructure)进行多次回顾。虽然每次的效率不见得怎么高，但是一天、一周、一个月下来的复合效率肯定会有不小的改善。

区域的设置

我现在纸笔系统主要用来做收集和查阅。

我把查阅的区域放在后面，因为：

1. 重要的to do或者想法的内容放在前面，更方便
2. 对于活页本而言，最后的几页拆装活页不方便。查阅的内容很少变动，放在后面正好。

另外，我也用彩色post-it贴，将本子划为几个部分：

1. 最开始的部分是年日历、柯维的流程、GTD流程
2. 最近的to do、感想与杂记
3. 空白活页
4. 查阅的内容

查阅内容的打印

这些查阅的内容比较多，如果手写肯定效率比较低，肯定要打印。在前面的文章中，我也提到过用打印机和RePockerMod进行打印的方法，但是通用性不是很好，在下一篇中，我将介绍如何用fineprint进行自定义打印。

五一的时候，在网上买了个蓝魔的MP4，女朋友和一些同学都很不理解，我已经有了一个便携的12寸笔记本，手机的功能也能够强大、播放视频也没问题，为什么还要花钱买一个看似很多余的MP4播放器呢？

买MP4的唯一目的，就是让我在看视频的时候可以专心一点，也就是我在《六点半起床：实践及心得》里面提到的，晚上尽量不开电脑。要想看视频，直接用MP4看好了（买的这个型号基本通吃所有格式），要想看书就看书好了。晚上在寝室，一开电脑，打着看视频或者电子书的目的，往往最后就开始上网闲逛：社交网络、邮件、Google阅读器、水木那几个适合消磨时间的板块等等……结果到了11点该睡的时候，一般是视频也没怎么看明白，闲逛也基本不可能有什么收获（我早上起床都会看一遍），又得睡了。

从MP4开始胡思乱想

各位读者可能都有和我一样的经历，像yibie就多次提到自己本来是说写一篇日志，但是写着写着就打开浏览器开始发散了；或者本来只是想在网上查一点点资料，但是不由得就又去自己经常看的网站签到一遍。

为什么会这样？我认为是因为电脑的功能实在是太多，在极大的方便我们的同时，也让我们很容易分心，不专注于你真正想用电脑做的事情。特别是现在很多很酷的网络应用，仅仅需要你有一个浏览器，浏览器俨然已经成为我们接触世界的一个重要的入口。浏览器——以及电脑整合了各种各样的功能，经常让我们在只想使用其中一个功能的时候，不知不觉开始在其他你并不是很想的功能上浪费时间。

整合？

一开始实践时间管理的时候，总是想有一个“万能”的工具，把我想要的相关功能全部包括进去：杂事收集处理、日程提醒、资料管理、联系人等等。并且功能之间要互相留有接口，比如能很轻松的把杂事转换为约会或者资料等。甚至在你买手机的时候，也是要想这手机又要智能、又要能看文档、视频、拍摄、听歌等等。

整合各个功能的好处显而易见，你只需要使用一个工具，就能完成基本所有的事情，减少了你在不同工具之间的转换成本，也减少了你花费在新工具上的学习成本。

但是，一般都没有这样“万能”的工具，退而求其次，你会有一些不那么万能的工具，转而寻找他们之间的转换工具，比如从outlook到各种日历工具的同步软件、evernote的浏览器插件等。

后来你会发觉，找这些转换/同步工具，浪费了你太多的时间和精力，你在一次又一次的尝试中老去（是不是写得太吓人了）

别强求整合

我觉得，追求工具的功能整合还是适可而止吧。原因如下：

1. 功能越多、越不可靠：这是可靠性理论的基本原理告诉我们的。正如你不要把鸡蛋总放在一个篮子里。
2. 功能多了，每一个功能都不会太强
3. 功能多了，你会分心，比如浏览器，比如手机。

所以最近葡挞上开始刮起一股用纸笔的热潮，因为纸笔真是我们最熟悉的收集工具了，而且书写似乎有一种魔力，让人有一种满足感。会慢慢发现，即使用手写收集，再在电脑上录入，其实也没有那么不方便。

打印

在使用了一段时间后，我在想，能不能DIY一些页面，这样效果可能会比较好，在摸索中，逐渐掌握了一些方法：

（我的纸笔系统是基于B8的尺寸活页本，因此以下的方法主要基于这个尺寸的。）

1、打印的时候缩放打印，在软件或者打印机的属性中，将每页的版数改为8版

参考老杨的《自己做一个随身的小手册吧~》

这个方法很通用，我发现可以将很多软件中的内容打印出来。

比如outlook中的日历，提供了日、周、月的模版，将空的模版打出来，放到活页本中正好。

2、用RePockerMod

这个工具很方便，集成了很多模版，非常适合用来做自定义活页。

提供的模版有日历、列表、GTD模版、Projects、名人名言、GTD流程图、联系人列表等，还有小游戏。

参考老杨的《自己做一个随身的小手册吧~》与战隼的学习探索《DIY自己的GTD笔记本（记事本）（1）》

3、DIY Planner提供的模版

这个是从Cowoo的《持续改进你的纸笔GTD系统》中看到的,模版很多。不过感觉很多在RePocketMod中也有，个人认为一般用RePocketMod就够了

查阅

在使用了一段时间之后，我虽然主要还是用纸笔系统来做GTD的收集，但是发现纸笔的查阅速度，远比手机要快。所以我觉得将一些最常用的流程、方法、格言放在活页本中，查阅与温故会比较方便。这就像系统的预启动阶段，BootLoader。一天开始的时候，可以先翻看这几页，来预载自己的一些方法论与价值观，引导自己去看Toodledo、日历等其他系统。

1、为什么选择纸笔系统来做收集

• 遗忘是人类的本能“好记性不如烂笔头”，古话不错。

• 用纸笔记录很快在亲身尝试后发现，在移动环境下，纸笔记录的速度要比手机快。尤其是你要记录比较复杂的感想时，比如需要画个图啊什么的时候，用纸和笔要灵活许多。李笑来在如何拨打工作电话中也提倡常备纸笔，在打手机时以备不时的记录。
  

  用移动电话更多的人，真的很有必要随身携带纸笔。把电话、纸笔放在一起，放在一个单独的口袋里，可以节约很多时间。有多少次你看到这样的场景：有人手忙脚乱地翻着包，脖颈中夹着手机，嘴里说着“您等一下……对不起……”弄不好你接下来看到的是那人好不容易找到纸笔却发现笔是不能用的……

• 纸笔是我们熟悉的工具我们打小使用纸笔，非常熟悉、非常自然、非常亲切。使用纸笔可能更容易触发人的思路，让你写的更多。网上一些图片显示，Google的很多讨论都是用白板的，而不是用Mind Manager这样的软件。我想这是因为涂鸦从远古开始就有了，更容易让人接受。

2、选择什么样的本子

• 纸首先，我觉得用来记录的本子要小，因为主要是随时随地记录想法，所以要小到可以放到口袋中，随身携带。经过实践，我发现B8的本子比较适合我。而虽然说A7是的本子是口袋型的，但是要放进口袋里面还是有些吃力。其次，活页比较好。这是由于本子的大小决定的。因为本子小，所以纸张消耗比较快。选择活页可以方便地替换纸张。我在实践过程中将A4纸折叠3次，和B8本子的纸张差不多大小。结合用Cowoo推荐的打孔器打孔，就可以用了。我还花99元买了个切纸刀。这样活页纸就做到了自给自足。发现我一个小时切的纸，可以供应我用几个月的。

• 使用活页的另外一个好处是可以自由移动，将内容相关联的放在一起。

• 我的纸笔系统
• 
• 从上图看，本子很小，和手机一样长度。

3、如何使用

• 收集
• 收集其实也是一种集中处理
• 
• 一有一个想法就处理，工作量就比较大。把想法都收集起来后，再集中处理，效率也会高一些。
• 温故知新由于是随身带，可以随时取出来看几眼，如果在原有的基础上有新的想法，可以马上记下来。这相当于一个应用程序将逐步的计算结果存盘，下次就不用重新开始计算了。这就像是一个人的头脑风暴。在实践中，这的确是一个很好的激发想法(thought provoking)的方法，我在第一天就写掉了小本子的一半（所以的确是需要活页本）。我从来不知道如果我将自己的想法写下来，会有如此多的感受和想法。也许这就是方便的力量。你可以将相关想法的活页放在一起，这就像拼图，慢慢就摸到你思考事物的边界（boundary）了。

• 处理与整理
  • 处理在这里我是结合Toodledo的在线服务来使用的，因为我把纸笔系统作为收集子系统，而不是完全的GTD系统，几乎无关乎执行。因为对于我来说，以下几点用在线服务更方便：A、分门别类，设置folder、context、due date等，动态地生成列表（list）B、排定优先级C、搜索我处理的方式是：每天清理（purge）一次笔记本，将待办事项（to do）的内容输入Toodledo。这样有些活页就可以扔掉了。至于什么样的内容作为待办事项（to do），个人认为是事务性的、外部约束的、具有明确时间节点的事项一般可以作为待办事项（to do）处理。

    同时我也将笔记本分区，比如前面是记录To do，后面是记录想法、灵感。然后将可以立即清理（purge）的活页就移动到前面几页。也可以通过彩色的小便签，将本子划为更多的区域。这样可以加快处理的速度。

  • 整理未被处理的笔记大多是一些感想性的、思考性的东西，需要进行整理。一是调整顺序，将相关的活页放在一起，促进思考。二是将笔记进行合并和汇总，这个过程可能要反复几次。其实在这个过程中，由于随身携带，经常的撇几眼，会在潜意识中加深对这些问题的思考。

最后，对于思考告一段落、短时间内无法想清楚的笔记，可以放入自己的电子笔记系统，比如Evernote、Google Note或者Google sites。我个人更倾向于放在google sites，因为其是wiki的组织方式，可以更好地移动笔记（页面），更结构化。

总体来看，我们要做的就是将灵光一现的想法捕捉下来，记录，筛选，放大，变成有用的想法或者行动。感觉这个过程和化学实验中的萃取有些类似。

在持续改进你的纸笔GTD系统一文中，我分享了自己对纸笔系统的一些改进，包括使用活页本，给“工作篮”加上轻重缓急等等。本文承接反思GTD系列中对GTD概念和习惯的思考，分享一下如何用纸笔实现大部分的GTD系统，希望对使用纸笔的朋友有所帮助。也欢迎大家分享自己的宝贵经验。

首先是关于工具的准备。当然我们得有一支写起来流畅的笔和一本写上去舒服的笔记本。这时你可能想到了Moleskine，因为那是传说中梵高毕加索海明威等等牛人用过的笔记本。而且确实看上去很舒服：

（图片来自淘宝商家）

嗯，我心驰神往了。但是去淘宝上卖Moleskine的商家一看，100+的价格，还是太肉疼。俺只好望而却步了。哎，等等，还可以想别的办法嘛，比如前面咱用的活页笔记本。另外，咱买不起Moleskine还搞不了山寨么？正好某天去文具店逛，发现其实咱国产的还是有很多不错的本子的嘛，而且价格真正适中^^。比如下面图片上的前通和金辉：

（图片来自淘宝商家）

我之前用的是A6的活页本。用它做工作篮和下一步行动的时候倒是足够了。但是在加入项目和清单的时候，就总是觉得被缚住了手脚。于是换了一个大点的A5的本子才感觉好多了。另外，如果觉得本子有某些不足，开动脑筋自己动手嘛。比如我就给自己的前通笔记本加上了一条橡皮筋（如下图）：

另外一个重要工具就是Post-it（中文译成报事贴？好奇怪）。我是用的3M的Post-it。建议用比较大一点容易写字上去的标签。这些文具其实一般大城市的文具店里都有卖，只需要我们偶尔逛一逛。当然，淘宝上也有不少好东西。

好了，工具齐备，实现自己的GTD系统吧。

1. 工作篮和下一步行动

跟持续改进你的纸笔GTD系统中一样，我还是用两页纸来实现每天的工作篮和下一步行动的功能。所需要的就是在左边工作篮的页面上贴上一张标记为Inbox & Next的便签。因为我用的便签可以反复贴，所以只需要每天把它移到下一页就可以了。至于在工作篮里分清事情的轻重缓急，可以通过人为划分区域的方式来进行。我是把比较重要的事情写到上半页，把一些生活琐事或者备忘写到下半页。另外，也可以直接扔到收件箱里，在抄写到右边的下一步行动的时候再分事情的轻重缓急就可以了。

另外，因为A5的笔记本的宽度，所以有空间加上重要性和时间记录。只是简单地标上星号，以及记录事件完成的时间。

2. 项目/列表

关于纸笔系统的上一篇文章中，并没有解决掉所有问题。其中最重要的一个，就是如何处理项目和清单。但正是因为还有问题，才需要持续改进我们的纸笔系统。我的项目和清单放到了笔记本的后半部分，从后往前写。当项目清单跟前面的工作篮和下一步行动相遇时，就是换下一个笔记本的时候了。清单其实蛮好处理，依次往下列表就可以了。麻烦的是项目。

如果按照清单一样一项一项往下列表，就很难处理子项目的问题。因为在一个项目的开始，是很难估计需要为一个子项目预留多少行的空格的。我一直没想明白这个问题，直到看到todoodlist中介绍的方法（注意跟天方介绍的Toodledo不一样，这是一个纯纸笔系统，不过为啥都要取这么怪的名字？）。关于Todoodlist，小麦工作室上有比较详细的介绍，俺直接引用了：

没错，其实就是“思维图”。todoolist就是用思维图的方法来记录任务列表。

细节：

方框：方框代表项目。例如上面todoolist中的HOLIDAY，就是一个项目。以项目方框为中心，延伸出的分支就是子任务。

椭圆：椭圆框住子任务，表示该任务正处于活动状态。处于活动状态的任务可以是“下一个行动(Next Action)”。如果一个任务还不需要执行，就不要用椭圆框着。

线条：线条有三种，一种是“项目”与“任务”的连线。一种是任务之间的关系连线，通常是先后次序关系。第三种是虚线，链接地点相关的两个任务。

如何标记任务的完成呢？这个没有特别的规定，可以划线，或者涂黑，随自己喜欢。

如何区分项目、任务的重要性呢？用字体或者图形的大小来区分，字体大、笔画粗的任务更重要、图形大的任务更优先。

这里分享一下我的一个项目，希望对大家能有所启发。

3. 日历

日历我并没有用纸笔实现。我还算比较适应手机上的日历，而且自动化的提醒省了我很多时间和精力。当然，每个人都有适合自己的方式。比如Twinsenwu就在评论中分享了他的纸质日历使用体验：

我自己的纸笔系统只包括 当月日历+日计划+七日目标，当月日历是一张A4的日历，每天的空格里写上和当日有关的约会和重要提醒；七日目标是每周计划时候列出的五到十项本周高优先事项，和当月目标相联系；日计划页上包括当日要完成事项的顺序以及他们的预估完成时间，完成后再标上实际完成时间。当然我的系统也还在改进中，当前版本用了一个多月，以前用的系统坚持了三年，2009年根据自己以前的使用情况在做系统化改进，改进原则依次是 易坚持，统一化，轻便。

我在实际使用过程中发现电子月历和纸张月历各有好处，至今未找到将其整合在一起的最佳解决方案。纸张月历的好处是一览无余，试想A4大小的月历摊在桌面上，是和他人约合适时间时候最好的工具，而且是随时随地可以查，并非一定要有电脑在身旁。电子月历中存储的信息原则上是无限的，但在展示即查阅时候就有很多限制，PDA手机屏幕太小(小于A4的面积展示月历对我都太小),电脑不可能随时开机带在身边，还有要命的电池。将来也许有纸张一样的显示设备出现，那我们就真的进入现代化社会了。

目前我的做法就是固定习惯每天下班前将palmdesktop上和纸张月历对比同步，然后sync到我的treo手机上面，这样最大程度在我手机上保留update的信息供随时查阅，毕竟，笔记本也不是随时能拿出来，虽然我一直放在包内。

其实就像天方在关于工具的选择中说的，我们要接受工具是不完美的，我们可以用自律和主动性去弥补工具的不足。比如知秋小明分享的纯粹使用手机作为工作篮，使用便签本作为下一步行动的方式就非常棒。对于我来说，目前手机上的日历已经足够好了:P

4. 编号和目录

这里介绍一下关于目录和编号。之前有提到，非活页笔记本有一个问题，遇到写项目的空间不够了怎么办？解决方案竟是出乎意料的简单：使用索引。因为我是从后往前记载项目，所以在本子的最后留了3页作为索引的空间。分别列上项目的名字和所出现的页数。当某个项目的空间不够了，在前面重开一页写就可以了，只需要把标记位置的标签（Post-it）移过去，然后在索引里更新项目的页数就可以了。这个技巧是从Hacking a GTD Moleskine里学到的。

我用的前通的本子，一共有152张纸，大概能用4-5个月吧。算一算还是蛮不错的。

您的纸笔系统是怎么样的？快留言或者投稿跟我们分享吧~

but when I need to sweep my mind and get all the loose ends down the easiest, fastest, and most comprehensive way involves paper. I can empty my brain organically with lines and free association and all that literary-hippy stuff, rather than facing the cold, harsh linearity of the word processor.

我想，也许是习惯的原因吧。我们从几岁的时候就开始练习使用纸和笔，经过这么多年的练习，所以才会如此习惯和流畅吧。于是我又去找了关于纸笔个人效率系统的一些其他文章。

Zen Habits的作者Leo也给出了用纸笔捕捉飘忽思绪的一些小提示，好几条都是不错的：

Carry it around, everywhere.

Jot down ideas immediately.

Once you get back to your computer, or wherever you keep your next-action lists, process your notes immediately.

Don’t use your capture system as your action system.

不过第三点蛮容易让人理解成为同步纸笔和电脑工具，那实在是有些沉重的工作，而且是破坏我们收集这一个习惯的一个很大的祸首。

Scott Young则讲，他讨厌99%的效率小玩意儿。并给出建议说，从纸笔开始吧，直到经验值足够了再去玩那些软件。另外也有不少同学分享了他们如何设置自己的笔记本，比如这里，还有这里。有人讲，不要低估了总是随身带着纸和笔的作用：

Don’t underestimate just how much more simple you can make your life by simply jotting down your thoughts as they occur. It really is like one less weight on your brain everytime you do it. Not only will you genuinely stop forgetting things, but you free your mind up to think about important stuff, creative stuff, or even no stuff at all if you want to chill out and relax. Either way, it puts you in control.

另外还有同学以他系统挂掉的悲惨经历证明了“纸笔是无可替代的”，哈哈。

当然，有一些玩笑的成分在里面啦。工具嘛，适合自己的最好。不过我觉得Childe同学这句话说得靠谱：

想当年，Childe晚上用Palm看小说，白天拿着它指导实验，总被人感觉是拿着“玩具”来上工；然而自打换成了高档钢笔和高档记事本后，咱的“青年科技工作者”形象就越来越多的被掏了钱的大爷们认可。

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每周文摘用来记录每周从各种媒介上获取的关于个人管理和效率提升的信息，每周五刊出。

您有好文推荐？给我们留言，或者Tweet 葡挞咯 ^^

在左侧的ｓｉｄｅｂａｒ中选择Booklet就会出现一个界面,可以设置你打印的内容（与下图类似）。默认是Hotlist。

纸张可以选择信封纸，或者A4纸。

如果你是Pro用户，那么Booklet的选择余地就比较多，可以设置Context,然后每一页的内容都可以设置。

设置之后还可以保存。方便你下次直接将这个Booklet打印出来，而不用重新设置。

而且你可以保存多个Booklet

打印出来之后，按照下图折叠好，折叠好之后1/8纸张大小，正好可以拿在掌心中或者放入口袋中。

值得注意的是，这种方法现在还不支持中文，PDF文件中的中文部分会变成乱码。

另外一种打印方式是直接打印清单，这个支持中文。

在每个清单的右侧，可以选择打印，如下图。

这样的好处是可以使用更精准的清单，比如自定义搜索的清单

打印出来的只有清单本身，界面很清爽。

网上流传很广的是用Moleskine做GTD，还有人给出了详细的Moleskine Hacking的步骤。但是我一直有疑虑，一是Moleskine那么贵，二是Moleskine是钉死的，有的时候想灵活处理都不行（比如你的Project差一页……）。于是我想，能不能用活页本？

改进一：使用活页本

于是兴冲冲跑到淘宝上买了Keny的A6型号的活页本，比其Moleskine动辄上百块的价格，还是很能让人接受的。而且，活页本可以用很长时间哟。

活页本的一个问题就是要补充活页，而且本子本身所带的活页可能并不好看也不好用。受DIYPlanner的启发，发现用Open Office的画图工具能够很精确地控制画图，于是兴起了自己DIY的念头。于是，用Open Office Draw画好了我自己的模板（下载见后）。

当然，首先要实现的是GTD里面最重要的概念，“收件箱”和“下一步行动”。我用每两页表示一天。左边用来收集要做的事情，有什么念头就记在上面。而每天处理的时候就抄写到右面来，把左边的条目划掉。要做事情的时候，按照右边的列表来进行就可以。看着事情一件件划掉的感觉很爽的。

使用一段时间之后，我发现简单的Inbox和Next Action确实能帮助我保持头脑的清空。但是有两个问题，第一，在把事情投入Inbox的时候，我并没能分清事情的轻重缓急。如果每天在做的都是一些鸡毛蒜皮无关痛痒的小事，怎么能保证长期目标的实现？第二，在安排每天做的事情上，对于时间的估计不是很准。我一般会给自己安排较多的事情，而完成70%-80%就觉得不错了。但是长期来说还是会造成心理的负担，影响心如止水的状态。看来还得继续进行适合自己的改进。

更新（2009-3-21）：最近发现A6的本子做Inbox和Next Action还不错，但是放Project还是弱一点。于是换了一个大一点的本子，发现钉死的本子也有解决的办法，详细的叙述请见本系列第二篇。

改进二：给“收件箱”加上轻重缓急

针对不能分清事情的轻重缓急，无法保证长期目标实现的问题。我在Inbox的左边加上了一列，把Inbox分成了四个部分，分别针对于高效能人士的七个习惯中的紧急重要四象限。

注：我一直觉得四象限有点奇怪。那天突然发现原来这个四象限的顺序跟数学里面学的不一样……

只不过我们在这里把四象限纵向排列，更有利于我们分清事情的轻重缓急，从而更有组织性。同时左边空出来的一列可以记录事务拖延的次数（下图是我的本子=D）。

改进三：时间估计和记录

针对给自己安排任务过多（或者过少）的情况，我在Inbox的右边加上了一列，进行时间的估计。在Next Action的右边也加上一列，进行时间的记录。每天写下任务时估计任务需要的时间，完成后总结花费的时间。这样经过一段时间，就能修正自己对于时间估计的误差，增强自己对于时间的控制，以及对于自己工作效率的认识。可以说，这是我们客观认识自己的一种方式。当然，这有点相当于变相的时间日志TimeLog, 不过我觉得相对时间日志来说，这种方法能够更好的帮助我们认识自己的工作效率。

我的A6的模板可以在下面的链接下载，一般打印机双面打印就基本上对齐了，再用剪刀或者裁纸器切成合适的版本，再用打孔器打上孔就OK。如果你是别的型号，可以修改我的Open Office文件。

Inbox & Next Action (PDF Edition)

Inbox & Next Action (Odf Edition)

每天的事情能够有效处理了，但是长期上的目标的设定和每天的结合还是没有着落。不用赘言，长期来说，习惯的养成是一个重要的因素。习惯能够帮助你在不知不觉之间完成你想要完成的很多大事。之前在Productivity501上面看到过关于习惯列表的一个小技巧，于是我把它搬到了我的GTD系统中。

改进四：习惯表格

左边是习惯养成的表格，这样可以在每个月对于自己的习惯养成的完成情况进行总结，看自己一般来说可以完成几个习惯。右边是每月计划，这样可以在每个月对于自己的目标和作息习惯进行调整。我现在还加上了Don’t List来戒掉一些坏习惯：）

我的A6的模板可以在下面下载，说明同上。

Habit List & Monthly Plan (PDF Edition)

Habit List & Monthly Plan (Odf Edition)

我目前的改进就是这些，加上晨间日记和每周回顾，应付日常的活动基本已经没有问题。但是持续比较长时间的项目与下一步行动之间的转换还不是那么流畅，需要进一步的改进。

“我个人的组织系统由一个黄色的标准便笺和一支笔组成（总共 2.99 美元）。便笺的每一页表示一天。我在每页中间垂直画一条线，在纸的左边写上特定那天要拨打的电话对象及他们的号码，在纸的右边写下需要做的事情。沿着左边页边的空白，我写下五天内计划做的每一件事情的时间。每当我完成一件事，便会在记录的事件下面画一条线。如果某个电话或行动需要推迟或延期，我仅仅是翻到对应的那一页，记上推迟的时间。当天没有完成的工作都会转到我的便笺的下一页（或下下页）。我使用这个系统已经近 40 年，并且建立了一个在40个不向的国家拥有雇员超过2000人的国际公司（IMG）。令人感到庆幸的是，当初我开始建立这个便笺系统的时候花费的投资与它现在所取得的成就相比较而言，简直就是微不足道。”

更新（2009-3-21）：我使用纸笔系统实际上是受到这一小段话的影响而开始的。我觉得想更高效管理自己的话，从这种简单的系统开始是很好的。而且大部分人也不需要更复杂的系统：）

现在每天晚上睡觉之前，对照自己是否完成了习惯，并想一想明天要完成的事，用着自己设计的表格，不亦乐乎？

你有什么用纸笔进行时间管理/GTD的经验呢？何妨与我们一起分享？