• 会议录音

小组讨论时，作为录音工具。只要打开OneNote，可以一边记笔记一边录音。录音保存为wma格式，会默认以所在页面的名字命名，可以另存为。与录音相同，也可以进行录像，用笔记本自带的摄像头就可以，不过我没用过。

开始录音的方法是：在OneNote中选择“插入”>“录音”。OneNote会自动为你添加录音的开始时间。

录音和录像中录进去的话是可以搜索的，前提是：１.你需要在“工具”>“选项”>“录音和录像”中勾选“允许在录音和录像中搜索字词”；２.录制时尽量清晰；３.你必须在计算机空闲时让OneNote保持运行以便为录音创建索引。很耗资源，耗时，我觉得这个搜索功能不太实用。

• 实时共享会话

在实时会话中，通过网络连接到一起的人们可以同时处理同一个笔记本页面，就像大家围坐在一起讨论一样。输入地址和密码，就可以加入到会话中。讨论之后每个人都
保留有一份笔记副本。当然我们需要一起讨论问题时，可以群聊，可以发邮件，但是群聊不如这种方式直观，邮件实时性比较差。别忘了OneNote还有绘图功能呢，这是用其它方式共享所做不到的。

建立共享会话的方法是：在OneNote中选择“共享”>“实时共享会话”>“开始共享当前分区”，你就可以把当前分区共享给你的同伴了。

建立共享会话后在左侧导航栏中会看到一个叫做“实时共享分区”的页面，会话结束后你们共同编辑的页面就会默认保存在这里。此页面在会话结束后不可编辑，但是你可以编辑它的副本，如下图：

• 建立内部链接以及附加文件

人们的阅读习惯已经由文本阅读转变超文本阅读，链接可以将线性知识联系在一起成网状。用过WikiPad的同学一定对它内部的链接（WikiWord）以及用拖拽方式添加文件链接印象深刻，而有些笔记软件有添加文件附件的功能，比如EverNote。OneNote具备这两种功能，但我觉得OneNote中的链接功能没有超出WikiPad。

在OneNote中要插入内部的超链接，首先通过右键复制链接，可以指向某一分区、页面或段落，然后将链接粘贴到要引用的地方，在不同区域进入引用和参考。如果要将同一项目的文件组织到一起，通过菜单上的“插入”>“文件”，可以将文件附加到 OneNote 页面。

• 打印到OneNote

此项功能来自天方的分享。

系统中安装了OneNote后，在另一个程序中打印时可以发送至OneNote这个虚拟打印机。这样做的一个好处是，你可以在OneNote中对你要打印的内容进行编辑后再打印，例如像下图那样圈出重点。

打印到OneNote有两种方法：１.在OneNote中选择“插入”>“打印样式的文件”。２．在其它程序中选择“打印”命令，选择“发送至OneNote2007”。

在持续改进你的纸笔GTD系统一文中，我分享了自己对纸笔系统的一些改进，包括使用活页本，给“工作篮”加上轻重缓急等等。本文承接反思GTD系列中对GTD概念和习惯的思考，分享一下如何用纸笔实现大部分的GTD系统，希望对使用纸笔的朋友有所帮助。也欢迎大家分享自己的宝贵经验。

首先是关于工具的准备。当然我们得有一支写起来流畅的笔和一本写上去舒服的笔记本。这时你可能想到了Moleskine，因为那是传说中梵高毕加索海明威等等牛人用过的笔记本。而且确实看上去很舒服：

（图片来自淘宝商家）

嗯，我心驰神往了。但是去淘宝上卖Moleskine的商家一看，100+的价格，还是太肉疼。俺只好望而却步了。哎，等等，还可以想别的办法嘛，比如前面咱用的活页笔记本。另外，咱买不起Moleskine还搞不了山寨么？正好某天去文具店逛，发现其实咱国产的还是有很多不错的本子的嘛，而且价格真正适中^^。比如下面图片上的前通和金辉：

（图片来自淘宝商家）

我之前用的是A6的活页本。用它做工作篮和下一步行动的时候倒是足够了。但是在加入项目和清单的时候，就总是觉得被缚住了手脚。于是换了一个大点的A5的本子才感觉好多了。另外，如果觉得本子有某些不足，开动脑筋自己动手嘛。比如我就给自己的前通笔记本加上了一条橡皮筋（如下图）：

另外一个重要工具就是Post-it（中文译成报事贴？好奇怪）。我是用的3M的Post-it。建议用比较大一点容易写字上去的标签。这些文具其实一般大城市的文具店里都有卖，只需要我们偶尔逛一逛。当然，淘宝上也有不少好东西。

好了，工具齐备，实现自己的GTD系统吧。

1. 工作篮和下一步行动

跟持续改进你的纸笔GTD系统中一样，我还是用两页纸来实现每天的工作篮和下一步行动的功能。所需要的就是在左边工作篮的页面上贴上一张标记为Inbox & Next的便签。因为我用的便签可以反复贴，所以只需要每天把它移到下一页就可以了。至于在工作篮里分清事情的轻重缓急，可以通过人为划分区域的方式来进行。我是把比较重要的事情写到上半页，把一些生活琐事或者备忘写到下半页。另外，也可以直接扔到收件箱里，在抄写到右边的下一步行动的时候再分事情的轻重缓急就可以了。

另外，因为A5的笔记本的宽度，所以有空间加上重要性和时间记录。只是简单地标上星号，以及记录事件完成的时间。

2. 项目/列表

关于纸笔系统的上一篇文章中，并没有解决掉所有问题。其中最重要的一个，就是如何处理项目和清单。但正是因为还有问题，才需要持续改进我们的纸笔系统。我的项目和清单放到了笔记本的后半部分，从后往前写。当项目清单跟前面的工作篮和下一步行动相遇时，就是换下一个笔记本的时候了。清单其实蛮好处理，依次往下列表就可以了。麻烦的是项目。

如果按照清单一样一项一项往下列表，就很难处理子项目的问题。因为在一个项目的开始，是很难估计需要为一个子项目预留多少行的空格的。我一直没想明白这个问题，直到看到todoodlist中介绍的方法（注意跟天方介绍的Toodledo不一样，这是一个纯纸笔系统，不过为啥都要取这么怪的名字？）。关于Todoodlist，小麦工作室上有比较详细的介绍，俺直接引用了：

没错，其实就是“思维图”。todoolist就是用思维图的方法来记录任务列表。

细节：

方框：方框代表项目。例如上面todoolist中的HOLIDAY，就是一个项目。以项目方框为中心，延伸出的分支就是子任务。

椭圆：椭圆框住子任务，表示该任务正处于活动状态。处于活动状态的任务可以是“下一个行动(Next Action)”。如果一个任务还不需要执行，就不要用椭圆框着。

线条：线条有三种，一种是“项目”与“任务”的连线。一种是任务之间的关系连线，通常是先后次序关系。第三种是虚线，链接地点相关的两个任务。

如何标记任务的完成呢？这个没有特别的规定，可以划线，或者涂黑，随自己喜欢。

如何区分项目、任务的重要性呢？用字体或者图形的大小来区分，字体大、笔画粗的任务更重要、图形大的任务更优先。

这里分享一下我的一个项目，希望对大家能有所启发。

3. 日历

日历我并没有用纸笔实现。我还算比较适应手机上的日历，而且自动化的提醒省了我很多时间和精力。当然，每个人都有适合自己的方式。比如Twinsenwu就在评论中分享了他的纸质日历使用体验：

我自己的纸笔系统只包括 当月日历+日计划+七日目标，当月日历是一张A4的日历，每天的空格里写上和当日有关的约会和重要提醒；七日目标是每周计划时候列出的五到十项本周高优先事项，和当月目标相联系；日计划页上包括当日要完成事项的顺序以及他们的预估完成时间，完成后再标上实际完成时间。当然我的系统也还在改进中，当前版本用了一个多月，以前用的系统坚持了三年，2009年根据自己以前的使用情况在做系统化改进，改进原则依次是 易坚持，统一化，轻便。

我在实际使用过程中发现电子月历和纸张月历各有好处，至今未找到将其整合在一起的最佳解决方案。纸张月历的好处是一览无余，试想A4大小的月历摊在桌面上，是和他人约合适时间时候最好的工具，而且是随时随地可以查，并非一定要有电脑在身旁。电子月历中存储的信息原则上是无限的，但在展示即查阅时候就有很多限制，PDA手机屏幕太小(小于A4的面积展示月历对我都太小),电脑不可能随时开机带在身边，还有要命的电池。将来也许有纸张一样的显示设备出现，那我们就真的进入现代化社会了。

目前我的做法就是固定习惯每天下班前将palmdesktop上和纸张月历对比同步，然后sync到我的treo手机上面，这样最大程度在我手机上保留update的信息供随时查阅，毕竟，笔记本也不是随时能拿出来，虽然我一直放在包内。

其实就像天方在关于工具的选择中说的，我们要接受工具是不完美的，我们可以用自律和主动性去弥补工具的不足。比如知秋小明分享的纯粹使用手机作为工作篮，使用便签本作为下一步行动的方式就非常棒。对于我来说，目前手机上的日历已经足够好了:P

4. 编号和目录

这里介绍一下关于目录和编号。之前有提到，非活页笔记本有一个问题，遇到写项目的空间不够了怎么办？解决方案竟是出乎意料的简单：使用索引。因为我是从后往前记载项目，所以在本子的最后留了3页作为索引的空间。分别列上项目的名字和所出现的页数。当某个项目的空间不够了，在前面重开一页写就可以了，只需要把标记位置的标签（Post-it）移过去，然后在索引里更新项目的页数就可以了。这个技巧是从Hacking a GTD Moleskine里学到的。

我用的前通的本子，一共有152张纸，大概能用4-5个月吧。算一算还是蛮不错的。

您的纸笔系统是怎么样的？快留言或者投稿跟我们分享吧~

GTD is, in its purest form is quite simple. You capture thoughts as they occur to you, spend a set time every day deciding what to do with those thoughts, make lists of actions you need to perform, and do those actions. Every so often you set aside an hour or two and review what you’ve thought and done and what you’d like to do in the future.

毫无疑问，GTD帮助很多人提升了工作效率，达到了“心如止水”的状态。但是呢，虽然GTD的核心概念如此简单，还是有很多人挣扎在GTD的各种概念以及工具中。正如葡挞的初衷中所说，我们希望这个提升个人效率的参照系统尽可能的简单。但是毫无疑问，目前的GTD并没做到这一点。以至于有无数的改进，比如Zen to Done，比如todoodlist，比如The Alternative Productivity Manifesto…… 于是我想，到底GTD简化到核心会剩下来一些什么？是什么让这套系统看起来如此简单但是实践起来确实如此的困难？是不是GTD漏掉了某些重要的点？以及是不是GTD的某些概念和方法从根本上是有局限性的？带着这些问题，我将在接下来的几周对GTD进行一个比较全面的反思，希望能回答这些问题并建立起适合自己的一套系统。这是这个系列的第一篇，总结一下GTD的四个基本概念和三个习惯。

首先，我们要回顾一下GTD提出的基本流程：

收集 => 整理 => 组织 => 回顾 => 执行

yibie最近写了重新介绍GTD的文章，对于这五步不清楚的同学可前往围观

核心概念

Matthew Cornell在Blog上总结了GTD的基本习惯，包括：

• 100%_CAPTURE
• APPROPRIATE_PLACEMENT
• CONTROLLED_COLLECTION
• DECOMPOSITION
• EFFECTIVE_PROCESSING
• FRONT_END_DECISIONS
• INVENTORY_BASED_CHOICE
• KEEPING_THINGS_CLEAR
• NEXT_ACTIONS
• OUTCOME_FOCUS
• REGULAR_REVIEW
• SITUATIONAL_AWARENESS

针对这些习惯，有人评论说，百分之百捕捉，可控的收集，下一步行动以及定时回顾（在列表中高亮）这四个可以作为习惯，但是其他的则很难称之为习惯。其实我觉得GTD精简到核心，就剩下这五个概念：

Inbox 工作篮（按照GTD中文翻译里面的译法，我其实比较倾向于收件箱）

Next Actions 下一步行动

Calendar 日历

Project/Lists 项目/清单 （Someday/Maybe，Waiting 等清单也属于这一概念）

Context 情境（环境）

其中“情境”是GTD的一个创新。GTD去掉了任务的重要性这个属性，而是按照我们的时间以及所处的环境把任务清单划分为很多小的清单。至于重要性，似乎是留给大脑去判断。但是我觉得这种处理方式往往会导致我们逃避和拖延一些重要的事情，却做了一大堆清单上面的无关紧要的小事。正如Lifehack上面说的“No Priorities = No Direction”。于是我发现，对于不是GTD里面所提到的那种“专业人士”的我，“情境”这个要素基本上不是很重要。于是又少了一个核心概念。至于如何应对重要性，我在前面的持续改进纸笔系统里面有谈过，还将在这个系列接下来的文章中详细叙述，这里就不多谈。

这四个概念/工具中，工作篮用来收集随时出现的任务，把这些打扰我们专注工作的事项清除到一个可靠的地方。下一步行动是清晰的可以执行的行动的列表，是我们工作的重要依据。日历放置那些确定时间的东西，比如会议。当然，你也可以像我一样，每天放一些大石头进去。而项目/清单则放置那些无法一步完成，需要分解成更详细的具体行动步骤的事项。至于实现的工具，用纸笔、手机、PC或者网络，那都无所谓，但是我觉得有几个帮助我们更好地应用这几个概念的原则：

1. 工作篮最好是随身携带的，这样无论何时何地，你都可以收集突然间冒出来的想法和杂事。
2. 日历最好是电子化的，这样它可以自动提醒你。当然，如果你每天都会看到你的日历或者你的纸质日历随身携带那也OK。
3. 尽量简化你的工具的数量，最好是一个工具搞定。如果不行，最好不要超过三个。特别危险的是把一个概念的东西分散到多个工具上。因为即使目前最好的同步工具也无法抵消我们天性上的懒惰。过不了多久你就会发现你存放在不同地方的项目清单变得无法管理。
4. …… （您有什么想法？帮助我们加长这个原则列表咯^^）

核心习惯

上面谈的这些概念都是知识，是在看完GTD或者这篇文章之后你可以马上建立起来的系统。但是围绕这几个概念，还需要我们养成几个习惯来执行。

习惯一：信任你的工作篮。把你收到的所有外界输入都放入工作篮里去。这样当你专注于完成一个PPT的时候，你就不会一直想着要回的邮件了。这个习惯看似简单，实际上并不是那么容易。你需要一段时间的训练来信任你的工作篮。

习惯二：及时清空工作篮。但是也不用太着急，Lifehack在Back to Basic系列中提到每天两到三次固定时间处理工作篮就可以了。我觉得是不错的建议。让工作篮堆积而不处理是个坏习惯。我们怎么能指望在堆满乱七八糟文件的桌面上找到一颗小小的回形针？

习惯三：定时回顾。每周回顾是不错的方法，关于每周回顾，这里有更详细深入的分析。

好了，层层剖析之下，GTD只剩下了四个概念（或者说叫工具）和三个习惯。其实这4+3也就是在本文开头引用的那段话中说的东西，实在是没什么新东西。只不过列成几点比较容易记忆。当然，这只是我的分析。如果您有什么补充以及不同的观点，在评论中跟我们分享咯。

Malcolm Gladwell的书outliers里面也提到，即使有了10000个小时的积累，也要看是不是遇到历史性的机遇。

对于大多数人来说，都不会这样幸运。

但是如果你能持续地积累，那么是可以有很好的回报的。

比如锻炼身体，如果经常锻炼，身体就会健康，是无形的财富，比什么都重要。

有益的事，要经常做，形成习惯。

更进一步，我们要对我们的习惯进行管理。

之所以需要习惯管理，是因为人是情绪化、不稳定又健忘的。习惯，尤其是良好的习惯，往往是违反人的天性的。跑步、俯卧撑、仰卧起坐使得你腰酸腿疼，阅读与思考要耗费不少脑细胞，所以习惯地形成往往与意志力相伴，尤其是当这种习惯要打破你原来的舒适生活时。

但是由于人的不稳定以及健忘，这种意志力本身也是不够稳定的，容易受到工作、生活、人际关系的潮涨潮落而影响。所以我们在锻炼我们的大脑与心智的同时，也需要一个辅助的系统，来对冲我们的本性。

这个辅助系统要足够稳定，同时有不断演进的灵活性。

Toodledo就是这样一个辅助系统，一个很好的习惯管理工具。

1. Toodledo有任务的重复周期设置。而且设置选项十分灵活，比如每天、每周、每月、半年、每年，也可以是每2天，每3周，每4个月，每月的第2个星期二，每个工作日等。所以你不会忘记。
   1. 我会设置每2天跑步，每天记日记，每天记账，每周review等。
   2. 设置完了之后，Toodledo每天会列出你今天要做的事情。可以年复一年的运行下去。由于是在线服务，稳定性有很好地保障。不会因为电脑病毒、断电、误操作等意外，造成你形成的系统被“付之一炬”。
   3. 随着你要做的事情多了之后，可能有几十个项目都是周期性的。如果你觉得某些项目的周期需要微调，可以随时随地调整。你可以每次都专心于某一个项目的调整。这样，你的系统会越来越精细与科学。
2. Toodledo是在线服务，随时随地可以访问。你可以时时刻刻查看还有哪些事情要做。人都有惰性，我个人认为，to do list上面任务的完成率与你查看这个list的次数成正相关。
   1. 其实有的时候，没有完成to do ,是不清楚要完成哪些to do。比如你的to do list是基于outlook的，而你有很大一部分时间是不在电脑旁边的，这个时候由于人的健忘性，你有可能少做了1～2个to do.
   2. 考虑到人的惰性以及现实时间与精力的有限性，一个人查看一次to do list，其完成率，是一个介于0与100%之间的数，比如10%
   3. 所以一个每天查看50次to do list的人，与每天查看5次的人相比较，查看了50次的人，其一天最终的完成率往往要高于只查看了5次的人。
   4. 而Toodledo是在线服务，有网络连接就可以访问。现在手机都能上网了。所以理论上，每天查看to do list的次数是不受时间、地点限制的。

当然，这个系统能够成功运作的前提是，你必须相信这个系统。

基本上OneNote就是文件夹，里面是一张一张白纸。白纸的好处是不用拘泥于格式，想写在哪就写在哪根本不用敲回车，想换行就换不用中规中矩，想贴个图就贴，不用管是从网页上找来的，程序里截来的还是自己的笔画出来的。并且，想说话也可以说，录音录像很方便。一块儿一块儿的文字图图就像没人约束的孩子，率性、洒脱、自由。总之，它的好处就是简单明了，让我随心所欲。

废话太多，现在说说我是怎么用的。

OneNote允许你建立多个笔记本，比如“工作笔记本”（可以用来共享），“个人笔记本”……我只用了一个个人笔记本，分为以下几个分区（就是文件夹）：

• Info 这个分区帮助我记一些杂七杂八的用户名、密码。注册的有用没用的网站太多，很多平时根本不用，时间长了用户名都不记得。OneNote可以为单个分区设密码，也就是给这个文件夹加锁。这个分区本身我也加了密码。所以，现在我必须记住的是电脑密码和此分区的密码。

• Collection 这个分区用来放从各处收集到的好东东，一般都很短。好玩儿的，有用的，值得思考的，留着鄙视的…… 有两个标签：截图和文字。截图就是截图，文字也可能插个图配段话。有趣的桌面布局，特别的头像，聊天的对话框；反正只给自己看。保存方法：可以直接复制粘贴过来，或者在网页上选中，点IE命令栏中的“发送至OneNote”。两种方式OneNote都会自动帮你添加源文档的位置。这个分区还有两个作用，一是不方便上网的时候，我会上一下网把所有想查的资料看的博文都先保存在里面，看完就删掉。二是有时会先截个图放在那儿，做笔记的时候参考。

  

• Writing 这个分区是自己写的东西，有三个标签：瞎想的，正式的，Others。就借这三个标签的产生过程说明一下我的标签都是怎么产生的：开始想写东西了，随意建一个Writing分区，没有标签。写个三五次就觉得有点儿乱，哦，灵光一现，把写的东西分成两类，后来又分了三类、四类，最后删除、合并，还是两类最合适。可是又有些东西不确定属于哪类，懒得想，就又加了一个Others，这是万能标签。我所谓瞎想的，一般是这样：今天某人说了一句很有道理的话，我就把他说的话和我的遍翩浮想记下来，都很零散。正式的一般是总结性质的，叙述呀叙述，然后自己发一句感慨：啊，吹牛皮教授吹的牛皮真大呀！

• Time Organizer 当然了，如果愿意的话也可以叫做GTD。一个标签是Calendar，里面的各种标记以及与标记相关的显示方式可以自己定义。这里面是提前安排好的确定的事情，没意外的话，客观上不可能改变或者是主观上我坚持不要改变。比如有人过生日，你总不能让人家晚一天出生吧；交论文，时间确定了没的商量。我总觉得必须有一个日历摆在那里，这样才能有一个直观的感觉，让我看到我处在它的哪个位置，接下来的事情离我多远。Calendar有两个子标签（子标签的功能也很好，可以分层次、细化）：Next Action是明确安排好发生时间的事件，Future List是确定会做的但是还没安排好时间。Something/maybe List最没谱了，是接下来也许可能会去做的，但还不一定。我最大的愿望是这里面的条条都移到Next Action，一定很有成就感。

  每一天都会有一个Next Action，就是当日的事件。每一个事件我给它加一个任务标记，是一个空白方框，做完了在里面打一个对勾。每个事件有两列，第二列是用来备注的，比如对这个事件的四字感言——这是附加功能——主要功能是加一点提醒的细节，或者如果事件被延后标上延后的日期。一件事情只要放到Next Action里面了，当然不允许删除，没有完成或者出现了别的变故就做个标记写个说明。

  

• Study 这个分区用来收集学习上的东西，按照学科分标签。
• Q&A 我的小问题和大发现。也是按照问题种类分标签，并非都能找到答案。
• 以前还有一个temp分区，一下子不知道放哪好的先放到这里，有空再整理。后来发现原来OneNote有一个叫作“未归档笔记”的类别，屏幕剪辑什么的都会默认先放到那去，很有逻辑性，于是临时的东西也都先放在这里。另，OneNote是没有保存按钮的，所有文档在被创建的那一刻就已经为你保存了。

如果你有很多笔记本或者分区、标签页也不用担心，左侧有一个导航栏，你可以看到整个组织结构，查看很方便，不用时可以收起来。

现在我有一个问题：存的东西多了，打开速度会不会变慢？目前为止我觉得有影响，一个解决办法是把时间长一点的东西备份到别处，打开OneNote就跟它没关系了，就像把myeclipse里面的工程关掉一样。可是这样OneNote的方便性是不是就打了折扣呢？

网上流传很广的是用Moleskine做GTD，还有人给出了详细的Moleskine Hacking的步骤。但是我一直有疑虑，一是Moleskine那么贵，二是Moleskine是钉死的，有的时候想灵活处理都不行（比如你的Project差一页……）。于是我想，能不能用活页本？

改进一：使用活页本

于是兴冲冲跑到淘宝上买了Keny的A6型号的活页本，比其Moleskine动辄上百块的价格，还是很能让人接受的。而且，活页本可以用很长时间哟。

活页本的一个问题就是要补充活页，而且本子本身所带的活页可能并不好看也不好用。受DIYPlanner的启发，发现用Open Office的画图工具能够很精确地控制画图，于是兴起了自己DIY的念头。于是，用Open Office Draw画好了我自己的模板（下载见后）。

当然，首先要实现的是GTD里面最重要的概念，“收件箱”和“下一步行动”。我用每两页表示一天。左边用来收集要做的事情，有什么念头就记在上面。而每天处理的时候就抄写到右面来，把左边的条目划掉。要做事情的时候，按照右边的列表来进行就可以。看着事情一件件划掉的感觉很爽的。

使用一段时间之后，我发现简单的Inbox和Next Action确实能帮助我保持头脑的清空。但是有两个问题，第一，在把事情投入Inbox的时候，我并没能分清事情的轻重缓急。如果每天在做的都是一些鸡毛蒜皮无关痛痒的小事，怎么能保证长期目标的实现？第二，在安排每天做的事情上，对于时间的估计不是很准。我一般会给自己安排较多的事情，而完成70%-80%就觉得不错了。但是长期来说还是会造成心理的负担，影响心如止水的状态。看来还得继续进行适合自己的改进。

更新（2009-3-21）：最近发现A6的本子做Inbox和Next Action还不错，但是放Project还是弱一点。于是换了一个大一点的本子，发现钉死的本子也有解决的办法，详细的叙述请见本系列第二篇。

改进二：给“收件箱”加上轻重缓急

针对不能分清事情的轻重缓急，无法保证长期目标实现的问题。我在Inbox的左边加上了一列，把Inbox分成了四个部分，分别针对于高效能人士的七个习惯中的紧急重要四象限。

注：我一直觉得四象限有点奇怪。那天突然发现原来这个四象限的顺序跟数学里面学的不一样……

只不过我们在这里把四象限纵向排列，更有利于我们分清事情的轻重缓急，从而更有组织性。同时左边空出来的一列可以记录事务拖延的次数（下图是我的本子=D）。

改进三：时间估计和记录

针对给自己安排任务过多（或者过少）的情况，我在Inbox的右边加上了一列，进行时间的估计。在Next Action的右边也加上一列，进行时间的记录。每天写下任务时估计任务需要的时间，完成后总结花费的时间。这样经过一段时间，就能修正自己对于时间估计的误差，增强自己对于时间的控制，以及对于自己工作效率的认识。可以说，这是我们客观认识自己的一种方式。当然，这有点相当于变相的时间日志TimeLog, 不过我觉得相对时间日志来说，这种方法能够更好的帮助我们认识自己的工作效率。

我的A6的模板可以在下面的链接下载，一般打印机双面打印就基本上对齐了，再用剪刀或者裁纸器切成合适的版本，再用打孔器打上孔就OK。如果你是别的型号，可以修改我的Open Office文件。

Inbox & Next Action (PDF Edition)

Inbox & Next Action (Odf Edition)

每天的事情能够有效处理了，但是长期上的目标的设定和每天的结合还是没有着落。不用赘言，长期来说，习惯的养成是一个重要的因素。习惯能够帮助你在不知不觉之间完成你想要完成的很多大事。之前在Productivity501上面看到过关于习惯列表的一个小技巧，于是我把它搬到了我的GTD系统中。

改进四：习惯表格

左边是习惯养成的表格，这样可以在每个月对于自己的习惯养成的完成情况进行总结，看自己一般来说可以完成几个习惯。右边是每月计划，这样可以在每个月对于自己的目标和作息习惯进行调整。我现在还加上了Don’t List来戒掉一些坏习惯：）

我的A6的模板可以在下面下载，说明同上。

Habit List & Monthly Plan (PDF Edition)

Habit List & Monthly Plan (Odf Edition)

我目前的改进就是这些，加上晨间日记和每周回顾，应付日常的活动基本已经没有问题。但是持续比较长时间的项目与下一步行动之间的转换还不是那么流畅，需要进一步的改进。

“我个人的组织系统由一个黄色的标准便笺和一支笔组成（总共 2.99 美元）。便笺的每一页表示一天。我在每页中间垂直画一条线，在纸的左边写上特定那天要拨打的电话对象及他们的号码，在纸的右边写下需要做的事情。沿着左边页边的空白，我写下五天内计划做的每一件事情的时间。每当我完成一件事，便会在记录的事件下面画一条线。如果某个电话或行动需要推迟或延期，我仅仅是翻到对应的那一页，记上推迟的时间。当天没有完成的工作都会转到我的便笺的下一页（或下下页）。我使用这个系统已经近 40 年，并且建立了一个在40个不向的国家拥有雇员超过2000人的国际公司（IMG）。令人感到庆幸的是，当初我开始建立这个便笺系统的时候花费的投资与它现在所取得的成就相比较而言，简直就是微不足道。”

更新（2009-3-21）：我使用纸笔系统实际上是受到这一小段话的影响而开始的。我觉得想更高效管理自己的话，从这种简单的系统开始是很好的。而且大部分人也不需要更复杂的系统：）

现在每天晚上睡觉之前，对照自己是否完成了习惯，并想一想明天要完成的事，用着自己设计的表格，不亦乐乎？

你有什么用纸笔进行时间管理/GTD的经验呢？何妨与我们一起分享？