1. 定期清理

随着我们硬盘里文件的增多，以及各个项目的进展，无用的文件会越来越多，这个时候就需要我们定期清理了。我就把清理Download和我的文档放入了我的每周回顾中，这样每周清理一次，任务也不重。如果等到几个月或者更长时间，就得专门找一大块时间来清理了，那可得下很大决心才能做到:)

在Productivity501的访谈中，有人讲到：

Purging is necessary to keep everything under control. When I am done with a project in the Current Projects folder, I go through its project folder and remove all junk.

我跟这位高手的做法类似（窃喜一下），如果一个项目已经完结，那么删掉那些无用的过程性的文件，把文件夹打包，然后扔到“备份”目录中，等待拷贝到我的大硬盘里。

在上一篇中，我的朋友Redstar留言说：

我习惯在硬盘里建个temp文件夹，桌面放上它的快捷方式，这里专门拖进去一些临时的文件，比如qq，邮件或者msn里接收的文件，u盘拷来的一些文件，一时没时间去归类，或者根本就没必要归类，看了就会删掉的那种文件。然后再定期去清理归类这个文件夹。

跟我的Download目录起的作用类似，但是建立快捷方式的办法蛮不错的。这一点，跟A. Shun讲的提高计算机操作效率的方法是英雄所见略同啊。

您是如何组织和整理电脑里的资料的？在留言里与我们分享咯：）

2. 注意安全和备份

现在大家的数据基本都在电脑里，相信不少朋友都有过系统或者硬盘损坏导致数据丢失的惨痛经历。虽然说数据和资料丢失了也不会是世界末日，但终归有一些不方便，而且重要资料的丢失也是真的会造成一些损失，所以安全和备份就成了一个重要话题。不是这方面的专家，只是吃一堑长一智，痛苦过几次之后也留下一些小经验：

在Windows下，系统盘往往是不太安全的，所以重要的文件尽量不要放到系统盘。其实我的经验是所有自己的数据全部放到系统盘之外才比较保险。

另外，不要使用电脑的桌面作为文件（尤其是重要文件）存放的地方。一方面堆得满屏幕的文件会晃得眼花花，另外Windows的桌面是放在系统盘里的，一旦系统出了问题，桌面上的文件要找回来就很困难了。

不过，就算是注意了这一些，也难免会有硬盘被雷劈被水淹或者笔记本被偷这种天灾人祸，所以及时清理和备份还是蛮重要的。我以前是定期把笔记本硬盘上的资料存到一个320G的大硬盘里。这样即使遭遇天灾人祸，数据还是在那里。不过我还是发现这种方法比较麻烦，常常会因为偷懒或者遗忘而忘记了备份。今年开始使用同步工具，发现可以比较好地解决一些备份的问题，下面跟大家分享一下：

3. 同步

不少朋友可能都有两台或者以上的电脑，比如自己的笔记本，办公室的电脑等等。怎么样同步不同电脑之间的数据，就成了一个很麻烦的问题。其实现在已经有了很多帮助我们解决这个麻烦的工具，比如Dropbox，Live Mesh，还有Syncplicity。同步工具的功能不仅仅是同步。同一份数据相当于有了三分备份，这样感觉就安全多了。

Dropbox提供2G的免费空间，安装之后会在My Documents下面建立一个My Dropbox的文件夹，这个文件夹内的所有文件会被同步。我在这个文件夹里放了我的Scrapbook和Zotero的所有资料，这样在不同的电脑上使用这两个工具的时候就不用担心不一致的情况了。不过因为这两个应用的数据已经接近2G，而且文件很碎的原因，在一开始索引的时候花了很长的时间。如果数据较多的话，需要一点耐心。

Live Mesh提供5G的免费空间，灵活性比较大，可以制定硬盘上的任何目录进行同步。Mesh的传输速度比Dropbox稍微快一些，但是启动的时候会慢一点，系统资源占的稍多一点。另外，用Live Mesh同步很多很碎的目录要谨慎，因为索引占的系统资源会比较大，时间会很长……

另外，天方介绍给我了Syncplicity，他用起来觉得比Dropbox要快，喜欢的朋友可以尝试。

我目前是同时使用Dropbox和Live Mesh。使用了同步工具之后，感觉文件就安全多了，而且一切过程都是自动的，对于我这种懒人比较合适。

关于资料管理，您有什么高招？在留言里跟大家分享咯。

邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。

网络越来越发达，知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事，再加上SmartPhone，人们被邮件给捆住了，无时无刻的邮件让我们不得安心，使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低，邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住，iPhone上邮件不断的跳出来，每天无数次的检查是否有新邮件，大部分的时间都浪费在邮件上了，所以我决定改变，我给自己这个邮件系统命名为Email Zen(禅邮件)，因为它让我Zen。

首先我必须推荐大家使用Gmail，只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率，它的Search&Archives模式，过滤功能，反spam功能都是邮件中最好的，我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.

为什么邮件带来焦虑或麻烦？

要做到Zen，必须现搞清楚问题，焦虑或麻烦是哪里来的，邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面：

1、邮件实在是太多了，时间不够。
2、邮件没有及时得到处理或无法处理。
3、太过于频繁的提醒。

零邮件(Zero Email)

0邮件就是让收信箱里永远保持0邮件，自从我开始0邮件之后，我整个人轻松了、自在了，每次检查邮件的时候都特别的开心，以前的困扰也没了。0邮件符合GTD的概念，看过的邮件一定要定一个next action，然后Archives，如果看过了，还留在收信箱里等于没有确定next action，也就是email这个inbox没有轻松，这是我们最常见的错误，以为读过了就行了。

减少邮件

1、减少邮件，首先看一下，哪些频繁收到的邮件是不是真的需要，如果不是马上退订，比如一些邮件列表，SNS的提醒。

2、Archives&Search，使用Gmail的Archives功能，读过的邮件处理后，马上Archives，以后需要某个邮件用搜索就可以了，别花时间在分类上面。

3、过滤(Filters)，我常常收到一些网络上的提示邮件，比如Twitter， facebook有人加我，或者我的银行账号里的钱已经到了最低的限度了，还有我会跟踪一些竞争对手的邮件列表。我通常会使用Filter，把邮件设置成已读，Archives，然后存到某个分类里，如果我需要这些资料就很快能找到。

处理邮件流程

从第一个封邮件到最后一封，一封一封的处理，马上做决定，确定每封邮件都有一个next action。

1、垃圾，或者没用的广告？ 马上删除。

2、很长的一封重要的邮件，需要仔细阅读？ 把邮件放在一个”细读”目录，然后Archive，或马上打印然后在等车排队的时候阅读。我的做法是马上转发到我的Evernote账号，然后利用等车排队的时候仔细阅读。

3、邮件内容产生了一个Action。马上在Todo list写下Action，然后Archive，以后处理任务的时候可以通过搜索找到邮件。

4、如果能马上回复邮件，马上做，千万不要等。

5、邮件产生了一个约会，马上在日历里写下来，然后Archive。

6、如果不能马上回复，在Todo list写下，然后Archive，别把收信箱当作提醒。

定时处理邮件

我上面提到，我们常常过度检查邮件，有些人还有邮件过度检查症，过一会儿就检查一次，好像不检查就浑身不舒服。其实过度的检查会给我们带来很多困扰，导致无法坚持手上的重要的事。最好的例子就是星期天，高高兴兴出去玩，老板却在邮件里留下了一件重要而难以完成的事，然后我们会一直惦记着这件事，导致玩的心情都没了，最好的办法就是不要再周末检查邮件。

1、定时处理，按照自己的工作和需要，设置一个固定的检查时间，可以是每天1次或者2次，我是每天早上10点左右定时检查邮件的。

2、减少检查，其实很多事情并没有我们想象中的紧急，而且一些坏消息会把我们的心情完全吃掉，我觉得最好还是减少检查的次数，从1天2次到一天1次再多一个星期一次也不为过。

3、分开收和发，我们常常犯的一个错误就是要写邮件的时候，进入邮件系统，然后看到一些邮件就跑过去看了，然后完全忘记了写邮件的事，或者想到要写邮件的时候已经浪费了很多时间，最好的办法就是分来读与写的时间。我每天早上10点检查邮件，平常需要写邮件的时候，我根本不进Gmail，而是用Gmail Compose，可以在不进入Gmail列表直接发送。

4、千万别设置Notifications，把桌面，手机，浏览器的提醒全部关掉，以确保自己不会让邮件分心。

5、周末或者旅行的时候别检查邮件，上面我提到了，一个美好的周末或者假期很可能被一封邮件给搞砸的，回来再处理也不迟。

要点

1、保持收信箱０邮件。
2、Archives&Search，别做无谓的分类。
3、尽量减少不必要的邮件。
4、定时处理，减少检查次数，周末别检查。
5、处理邮件时候，从第一封到最后一封，确保每个邮件都有一个next action。

在Lifehacker上搜到了Geek to Live: Organizing “My Documents”，讲到了作者的6个文件夹划分。在Productivity501对于众多博客的访谈中，谈到了很多蛮不错的经验，其中被重复最多的一个经验就是建立一个适合自己的目录结构。比如有人把文件分为Inbox，Archive，以及In Progress。在In Progress文件夹里面则按照生活的不同方面放上不同的文件夹。另外有人建立了如下的文件结构：

Current Projects: everything I am working on at the moment
Reference: everything I have worked on, or need for future reference
Inbox: where things end up before being filed in one of the above folders
My Pictures: I keep this separate because I back it up separately
Code: my programming projects, past and present
Webs: my web solutions, past and present

下面分享一下我的一点经验吧。我是2005年感觉到有必要给自己的目录固定下来一个结构，于是开始上网搜。不过那时候可没有这么多类似的文章，只好自己想咯。后来想清楚在电脑里放的不过是我读的、写的以及做的项目，于是有了现在主要的文件结构：

1_backup_备份

2_reading_阅读

3_writing_写作

4_project_项目

在前面加上数字是为了让他们永远都排在文件夹列表的最前面，而且顺序固定，这样每次打开“我的文档”都是同样的结构，能够更方便的找到想要的内容。

“阅读”中放在最前面的是@Current，放着最近在读的书的原本或者快捷方式，其余的按类别放到不同的文件夹中，基本上起到参考的作用了。

“写作”中包括各种各样需要写的东西，比如研究中要写的报告，比如读完某本书的一点感想，比如技术上的一些记录，都放到不同的文件夹中。在使用中我发现Windows默认会按文件名排列文件，这样找起来太麻烦，于是在每个文档前面都加上2009_05_01一类的前缀，这样就全部按时间排列了，找文章非常方便（当然，也可以用按照创建时间和修改时间来排列，只是我比较习惯这样）。

“项目”中则放的正在进行的项目。每个项目用“年份 项目名称”的文件夹表示，比如“2009 葡挞生活”。一开始的时候没有这个年份，就发现时间一长项目一多找起来就不是很方便（有的项目会在这个文件夹里躺两到三年的时间^^）。后来从老师那里学来这一招，把每个项目前面都加上一个年份，就比较容易找到需要的项目了。另外，标好时间之后，在备份的时候也比较容易按照年份归类。

“备份”中则是用来存放两年之内的文章和项目文件（当然是打包过的），以及一些其他觉得有价值但是可能平时用不到的电子书、视频、有声书等等。超过两年的文件以及平时用不到的资料都在定期清理的时候被转移到用来备份的大移动硬盘上去。

当然，“我的文档”里面还包括其他一些目录，比如“我的图片”、“我的视频”，以及其他应用程序在其中建立的文件夹，这里我就不多啰嗦了。正如Productivity501的访谈中提到的，文档的分类也不要极端到一定要给每个文件找个文件夹。因为有些文件毕竟只在硬盘上暂时停留，花几分钟去保存然后再花更多时间去回想到底存到哪个文件夹中，就有点得不偿失了。

几个小提示：

1. 关于多主题文件的问题

在GTDLife的论坛里看到有朋友讨论过关于目录结构的讨论，如果一个文件可以放到好多不同的分类下怎么办？这基本是树形的目录结构无法解决的问题。用Mac的同学可以用DEVONthink，Windows下虽然也有类似软件，但总是觉得别扭（或许是我不习惯吧）。后来在上面的访谈中发现有人说：

For items that relate to more than 1 category, use file naming conventions that include searchable key words.

也就是还是按惯例放到自己的目录里，然后在文件名里可以加上你想要的关键字，接下来就是用搜索软件了。

2. 配合搜索软件

曾经试用过Google桌面搜索，但是没等索引完就被我删掉了，实在是太影响机器的效率了。后来在GTDLife上看到有朋友推荐Everything，用了一下，简单快速，就留下来了。其实有固定的目录结构，用到桌面搜索的概率好像蛮小的^^

3. 统一下载软件的默认目录

现在大家的机器上可能有好多款下载软件，比如迅雷，比如Flashget，比如Firefox的DownThemAll插件，比如电驴，还有多个浏览器的下载。有一段时间我就发现下载的东西丢得乱七八遭，如果每次下载去选择文件夹又很麻烦。于是花了一点时间，把所有的下载软件的默认下载目录全部设定到了“My Documents > Download”。这样所有零碎的文件全都集中到了一起，只需要定期清理就可以了。

您在资料管理上有什么高招？留言与我们分享咯~

这些软件如何可以提高生产力呢？比如我在写论文的时候，可以双击隐藏桌面图标减少干扰，也可以在桌面快速找到自己所需的文件（一般我会把桌面移动到非系统盘）。当需要看参考资料的时候，直接桌面用鼠标手势打开DO，用它的收藏夹或者文件收集区定位到参考资料里面。需要在toodledo上面新建一个任务，直接win+r运行t。当我在网站上下载文件的时候，使用DM2的收藏夹定位到我的下载文件夹，省去到处摆放下载文件的潜在损失。

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在GTDLIFE上讨论的时候有人留言说道：

有意思没，有时间考虑用什么软件不如去做一些实际性的东西。浪费时间

在葡挞生活上也有人留言说：

不是很想打击你们。。。
当你们费尽心思，去不厌其烦的尝试一个又一个的软件，写一篇又一篇的文章。。。这本身就是管理时间的失败了
简单的笔和纸，就是最好的。
你们现在就好像留学时，把80%的时间放在收集学校信息，奖学金信息，教授信息，却迟迟不肯去提升自身竞争力。
当你们在这里花费很多时间，貌似把自己管理的井井有条，机器人一样的时候，有没有想过当初与你们同起点的人，在一股劲的努力之后，现在已经获得怎么样的成就？？
当他不顾一切向目标奋进时，全部精神都投入了，根本无暇去悠闲的管理时间
磨刀不误砍柴工，是对的
但是顾着磨刀。。。磨太久了，刀会断的
anyway, 你们是很优秀很sharing的
但是真的不必用那么多奇形怪状的软件
你们本身已经就是给信息干扰了。
不是吗？

我的想法是：好的工具能让我们有行云流水的感觉，分享只不过是给大家一个选项罢了，更多的是一种介绍，供还未有明确工具的人们做一下参考，至于已经有自己一套系统的人，知道有这么个东西就好吧，为了节约你的时间，你可以跳过介绍软件使用的文章。
其实，对工具的具体使用，特别是结合自身举例的文章其实挺少的。能给新人和后来者一些帮助，也算是我们的目的吧～

当然，如果你觉得这些软件很无聊，可以跳过这篇日志啊~

You can live in a small, poor country; you can work for a small company, in a boring brunch; you can have no budgets, no people; but still you can put your work to the highest possible level. And everybody can do it. You just need inspiration, vision and determination. And you need to remember that to be good is not enough.

有兴趣？看下边的视频咯：

在Steve Pavlina这周的新文章Productivity101中，他也把”在你热爱的领域中工作”作为重中之重。第二点，就是天方经常提到的，利用听书来学习，用你的耳朵来提高效率。然后呢，是“消除干扰”，“记录时间开销”，以及Timeboxing（打包时间？使用整段时间？）。Steve的文章总是蛮长的，但是说理清晰。大家可以在原文中仔细阅读这五点基本的提高效率的方法。

说到消除干扰，Zenhabits讲了讲“清空邮箱的最简单方法”，是不是最简单，大家要试过才知道。不过它里面强调的每天最多处理一次到两次邮件的方法我蛮喜欢的，这在以前的高效Email管理里面也提到过。另外一个重要的干扰源大概就是Internet了，即时通讯工具（MSN、QQ）和社会性网络（开心，校内，以及豆瓣？）估计是我们很多人的一个时间黑洞。这不，Lifehack上有人讲了，您得知道什么时候该断线。里面的几条建议蛮好：

Contexts – This approach is based on the principle: if the task doesn’t need to be done with the help of the Internet, it’s best done away from it.

Research and Fact-checking – 你可以用特殊记号标记需要查询的内容，然后留待一起查询

Start the Day Offline – 做到之后应该蛮美好，但我还没做到……

Put Email Last – 哈哈，又是Email~

其实正如Zen Habits上讲的：

But the point is, personal growth is about being more authentic. Plus, it’s about having fun and aspiring to do things that are amazing; it’s about pursuing goals that excite you.

如果不是这样，我们追求效率和提升又是为了什么呢？

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每周文摘用来记录每周从各种媒介上获取的关于个人管理和效率提升的信息，每周五刊出。

您有好文推荐？给我们留言，或者Tweet 葡挞咯 ^^

GTD中提到建立一个简单而高效的个人资料管理系统是具有重要作用的。实际上，我看完GTD这本书就觉得资料管理系统实际上跟个人效率系统是两套不同的体系。个人效率（时间管理）系统侧重于让我们更有效率的完成工作。而资料管理系统则是为了“有效组织和管理资料，做到随时需要，随时获得”（古道语，虽然我觉得古道把事情搞得有点麻烦^^）。

于是当时Google了一番，发现善用佳软上有一个系列“寻找最好用的笔记软件”，比较的很全面。于是按图索骥，对十来个软件进行了试用，最后选了MyBase作为我的资料管理系统，并花了一两天时间把以前存在Scrapbook里的零散资料转到了MyBase里。在Windows下，MyBase是不错的笔记软件了，树形组织十分方便，还提供了IE和Firefox的抓取插件。除了启动慢一点，Firefox抓网页乱码几率很高，搜索基本上没用以外，已经算比较完美了。我也用的很happy。

但是几个月前，我实在受不了越来越慢的Windows，把整个硬盘格了装成了Ubuntu，这下问题来了，MyBase没有提供任何Linux的支持。试用了Ubuntu下的几个笔记软件，比如Basket、Jarnal什么的，也没发现顺手的工具。正巧那几天发现了Scrapbook的几个插件，感觉比较兴奋，于是重新启用Scrapbook。

Scrapbook是Firefox的一个插件，用来保存网页以便离线的时候也可以查阅。目前的版本是1.3.3.2，已经基本上可以胜任一个笔记软件的需求。再加上几个插件，可以让你用的很High。另外，很重要的一点是，Scrapbook是Firefox的插件，跨平台，而且它所使用的技术、代码、数据格式等都是开放的（Mybase的数据导出可折腾死我了）。在你觉得某个功能不爽的时候，你甚至可以自己动手来完善它LoL

首先来看一下需要安装的插件，如下图。首先Scrapbook本身，然后是Integrated Search和AutoSave。安装完Scrapbook之后，就可以整合到Firefox的右键菜单里面。具体的设置各位可以自己琢磨。当然，也有热心用户为Scrapbook专门写了用户指南。

安装完之后的Scrapbook是什么样子呢？

所有的文件夹都是自己建立，你想怎么组织你的知识管理系统都可以，关键就是要用起来舒服。比如说我就不喜欢清单系统里面的东西太多，于是把每周要回顾的内容和<Someday/Maybe>的清单放到了这里面，每周进行回顾和改进。

图的最上面那个输入框是Integrated Search，它可以让你搜索你的整个Scrapbook资料系统，而且速度很快，这比起Google Desktop这种笨东西来，要好的多了。

分割线是我自己加的，下面是AutoSave保存的网页。因为每天看的东西很多，而我又不是随时记得把网页保存到资料系统里去。AutoSave就是把每一个我看过的页面保存下来，够暴力吧？但是“一力破十慧”，它还就是好用，我在看东西的时候再也不担心会丢掉有用的内容了。而且没有网络连接的时候，我想起某个看过的网页也可以拿出来翻翻。什么？担心占的磁盘越来越大？我们这不是在实践GTD么？把“清理资料系统”加入到你的每周回顾里面不就得了？我已经这么干了四、五周，基本上每次清理的时间不会超过15分钟吧。

需要注意的是，Windows用户的Scrapbook的默认目录是在Application Data下面的mozilla目录，大家还是把它移到数据集中存放的地点吧（Alt+K打开Scrapbook面板，工具->组织）。要不然如果某次重装忘了备份，就只有泪流满面了。当然，也可以使用上面图中的BackupHelper。不过我在Ubuntu下，主文件夹还是蛮安全的。

好啦，总结一下，Firefox+Scrapbook+Integrated Search+AutoSave＝轻便好用一站式个人资料系统，自由开放跨平台，而且将会越来越快（因为Firefox 3会有大的性能提升）。如果你担心你的资料管理系统某天崩掉或者某天你心血来潮要切换到另一个平台，那么试一下Scrapbook吧，应该不会让你失望。

你也使用Scrapbook么？如果你有什么独门秘技，不要藏私哦，欢迎留言与我们分享。