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纸笔系统自定义-双本系统

May 23, 2009 by     14 Comments    Posted under: 生活方式, 磨炼工具

在使用一段时间的纸笔系统之后,觉得使用一本本子不够。

原因是这样的:我笔记的内容中有一部分是灵感性、思考性的内容,在原来的B8本子中,这部分内容往往会占用几页的活页。这部分内容分散在几页中,不利于思路的碰撞与启迪。

经过尝试,发现将这部分的内容整理到大本子(比如B5)效果比较好。因为你可以将几页的活页内容放在一页的B5页面内,加上摊开之后,2页的B5大小的页面,有更大的发挥余地。

book

这样做的好处就是,你可以将小本子上收集的零散的想法整理成为更系统的想法,你可以在大本子上面画脑图、进行头脑风暴。我之所以没有直接整理到电脑上,一方面是觉得还是用纸笔更容易触发思考(thought provoking),在本子上面涂鸦很自然,画个日历、流程图、脑图、甘特图比较随意,而在电脑上这都需要专门的软件或者控件才能做到。另外一方面也是因为本子更易携带,不像笔记本电脑那样需要电源、需要软件。

用2本笔记本是不是会比较混乱与复杂,能不能合而为一?

我斟酌过这个问题。

因为我实在需要一本可以随身记录的本子,所以B8的本子是必须的。而B5的本子其实是一个辅助手段。无奈之下只能用2个本子。

实践下来,效果也不错。像yibie说的,从小本子到大本子时,中间有个过滤的过程,所以每个阶段的内容也更纯粹,操作也更专业一些。

如果大本子上整理好了,或者大本子上面的涂鸦已经变得很复杂了,需要更进一步的清晰性(clarification),才动用mind manager、visio这样的工具。

也就是说在信息的复杂性比较低的时候,使用简易的工具,效果更好,因为这样的工具成本比较低。

只有在非用复杂软件不可的时候才用软件,因为往往这些软件本身也是有成本的。如果这个时候就上复杂软件,可能总体的成效是负的。所以说一般杀鸡不要用屠龙刀。

而大多数情况下(80%?)用大本子这样的工具都能解决问题了。

想清楚这些,对我个人也有另外一个好处,就是可以减少对电脑的依赖性。

按照对信息复杂度的处理能力,我把我的工具排了个序:

小本子  –> 大本子  –> Mind Manager  –> Personal Brain

另外,说到过滤与筛选,我认为在这个信息化与全球化的时代,每个人能够获得的基本信息是差不多的。既然大家获得的信息都差不多,那么信息本身不是造成差距的原因。关键还是看你过滤了哪些信息,选择了哪些信息,放大了哪些信息并内化了。我想专注就是意味着选择,意味着牺牲(sacrifice)。

纸笔系统自定义–用fineprint进行自定义打印

May 22, 2009 by     4 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具, 纸笔GTD实践

前面提到过用word缩印8版和RePockerMod进行打印的方法,但是还不够通用。

比如,Word虽然可以通过缩印8版的方式进行打印,但是在实践中,发现不是每台打印机都支持缩印8版,常用的打印机支持的索引版数是2版、4版、6版、9版。

repocketMod虽然支持的模版很多,但是对于你自己打印一些小文章,就无能为力了。但是这对于前面讲到的快速查阅与回顾很重要。

经过自己的摸索,终于掌握了用fineprint进行自定义打印的方法。(以下方法主要针对B8活页本而言)

Fineprint软件

fineprint软件就是一个虚拟打印机软件,你先将内容打印到Fineprint,Fineprint进行重新排版后再打印输出。可以重排为2版、4版、8版。在大学临近考试的时候很常用,因为打印讲义时可以省不少纸。

这里用的是5.5的版本,由于6.0的版本之后,少了一个PDF打印方向的功能,下面的方法就用不了了。所以建议使用这个版本。点击这里下载

设置方法

这里的设置方法都是针对B8活页本而言,一页缩印8版。测试的打印机是HP1020。

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纸笔系统自定义–快速查阅与回顾

May 21, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具, 纸笔GTD实践

在开始用纸笔系统来做GTD的收集以来,越发觉得纸笔系统的好用。

在使用过程中,发现随身携带的本子,对于查阅常用信息非常方便。从上衣口袋中取出本子,翻看若干页的内容,比取出手机,调出程序,翻看若干记录(有时还要上网),要快许多。

由于人每天记录的信息有限,而且我每天对记录的笔记都进行清理(purge),所以每天需要的空白活页并不多。而过多的空白活页其实没有什么用。结合小本查阅与回顾的便捷性,可以将一些常用的信息放在小本中。我个人记录与查阅的活页比例分别占20%与80%。

查阅的内容

那么哪些内容是最常用、关键,可以放在查阅部分的呢?我觉得可以有以下几项:

  1. 目标:周计划、月计划、长远的目标,放在小本中,一天可以查看几次。而如果放在日记中,一个月也就查看几次。
  2. checklist:出门前的准备工作,睡觉前的准备工作等。
  3. 需要经常回顾的内容:比如一些自身的经验教训,一些名言等。
  4. 日历:年日历,月日历。个人觉得年日历比较有用。可以用RePockerMod打印出来。
  5. 一些需要经常思考的课题类别:有时候我知道有些内容挺重要,要经常想想,但是经常忘记去想。我觉得可以打张表格,放关键词就行,提醒自己哪些方面要思考。
  6. 常用流程:RePockerMod中就有GTD的流程与Covey的Quick Reference Card流程模版。也可以自己用Visio与Mind manager来自定义一些流程模版。

这样在任何时间,任何地点,你都可以对你的基础部分(infrastructure)进行多次回顾。虽然每次的效率不见得怎么高,但是一天、一周、一个月下来的复合效率肯定会有不小的改善。

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我们的工具应该整合吗?

May 7, 2009 by     7 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

买了个MP4

五一的时候,在网上买了个蓝魔的MP4,女朋友和一些同学都很不理解,我已经有了一个便携的12寸笔记本,手机的功能也能够强大、播放视频也没问题,为什么还要花钱买一个看似很多余的MP4播放器呢?

买MP4的唯一目的,就是让我在看视频的时候可以专心一点,也就是我在《六点半起床:实践及心得》里面提到的,晚上尽量不开电脑。要想看视频,直接用MP4看好了(买的这个型号基本通吃所有格式),要想看书就看书好了。晚上在寝室,一开电脑,打着看视频或者电子书的目的,往往最后就开始上网闲逛:社交网络、邮件、Google阅读器、水木那几个适合消磨时间的板块等等……结果到了11点该睡的时候,一般是视频也没怎么看明白,闲逛也基本不可能有什么收获(我早上起床都会看一遍),又得睡了。

从MP4开始胡思乱想

各位读者可能都有和我一样的经历,像yibie就多次提到自己本来是说写一篇日志,但是写着写着就打开浏览器开始发散了;或者本来只是想在网上查一点点资料,但是不由得就又去自己经常看的网站签到一遍。

为什么会这样?我认为是因为电脑的功能实在是太多,在极大的方便我们的同时,也让我们很容易分心,不专注于你真正想用电脑做的事情。特别是现在很多很酷的网络应用,仅仅需要你有一个浏览器,浏览器俨然已经成为我们接触世界的一个重要的入口。浏览器——以及电脑整合了各种各样的功能,经常让我们在只想使用其中一个功能的时候,不知不觉开始在其他你并不是很想的功能上浪费时间。

整合?

一开始实践时间管理的时候,总是想有一个“万能”的工具,把我想要的相关功能全部包括进去:杂事收集处理、日程提醒、资料管理、联系人等等。并且功能之间要互相留有接口,比如能很轻松的把杂事转换为约会或者资料等。甚至在你买手机的时候,也是要想这手机又要智能、又要能看文档、视频、拍摄、听歌等等。

整合各个功能的好处显而易见,你只需要使用一个工具,就能完成基本所有的事情,减少了你在不同工具之间的转换成本,也减少了你花费在新工具上的学习成本。

但是,一般都没有这样“万能”的工具,退而求其次,你会有一些不那么万能的工具,转而寻找他们之间的转换工具,比如从outlook到各种日历工具的同步软件、evernote的浏览器插件等。

后来你会发觉,找这些转换/同步工具,浪费了你太多的时间和精力,你在一次又一次的尝试中老去(是不是写得太吓人了)

别强求整合

我觉得,追求工具的功能整合还是适可而止吧。原因如下:

  1. 功能越多、越不可靠:这是可靠性理论的基本原理告诉我们的。正如你不要把鸡蛋总放在一个篮子里。
  2. 功能多了,每一个功能都不会太强
  3. 功能多了,你会分心,比如浏览器,比如手机。

所以最近葡挞上开始刮起一股用纸笔的热潮,因为纸笔真是我们最熟悉的收集工具了,而且书写似乎有一种魔力,让人有一种满足感。会慢慢发现,即使用手写收集,再在电脑上录入,其实也没有那么不方便。

纸笔系统自定义–工具与模版

May 5, 2009 by     1 Comment     Posted under: 生活方式, 磨炼工具, 纸笔GTD实践

自从开始实践用纸笔系统开始,慢慢体会到纸笔系统其实很好用。

打印

在使用了一段时间后,我在想,能不能DIY一些页面,这样效果可能会比较好,在摸索中,逐渐掌握了一些方法:

(我的纸笔系统是基于B8的尺寸活页本,因此以下的方法主要基于这个尺寸的。)

1、打印的时候缩放打印,在软件或者打印机的属性中,将每页的版数改为8版

参考老杨的《自己做一个随身的小手册吧~

这个方法很通用,我发现可以将很多软件中的内容打印出来。

比如outlook中的日历,提供了日、周、月的模版,将空的模版打出来,放到活页本中正好。

2、用RePockerMod

这个工具很方便,集成了很多模版,非常适合用来做自定义活页。

提供的模版有日历、列表、GTD模版、Projects、名人名言、GTD流程图、联系人列表等,还有小游戏。

参考老杨的《自己做一个随身的小手册吧~》与战隼的学习探索《DIY自己的GTD笔记本(记事本)(1)

3、DIY Planner提供的模版

这个是从Cowoo的《持续改进你的纸笔GTD系统》中看到的,模版很多。不过感觉很多在RePocketMod中也有,个人认为一般用RePocketMod就够了

查阅

在使用了一段时间之后,我虽然主要还是用纸笔系统来做GTD的收集,但是发现纸笔的查阅速度,远比手机要快。所以我觉得将一些最常用的流程、方法、格言放在活页本中,查阅与温故会比较方便。这就像系统的预启动阶段,BootLoader。一天开始的时候,可以先翻看这几页,来预载自己的一些方法论与价值观,引导自己去看Toodledo、日历等其他系统。

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