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用OneNote进行团队合作

Apr 20, 2009 by     8 Comments    Posted under: 使用OneNote, 寻找方法, 磨炼工具

之前分享过《用OneNote组织我的生活》,那时候只用OneNote作为“个人笔记本”,最近有机会利用“工作笔记本”,发现了一些功能很方便,真是“麻雀虽小,五脏俱全”。再次觉得OneNote是一张白纸,你带着它随便写随便画。不过这张纸已经不是普通的纸,却保留了纸张的方便性。

  • 会议录音

小组讨论时,作为录音工具。只要打开OneNote,可以一边记笔记一边录音。录音保存为wma格式,会默认以所在页面的名字命名,可以另存为。与录音相同,也可以进行录像,用笔记本自带的摄像头就可以,不过我没用过。

开始录音的方法是:在OneNote中选择“插入”>“录音”。OneNote会自动为你添加录音的开始时间。

在OneNote中录音

录音和录像中录进去的话是可以搜索的,前提是:1.你需要在“工具”>“选项”>“录音和录像”中勾选“允许在录音和录像中搜索字词”;2.录制时尽量清晰;3.你必须在计算机空闲时让OneNote保持运行以便为录音创建索引。很耗资源,耗时,我觉得这个搜索功能不太实用。

  • 实时共享会话

在实时会话中,通过网络连接到一起的人们可以同时处理同一个笔记本页面,就像大家围坐在一起讨论一样。输入地址和密码,就可以加入到会话中。讨论之后每个人都
保留有一份笔记副本。当然我们需要一起讨论问题时,可以群聊,可以发邮件,但是群聊不如这种方式直观,邮件实时性比较差。别忘了OneNote还有绘图功能呢,这是用其它方式共享所做不到的。

建立共享会话的方法是:在OneNote中选择“共享”>“实时共享会话”>“开始共享当前分区”,你就可以把当前分区共享给你的同伴了。
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反思GTD:用纸笔实现个人管理

Apr 18, 2009 by     13 Comments    Posted under: 反思GTD, 寻找方法

相信有很多朋友跟我一样偏爱纸笔GTD系统,比如GTDLife上读者阿星分享的进化GTD:我的工具,比如褪墨在2007年分享的Moleskine的GTD应用,还有Moleskine的粉丝分享的对Moleskine的着迷之情

持续改进你的纸笔GTD系统一文中,我分享了自己对纸笔系统的一些改进,包括使用活页本,给“工作篮”加上轻重缓急等等。本文承接反思GTD系列中对GTD概念和习惯的思考,分享一下如何用纸笔实现大部分的GTD系统,希望对使用纸笔的朋友有所帮助。也欢迎大家分享自己的宝贵经验。

首先是关于工具的准备。当然我们得有一支写起来流畅的笔和一本写上去舒服的笔记本。这时你可能想到了Moleskine,因为那是传说中梵高毕加索海明威等等牛人用过的笔记本。而且确实看上去很舒服:

image

(图片来自淘宝商家

嗯,我心驰神往了。但是去淘宝上卖Moleskine的商家一看,100+的价格,还是太肉疼。俺只好望而却步了。哎,等等,还可以想别的办法嘛,比如前面咱用的活页笔记本。另外,咱买不起Moleskine还搞不了山寨么?正好某天去文具店逛,发现其实咱国产的还是有很多不错的本子的嘛,而且价格真正适中^^。比如下面图片上的前通金辉

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Toodledo 与习惯管理

Feb 14, 2009 by     2 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 寻找方法, 磨炼工具, 自我管理

李笑来和Malcolm Gladwell都说,一个人要获得一些成就,要有10000个小时的积累。如果每天积累3个小时,这差不多是10年。

Malcolm Gladwell的书outliers里面也提到,即使有了10000个小时的积累,也要看是不是遇到历史性的机遇。

对于大多数人来说,都不会这样幸运。

但是如果你能持续地积累,那么是可以有很好的回报的。

比如锻炼身体,如果经常锻炼,身体就会健康,是无形的财富,比什么都重要。

有益的事,要经常做,形成习惯。

更进一步,我们要对我们的习惯进行管理。

之所以需要习惯管理,是因为人是情绪化、不稳定又健忘的。习惯,尤其是良好的习惯,往往是违反人的天性的。跑步、俯卧撑、仰卧起坐使得你腰酸腿疼,阅读与思考要耗费不少脑细胞,所以习惯地形成往往与意志力相伴,尤其是当这种习惯要打破你原来的舒适生活时。

但是由于人的不稳定以及健忘,这种意志力本身也是不够稳定的,容易受到工作、生活、人际关系的潮涨潮落而影响。所以我们在锻炼我们的大脑与心智的同时,也需要一个辅助的系统,来对冲我们的本性。

这个辅助系统要足够稳定,同时有不断演进的灵活性。

Toodledo就是这样一个辅助系统,一个很好的习惯管理工具。

  1. Toodledo有任务的重复周期设置。而且设置选项十分灵活,比如每天、每周、每月、半年、每年,也可以是每2天,每3周,每4个月,每月的第2个星期二,每个工作日等。所以你不会忘记。
    1. 我会设置每2天跑步,每天记日记,每天记账,每周review等。
    2. 设置完了之后,Toodledo每天会列出你今天要做的事情。可以年复一年的运行下去。由于是在线服务,稳定性有很好地保障。不会因为电脑病毒、断电、误操作等意外,造成你形成的系统被“付之一炬”。
    3. 随着你要做的事情多了之后,可能有几十个项目都是周期性的。如果你觉得某些项目的周期需要微调,可以随时随地调整。你可以每次都专心于某一个项目的调整。这样,你的系统会越来越精细与科学。
  2. Toodledo是在线服务,随时随地可以访问。你可以时时刻刻查看还有哪些事情要做。人都有惰性,我个人认为,to do list上面任务的完成率与你查看这个list的次数成正相关。
    1. 其实有的时候,没有完成to do ,是不清楚要完成哪些to do。比如你的to do list是基于outlook的,而你有很大一部分时间是不在电脑旁边的,这个时候由于人的健忘性,你有可能少做了1~2个to do.
    2. 考虑到人的惰性以及现实时间与精力的有限性,一个人查看一次to do list,其完成率,是一个介于0与100%之间的数,比如10%
    3. 所以一个每天查看50次to do list的人,与每天查看5次的人相比较,查看了50次的人,其一天最终的完成率往往要高于只查看了5次的人。
    4. 而Toodledo是在线服务,有网络连接就可以访问。现在手机都能上网了。所以理论上,每天查看to do list的次数是不受时间、地点限制的。

当然,这个系统能够成功运作的前提是,你必须相信这个系统。

跟踪你的目标

Jan 13, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

昨天看译言GTD小组中,omom2002同学翻译了David Seah在2007年的一篇文章《如何跟踪计划的实施》。文章很长,实际上正如译者在简介中所说,这篇文章其实就讲了将目标量化计数并用这些数量的积累来激励自己这么一个办法。正好最近在实践一些目标跟踪和实现的方法,正好跟大家分享一下。

首先讲讲这篇《如何跟踪计划的实施》。这篇文章中用的是纸笔工具,很方便,当然也有一些自己的限制,比如保存不便什么的。另外,我觉得文中的打分方法有点点麻烦,不如直接一笔划掉或者打个勾来得方便。或者这种“科学”的打分机制能够带来点更爽的心理反馈?我不知道。不过,正面的心理反馈真的很重要。

首先,当然是选取目标。我的方法是用思维导图进行规划,方便又快捷。好用的思维导图工具有很多,比如MindManagerFreeMind,以及我用的XMind

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接下来,按照你自己的估计,把目标分解到每个月。我的目标一般分为习惯的养成和具体任务的完成,具体任务是那种完成一次就OK的,而习惯则是想要融入到本能中的一些规则,比如按时睡觉,不要无意识的翻电视频道等等。

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习惯列表实际上是Habit ListNot to Do List的一个结合。这样每天早晨写完晨间日记之后,打开这个Excel文件,把昨天成功完成的习惯勾上,这种成就感会激励你一直坚持下去。同时这个列表中还会有每个月的目标以及分解到每周的目标,这样每天都能提醒自己每一周应该完成的事情。完成了一件工作的时候,就把一项目标划去。对我来说,目前这种跟踪目标的方法就已经足够。

什么?你懒得自己做这个Excel?这里下载咯。

实践几周以来,基本效果不错。但是还是不免在有的时候会忘记打开这个文件进行目标的跟踪。但是所幸有每周回顾这个环节,在每周回顾的时候更新你的习惯和目标列表,调整方向,开启下一周的美好生活。而且我发现,在每周回顾中利用模板也是一个很高效的措施哦。鉴于每周回顾是比较重要的话题,会单独撰文叙述,敬请期待:)

你有什么目标设定和实现的高招?留言与我们交流咯。

用OneNote组织我的生活

Jan 3, 2009 by     16 Comments    Posted under: 使用OneNote, 寻找方法, 磨炼工具

OneNote第一次吸引我时,我以为它是个word,但打开速度比word快,于是就用着玩儿,当个记事本。然后逐渐发现它的不一般。它很听话,对文件夹、分区和标签页的添加、删除、移动、重命名都很方便,让我可以很随意地改造它,按自己的方式组织信息。于是就把它变成了现在这个样子。现在用起来还有一些累赘和别扭的地方,还在不断改善。

基本上OneNote就是文件夹,里面是一张一张白纸。白纸的好处是不用拘泥于格式,想写在哪就写在哪根本不用敲回车,想换行就换不用中规中矩,想贴个图就贴,不用管是从网页上找来的,程序里截来的还是自己的笔画出来的。并且,想说话也可以说,录音录像很方便。一块儿一块儿的文字图图就像没人约束的孩子,率性、洒脱、自由。总之,它的好处就是简单明了,让我随心所欲。

废话太多,现在说说我是怎么用的。

OneNote允许你建立多个笔记本,比如“工作笔记本”(可以用来共享),“个人笔记本”……我只用了一个个人笔记本,分为以下几个分区(就是文件夹):

  • Info 这个分区帮助我记一些杂七杂八的用户名、密码。注册的有用没用的网站太多,很多平时根本不用,时间长了用户名都不记得。OneNote可以为单个分区设密码,也就是给这个文件夹加锁。这个分区本身我也加了密码。所以,现在我必须记住的是电脑密码和此分区的密码。受密码保护的区域
  • Collection 这个分区用来放从各处收集到的好东东,一般都很短。好玩儿的,有用的,值得思考的,留着鄙视的…… 有两个标签:截图和文字。截图就是截图,文字也可能插个图配段话。有趣的桌面布局,特别的头像,聊天的对话框;反正只给自己看。保存方法:可以直接复制粘贴过来,或者在网页上选中,点IE命令栏中的“发送至OneNote”。两种方式OneNote都会自动帮你添加源文档的位置。这个分区还有两个作用,一是不方便上网的时候,我会上一下网把所有想查的资料看的博文都先保存在里面,看完就删掉。二是有时会先截个图放在那儿,做笔记的时候参考。

    collection

  • Writing 这个分区是自己写的东西,有三个标签:瞎想的,正式的,Others。就借这三个标签的产生过程说明一下我的标签都是怎么产生的:开始想写东西了,随意建一个Writing分区,没有标签。写个三五次就觉得有点儿乱,哦,灵光一现,把写的东西分成两类,后来又分了三类、四类,最后删除、合并,还是两类最合适。可是又有些东西不确定属于哪类,懒得想,就又加了一个Others,这是万能标签。我所谓瞎想的,一般是这样:今天某人说了一句很有道理的话,我就把他说的话和我的遍翩浮想记下来,都很零散。正式的一般是总结性质的,叙述呀叙述,然后自己发一句感慨:啊,吹牛皮教授吹的牛皮真大呀!writing
  • Time Organizer 当然了,如果愿意的话也可以叫做GTD。一个标签是Calendar,里面的各种标记以及与标记相关的显示方式可以自己定义。这里面是提前安排好的确定的事情,没意外的话,客观上不可能改变或者是主观上我坚持不要改变。比如有人过生日,你总不能让人家晚一天出生吧;交论文,时间确定了没的商量。我总觉得必须有一个日历摆在那里,这样才能有一个直观的感觉,让我看到我处在它的哪个位置,接下来的事情离我多远。time organizer-calendarCalendar有两个子标签(子标签的功能也很好,可以分层次、细化):Next Action是明确安排好发生时间的事件,Future List是确定会做的但是还没安排好时间。Something/maybe List最没谱了,是接下来也许可能会去做的,但还不一定。我最大的愿望是这里面的条条都移到Next Action,一定很有成就感。

    每一天都会有一个Next Action,就是当日的事件。每一个事件我给它加一个任务标记,是一个空白方框,做完了在里面打一个对勾。每个事件有两列,第二列是用来备注的,比如对这个事件的四字感言——这是附加功能——主要功能是加一点提醒的细节,或者如果事件被延后标上延后的日期。一件事情只要放到Next Action里面了,当然不允许删除,没有完成或者出现了别的变故就做个标记写个说明。

    time organizer-next action

  • Study 这个分区用来收集学习上的东西,按照学科分标签。
  • Q&A 我的小问题和大发现。也是按照问题种类分标签,并非都能找到答案。
  • 以前还有一个temp分区,一下子不知道放哪好的先放到这里,有空再整理。后来发现原来OneNote有一个叫作“未归档笔记”的类别,屏幕剪辑什么的都会默认先放到那去,很有逻辑性,于是临时的东西也都先放在这里。另,OneNote是没有保存按钮的,所有文档在被创建的那一刻就已经为你保存了。

如果你有很多笔记本或者分区、标签页也不用担心,左侧有一个导航栏,你可以看到整个组织结构,查看很方便,不用时可以收起来。

现在我有一个问题:存的东西多了,打开速度会不会变慢?目前为止我觉得有影响,一个解决办法是把时间长一点的东西备份到别处,打开OneNote就跟它没关系了,就像把myeclipse里面的工程关掉一样。可是这样OneNote的方便性是不是就打了折扣呢?

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