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强大、简洁、优雅、免费——iPhone应用Task This

Sep 19, 2010 by     12 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

iPhone上的To-do软件看过试过不少,最好的那几款都是收费的,免费版本都有诸多限制;纯免费的软件经常缺这少那,设计也很多不合理之处。然而这一切终于改变了——因为有了Task This.

功能强大和界面简洁似乎常常水火不容。每当整理收集箱的任务时,看着一长串需要填写的选项,总不禁有几分烦闷。而这些选项还常常需要进入下一个页 面,甚至再下一个页面才能填写完整。又有几个号称GTD的软件,真的能将“重复”功能做得足够完善?有几个GTD功能完整的软件,在“笔记”部分不是过于 简单?然而这一切也被改变了——因为有了Task This.

苹果的产品总是在设计上极尽心力,无论黑白彩色,总不乏优雅贴心。但App Store里的许多“Productivity”软件,总令人疑心设计者或设计团队里没有懂得基本审美的人,或是完全没有用心设计。标准的几何图形,两三 种默认的配色,多看几次就觉得乏味。那些赏心悦目的,通常又过于强调美感,而忽略了突出重点;各种设置东躲西藏,让人搞不清要到哪里去找自己需要的功能。 然而你的To-do list可以不必如此杯具——因为有了Task This.

这是一款法国人开发的任务管理应用。英文官方主页http://www.task-this.com/en。仅看这个主页,你就可以一窥设计者的美学素养。图标则摆脱了To-do应用千篇一律的“打勾”意象,是红色背景下一只奔跑的袋鼠剪影。

进入软件后的界面是9个图标组成的控制面板,背景可以从24张内置图片中选择。设置中还能指定9个分类中的任意一个作为首页。左上角是密码设置,右 上角快速添加事件,底端什么都没有?其实那是同步状态栏。在官方主页可以注册一个帐号用于备份和恢复数据。一般新推出的To-do程序在同步上总是不如一 些“历史悠久”的软件(Task This是今年1月份推出的)。我个人觉得作为一个随身工具,有网络备份保证数据不丢失,基本上就足够用了。然而却惊喜地发现Task This有可编辑的网页版本! 现在还是Alpha版,但是功能基本齐全。这已经大大超过了很多收费的To-do应用;毕竟网页版可以跨平台。网页版的日历部分还提供完整的月历、周历、 和日历视图,弥补了iPhone版在这一点上的不足。目前日历只能导出为ics文件,不知道以后会不会推出和其他日历服务的同步。可惜的是,我在 iPhone端输入的中文在网页版中显示为乱码。只能期待Beta版、正式版的推出了。

网页版还提供了一个额外的Address Book, 用于和有Task This帐号的人联络,这是个有潜力的特性,有望用于团队任务管理。

在我看来网页版的风格很适合移植到iPad上,说不定不久以后就会出现iPad版。 Read more »

简单易行的学生时间管理方法

Jan 21, 2010 by     9 Comments    Posted under: 纸笔GTD实践, 自我管理

“一切的节省在于时间的节省!”——马克思

爱默生的那句话“只有把每天都当成是生命中的最后一天,人才能真正有所收获。”一直是我的人生格言,我把每天都当做是我生命中的最后一天,我专心地学习,我疯狂的玩,我觉得这就是人生。其实,我们的人生本该如此。

你可能没有莫扎特的天赋,也不像比尔盖茨那样富有,但是有一样东西,你拥有的和他们一样多,那就是时间——每个人每天都拥有的24个小时,也仅仅拥有24小时。

我一直在探索时间管理方法,我发现不管是GTD时间管理方法,亦或是四象限方法等其他时间管理方法都有相同之处,那就是两个原则:要事优先原则和一时一事原则。任何违背这两个原则的时间管理都是低效率的

这才是时间管理的精华,我深刻的体会到了它的价值。自从我运用这两个原则之后,我的学习效率有了很大的提高,学习对我来说不再是一件枯燥无味的工作,而是一件快乐的事。我甚至每天很兴奋的翻开书本,吸收书本的知识,因为我看到我每天都在进步。下面,我把我在时间管理中的一些个人经验写出来。我所用到的仅仅是一个随身可携带的记事本,我想你也拥有一个,还等什么现在开始吧。

1.要事优先原则

你可能听过80/20法则,这是一个很著名的法则,我认为要比数学书上的任何法则都更有实际意义,因为它能直接运用到生活中,解决我们最根本的问题——时间管理。我刚开始接触时间管理的时候就是从这里开始的。这个法则认为,“应该把重点放在20%的重要时刻上,消减不重要的80%的时间。你所完成的工作里的80%的成果,来自于你所付出的20%努力”

其实,说白了,就是要事优先原则,外国人就是不懂得中国人通俗的艺术。

我用最通俗的话解释一下这个法则如何应用,它将极大地改变我们的生活。我把它分解成三步,所需的装备是就是一个简单的小记事本 + 一颗坚定的心。

第一步,你要从目标、需要、回报和满足感四方面对将要做的事情做一个评估。比如你下周有个考试,而今天晚上本该复习的时间你却想要看一部电影。你会怎么做?换作是我就会评估一下,电影带来的短暂视觉满足跟考一个好成绩带来的长久好心情那个更重要?哪个回报更大?我想你已经知道了答案。我也是这么做的,所以我的效率很高,因为我把重点放在了20%的重要时刻上,却产生了80%的效果。我节省了时间,那一晚上我用4个小时换来了更多的时间来看电影,并且我可以看得很轻松,没有自责,没有担心,只有快乐。

第二步,删掉不必要做的事,把要做但不一定要你做的是委托别人去做。我想你已经学会了这一步,并且已经应用了,不是么?有没有让人帮你点名时答到,帮你买饭,帮你复印文件……这一点,我们每个人都会,而且做得很好。

第三步,记下你为达到目标必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成任务等。这也是对前两步的总结,在完成第三步以后,你的本子上的东西就叫做时间管理,它并不是什么高深莫测的东西,就是这么简单。但我并没有说它简单易行,执行的过程需要你的意志力作为辅助,否则那就是纸上谈兵,没有任何效果。就如你得了一本武功秘籍,却不去辛苦修炼它,你最终还是一个默默无闻的小卒。

2.一时一事原则


这个原则建立在第一个原则的基础上,如果你连第一个原则都做不到,那么你就无法很好的执行这个方法。

以下内容来自Steve Pavlina的“Do It Now”中的片段:


我坚持非常基础的用纸-笔记录要做的事。我唯一的时间管理工具只是一个笔记本,在上面我写下所有任务以及它们的完成期限,就是第一个原则所写的那样,我首先要确定最重要的事。我并不为预先的安排和次序而担忧。我只需看一眼清单,选出适合空余时间的要事即可。一完成这个任务,就把它从列表里去掉。这是我从GTD时间管理方法中学习到的精髓——即你要尽快的把你的任务从列表中清除掉,这就意味着你在努力完成计划而不是仅仅将它们罗列在那里。

如果我有一份3小时的作业要写,我会一次完成它而不是把它分成更小的任务。一旦我开始,我就会坚持下去直到100%完成,就等着交作业了。

这个简单的习惯为我节约了大量时间。首先,它使我对每项任务全神贯注,做起来效率就很高。任务的转换会浪费很多时间,因为你不得不重新了解和熟悉它们。单独处理使得切换任务所耗费的时间最小化。实际上,如果可能我会把某一特定主题的任务集中在一起,然后一次完成它们。所以我一次性连续做完我的概率论作业。然后去做所有的热学作业。然后去做英语作业。这样,我使我的大脑处于数学思维,物理思维,语言思维的状态,并且保持尽可能长时间的保持单一的模式。第二,我觉得这个习惯使我没有拘束也没有压力,我的思维不会因为过多要做的东西而混乱。这种每次只做一件事的习惯,让我忘掉现在任务之外的所有东西。

我的时间管理方法很简单,它就是两个简单的原则——要事优先原则和一时一事原则。将它们写在笔记本的第一页,每天回顾一下看你是否违反了这两个原则。不管怎么说,适合自己的才是最好的,希望对你能有一些启发,帮助你管理好宝贵的时间。

PS:第一次在这里发表文章,希望大家多多支持,以后会发表更多的文章,也欢迎大家到我的博客 惜墨

其中引用片段来自:
原文作者:Steve Pavlina
原文链接:Do It Now
译者:褪墨-http://www.mifengtd.cn/articles/do-it-now.html

《小强升职记》读后

Apr 21, 2009 by     6 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

这本书到手之后差不多有三周了吧,读了两遍,觉得是挺好的一本书。

我是一个对文字的可读性很敏感的人 对中英文夹杂起来使用特别反感,有时候对缩写也不是太爽。每当有人说“这事情你给我confirmation一下”或者“你难道没有看我今天的schedule吗?”这种话的时候,鸡皮疙瘩就会掉满地。

原来在GTDLIFE论坛上,大家动不动就GTD来GTD去的,我知道对这个缩写是没有什么好的翻译 但是反复的提到也还是会审美疲劳。而且很多时候,论坛往往只是在炫耀这个名词,并不是在讨论这个名词背后的那些东西。

还好《小强升职记》让我读起来很舒适,没有过多的英文缩写,也没有让人摸不着头脑的专业名词。算是没有全篇GTD的一本介绍GTD的书,在本土化方面很成功。

这大概也算是一种用户友好性吧,有些书,或者论坛,你阅读的时候,感觉就是写给内行看的。对于第一次接触的人来说,不啻于是天书(比如水木,超级多的缩写,中英文夹杂,比如你第一次上,会知道fz,qz,xb是什么意思吗?还有DOTA里面,称呼英雄也用缩写,搞得我都不敢说我会打了)。让初学者很容易产生一种抵触情绪,当你发文弱问的时候,还往往是受到无情的讥笑。当然了,有时候你也先得去看看置底或者书中的名词解释。

另外,《小强》一书中,场景设置得十分合理,让我们感觉自己就是那个小强,有他所有的懒散习惯——想上网闲逛,想联机游戏等等,有比较强的代入感。在阅读中对相应问题的解决方案就会着重去看,这一点也是我很欣赏的。

对于一些常用的方法(43文件夹、邮件处理等),并不是像David Allen的书中那样只是介绍其内容,而是介绍了在不同工作性质中的人中的真实应用,让人不是盲目的实行。

最后小强在老付的帮助下,达到了升职的目的。也希望我们每个人都能从这本书得到启发,实现自己的梦想。

我的个人管理系统

Apr 5, 2009 by     7 Comments    Posted under: 生活方式

我们去年4月的时候提出过一个全面个人管理体系的框架

我也把我自己的实践与经验画了个图。

这个系统是我几乎每天都用的。

信息获取主要是听书,信息时代,快速的信息获取能力似乎是必需。

GTD与习惯管理主要是用Toodledo,用来组织我日常的生活,包括信息获取系统和Tracking系统。

Tracking系统都是使用的免费的在线服务,Gyminee,buxfer,Google sites,myhours

这个正处于尝试阶段,Tracking是为了分析,但是分析需要积累,而且需要很长时间的积累。现在有了在线工具之后,这样的积累变得非常容易。

在线GTD服务Toodledo-任务时间与定时器

Mar 27, 2009 by     3 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 磨炼工具

Time Tracking工具–在线工具篇中提到了如何使用Time Tracking工具,提升自己的时间感。

提升时间感不仅有利于我们更好地利用时间,在Toodledo里面也有利于我们更好地进行安排

在Toodledo中,我们可以为每个To do 设置时间长短(length),下图中,LR(我自己每天的记录任务,LR代表Log & Review)任务的时间是15分钟。

最下面显示的Total Estimated Lengths是30分钟。

所以,如果你为每个任务输入时间的话,那么对于一个To do 清单,你可以很方便地知道总的需要多少时间,来确认你的清单安排是不是合理。如果我看到我一天的任务时间超过10个小时,那我可能今天有些任务完成不了了,就可以在一天开始的时候将部分任务移到第二天。

另外,Toodledo也自带了计时器,Timer。如上图。

点击那个小箭头,计时器就启动了,可以帮你记录这个任务花了多少时间。同时,最下方也会显示Total Elapsed Timers,计算你总共用了多少时间。如果你是在电脑旁,这个功能还是挺方便的。

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