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资料管理:清理,备份和同步

May 27, 2009 by     6 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 寻找方法, 磨炼工具, 自我管理

上一篇中我们谈到了建立适合自己的目录结构,本篇想讲讲资料管理的其他方面,也就是清理、备份和同步。

1. 定期清理

随着我们硬盘里文件的增多,以及各个项目的进展,无用的文件会越来越多,这个时候就需要我们定期清理了。我就把清理Download和我的文档放入了我的每周回顾中,这样每周清理一次,任务也不重。如果等到几个月或者更长时间,就得专门找一大块时间来清理了,那可得下很大决心才能做到:)

Productivity501的访谈中,有人讲到:

Purging is necessary to keep everything under control. When I am done with a project in the Current Projects folder, I go through its project folder and remove all junk.

我跟这位高手的做法类似(窃喜一下),如果一个项目已经完结,那么删掉那些无用的过程性的文件,把文件夹打包,然后扔到“备份”目录中,等待拷贝到我的大硬盘里。

在上一篇中,我的朋友Redstar留言说:

我习惯在硬盘里建个temp文件夹,桌面放上它的快捷方式,这里专门拖进去一些临时的文件,比如qq,邮件或者msn里接收的文件,u盘拷来的一些文件,一时没时间去归类,或者根本就没必要归类,看了就会删掉的那种文件。然后再定期去清理归类这个文件夹。

跟我的Download目录起的作用类似,但是建立快捷方式的办法蛮不错的。这一点,跟A. Shun讲的提高计算机操作效率的方法是英雄所见略同啊。

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Email Zen: 邮件之禅

May 24, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

此文是来自读者David Ke的投稿,关于Email管理的很棒的总结,希望大家喜欢^^

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邮件是用来服务人的,而不是用来困扰人的。

网络越来越发达,知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事,再加上SmartPhone,人们被邮件给捆住了,无时无刻的邮件让我们不得安心,使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低,邮件是用来服务人的,而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住,iPhone上邮件不断的跳出来,每天无数次的检查是否有新邮件,大部分的时间都浪费在邮件上了,所以我决定改变,我给自己这个邮件系统命名为Email Zen(禅邮件),因为它让我Zen。

首先我必须推荐大家使用Gmail,只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率,它的Search&Archives模式,过滤功能,反spam功能都是邮件中最好的,我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.

为什么邮件带来焦虑或麻烦?

要做到Zen,必须现搞清楚问题,焦虑或麻烦是哪里来的,邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面:

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资料管理:建立自己的系统

前面我们讨论过使用Scrapbook作为个人资料管理系统,但是除了我们在互联网上看到的精彩内容之外,我们往往还有很多其他的资料,比如项目中需要用到的参考资料,撰写的文档和演示文稿,以及大量的电子书。如何更有条理地管理它们,安全地保存它们,还要让我们在使用的时候能够很快找到,而不是堆满整个桌面以至于刷新一下桌面都要闪烁一下屏幕呢?

在Lifehacker上搜到了Geek to Live: Organizing “My Documents”,讲到了作者的6个文件夹划分。在Productivity501对于众多博客的访谈中,谈到了很多蛮不错的经验,其中被重复最多的一个经验就是建立一个适合自己的目录结构。比如有人把文件分为Inbox,Archive,以及In Progress。在In Progress文件夹里面则按照生活的不同方面放上不同的文件夹。另外有人建立了如下的文件结构:

Current Projects: everything I am working on at the moment
Reference: everything I have worked on, or need for future reference
Inbox: where things end up before being filed in one of the above folders
My Pictures: I keep this separate because I back it up separately
Code: my programming projects, past and present
Webs: my web solutions, past and present

下面分享一下我的一点经验吧。我是2005年感觉到有必要给自己的目录固定下来一个结构,于是开始上网搜。不过那时候可没有这么多类似的文章,只好自己想咯。后来想清楚在电脑里放的不过是我读的、写的以及做的项目,于是有了现在主要的文件结构:

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几个小工具,提高生产力

May 4, 2009 by     10 Comments    Posted under: 磨炼工具
  1. Fences:正如它的名字——篱笆,把桌面分成几个部分,每个部分都可以放无数的图标,也带有滚动条。并且可以实现双击隐藏所有的桌面图标,还你一个简洁的桌面。更详细的介绍在http://www.appinn.com/fences/,下载在http://www.stardock.com/products/fences/downloads.asp
  2. Desktop Manager 2:可以把窗口最小化到系统栏,置顶以及缩小为一个图标,最强的是可以在文件操作窗口中有一个自定义的快捷路径,很方便,更详细的介绍在http://www.appinn.com/dm2/,下载在http://dm2.sourceforge.net/
  3. StrokeIt:鼠标手势软件,具体不用多说了吧。功能很强大,能自定义目标程序。下载在http://www.tcbmi.com/strokeit/
  4. Chromium:就是Chrome的开发版。配合StrokeIt,让我逐渐有远离Opera的想法。支持userjs,可以用很多Firefox中GreaseMonkey的脚本。还可以把网站直接保存为快捷方式,这样toodledo、Gmail等就像一个桌面程序一样直接使用了。我是在http://www.googlechrome.cn/下载的
  5. pidgin:整合MSN\GTALK\FETION\QQ,即使你要开即时通信软件,开这一个也就好。新版本不要用中文安装,要不然会老崩溃。下载在http://www.pidgin.im/
  6. Directory Opus:我用过的最好用的资源管理器软件,功能实在太强大,强大到必须另外写一篇专文描述。这个因为不是免费的,所以Google吧,我如果工作了第一个要买的软件就是这个。
  7. 一种快速启动工具:我用的win+r,你也可以试试其他类似的软件

这些软件如何可以提高生产力呢?比如我在写论文的时候,可以双击隐藏桌面图标减少干扰,也可以在桌面快速找到自己所需的文件(一般我会把桌面移动到非系统盘)。当需要看参考资料的时候,直接桌面用鼠标手势打开DO,用它的收藏夹或者文件收集区定位到参考资料里面。需要在toodledo上面新建一个任务,直接win+r运行t。当我在网站上下载文件的时候,使用DM2的收藏夹定位到我的下载文件夹,省去到处摆放下载文件的潜在损失。

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在GTDLIFE上讨论的时候有人留言说道:

有意思没,有时间考虑用什么软件不如去做一些实际性的东西。浪费时间

在葡挞生活上也有人留言说:

不是很想打击你们。。。
当你们费尽心思,去不厌其烦的尝试一个又一个的软件,写一篇又一篇的文章。。。这本身就是管理时间的失败了
简单的笔和纸,就是最好的。
你们现在就好像留学时,把80%的时间放在收集学校信息,奖学金信息,教授信息,却迟迟不肯去提升自身竞争力。
当你们在这里花费很多时间,貌似把自己管理的井井有条,机器人一样的时候,有没有想过当初与你们同起点的人,在一股劲的努力之后,现在已经获得怎么样的成就??
当他不顾一切向目标奋进时,全部精神都投入了,根本无暇去悠闲的管理时间
磨刀不误砍柴工,是对的
但是顾着磨刀。。。磨太久了,刀会断的
anyway, 你们是很优秀很sharing的
但是真的不必用那么多奇形怪状的软件
你们本身已经就是给信息干扰了。
不是吗?

我的想法是:好的工具能让我们有行云流水的感觉,分享只不过是给大家一个选项罢了,更多的是一种介绍,供还未有明确工具的人们做一下参考,至于已经有自己一套系统的人,知道有这么个东西就好吧,为了节约你的时间,你可以跳过介绍软件使用的文章。
其实,对工具的具体使用,特别是结合自身举例的文章其实挺少的。能给新人和后来者一些帮助,也算是我们的目的吧~

当然,如果你觉得这些软件很无聊,可以跳过这篇日志啊~

效率与激情

Apr 24, 2009 by     6 Comments    Posted under: 葡挞文摘

这周在TED上看到了一个关于设计拯救报纸的视频。但是如果不是Apple4us的Blog文章,可能就错过了。另外发现已经有人在做TED的中文化工作,叫做TED中国粉丝团。我觉得TED也可以算是一个非常好的听书资源吧,不但提供网上视频,还提供MP4的下载。好了,还是回到我们的文摘上来,这位设计师最后的一段话蛮值得回味:

You can live in a small, poor country; you can work for a small company, in a boring brunch; you can have no budgets, no people; but still you can put your work to the highest possible level. And everybody can do it. You just need inspiration, vision and determination. And you need to remember that to be good is not enough.

有兴趣?看下边的视频咯:

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