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如何坚持计划

Dec 28, 2009 by     9 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

第一,万事开头难,意味着“开头”之后,事情将会变得容易。

第二,有始更需有终,意味着“我正在做”,不能成为一种心理慰籍。

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反思GTD:改进与个性化 – 四个习惯

Apr 4, 2009 by     7 Comments    Posted under: 反思GTD, 寻找方法

上篇我们谈到GTD改进后的四个工具,分别是工作篮,下一步行动列表,项目/清单,以及日历,并简要介绍了这四个工具。这些工具,你可以在读完上一篇文章之后就建立起来,但是要掌握这些工具,可能需要一些时间。我们需要时间去挑选让我们觉得舒服的实现工具,需要时间去熟悉和信任我们的系统,需要时间去改进调试直到最佳。

好,废话少说,让我们看一下这四个习惯:

1. 收集

正如本系列的第一篇基本概念和习惯中提到的,第一个习惯是你要建立起对工作篮的信任,接到任何事务的时候首先放入工作篮。我们前面讲到,你可能有多个工作篮,比如邮件的收件箱,比如桌面上装文件的工作篮等等。这里我们还是要讲一下作为GTD里面最重要的概念的这个工作篮。看看ZTD里面讲的吧:

But we also need to look at a special kind of inbox — your collection tool for your ideas, notes, information given to you on while you’re on the road, tasks you remember you need to do, action items that come out of meetings. In short, everything that comes into your life that’s not in a written or recorded form.

总之,不管是庞大的项目还是一闪而过的灵感,把它写下来,放到你的工作篮里吧。这样,你就不再需要耗费脑力去提醒自己还有这么一件事情要做。而且正如那句老话说的,“好记性不如烂笔头”,写下来忘记这件事的可能性就微乎其微了,何况你还会定期清理你的工作篮呢。

这个工作篮最好不要由多个工具组成。比如你看了ZTD的介绍热血上涌,兴冲冲买了一个Moleskine笔记本;然后看了天方的介绍开始使用Toodledo;你还有一个iPhone,那么漂亮的Things怎么能不使用;其实你最习惯的可能是桌子上电脑边随手贴的即时贴……过不了几天,你就会发现你陷入了同步不同工具的海洋,而这种分裂感让你感觉极不舒服,于是你把它归咎于GTD。于是你的GTD时间告一段落。可能有些夸张,但是绝对不是危言耸听。选择一个且只有一个工具作为你最重要的工作篮吧,这样至少能减轻您被撕裂的感觉。

随身携带这个工作篮。因为我们可无法预测什么时候冒出来一个念头。比如上班的公交车上突然看见一幢建筑想起一个灵感,比如晚上关了灯你突然想起来明天要做的几件事……从这个角度来看,可能手机上的应用是最合适的工具。但是并不是所有人都习惯用(已有的)手机输入。比如我就觉得用手机输入始终存在一点从想法到记录的文字之间的障碍,所以我还是比较倾向于使用纸笔工具。虽然纸笔工具在某些时候不算特别方便(比如走路时),但是也有一些特别的好处。也许用手机输入也需要一些时间去适应,或者我们也可以期望工具的进一步发展吧。

这个习惯虽然看起来简单,但是要真正达到传说中的“黑带”级恐怕并不容易:

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说是还是说否?

Apr 3, 2009 by     Comments Off on 说是还是说否?    Posted under: 葡挞文摘

这周在Zen Habits上面看到The Biggest Waste of Time,说我们时间的最大杀手就是在该拒绝的时候说了“Yes”,而在该接受的时候说了“No”。那么到底如何判断该说“Yes”还是“No”呢?作者的结论是听内心的声音,而不是被面子所累或者为了取悦于人。其实类似的说法我们已经听过许多,比如“学会说不”,或者“学会拒绝”。有了这个意识,虽然是一个需要习得的技能,但是也不需要太长时间掌握。李笑来老师说

好多年前,我注意到一个现象,当别人求助于我的时候,我内心往往非常抵触,却又怕别人说我是所谓的“不够意思的人”,于是硬着头皮去做自己不喜欢做的事情。有一次特别受伤的时候,突然一闪念,想明白,原来这种尴尬本质上并不是来自于我没有“乐于助人”的品性,而是来自于我自己的精力并不足够旺盛,没有旺盛到处理自己的事情绰绰有余的同时,还有大把的时间精力用来帮别人做事——事实上,我自己根本已经是正在过河的泥菩萨。后来,我开始怀疑,雷锋的领导是否太白痴,因为他没有给自己的下属分配足够的工作。——这是那天晚上与我来讲非常惊喜的一件事儿,因为我发现我正在独立思考。

承认自己能力有限,是心理健康的前提。从我重新思考雷锋的领导那天开始,我挣扎着去学习如何做事量力而行。说起来好笑,自己的智商有限到过去竟然没想到“量力而行”是如此高难度的行为模式——1) 承认自己能力有限;2) 不怕在别人面前露怯;3) 敢于不去证明自己是“好人”……

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日程表,提醒,以及截止日期

Feb 25, 2009 by     3 Comments    Posted under: 寻找方法

最近读了Lifehack的Back to Basics系列,对于日程表和提醒有了一些新想法,于是做个记录。

1. 日程表

David Allen在Getting Things Done里面讲:

日程表应该只显示“重要而艰巨的工作”,围绕着它推进你其余的行动。

为什么呢?这是因为:

根据人们记录每天工作计划的老习惯,许多人希望把行动放在他们有心情去完成这件事情的那一天的日程安排中,比如星期一。但是到那时,也许情况就会发生变化了,因此这件事又不得不一再地拖延下去了。要抑制住这种种情况。你需要依赖你的日程表,把它视为一块圣域。它界定了你每天所有的责任的严格精确的界限。当你忙碌的时候,这些工作也应该能够一目了然。如果日程表中包括你必须在某一天搞定的工作,事情也就简单多了。

  • 日程表的内容

正如Back to Basics: Your Calendar这篇文章里面讲的,使用日程表的哲学有两种:

第一种是GTD里面提倡的:

only put in your calendar those events which have to happen at that time – meetings, appointments, scheduled phone calls, etc.

其余时间,你从“下一步行动”清单中找适合你现在做的事情。

另一种是把所有的待办事项都排进日程表里,除了上面提到的,还包括电话和Email时间,吃饭,以及“项目时间”等。其实我觉得作者列举的这些日常习惯性的事项是不必列入日程表的,它们更适合作为一种标准日程的习惯来养成。但是作者最后给出的建议不错:

My advice, then, is to determine what absolutely has to be done each week and schedule all of it – and stick to the schedule.

也就是说,把那些重要(不管紧不紧急)的事情放到日程表里。这样你的日程既不会太满,也不会太空。也许,这就是放置大石头的艺术吧。每周回顾应该是放这些大石头的合适时间。如果您有每天清理清单的习惯的话,每天放一些重要的事情应该是不错的选择。

  • 日程表的形式

日程表的形式基本也就是以下几种:

  • 纸质日程表
  • 电脑日程表
  • 在线日程表
  • 移动设备日程表

上面那篇关于日程表的文章中列举了各种设备的优缺点。其作者推荐建立一个混合的日程表系统,一般包括移动设备,在线以及电脑上的日程表。其实我更偏爱移动设备一些。智能手机基本都有非常强大的日程表系统,对于我们的日常使用已经足够了。各种同步工具也保证你的日程安排不会因为手机被偷或者电脑被雷击而毁于一旦。

2. 提醒

其实提醒(Reminder)在很大程度上可以放到日程表中去,这也是很多人的选择,我之前也是这样做。但是最近我发现某些提醒可能并没有那么“神圣”,而放到日程表中会让整个日程显得拥挤。于是我将这些提醒,比如起床,锻炼等活动放到了一个闹钟软件中。这样他们既能提醒我,又不会占据日程表上宝贵的空间。其实Back to Basics: Reminders里面讲得不错,提醒在很多时候是帮助我们养成习惯的。至于习惯的重要性,我们已经讲了很多,这里就不啰嗦了。

当然,你的提醒应该交给一个自动化而且可以信赖的系统,确保你可以放心地把某个提醒放入系统,然后就可以忘掉它,全神贯注你目前的工作了。

这里我还想提一下截止日期(Deadline)。我以前一直有点困惑如何处理截止日期这种类型的提醒。把它放入日程表吧,它要到时候才会显示。而如果你真的到时候才察觉的话,估计已经来不及完成这件事了。于是我就想,是不是应该提前把它加入日程表呢?但是这个提前量如何又确定呢?最近看到Things iPhone,以及Android Shuffle的截图(如下),感觉到定期(每天/周)看一看日程表上的日程(日/周/月/年),就可以比较清楚截止日期了。而这些软件的某些视图,可以让我们更方便地查看截止日期。当然,这个方法,并不一定需要这两个工具,毕竟“运用之妙,存乎一心”嘛。

image image

您对于日程表和提醒有什么想法,在留言里跟我们讨论咯:)

Toodledo 与习惯管理

Feb 14, 2009 by     2 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 寻找方法, 磨炼工具, 自我管理

李笑来和Malcolm Gladwell都说,一个人要获得一些成就,要有10000个小时的积累。如果每天积累3个小时,这差不多是10年。

Malcolm Gladwell的书outliers里面也提到,即使有了10000个小时的积累,也要看是不是遇到历史性的机遇。

对于大多数人来说,都不会这样幸运。

但是如果你能持续地积累,那么是可以有很好的回报的。

比如锻炼身体,如果经常锻炼,身体就会健康,是无形的财富,比什么都重要。

有益的事,要经常做,形成习惯。

更进一步,我们要对我们的习惯进行管理。

之所以需要习惯管理,是因为人是情绪化、不稳定又健忘的。习惯,尤其是良好的习惯,往往是违反人的天性的。跑步、俯卧撑、仰卧起坐使得你腰酸腿疼,阅读与思考要耗费不少脑细胞,所以习惯地形成往往与意志力相伴,尤其是当这种习惯要打破你原来的舒适生活时。

但是由于人的不稳定以及健忘,这种意志力本身也是不够稳定的,容易受到工作、生活、人际关系的潮涨潮落而影响。所以我们在锻炼我们的大脑与心智的同时,也需要一个辅助的系统,来对冲我们的本性。

这个辅助系统要足够稳定,同时有不断演进的灵活性。

Toodledo就是这样一个辅助系统,一个很好的习惯管理工具。

  1. Toodledo有任务的重复周期设置。而且设置选项十分灵活,比如每天、每周、每月、半年、每年,也可以是每2天,每3周,每4个月,每月的第2个星期二,每个工作日等。所以你不会忘记。
    1. 我会设置每2天跑步,每天记日记,每天记账,每周review等。
    2. 设置完了之后,Toodledo每天会列出你今天要做的事情。可以年复一年的运行下去。由于是在线服务,稳定性有很好地保障。不会因为电脑病毒、断电、误操作等意外,造成你形成的系统被“付之一炬”。
    3. 随着你要做的事情多了之后,可能有几十个项目都是周期性的。如果你觉得某些项目的周期需要微调,可以随时随地调整。你可以每次都专心于某一个项目的调整。这样,你的系统会越来越精细与科学。
  2. Toodledo是在线服务,随时随地可以访问。你可以时时刻刻查看还有哪些事情要做。人都有惰性,我个人认为,to do list上面任务的完成率与你查看这个list的次数成正相关。
    1. 其实有的时候,没有完成to do ,是不清楚要完成哪些to do。比如你的to do list是基于outlook的,而你有很大一部分时间是不在电脑旁边的,这个时候由于人的健忘性,你有可能少做了1~2个to do.
    2. 考虑到人的惰性以及现实时间与精力的有限性,一个人查看一次to do list,其完成率,是一个介于0与100%之间的数,比如10%
    3. 所以一个每天查看50次to do list的人,与每天查看5次的人相比较,查看了50次的人,其一天最终的完成率往往要高于只查看了5次的人。
    4. 而Toodledo是在线服务,有网络连接就可以访问。现在手机都能上网了。所以理论上,每天查看to do list的次数是不受时间、地点限制的。

当然,这个系统能够成功运作的前提是,你必须相信这个系统。

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