用Toodledo的search功能来自定义模版
Posted under: 一直在尝试如何使得Toodledo更好用。
最近想到如果Toodledo有一个Dashboard就好了，把所有重要的任务放在一个页面中，分门别类。
虽然Toodledo有统计图功能，但是只有数量统计，没有具体的任务。
后来想如果是Dashboard，那么里面的任务应该是最应该给关注的、最重要的。而我平时所有任务中，最重要的往往是和工作相关，或者是在某些地点（比如，单位）要做的事情。
而这些都可以用Toodledo的search功能来实现。
所以，我就在Toodledo的search视图中新建了一个搜索
context is 单位
or context is 地点2
or context is 地点3
or folder is work
搜索之后，我把这个搜索命名为dashboard，然后可以通过Toodledo的排序与分栏功能，将结果分成不同的部分，就一目了然了。
另外，可以通过search功能自定义很多模版，比如
- 当天任务（去除重复任务）
- 明天任务（去除重复任务）
- 未来一周任务（去除重复任务）
- 未来一月任务（去除重复任务）
- 过去一周任务（去除重复任务）
- 过去一月任务（去除重复任务）
这样就方面计划与总结。之所以要设定去除重复任务，是因为我每天重复任务达到十几个，不过滤掉这些任务，就会觉得“乱花渐欲迷人眼”。
这是除了前面介绍的用克隆任务来设定模版之外的另外一种模版自定义方法。
用mind manager来分析toodledo任务
前文提到Toodledo上有我很多的任务信息，我希望更好地利用这些数据。
我尝试过用Google Treemap来分析Toodledo中的任务数据，效果不错。但是我一直也在想能不能结合Toodledo与mind manager。
经过尝试，没有找到什么自动化的方法。但是依然很笨拙手动用mind manager来进行分析。
用到的工具有Excel和mind manager。
下面来说说步骤：
-
- 在toodledo的import/export/sync面板中，选择Text Import / Export，在Text Tasks Export中，Download text file。
- 打开下载的toodledo.txt,复制所有内容。
- 新建一个excel表格，粘帖。
- 对数据进行排序，如果需要还可以进行筛选。我是按照Folder来进行排序的。
- 新建一个mind manager文件，将folder一个一个手动复制到mind manager中。
- 在排序好的excel中，选中某个folder后的所有任务，复制。在mind manager中选中同一folder，然后粘帖。
- 然后，对于生成的脑图，就可以看看你到底在做什么，还需要做什么。
我的做法，就是把同一folder下面的任务再进行分类。在Mind manager中分类很方便，选中若干子节点，按ctrl+shift+insert，就把这几个子节点归类了，输入新母节点的名称就可以了。
相对我以前用mind manager系统来进行规划有所不同，之前想得很多，但是做得少。现在这些任务都是平时在做的，所以真实度比较高，属于“自下而上”。再从中归纳、分析、总结，确定现有行为与目标行为之前的差异，相对就更有针对性。
用Toodledo来做阅读计划
我提到过，我通过新浪读书RSS订阅等方式，在Toodledo中积累了一个长长的读书清单。
最近在消化这个清单的时候遇到了一些困难，一个原因还是因为每天想吸收的信息太多，Google Reader，视频，podcast等内容都很好，不忍割舍。所以就没有来得及听书。
但这样一直拖下去，也不是办法。所以我还是决定作读书计划，将一本书进行分解阅读。
Cowoo在《什么样的人生？》中提到过计划到底有没有用？ 的确，在面对世事变迁的时候，人生计划往往很渺小。人生太长，太多的不确定。
不过短期内的计划还是很有效果的。半年和1年的计划能达到60%~80%，这样就很好。
下面来说我的阅读计划是如何具体实施的：
我的工具主要有：豆瓣、Excel、讯飞语音
1、在阅读清单中选择一本你想看的书，到豆瓣上去查查打分和评论。
原则是只看好书。
现在有了互联网，如李笑来说的，好的内容真的是太多了，那些不够好的（更别说糟粕了）就应该早早地扔掉。
这样就可以节省你大量的阅读时间。
2、我大多数情况下都是用讯飞语音听书的，下面也以此为例。
- 用小说下载阅读器，下载新浪读书或者其他在线阅读网站的连载文章，制作成txt文件。
- 查看txt文件体积，比如说400K。将电子书txt放入手机或者WM模拟器。在讯飞语音中看一下在当前屏幕与字体下，该书一共有多少页，比如说800页。
- 打开excel表格，做一下简单的计算。按照我的统计，一小时可以听40K左右，400K就是10个小时。比如你计划每天读2个小时，那么就需要读5天。所以说你每天读160页。
- 在excel中编制一个分解列表。首先构建一个列，160，320，480，640，800。这可以通过向下拖动，自动完成。然后将书名,比如说杜拉拉升职记，与前面的页面结合起来。excel中的语法是:=”杜拉拉升职记”&A1。然后下拉自动完成，得到一个这样的列表：杜拉拉升职记160，杜拉拉升职记320，杜拉拉升职记480，杜拉拉升职记640，杜拉拉升职记800。代表在指定的日期所要读到的页码。
- 在toodledo中add task，在右上方点击，add multiple tasks，把这个列表粘帖进去，设置一下各项folder、tag、goal等属性。
- 添加完成后，为每一个任务各自设置一下due date。
顺便说，如果是纸质的书，在确定书的页数和自己的阅读进度后，从第4步开始和电子书是一样的。
结语：
我知道这样的读书方式有些死板，有人一目十行，有的人从后面或者中间开始读，这些都因人而异。不过我这样的方法只是减少了不确定性，确定可以将这些书都读完，step by step。
用Google Treemap来分析Toodledo任务
因为每天用Toodledo，所以Toodledo对我而言真的是非常重要，上面记载了我很多的任务信息，我希望更好地利用这些信息。
Toodledo对pro用户提供了饼图与柱状图的统计图分析，但是对我来说，还是有些不太够。
结合最近google spreadsheet 更新了几个gadget功能，包括treemap gadget，我就用google 的treemap 功能来分析一下toodledo的任务状况。
总体效果如下图：
如图，任务被分为四个颜色，代表四个优先级：negative,low,medium,high。
每个颜色的大方块中还有各个小方块，代表各个folder。
而每个方块的面积是这个方块中任务的时间（length）。
这个图中，先用优先级（priority）分类，再用folder分类。其实也可以先用folder分类，再用优先级分类。
我来简单的说一下步骤：
- 在toodledo的import/export/sync面板中，选择Text Import / Export，在Text Tasks Export中，Download text file。
- 打开下载的toodledo.txt,复制所有内容。
- 新建一个excel表格，粘帖。
- 删除第一行和第三行的空行。
- 用“数据”->“分列”功能，对LENGTH列进行分列，将数字与单位（mins，hours）分开。toodledo导出的时候，格式是10 mins和2 hours，所以数据分列后单位不统一，需要统一单位。
- 新建一列，用if函数将时间都折算为小时。
- 新建一个google spreadsheet（以下简称GS），将你需要的数据粘帖入GS中。因为treemap插件的要求是，1列或者多列文字描述，1列数字。我在这个例子中，把folder，priority和length放入了GS中。
- 在GS中插入Treemap插件，选择数据区域，这里是priority，folder，length。注意：文字列的顺序决定了treemap的分类方式。前面的文字列作为大的分类。
- 等一会，你应该看到你的Toodledo Treemap了。
Treemap 是一种很好的可视化（visualization）工具，要是谁根据Toodledo 的API与Google Spreadsheet的API写个自动化的脚本就好了。
在线GTD服务Toodledo–任务模版
最近Toodledo推出了一个期待已久的新功能–任务模板
模板功能是通过复制已有任务来完成的。
操作过程很简单：
你把鼠标悬浮在原来的check框上，不要点击，过2秒钟左右，会出现一个对话框，如下图。点击“clone this task”，就可以复制任务了。
这不仅对于一般任务有效，而且对于有substask的任务也有效，点击之后，所有的任务信息（包括子任务的信息）都原封不动地复制一份。这个功能也使得subtask的功能更吸引人。
如果你有一些任务需要多个步骤，而且这些任务经常发生，但是每次的具体内容都不一样，那么设置模板的功能就非常有用。
你可以将所有的模板放在一个新的folder下面，比如“模板”或者template,或者加上tag，这样方便管理。
由于现在我的系统还没有复杂到要设置任务模板的程度，所以还没有什么实践经验。
大家可以集思广益，认为如何设置任务模板比较好，欢迎留言，：）
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