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资料管理:整理电脑上的音乐/照片/电子书

Oct 10, 2009 by     10 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 磨炼工具, 自我管理

终于在十一长假的最后几天,开始了我的win7之旅,同时也开始了一段有点痛苦的电脑及网络文件整理过程。为什么要整理?因为实在是很喜欢win7中的库管理的概念,所以趁着安装win7的时候,把自己的能用库管理的文件都尽量的整理了一遍。

  • 笔记本中的音乐、照片、电子书以及各种文档
  • 台式机上安装的程序
  • Google Reader中的订阅源

今天主要讲讲第一点

音乐文件

主要是用iTunes+Mp3Tag这两个软件整理。为了让音乐文件按照艺术家\专辑的形式形成文件夹,需要勾选iTunes中“编辑-偏好设置-高级”中的“保持iTunes Media文件夹有序”以及“添加到资料库时将文件复制到iTunes Media文件夹”这两个选项。之后将音乐文件添加到iTunes的资料库,iTunes就会将这些音乐文件像下面左图这样整理好了,当然,添加到资料库之后需要把原来的音乐文件删除掉。同时,如果是精选集的话,在“显示简介”的选项里面,一定记得选择“加入选集”这个选项,这样选集中的音乐文件就不会分散在各个艺术家的目录下,而是集中在Compilations中的专辑文件夹底下了。

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资料管理:个人笔记管理

Aug 4, 2009 by     41 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 磨炼工具, 自我管理

个人笔记管理可以根据资料类别和个人需求灵活选择工具。本文比较了Evernote,MyBase,Scrapbook,以及Zotero在资料管理和同步上的优缺点。 Read more »

在线GTD服务Toodledo—使用一周年经验谈

Jul 12, 2009 by     16 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

使用toodledo已经有一年多了,说一下我自己的经验。

一、好处

1、学会使用列表

用列表的好处就是将你头脑中要做的事情记录下来,然后按照轻重缓急来执行

因为我们的头脑容易遗忘,所以记录下来比较靠谱,“好记性不如烂笔头”。比如我就经常忘事,因为我发现自己的思维比较容易集中于某件事,但是会遗漏其他事。

而且很多想法与灵感转瞬即逝,你没有当场记下来,一般事后就忘了,也许再也不会回来了。这恐怕是因为现代人生活节奏太快,事情太多导致的。所以一个随时可以记录的收集系统很重要。

而且记录下来之后,你就不用再去想要做什么了,拿出来看一下就好了。尤其是对于步骤比较多、复杂度较高的任务,这样可以节省很多重新思考的时间,你可以在原有的基础上继续思考与完善,这样效率可以提高不少。

同时这样做可以降低你的精神与心理负担,不用担心有什么事情会忘记做,因为都记录在本子/软件/网站上了,你可以专心地把注意力放在如何完成这些事情上。

这个方法很简单,但是也花费了2年的时间才感觉比较熟练地掌握了。2年前我虽然也用纸笔或者软件来把想做的事情记录下来,但是都是很随意的。

那个时候我把一部分待办事项记录在本子上,一部分记录在outlook里面,一部分记录在mind manager里面,还有一部分在脑子里面,没有记录下来。

现在想想,其实记录在哪个系统都差不多,但是最后要汇总到一个工具里面,这样才不容易遗漏。

列表与mind map的比较

那个时候还有些迷信mind map,觉得具有visualization功能的软件效率会更高。不过后来使用toodledo和checkvist这样的列表工具之后才发现,其实对于日常的任务,一般的列表工具是足够了。像Results Manager(Mind manager的一个插件,我以前写过一个简单的介绍)这样的工具,可以每次都让你都站在你的几大分类上来设想你要做什么事,属于GTD中提到的在30000英尺的高度来考虑问题,但是实际在使用中有几个问题:

  1. 生成待办事项脑图(列表)的时间比较长,迟钝。
  2. 高度依赖于某台电脑。我以前也把生成的脑图放在windows mobile手机里面,用pocket mindmap来看和执行。但是日复一日这样的生成,复制到手机(如果你修改了内容,要重新生成脑图,再复制到手机),太麻烦。

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黑莓手机上的GTD应用

Jul 2, 2009 by     8 Comments    Posted under: 生活方式, 磨炼工具

原来写过一篇文章,叫做《我用黑莓8800做时间管理》,后来的一段时间,尝试过各种GTD方法,包括在线的和离线的,用过一圈之后,包括试用了Treo650手机,最后还是又回归到我的黑莓8800,因为treo其他都好,就是上网太麻烦,再加上现在天气比较热,随身带两个手机+钥匙+钱包还是比较麻烦。

经过这段时间的探寻,基本上确定了就用NextAction+Everynote来做GTD的方式,当然还要加一种pushmail的软件,我选择的是尚邮(Shangmail)。

按照GTD的流程,从收集开始讲起。

和yibie在学生GTD:学生事务类型特点分析中说的一样,学生时代的时间管理工具,还是以轻量化为主,因为本身事务不算太复杂,翻来覆去最多就是学习+生活+社团+人际。这样的话其实收集和处理可以归为一类。对我来说,因为已经是研究生了,有一定的科研任务,事情要比本科的时候多一点,但是其实也可以归结到学习里面。

所以,我的收集包括两部分,一个是邮件、短信,另一些是自己的一些想法。

先讲讲邮件和短信吧,我使用莓文化开发的Everynote软件,它能够快速的将消息(包括邮件和短信)转化成为日程、任务、备忘或者txt文本,正如treo上diddlebug的抄送功能一样,所以当我收到一封邮件或者短信的后,能快速的把它纳入到我的GTD系统里面:

20090702075558
收到邮件之后,按黑莓键出现菜单,然后按E定位到Everynote

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选择将邮件抄送为日程

20090702075638

和平时的日程设定一样

20090702075650

邮件的正文会作为日程或者任务的备注。

软件很好用,但不是免费的,需要人民币10元,我想应该还是能承受得起的吧,确实让收集和处理变得更容易。

如果想到什么小事(所谓小事,指的是所花费的时间在半天以下的事情,也就是相对不那么重要的)。马上拿出手机,用NextAction来记录,直接在对应的场景里面添加任务:

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20090702105820

在NextAction里面,可以快速的用场景的首字母定位,这一点结合黑莓的全键盘可以很方便的找到目前的场景。

20090702113220

在主界面里面,按n就可以直接新建一个任务,同时支持用:p和:s的两个提示符来归类到某个项目任务和将来/也许清单。

20090702113531

任务上按空格 就可以标记为完成。这个软件不是免费的($39.95),但是我不知道我从maxpda下的这个版本怎么也没有要收费的提示。如果需要的话可以留下邮件我发给你。

黑莓手机上做GTD,还是以利用提醒和归类工作为主,如果要做复杂的项目管理恐怕还是比较麻烦的。黑莓的另一个好处是用一些pushmail软件之后,可以通过邮件方便的使用一些网络应用,比如twittermail,evernote,posterous等。

Toodledo与checkvist整合

Jun 25, 2009 by     4 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

这几天试用checkvist之后,非常喜欢这个在线服务,主要原因是界面非常朴素,朴素地几乎什么额外的东西都没有,所以速度也很快。

checkvist的好处就是可以非常方便自然地将任务细分。我也一直提到方便的力量,如果一个工具很方便,你就容易朝这个方向积累,虽然每天的积累很慢,但是长期的效果还是很不错的,就像复利。有了checkvist,你就自然地要划分子任务。这与Toodledo有很大的不同。Toodledo几乎是刻意防止你有过多的子任务,每个任务就像美国大片中的个人英雄。但是Toodledo有着其他在线to do list没有的功能,比如很灵活的重复任务设置,比如很多的属性(field)设置,使得任务可以多种方式进行组合和自定义。

2个服务有互补的地方,现在觉得checkvist就是那拼图中残缺的一块,有整合使用的可能性。

我使用Toodledo,主要是因为我的记性差,老忘事。我把toodledo作为我的提醒中心。以前,我把什么东西都往toodledo中塞,比如早期一个单词设置为一个任务,设置重复周期,但是这样任务列表就很混乱。后来就逐渐作为一个提醒工具,比如设置任务为“背单词”,然后用其他专门的工具来记忆单词。秉着这个思路,我把具体的内容从toodledo中剥离出来,逐步用其他服务来执行具体的操作,比如用buxfer记账,曾经用Gyminee(现在是dailyburn)记录锻炼记录,用google sites记录想法,用google Spreadsheet记录手机流量使用情况。

我一度想过,能不能用toodledo来提醒到另外一个to do list服务上完成任务?

不过这样做有几点不好:

1、任务系统太混乱,有的任务保持在这个系统中,有的任务在那个系统中。有可能会遗漏。

2、使用起来有些麻烦,尤其是在手机上面的时候,就比较麻烦,要开几个网页,这在手机上效率不太高。

加上当时没有什么好的在线to do list可以解决方便地建立子任务,也就放弃了这个想法。

自从发现checkvist之后,我决定尝试一下将checkvist和toodledo整合。checkvist为每一个列表提供一个网址,这使得通过超级链接整合2者成为可能。

举个例子来说:打扫房间

我长大后发现,打小并没有养成爱整洁的习惯。并发现养成整洁卫生的习惯是有好处的,所以我在toodledo中设置了一系列重复任务,来促使我养成这样的习惯,其中一个就是打扫房间。

以前我在toodledo中看到打扫房间这个任务,一般也就是整理整理桌面,擦擦干净,就对付过去了。我承认,即使我自己给自己设立了规则,有时候还是懒惰,有些应付的成份。

但其实打扫房间有很多内容,包括抽屉、柜子的整理,一些旧书的整理,电子设备及说明书的整理等。每一项都有些子项目。

我也本可以将这些放在toodledo任务的note中,但是toodledo的任务笔记比较弱,标记完成也没那么直观。而toodledo在添加、设置和展现子任务方面的确还比较麻烦。

所以我在checkvist中新建了一个列表,打扫房间。里面设置分层次的8个任务。然后我将这个checkvist列表的链接,放在toodledo“打扫房间”任务的note里面。这样,下次执行这个任务的时候,就点击链接跑到checkvist中查看,按照这个层次执行任务。

下面来谈谈什么样的情况下比较适合用这样整合的方式

1、不太重要的任务间接放在checkvist中,重要的任务直接放在toodledo中。

因为checkvist本身没有优先级,没有due date,而且在任务列表多了之后也没有概览所有任务列表中所有重要任务的dashboard,所以如果完全依赖checkvist,很可能会遗漏重要任务。

这也是为什么toodledo默认即使有子任务,也不是按照parent-subtask的方式展现任务,而是每个子任务独立展现。这样你不会遗漏任务。

2、重复、复杂的任务放在checkvist之中,没有设置重复,相对比较简单的任务就直接放在toodledo之中。

就如打扫房间的例子。

其实这样做,就是将执行任务的时间与频率交给toodledo,而具体执行的内容与步骤交给checkvist。这只适合时间限度要求不太紧的情况,如果是项目,时间要求比较紧,恐怕就不适合了。不过好在真正重要的事情,往往开始的时候时间不太紧的,所以可以慢慢来,take your time。

3、常规的任务

一般事物总有一些相对好的方法和步骤,可以通过checkvist将这些步骤和流程固化下来,放一个链接在任务的note里面,执行的时候看一下流程,就省心省力。

移动场景

如果能不用电脑,用手机就能完成,就更好。

好在toodledo和checkvist都有mobile版本,结合toodledo的slim界面(支持note中的链接)和checkvist的mobile版本,可以在不用电脑的情况下,就使用这样的整合。不过这样要求平时在toodledo的note中添加的checkvist的链接就是mobile版的。

 

结语

这是我这2天才想到的,有些不完善,对于如何划分toodledo和checkvist各自的职能,使得整合更加模块化、便捷化,还有待研究,欢迎留言讨论。

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