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使用Scrapbook作为个人资料管理系统

Apr 22, 2008 by     15 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 磨炼工具

我现在用Scrapbook(一个Firefox的插件)作为我的个人资料管理系统,顺便还存储一点个人效率系统的资料。这里的资料主要是指每天获得的零散的信息(互联网上的阅读等)以及自己的随手笔记。关于电子书等其他资料和文件系统的管理,以后我会专门撰文叙述。

GTD中提到建立一个简单而高效的个人资料管理系统是具有重要作用的。实际上,我看完GTD这本书就觉得资料管理系统实际上跟个人效率系统是两套不同的体系。个人效率(时间管理)系统侧重于让我们更有效率的完成工作。而资料管理系统则是为了“有效组织和管理资料,做到随时需要,随时获得”(古道语,虽然我觉得古道把事情搞得有点麻烦^^)。

于是当时Google了一番,发现善用佳软上有一个系列“寻找最好用的笔记软件”,比较的很全面。于是按图索骥,对十来个软件进行了试用,最后选了MyBase作为我的资料管理系统,并花了一两天时间把以前存在Scrapbook里的零散资料转到了MyBase里。在Windows下,MyBase是不错的笔记软件了,树形组织十分方便,还提供了IE和Firefox的抓取插件。除了启动慢一点,Firefox抓网页乱码几率很高,搜索基本上没用以外,已经算比较完美了。我也用的很happy。

但是几个月前,我实在受不了越来越慢的Windows,把整个硬盘格了装成了Ubuntu,这下问题来了,MyBase没有提供任何Linux的支持。试用了Ubuntu下的几个笔记软件,比如BasketJarnal什么的,也没发现顺手的工具。正巧那几天发现了Scrapbook的几个插件,感觉比较兴奋,于是重新启用Scrapbook。

Scrapbook是Firefox的一个插件,用来保存网页以便离线的时候也可以查阅。目前的版本是1.3.3.2,已经基本上可以胜任一个笔记软件的需求。再加上几个插件,可以让你用的很High。另外,很重要的一点是,Scrapbook是Firefox的插件,跨平台,而且它所使用的技术、代码、数据格式等都是开放的(Mybase的数据导出可折腾死我了)。在你觉得某个功能不爽的时候,你甚至可以自己动手来完善它LoL

首先来看一下需要安装的插件,如下图。首先Scrapbook本身,然后是Integrated SearchAutoSave。安装完Scrapbook之后,就可以整合到Firefox的右键菜单里面。具体的设置各位可以自己琢磨。当然,也有热心用户为Scrapbook专门写了用户指南

Firefox Extentions

安装完之后的Scrapbook是什么样子呢?

Firefox Extentions

所有的文件夹都是自己建立,你想怎么组织你的知识管理系统都可以,关键就是要用起来舒服。比如说我就不喜欢清单系统里面的东西太多,于是把每周要回顾的内容和<Someday/Maybe>的清单放到了这里面,每周进行回顾和改进。

图的最上面那个输入框是Integrated Search,它可以让你搜索你的整个Scrapbook资料系统,而且速度很快,这比起Google Desktop这种笨东西来,要好的多了。

分割线是我自己加的,下面是AutoSave保存的网页。因为每天看的东西很多,而我又不是随时记得把网页保存到资料系统里去。AutoSave就是把每一个我看过的页面保存下来,够暴力吧?但是“一力破十慧”,它还就是好用,我在看东西的时候再也不担心会丢掉有用的内容了。而且没有网络连接的时候,我想起某个看过的网页也可以拿出来翻翻。什么?担心占的磁盘越来越大?我们这不是在实践GTD么?把“清理资料系统”加入到你的每周回顾里面不就得了?我已经这么干了四、五周,基本上每次清理的时间不会超过15分钟吧。

需要注意的是,Windows用户的Scrapbook的默认目录是在Application Data下面的mozilla目录,大家还是把它移到数据集中存放的地点吧(Alt+K打开Scrapbook面板,工具->组织)。要不然如果某次重装忘了备份,就只有泪流满面了。当然,也可以使用上面图中的BackupHelper。不过我在Ubuntu下,主文件夹还是蛮安全的。

好啦,总结一下,Firefox+Scrapbook+Integrated Search+AutoSave=轻便好用一站式个人资料系统,自由开放跨平台,而且将会越来越快(因为Firefox 3会有大的性能提升)。如果你担心你的资料管理系统某天崩掉或者某天你心血来潮要切换到另一个平台,那么试一下Scrapbook吧,应该不会让你失望。

你也使用Scrapbook么?如果你有什么独门秘技,不要藏私哦,欢迎留言与我们分享。

用Google桌面来管理你的生活

Mar 19, 2008 by     2 Comments    Posted under: 磨炼工具

如果你每天有10个小时坐在电脑面前一动不动,如果你习惯用一个小本子记录你每天要做的事,如果你经常会不自觉的迷失在众多网站之中,那么你会喜欢今天的话题——用Google桌面来管理你的生活。

Google桌面(Google Desktop)是Google推出的一款桌面应用程序,主打本地搜索和各种各样的小工具两大特色,这里有官方的介绍。我个人的感觉是它的搜索功能因为需要占用比较多的硬盘空间来建立索引,所以对于我的笔记本来说并不是很适合,而对各种小工具的支持却在我的日程管理上帮了大忙。

首先来看一下我的截图:

clip_image002[14]

从左侧的截图可以看出我主要选择了三个插件:日历简易定时器、执行项目,另外最后还有一个调节心情的虚拟花瓶clip_image003[7]

日历:Google日历(Google Calendar)是我很喜欢使用的一项服务,通过它的每日短信/邮件提醒可以让我不在电脑前时,也能借助手机按照预定的计划表行动。所以它特别适合那些能预知具体时间的事件管理。这个插件兼有月历和日程表的双重功能,很简洁很实用。

简易定时器:这个定时器很简单,可以设定1~60分钟时间内的提醒,在计时到达之后会弹出一个提醒框告诉你时间到了。作为短期事件的提醒很不错,比如浏览网页内容之前设定一下想要花费的时间,就不会因为过于投入而耽误其他事情了。

执行项目:最后来说一说这个用来取代小本子的插件,它提供了添加、删除、拖拽排序,标记完成的功能,能够很方便的让你整理接下来需要做的任务。唯一美中不足的是它本身不支持项目和时间之间的关联,但是通过和以上两种插件的配合使用,还是可以弥补这一不足的。

从上面的介绍可以看出,以上的三个插件配合已经可以满足长期和短期两种不同的基本时间管理需求,能够较好的管理私人事情。虽然功能上和那些专业的GTD软件还无法相提并论,但方便简单的使用、较低的系统资源占用都是这套解决方案的优势所在,如果你有兴趣不妨现在就尝试一下(GTD格言:两分钟之内能够完成的事就马上去做)。

下面让你看看有上述解决方案伴随的一天是怎样度过的:

7:00

起床

8:00

clip_image005[1]

吃过早饭准时坐在电脑边,随手设定简易定时器时间为30分钟,我将用这段时间收邮件、浏览信息。

8:30

clip_image007[1]

时间到了,恋恋不舍的离开在看的帖子,开始一天的工作。

8:30

clip_image009[1]

从哪开始呢?

clip_image011[1]

首先,通过日历查看一下之前安排了哪些活动。嗯,应该开始项目开发了,那好吧,抓紧干活!

11:00

肚子饿了,该去吃饭了(这种不会忘记的每天都要做的就可以不用写在日历里了)

临走之前师兄通知下午四点有会,都要去,赶紧记在日历里!

点击日历里的“查看我的日历”,就可以到网站上去添加活动了

或者也可以点击日历里的“创建新活动”,弹出一个对话框,输入活动名称“开会”,添加成功后会弹出一个对话框。但是这样做有一点不好就是活动的开始时间是以当前时间为准(也就是说只能添加当天的活动),而且只持续一个小时。

填好了就赶紧去吃饭了

12:00

clip_image013[1]

吃饭归来,午休时间,小睡一下。用电脑放段安眠曲,别忘了把定时器设到60分钟。

13:00

起来了,看论文。

14:37

clip_image015[1]

小明(大家从小的好朋友)来找我,说让我帮助PS一张图片去征婚。没办法,人家的终生大事,不好推辞,先答应下来,记在执行任务里,等下看完这篇论文再弄。

14:55

clip_image017[1]

clip_image019[1]

实验室的老板过来了,说要让我上网去找找有没有好的时间管理网站,10分钟内给他回信(怎么有这么急的Boss?!)。

记下来,顺便把优先级调整一下。

15:45

clip_image021[1]

总算把两件事情都搞定了,可是已经超过了阅读论文的结束时间了,还有一篇没有读,一会还要开一个会,看来今天是没希望完成了,只好推迟到明天了

把这件事添加到任务列表里留给明天。(或者你也可以直接到google日历的网站上去把它添加到明天的日程里去)

16:00

这下可以放心走人了!

相关链接:

1. Google Desktop插件

2. 多种定时器

3. 多种日历

4. Google日历

富有组织性

Mar 13, 2008 by     Comments Off on 富有组织性    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

最近褪墨上转载了一篇文章,叫《富有组织性是通往成功的必要习惯》,来自”杨胖的GTD实践“,转摘自《通向成功的习惯》。名字看起来很俗很地摊,但是仔细读了一下,很不错。大家有兴趣的去读一下。原文很长,这里做一些简单的评述和摘要。

我觉得富有组织性(也许英文原文是Be organized?)很好地描述了GTD所试图完成的工作。我们首先要明白自己了解和学习GTD的目标是为了让我们的生活变得条理清晰,我们能够把更多的时间用来追求我们的人生目标或者享受生活的美妙。不过GTD的系统试图掌控所有的事情,并把它塞到一本书中。这在一本书中是比较难以实现的,因为在书里你不能链来链去。另外,每个人都要建立适合自己的系统来达到这个目标,当然,可以借鉴,但是不能照搬。GTD的问题可能就在于整个程序比较复杂,这套系统需要时间来适应,从而很难坚持。我前一段时间试用MyLifeOrganized的时候,事情运作的蛮好,软件到期之后换用了ThinkingRock,虽然也能使用,但是我觉得效果完全不如MyLifeOrganized。一是程序启动很慢,这就打断了我思维的连贯性。另外,他的列表太复杂。我们本来就是要让事情变得简单,这种复杂性让我们原本就复杂的生活雪上加霜。让我们来看看这篇文章中给出的系统:

“我个人的组织系统由一个黄色的标准便笺和一支笔组成(总共 2.99 美元)。便笺的每一页表示一天。我在侮页中间垂直画一条线,在纸的左边写上特定那天要拨打的电话对象及他们的号码,在纸的右边写下需要做的事情。沿着左边页边的空白,我写下五天内计划做的每一件事情的时间。每当我完成一件事,便会在记录的事件下面画一条线。如果某个电话或行动需要推迟或延期,我仅仅是翻到对应的那一页,记上推迟的时间。当天没有完成的工作都会转到我的便笺的下一页(或下下页)。我使用这个系统已经近 40 年,并且建立了一个在40个不向的国家拥有雇员超过2000人的国际公司(IMG)。令人感到庆幸的是,当初我开始建立这个便笺系统的时候花费的投资与它现在所取得的成就相比较而言,简直就是微不足道。”

很好,基本上把收件箱(Inbox)和日程表(Calendar)结合到一起了,有兴趣的同学可以尝试哦。

近段时间,随着工作和GTD的实践,也感觉到对时间估计的准确性将在很大程度上影响组织性的程度。

“一个有组织性的人是:
对时间很敏感,很现实地估计在给定的时间内能完成多少任务。
对空间很敏感,明白每一样东西都有自己的空间,即使它的空间只是一个垃圾罐。
了解自己需要付出多少时间,很谨慎,从不作出夸大的承诺。
严格地坚持自己的规划系统,不管这套系统是什么。
对自己的目标自信而又全神贯注。
能够搁置那些与工作有关的问题,因为每一件事都已记录下来,有一个合适的时间来对它们进行处理。 “
另外,文中关于组织性如何的测试也很有趣,大家可以自己测试一下。正如这篇文章所说”人类有哄骗自己的绝技。不管是谈论自己的长相、健康或者天赋,大多数人在作自我评价时都倾向于夸大自己。” 了解自己也是富有组织性的重要一步。

从GTD到全面个人管理

Mar 1, 2008 by     1 Comment     Posted under: 生活方式, 磨炼工具, 葡挞闲话

什么是GTD?它是Getting Things Done的简称,由David Allen首创,被无数人发扬光大。对于 什么是GTD褪墨上有这方面的介绍,我这里就不罗嗦啦。

GTD无非说了这么个事儿,把你的脑袋随时清空,放到一个你放心的篮子里,然后只需要处理这个篮子就行啦。

至于如何处理这个篮子,以及如何维护你的清单,David Allen都提出了 非常详细的步骤。因此,无数人赞誉这是一个成功的方法,还有人写到为什么GTD这么受欢迎(英文原文)。

不过,也要认识到,GTD有其适用范围,而且远远没有达到完美,因此才会有众多的改进GTD的尝试。比如简单做(ZTD,Zen To Done )。以及最近看到有人提出反GTD主义,以及GTD的事件重要性。但是我觉得所有的这些讨论还是被GTD局限住了。GTD本身只是一个如何让你更有效率地完成工作以及生活中部分事务的方法论,它并不涉及到目标的设定以及实现,以及被讨论到的众多细节问题。

但是作为一个个体来讲,我希望我的生活变得更有条理,我能够更高效的完成我的工作和生活中的各项事务。毕竟,谁都只能活一次,我希望能够腾出更多的时间和 精神来享受生活,而不是被一些小事缠身。而我为维持这样有条理的生活所作的要尽可能的少,我的原则要尽可能的简单。因此,我希望有一本书,或者是网站,能 够给我一个全面的参照体系。我所要参照的主干要非常简单,我能够在几分钟之内完全明了我需要做到哪些方面,而我要做到的细节它又能给出的非常详细。当然, 我不指望我能在非常短的时间内掌握所有的细节,毕竟GTD也不能在一夜炼成。一个系统需要逐渐建立,我对于这个系统的信赖也需要逐渐建立。但是我希望它就 在那里,我需要的时候就可以找到它。

可惜的是,好像这样一个参照体系并不存在,而且好像没有人考虑建立这样一个体系。因此,我想,我为什么不自己来建立这样一个体系呢?于是我发邮件给我的朋 友们,问他们愿不愿意一起来努力。我很高兴他们都很感兴趣。于是,就有了这样一个站点。我们希望通过搜集、整理和自己的思考,来创造一个全面个人管理的体 系。这里,请允许我们给他命名叫全面个人管理(Personal Management 360)。

当然,罗马不是一天建成的,这个体系也必定需要我们长久的努力。但是,让我们今天就开始出发,毕竟生命只有一次。

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