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在线GTD服务Toodledo–search篇

Mar 14, 2009 by     Comments Off on 在线GTD服务Toodledo–search篇    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 生活方式, 磨炼工具

Toodledo在去年的时候推出了强化的search功能,非常实用

前面我提到过,我认为的GTD方法就是让你可以把to do list分解成一个个小清单,让你更快地定位到你的to do。现在有了toodledo的search 功能,你的的确确可以非常精确地定位你的to do,生成一份份非常明确的小清单。

(一)如何搜索

首先,在search页面的左上方,有一个match all 和match any的选择,你可以选择符合所有规则的search结果,也可以选择符合任意规则的结果

在toodledo的search中,分为规则和子规则,点击 添加规则,点击 添加子规则

在上面的例子中,我们搜索的是:同时满足在5天内截止,并且优先级在3(Top)或者2(high)的任务

当然,你可以用更复杂、更精确地来定位与生成你自己的list

顺便说,checked off(未完成)为no是一条默认规则,很方便。因为绝大多数的用户都会选择这条规则。

(二)保存搜索

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在线GTD服务Toodledo–calendar篇

Mar 12, 2009 by     18 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 生活方式, 磨炼工具

Toodledo中的日历应用分为2部分

一部分为Toodledo 自带的Calendar,另外一部分为Google Calendar

(一)Toodledo 自带的日历

点击toodledo左侧sidebar中的calendar

 

可以看到你的to do的完成情况。你可以看未来的情况和过去三个月的情况(三个月之前只能通过search功能来查找,在日历中看不到了)。

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在线GTD服务Toodledo-基本使用

Mar 8, 2009 by     10 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 寻找方法, 磨炼工具

介绍了Toodledo的基本情况之后,我来谈谈自己使用Toodledo的基本经验

Toodledo由于开放API,应用很多,非常灵活,这里介绍的是其中一种方式。你也可以看了这个系列之后,自由组合适合你的方式。

1、输入任务

我一般输入任务有2种场合,第一种是在电脑前,这个时候我一般使用firefox插件来输入,Ctrl ALT A(注意,如果开QQ,会和QQ的截图快捷键冲突),快速调出Toodledo输入对话框

如果不是在自己电脑上,我会通过Toodledo的web界面,通过浏览器添加任务

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长期规划与重复任务

Mar 5, 2009 by     6 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 寻找方法, 生活方式, 磨炼工具

最开始接触到时间管理、GTD的概念,总是以为有了这些方法,目标可以很容易地达到。

所以我尝试过不少软件,MLO,MS Project,Mind Manager,这些软件有一个共同的特点,可以很方便地分解任务,这是这些软件比outlook强的地方。(说实话,我一直不明白,Microsoft开发了这么多代的outlook,都到outlook 2007了,还是没有子任务(subtask)。)

我当时一般的做法是设立若干个大目标,然后美滋滋地层层分解,分解地很细,恨不得从现在规划到Game Over的那一天。Project里面的层级估计有10层以上,耐心地画上milestone,due date等。

但是现实生活总是无法与规划合拍,尤其是你的规划非常细,时间跨度又非常久时。所以结果是我几次重新画我的project甘特图,但是并没有多大的起色。生活他老人家依然我行我素,我只能在后面紧赶慢赶。

渐渐地,我才明白,这个世界太动态,变化太快了,一个人的大脑是无法进行这么复杂的规划计算的。

但是你有了project,尤其是mind manager这样的工具后,就会发生锤子问题(你手里拿着锤子,看到任何东西都觉得是钉子,忍不住要抡上一锤)。由于可以很方便地进行任务分解,就会忍不住将任务分解地很细。但其实这样不一定能够得到很好地实施。

后来,我用了toodledo.com的服务。生活不经意地有些改观。

由于toodledo的子任务也很差,虽然有子任务,但是只有一级子任务,而且操作也不方便,所以我几乎不用。

但是我发现,没有子任务的任务管理也不赖,并不是到了那种过不下去的地步。

在toodledo中,我用的最多的是repeat属性,重复任务。我把一些每天要做的,定期要做的事,都放在toodledo里面了。由于这些往往都是比较简单的事情,都比较容易完成,比如练字、跑步、记账、记日记、换洗衣物、看书、博客等。每天重复的任务在我总任务的50%以上。

所以,总体上来说,我从一个很复杂的任务分解系统,转到了一个相对简单的任务重复系统。

对我来说,后者更容易操作与执行。

我觉得从本质而言,我是从一个需要复杂规划的,具有投机色彩的project management,转到了相对简单的对生命及生活基本元素的投资。因为你事实上是无法知道你具体需要做什么来达到成功的,但是像健康、好习惯等是可以通过简单重复做到的。虽然这些东西并不能保证你可以成功,因为成功很大程度上看运气(根据Malcom Gladwell的书outliers),但是给了你底蕴、基线,使你差不到哪里去。

在生活中,我们可以努力提高我们优秀的概率,但是成功往往是小概率事件。

Toodledo 与习惯管理

Feb 14, 2009 by     2 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 寻找方法, 磨炼工具, 自我管理

李笑来和Malcolm Gladwell都说,一个人要获得一些成就,要有10000个小时的积累。如果每天积累3个小时,这差不多是10年。

Malcolm Gladwell的书outliers里面也提到,即使有了10000个小时的积累,也要看是不是遇到历史性的机遇。

对于大多数人来说,都不会这样幸运。

但是如果你能持续地积累,那么是可以有很好的回报的。

比如锻炼身体,如果经常锻炼,身体就会健康,是无形的财富,比什么都重要。

有益的事,要经常做,形成习惯。

更进一步,我们要对我们的习惯进行管理。

之所以需要习惯管理,是因为人是情绪化、不稳定又健忘的。习惯,尤其是良好的习惯,往往是违反人的天性的。跑步、俯卧撑、仰卧起坐使得你腰酸腿疼,阅读与思考要耗费不少脑细胞,所以习惯地形成往往与意志力相伴,尤其是当这种习惯要打破你原来的舒适生活时。

但是由于人的不稳定以及健忘,这种意志力本身也是不够稳定的,容易受到工作、生活、人际关系的潮涨潮落而影响。所以我们在锻炼我们的大脑与心智的同时,也需要一个辅助的系统,来对冲我们的本性。

这个辅助系统要足够稳定,同时有不断演进的灵活性。

Toodledo就是这样一个辅助系统,一个很好的习惯管理工具。

  1. Toodledo有任务的重复周期设置。而且设置选项十分灵活,比如每天、每周、每月、半年、每年,也可以是每2天,每3周,每4个月,每月的第2个星期二,每个工作日等。所以你不会忘记。
    1. 我会设置每2天跑步,每天记日记,每天记账,每周review等。
    2. 设置完了之后,Toodledo每天会列出你今天要做的事情。可以年复一年的运行下去。由于是在线服务,稳定性有很好地保障。不会因为电脑病毒、断电、误操作等意外,造成你形成的系统被“付之一炬”。
    3. 随着你要做的事情多了之后,可能有几十个项目都是周期性的。如果你觉得某些项目的周期需要微调,可以随时随地调整。你可以每次都专心于某一个项目的调整。这样,你的系统会越来越精细与科学。
  2. Toodledo是在线服务,随时随地可以访问。你可以时时刻刻查看还有哪些事情要做。人都有惰性,我个人认为,to do list上面任务的完成率与你查看这个list的次数成正相关。
    1. 其实有的时候,没有完成to do ,是不清楚要完成哪些to do。比如你的to do list是基于outlook的,而你有很大一部分时间是不在电脑旁边的,这个时候由于人的健忘性,你有可能少做了1~2个to do.
    2. 考虑到人的惰性以及现实时间与精力的有限性,一个人查看一次to do list,其完成率,是一个介于0与100%之间的数,比如10%
    3. 所以一个每天查看50次to do list的人,与每天查看5次的人相比较,查看了50次的人,其一天最终的完成率往往要高于只查看了5次的人。
    4. 而Toodledo是在线服务,有网络连接就可以访问。现在手机都能上网了。所以理论上,每天查看to do list的次数是不受时间、地点限制的。

当然,这个系统能够成功运作的前提是,你必须相信这个系统。

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