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在线GTD服务Toodledo-筛选与排序

Apr 3, 2009 by     2 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 磨炼工具, 自我管理

有的任务列表比较长,Toodledo 对于每一个细分的任务列表,都提供了筛选与排序的功能。

筛选

点击右上方的filters进行筛选,出现一个任务栏,选项有下面几个:

show/hide recently completed 是否显示最近完成的工作。如果你想专注于未完成的任务,可以选择hide recently completed。

show/hide -1 negative priority 你可以专注于优先级比较高的,而将优先级为-1的任务隐藏掉。

show/hide future tasks 针对2种情况:

1)start date设置为未来的1天或者更后面才开始的任务;

2)在account setting中设置截止日期距离现在X月之后的任务算“future task”。

show/hide deferred tasks 是否显示推迟的任务。

这主要是针对Status被视为推迟任务的,比如设置为Delegated, Waiting, Hold, Postponed, Someday, Canceled,或者 Reference。

show only folder 可以只显示某个Folder中的人物。

nest subtasks 是否将子任务放在母任务下面显示,也可以并列显示。

排序

点击右上方的sort进行排序。有三个排序层次。

可以用以排序的方式有:

Auto、Importance、Folder、Context、Goal、Start Date、Due Date、Repeat、Length、Timer、Priority、Tag、Status、Alphabetical、Date Added、Date Modified、Date Completed.

其中Importance是Toodledo根据你任务的Priority、Goal的长期还是短期、截止日期的远近等因素自动计算的。

排序的第一个选项将会作为Divider的依据,如上图中是第一排序是folder,所以显示的Divider就分为Routine、Zion、Daily。每个Divider里面根据第二与第三排序依据进行排序。

搜索

Quick Search 进行页面内快速搜索,将符合搜索字词的任务显示出来。使用ajax,从你输入第一个字开始进行就筛选结果。

折叠设置

Toggle Details,选择一次显示/折叠所有任务的属性。

Toggle Dividers,选择一次显示/折叠所有Divider。

Toggle Subtasks,选择结构化显示子任务或者并排显示子任务。

这几个功能很实用。

我一般的设置是把detail 都折叠起来。如果任务比较多,就把divider也折叠起来,然后点击某个最重要的divider,专注于那个divider的内容。

下面来谈谈我的使用感受

1、我最常用的排序(sort)方式是importance,尤其是有工作任务在清单上的时候,确保先将最重要的任务完成。

2、按照start date(start time)排序,这样我可以将要做的事情按照时间的先后顺序来进行。比如读书或者长跑都要回家之后才能进行,排在前面会扰乱自己的思考。

3、先按照folder排序,然后按照importance排序。同时点击toggle dividers,这样我可以将其他folder的内容收缩起来,只打开工作的内容,而工作的内容里面是按照重要性排序的,按照这个来完成就可以了。

4、先按照context排序,然后按照importance排序。这个和第三点差不多。比如我工作的地点常规的有2个地方,在其中一个地方的时候,我可以只将那个地点的任务显示出来,并且按照重要程度来进行执行。

5、还有比较有用的是按照goal排序,可以明确的知道你现在要执行的这些任务,都是从属于哪些目标的,这样你可能会更有动力。

6、按照repeat排序,看看你现在进行的任务中,哪些是daily,哪些是weekly,哪些是不规则重复的,哪些是不重复的。

7、按照length排序,这样你可以知道哪些任务是耗时比较短,哪些任务是耗时比较长的,如果你有时间限制的前提下,可以较快地明确在现有的时间框架内,哪些任务可以进行。

8、按照tag排序,可以看到每个任务是属于哪个方面的,你可以从大的分类方面选择执行哪些任务。

9、按照status排序,可以知道哪些任务是next action,哪些是active,哪些是planning等,然后加以选择。

还有其他的一些方式,不过我觉得以上这些方式一般足够了。Toodledo提供了三层的排序方式。

由于我一般都是选用today的视图,所以任务也不会很多,一般都是20个左右,用2层的排序足够了。

在线GTD服务Toodledo–快捷键操作

Apr 2, 2009 by     Comments Off on 在线GTD服务Toodledo–快捷键操作    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 磨炼工具

在桌面电脑时代,快捷键是提高效率的不错选择,所以也出现了Auto Hot Key这样的快捷键自动化工具。

在Web时代,快捷键做的最好的是Google,像Gmail,像GReader,快捷键都十分方便贴心。

Toodledo也支持快捷键

要使用快捷键,首先要在账户设置中开启快捷键

操作(Actions)

f – 移动光标到“快速搜索框”,你可以在当前清单中进行快捷的搜索与定位。这是对于如果你的清单比较长的情况。使用了ajax,所以无需页面跳转。

n – 移动光标到“新建任务框”.

s – 保存你当前的任何改动. (只在classic视图下有效)

视图(Views)

m – 转到Main 视图.

o – 转到Folder 视图.

c – 转到Context 视图..

d – 转到Due-Date 视图.

g – 转到Goal 视图.

p – 转到Priority 视图.

h – 转到Sharing 视图.

e – 转到Search 视图.

r – 刷新页面

子页面(Tabs)

按数字键1~9,可以方便地在每个视图下面的前9个子页面间自由切换。如果你的子页面很多,比如你的Goal有20个,那么数字键只对前面9个子页面有效。

快捷操作

在新建任务时,可以通过tab以及shift+tab方便地切换各个字段属性,进行输入。

对于有下拉框的属性,可以通过方向键的上下键或者左右键进行快速选择。如果你的Folder、Context等属性用的都是英语,那么选择起来会更加快捷,直接快速输入这个属性的前面几个字母就可以快速定位。

在线GTD服务Toodledo–Email访问

Apr 1, 2009 by     Comments Off on 在线GTD服务Toodledo–Email访问    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 磨炼工具

Toodledo提供Twitter与Email访问,语法差不多。

个人觉得这2个功能主要是针对移动访问的。因为平时在电脑前,还是用其网页程序功能最全。

鉴于Twitter访问,需要绑定IM机器人等步骤,不是很常用。而随着智能手机的普及,现在越来越多的手机提供Email功能,并且很多Email服务(如Gmail)都提供wap访问,所以这里介绍Email访问Toodledo的方法。

要使用Email访问Toodledo服务,首先要在左侧的侧栏Import/Export/Sync中的Email Import/Export中开启Email import功能,Toodledo会给你一个秘密的地址,以后发送邮件到这个地址,Toodledo就会收到并反馈。

添加任务

添加任务的方法是在邮件的主题中加入你的任务名称,同时还可以设置如下属性:

  • Priority – 默认的优先级是”0 – Low”. 使用“!”来增加优先级。比如“!!”代表优先级为”2-高”.
  • Due-Date – 使用# 符号来添加截止日期。比如”#today” ,或者”#Next thursday”,或者 “#5/12/08”.
  • Start Date – 使用> 设定开始日期. 比如: “>tomorrow”.
  • Folder – 使用* 来设定folder. 比如”*ProjectA”.
  • Context – 使用@ 来设定环境 。比如”@home”.
  • Goal – 使用+ 符号来设定目标。比如 “+Exercise More”.
  • Status – 使用$ 符号来设定状态。比如 : “$Next Action”.
  • Tag – 使用% 符号来设定标签。比如 : “%tag1, tag2”.
  • Due Time – 使用= 符号来设定截止时间。比如 “=3:45pm”.
  • Length – 使用~ 符号来设定任务长度。比如 : “~4hours”.
  • Note – 邮件正文中的任何内容都将作为笔记.

每部分的属性都要用空格进行分隔,比如:

Call Jim !! @phone #today
Finish the Report ! #next friday *ProjectA @work $Active ~1hour
Mow the lawn *Chores @home

获取任务列表

要获取任务列表,在邮件主题中用问好开头(?),后面是属性要求:

  • Priority – 同上。比如”!!!”. 会返回”3 Top”的任务.
  • Due-Date – #符号,后面是具体的定义: overdue, today, tomorrow, this week, next week, 或者this month. 比如 “#today”. 会返回当天的任务. “#this week” 会返回未来7天的任务.
  • Start-Date – > 符号,后面跟: started, today, tomorrow, next week, 或者next month. 比如”>started”. 会返回所有已经开始的任务. “>next week” 会返回所有下周才开始的任务。
  • Folder – * 符号,后面跟Folder名.比如,”*Chores”.
  • Context – @ 后面跟环境名. 比如”@phone”.
  • Goal – + 后面跟目标名. 比如 “+Exercise More”.
  • Status – $ 后面跟状态名. 比如 “$Planning”.
  • Tag – % 后面跟标签名名. 比如”%tag1″.

具体应用如下:

?!! #this week
?*ProjectA @work
?@phone !!! #today

 

邮件提醒

如果你设置邮件提醒,那么Toodledo会在任务截止之前几小时发邮件通知你,前提是你设置了Due Time

在线GTD服务Toodledo–子任务Subtask

Mar 31, 2009 by     Comments Off on 在线GTD服务Toodledo–子任务Subtask    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 磨炼工具

Subtask也是收费版本的功能

Toodledo的子任务只有一级

Subtask使得你的任务列表更有序一些。如果你已经是Pro 账户,使用subtasks时,先要到你的account settings中的”Fields Used” 中选择 “Subtasks”字段.

Toodledo本身没有提供无限的子任务,这主要可能还是跟网页程序的性能有关,同时也是Toodledo刻意保持一个轻量级的GTD程序。

由于Toodledo有很多字段,Folder,context,Tag,goal等,所以也有很多种方式来做project,当然,subtask也是其中的选项之一。

我现在一般把Goal作为project来做,因为goal可以archive,完成的可以不再显现(Folder也可以archive)。一般的 project可以设置一个短期的goal,然后写明设置几个task,每个task下面可以有几个subtask,如果还不够,subtask的 note里面还可以记录一些分项。这样最多可以有4个层级。

如果设想每个层级有10个任务,那么一个Goal下面,task和subtask这2个层级就有10×10=100个任务子项。一般而言,做一个Project,100项任务也够了。毕竟这是个人的GTD工具,估计平时也很少有人需要100步去完成一个project吧。

另外,我们在开始做计划的时候,其实是无法从头到底将事情完完全全地预料到的,因为有太多你不知道的信息,而且这个世界变化太快。过度详细的计划可能会让你觉得很有把握,很确定。但是另一方面,面对上百的计划项目,可能会把你自己吓坏了。

因为毕竟只有行动才能真正改变,而尚未实施的计划,本质上还是空想。只有到了实施阶段,我们才会对我们的计划有更加深入地认识,才能反过来更好地进 行计划。我们需要的是“准备–瞄准–开火–瞄准–开火–瞄准—开火”,而不是“准备—-瞄准–瞄准–瞄准–瞄准–瞄准。。。” 所以,从这个意义上来说,Toodledo恰到好处,让你做一些计划,但是不是太细化,你可以在执行到一定程度后再细化这些计划,再执行,如此迭代,我们 才会逼近我们的目标。

所以说,Toodledo虽然不完美,但是已经Good enough了。

下面来看一下具体的subtask的操作方法:

subtasks

Toodledo中主要的层级是Folder > Task > Subtask

subtask可以是按照层级结构显示,如上图。也可以平等地在一个列表中显示。可以通过点击子任务前面的move 图标,来显示层级结构.

flat subtasks
一般的建议是保持平等并排的显示方式,如果要调整显示方式,可以通过母任务前面的subtask 图标来进行切换

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在线GTD服务Toodledo—Adobe Air桌面客户端

Mar 30, 2009 by     9 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 磨炼工具

我前面文章中也任务收集阶段是GTD的一个瓶颈,方便地记录你的To do,是一个良好地开始。

在我之前使用的Mind Manager+Results Manager+Outlook的系统中,有一个问题,就是收集起来太费力。所以Gyronix出了一个小工具,和前面的系统集成,就是GyroQ,是一个桌面的小工具,可以方便地分类记录你的想法。

今天介绍的这个工具和GyroQ比较类似,是一个很简单的桌面客户端,界面和之前介绍的Quick Silver或者Launchy比较类似。

下载页面

没有安装Adobe Air的,需要先安装Air。Air的好处就是跨平台,windows和Mac都可以用。

输入方式有些命令行式的

先登录

登录之后直接输入To do,其中有一些符号,来加速输入

随着你输入这些符号,会出现选项,比如输入#选择时间

具体符号含义如下

* folder 分类

@ context 环境

^ start date 开始日期

# due date 截止日期

$ status 状态

+ note 笔记

其中folder,context都是你在toodledo中设定的分类与环境,ToodleAir会自动同步这些属性

例子:

work on toodleAir *ToodleAir @home #Today
go to the store *Persona @errand ^Tomorrow
写博客 *个人 $Next Action +葡挞生活

注意的是,在使用的时候,输入法要设置为英文符号,否则要切换输入法。经测试,支持中文。

输入完毕之后,并不会在本地形成一个list,这个工具只是一个录入工具,不存储在本地,如果要看清单,还是要通过网页或者其他方式查看。

葡挞生活微信公众号


productivelife


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