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重新调整toodledo中的任务生命周期

Jun 11, 2010 by     9 Comments    Posted under: Toodledo应用, 寻找方法

事情的导火索是我想通过toodledo的android第三方客户端got to do来提高自己的执行情况。然而got to do的属性比较少,可以filter的只有folder和context。很多toodledo上的field不能用,比如goal、tag、status。

另外一方面,我发现我的任务执行也达到了一个瓶颈,任务无法有效推进。所以对我的toodledo系统进行的调整。

我以前的folder是按照work,family,skill,knowledge,social等划分的。我当初这样划分是因为pro版本中有statistics统计功能,可以对folder中的任务数量和任务时间进行统计。我当时的想法是将任务按照分类(category)划分,来统计任务的分布情况。

然后我发现这样的划分对任务的执行效果并不明显。不明显的原因是,任务最重要的是执行。如果任务不能推进,那么再好的计划,效果都是要打折扣的。而folder按照分类来划分,虽然对于review是有帮助的,但是对于任务的分解与执行并没有明显的效果。比如在同样的一个work folder下面,有的属于计划阶段,有的属于执行阶段,有的则属于短期内肯定不会去做的。在work 这个folder下面,我无法清晰地找到要做的事情,所以每次打开work这个folder,都要花额外的时间考虑自己要做什么。

这个时候我才体会到GTD中status中的作用,体会到next action的重要性。其实status这个field是我在toodledo中用的最少的。即使用了,也无法发挥作用。可能还是因为我一直对status没有深入的理解。我觉得很多任务都是next action,而planning和someday/maybe任务没有多大的区别,都是现在不做的。只有等我自己的任务开始越来越多,无法有效消化的时候才意识到原来存在的问题。

我有大量的积压的任务,但是当时我不看status,所以在看folder的时候,很多精力都要思考现有的任务如何完成。但是,120个非重复任务里面,大概有只有20个是可以开展的,而余下的100个任务是现金没有精力去思考与完成的。如果都要做,那势必会让大脑觉得任务很多,压力很重,心情随之也变得焦虑。

image

所以,我以前就有个想法,将不做的任务缓存到一个“任务缓存水池”中,每次都捞出来处理一小部分。而由于每次都处理一小部分,这样你可以更专注(focus),可以将任务分解地更深更细。

所以,我将任务分为如下几个阶段:

best-data-recovery.com from Various DBs Mapping SQL to MongoQL The following are the mapping of SQL statements to Mongo QL statements for the understanding of query development/conversion: No. title=”image” src=”http://www.productivelife.cn/wp-content/uploads/2010/06/image_thumb1.png” border=”0″ alt=”image” width=”495″ height=”245″ /> Read more »

打印toodledo任务清单

Jun 9, 2010 by     3 Comments    Posted under: Toodledo应用, 寻找方法

任务多了之后,在电脑上面对任务进行调整就感到有些吃力。最近发现将toodledo的任务清单打印出来,用纸笔进行修改,是一个不错的选择。

在纸上面可以方便地进行修改。但你在浏览器中是无法在旁边进行方便地注释的。同时,因为在使用电脑之前的长期使用习惯,使得我们在用纸笔的时候更容易促使思考。

我把几个folder中的任务清单都打印出来之后,分别修改。全部修改完了之后再把修改的内容反馈到toodledo的在线系统中。

主要的修改内容有以下几点:

1、folder的调整。我现在的folder做了一下修改,按照Action,Project,Milestone,Incubation,#Work,Repeat几个方面来进行的。基本是任务的生命周期来划分。关于folder的设置心得,下次将专门写一篇文章。

调整folder其实是调整任务的阶段。

2、due date。

3、subtask,或者note。将任务执行过程中的注意点写在旁边。如果这部分可以清晰地分为几个步骤,就设置subtask。

4、任务名称。我有的时候录入任务会比较简单,但是后来发现这对执行任务不是很有效。比如,我会录入“打牌”来提醒自己提高打牌的技能。但是“打牌”不如“提高打牌技能”显得有效。我现在尝试将任务的注意要点多写在任务名称中。因为毕竟任务名称是可以直接看到的,而写在note中的内容是要经过点击之后才能看到的。前者更直观。把动词(比如“提高”)、时间期限(比如“一个月内”)等写在任务名称中,就会在潜意识中给自己动力或者紧迫感。期间还可以使用一些分隔符,来使得信息更加易读,比如{},【】,-,+,/等。

还有,把各个任务清单打印出来之后,你可以把几个清单摊在桌子上,这样可以一目了然地看到几个清单的情况。相当于一个大号的触摸屏哈。“Size matters”,手机的屏幕大的也就是3.5寸,iPad也就9.7寸,而3页A4纸摊在桌上就超过一个22寸的宽屏了。

捕获

注:打印的时候,我就是点击页面右上方的print图标。但是在有些chrome版本里面,打印出来的字会粘在一起。所以我还是用的firefox。

2

got to do中的subtask功能

Jun 7, 2010 by     12 Comments    Posted under: Toodledo应用, 寻找方法

不得不说,手机toodledo客户端对我有很大的影响,改变了我使用toodledo的习惯。

现在,有了got to do这个toodledo的android客户端软件,我更多地用subtask功能,并且发现效果不错。

我以前使用subtask功能比较少的原因,很大一部分还是因为手机上不支持subtask。我以前手机上使用toodledo最常用的是wap2的页面,这个页面现在看起来太简陋了,远没有RTM的手机页面来的人性化。因为整个wap2页面就是一个hotlist,没有folder、context的分类,更不用说subtask。

而将任务列表细分是非常重要的,所以我有理由猜测这个wap2页面是随着最早期的toodledo一起的诞生。那个时候toodledo的web页面也只有一个list。

现在got to do上面无论是查看subtask,或者是添加subtask都比较方便。设置感觉比toodledo的web页面还方便一点。

subtask与repeat任务


我们有很多大块头的任务,需要分解才能完成。我以前的分解方式是将任务设置成为repeat任务,比如每3天一次,这样每次可以只做20分钟,可以保持多个project同时推进。

但是这样“少量多次”的方式也有一个缺憾,那就是对于终点与目标不是很明确。如果你设置repeat任务,那需要在任务的note里面写明每次的具体任务。否则时间长了,很有可能陷于机械地为了完成任务而完成任务。

subtask则是促使你思考未来的几个步骤是什么,可以使你比较明晰地看到你前进的方向。

subtask与note

以前,我有时候也用note作为subtask。我在任务的note里面记录任务的一个个分项(subtask)。不过,相对而言,subtask更直接,可以直接明晰地看到任务的各个子步骤。而相对于note而言,你要点开任务的具体属性(web页面中)或者点击进入任务(got to do中),才能看到note的内容。而在note中,可能还有除了子任务之外的、其他的考虑或者想法。

如果是在note中记录subtask,那么已经完成的任务与未完成的任务混在一起。你需要对已完成的子任务进行删除或者调整位置(比如使用分隔线划分),相对而言略微麻烦。而用subtask则不用。

当然,这只是使用toodledo的一种方式。我也希望抛砖引玉,大家可以谈谈各自使用toodledo的经验心得。

用excel treemap工具分析toodledo-VBA篇

May 26, 2010 by     Comments Off on 用excel treemap工具分析toodledo-VBA篇    Posted under: Toodledo应用, 磨炼工具

前文提到用用excel treemap工具分析toodledo其中设置步骤可能要花几分钟时间。考虑到是MS office工具,所以可以用VBA来实现设置过程的自动化。

这样整个过程将便捷许多。
下面来说一下步骤:

1.下载CSV文件,修改为ANSI编码

2.新建一个excel文件,默认的工作薄名称是:sheet1,sheet2,sheet3。将CSV文件中的数据复制到sheet1中。

3.将下面的vba代码放入宏编辑器中。在excel 2007中,在“视图”-“宏”中,点击录制宏。在左下角点击停止按钮。然后点击查看宏,点击编辑。把代码粘帖覆盖原有的代码。你可以设置一个快捷键,比如ctrl+1,来快速执行宏。

4.执行宏。整个过程应该只有几秒钟。

5.在sheet3中,选择数据,点击treemap插件,生成treemap图

Sub Macro1()
'
'默认任务上限是150个
    Sheets("sheet1").Select
    Range("A1:P150").Select

'筛选,默认是当天的任务
    Selection.AutoFilter
    ActiveSheet.Range("$A$1:$P$150").AutoFilter Field:=7, Criteria1:= _
        xlFilterToday, Operator:=xlFilterDynamic
    Selection.SpecialCells(xlCellTypeVisible).Select
    Selection.Copy
'将筛选结果复制到sheet2
    Sheets("sheet2").Select
     Range("A1").Select
    ActiveSheet.Paste

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用excel treemap工具分析toodledo

May 18, 2010 by     2 Comments    Posted under: Toodledo应用, 寻找方法, 磨炼工具

如果你信赖GTD系统,并想充分利用自己有限的时间,那么你会发现每一天中的任务会慢慢增加,直到有一天你感到有些混乱和不堪重负。如果能够有效地判断当天任务的轻重缓急,从纷乱的任务列表中定位到当下需要做的,将会减小不少压力。

这里我选择treemap这种方式来对toodledo的数据进行分析。

treemap的形式大致类似下图

1473608279_8f1acb3b7e

虽然toodledo提供了分栏(divider)功能,在同一个列表中,可以按照folder、context等分为几块,方便任务分类,但是仍旧没有充分有效地展示信息。treemap作为一种信息可视化工具(information visualization),可以提供上述分块之外,通过方块图形的大小来显示任务时间长度,通过方块颜色的深浅来显示任务重要程度(priority,importance)

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