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资料管理:整理电脑上的音乐/照片/电子书

Oct 10, 2009 by     10 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 磨炼工具, 自我管理

终于在十一长假的最后几天,开始了我的win7之旅,同时也开始了一段有点痛苦的电脑及网络文件整理过程。为什么要整理?因为实在是很喜欢win7中的库管理的概念,所以趁着安装win7的时候,把自己的能用库管理的文件都尽量的整理了一遍。

  • 笔记本中的音乐、照片、电子书以及各种文档
  • 台式机上安装的程序
  • Google Reader中的订阅源

今天主要讲讲第一点

音乐文件

主要是用iTunes+Mp3Tag这两个软件整理。为了让音乐文件按照艺术家\专辑的形式形成文件夹,需要勾选iTunes中“编辑-偏好设置-高级”中的“保持iTunes Media文件夹有序”以及“添加到资料库时将文件复制到iTunes Media文件夹”这两个选项。之后将音乐文件添加到iTunes的资料库,iTunes就会将这些音乐文件像下面左图这样整理好了,当然,添加到资料库之后需要把原来的音乐文件删除掉。同时,如果是精选集的话,在“显示简介”的选项里面,一定记得选择“加入选集”这个选项,这样选集中的音乐文件就不会分散在各个艺术家的目录下,而是集中在Compilations中的专辑文件夹底下了。

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资料管理:个人笔记管理

Aug 4, 2009 by     41 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 磨炼工具, 自我管理

个人笔记管理可以根据资料类别和个人需求灵活选择工具。本文比较了Evernote,MyBase,Scrapbook,以及Zotero在资料管理和同步上的优缺点。 Read more »

资料管理:清理,备份和同步

May 27, 2009 by     6 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 寻找方法, 磨炼工具, 自我管理

上一篇中我们谈到了建立适合自己的目录结构,本篇想讲讲资料管理的其他方面,也就是清理、备份和同步。

1. 定期清理

随着我们硬盘里文件的增多,以及各个项目的进展,无用的文件会越来越多,这个时候就需要我们定期清理了。我就把清理Download和我的文档放入了我的每周回顾中,这样每周清理一次,任务也不重。如果等到几个月或者更长时间,就得专门找一大块时间来清理了,那可得下很大决心才能做到:)

Productivity501的访谈中,有人讲到:

Purging is necessary to keep everything under control. When I am done with a project in the Current Projects folder, I go through its project folder and remove all junk.

我跟这位高手的做法类似(窃喜一下),如果一个项目已经完结,那么删掉那些无用的过程性的文件,把文件夹打包,然后扔到“备份”目录中,等待拷贝到我的大硬盘里。

在上一篇中,我的朋友Redstar留言说:

我习惯在硬盘里建个temp文件夹,桌面放上它的快捷方式,这里专门拖进去一些临时的文件,比如qq,邮件或者msn里接收的文件,u盘拷来的一些文件,一时没时间去归类,或者根本就没必要归类,看了就会删掉的那种文件。然后再定期去清理归类这个文件夹。

跟我的Download目录起的作用类似,但是建立快捷方式的办法蛮不错的。这一点,跟A. Shun讲的提高计算机操作效率的方法是英雄所见略同啊。

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资料管理:建立自己的系统

前面我们讨论过使用Scrapbook作为个人资料管理系统,但是除了我们在互联网上看到的精彩内容之外,我们往往还有很多其他的资料,比如项目中需要用到的参考资料,撰写的文档和演示文稿,以及大量的电子书。如何更有条理地管理它们,安全地保存它们,还要让我们在使用的时候能够很快找到,而不是堆满整个桌面以至于刷新一下桌面都要闪烁一下屏幕呢?

在Lifehacker上搜到了Geek to Live: Organizing “My Documents”,讲到了作者的6个文件夹划分。在Productivity501对于众多博客的访谈中,谈到了很多蛮不错的经验,其中被重复最多的一个经验就是建立一个适合自己的目录结构。比如有人把文件分为Inbox,Archive,以及In Progress。在In Progress文件夹里面则按照生活的不同方面放上不同的文件夹。另外有人建立了如下的文件结构:

Current Projects: everything I am working on at the moment
Reference: everything I have worked on, or need for future reference
Inbox: where things end up before being filed in one of the above folders
My Pictures: I keep this separate because I back it up separately
Code: my programming projects, past and present
Webs: my web solutions, past and present

下面分享一下我的一点经验吧。我是2005年感觉到有必要给自己的目录固定下来一个结构,于是开始上网搜。不过那时候可没有这么多类似的文章,只好自己想咯。后来想清楚在电脑里放的不过是我读的、写的以及做的项目,于是有了现在主要的文件结构:

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使用Scrapbook作为个人资料管理系统

Apr 22, 2008 by     15 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 磨炼工具

我现在用Scrapbook(一个Firefox的插件)作为我的个人资料管理系统,顺便还存储一点个人效率系统的资料。这里的资料主要是指每天获得的零散的信息(互联网上的阅读等)以及自己的随手笔记。关于电子书等其他资料和文件系统的管理,以后我会专门撰文叙述。

GTD中提到建立一个简单而高效的个人资料管理系统是具有重要作用的。实际上,我看完GTD这本书就觉得资料管理系统实际上跟个人效率系统是两套不同的体系。个人效率(时间管理)系统侧重于让我们更有效率的完成工作。而资料管理系统则是为了“有效组织和管理资料,做到随时需要,随时获得”(古道语,虽然我觉得古道把事情搞得有点麻烦^^)。

于是当时Google了一番,发现善用佳软上有一个系列“寻找最好用的笔记软件”,比较的很全面。于是按图索骥,对十来个软件进行了试用,最后选了MyBase作为我的资料管理系统,并花了一两天时间把以前存在Scrapbook里的零散资料转到了MyBase里。在Windows下,MyBase是不错的笔记软件了,树形组织十分方便,还提供了IE和Firefox的抓取插件。除了启动慢一点,Firefox抓网页乱码几率很高,搜索基本上没用以外,已经算比较完美了。我也用的很happy。

但是几个月前,我实在受不了越来越慢的Windows,把整个硬盘格了装成了Ubuntu,这下问题来了,MyBase没有提供任何Linux的支持。试用了Ubuntu下的几个笔记软件,比如BasketJarnal什么的,也没发现顺手的工具。正巧那几天发现了Scrapbook的几个插件,感觉比较兴奋,于是重新启用Scrapbook。

Scrapbook是Firefox的一个插件,用来保存网页以便离线的时候也可以查阅。目前的版本是1.3.3.2,已经基本上可以胜任一个笔记软件的需求。再加上几个插件,可以让你用的很High。另外,很重要的一点是,Scrapbook是Firefox的插件,跨平台,而且它所使用的技术、代码、数据格式等都是开放的(Mybase的数据导出可折腾死我了)。在你觉得某个功能不爽的时候,你甚至可以自己动手来完善它LoL

首先来看一下需要安装的插件,如下图。首先Scrapbook本身,然后是Integrated SearchAutoSave。安装完Scrapbook之后,就可以整合到Firefox的右键菜单里面。具体的设置各位可以自己琢磨。当然,也有热心用户为Scrapbook专门写了用户指南

Firefox Extentions

安装完之后的Scrapbook是什么样子呢?

Firefox Extentions

所有的文件夹都是自己建立,你想怎么组织你的知识管理系统都可以,关键就是要用起来舒服。比如说我就不喜欢清单系统里面的东西太多,于是把每周要回顾的内容和<Someday/Maybe>的清单放到了这里面,每周进行回顾和改进。

图的最上面那个输入框是Integrated Search,它可以让你搜索你的整个Scrapbook资料系统,而且速度很快,这比起Google Desktop这种笨东西来,要好的多了。

分割线是我自己加的,下面是AutoSave保存的网页。因为每天看的东西很多,而我又不是随时记得把网页保存到资料系统里去。AutoSave就是把每一个我看过的页面保存下来,够暴力吧?但是“一力破十慧”,它还就是好用,我在看东西的时候再也不担心会丢掉有用的内容了。而且没有网络连接的时候,我想起某个看过的网页也可以拿出来翻翻。什么?担心占的磁盘越来越大?我们这不是在实践GTD么?把“清理资料系统”加入到你的每周回顾里面不就得了?我已经这么干了四、五周,基本上每次清理的时间不会超过15分钟吧。

需要注意的是,Windows用户的Scrapbook的默认目录是在Application Data下面的mozilla目录,大家还是把它移到数据集中存放的地点吧(Alt+K打开Scrapbook面板,工具->组织)。要不然如果某次重装忘了备份,就只有泪流满面了。当然,也可以使用上面图中的BackupHelper。不过我在Ubuntu下,主文件夹还是蛮安全的。

好啦,总结一下,Firefox+Scrapbook+Integrated Search+AutoSave=轻便好用一站式个人资料系统,自由开放跨平台,而且将会越来越快(因为Firefox 3会有大的性能提升)。如果你担心你的资料管理系统某天崩掉或者某天你心血来潮要切换到另一个平台,那么试一下Scrapbook吧,应该不会让你失望。

你也使用Scrapbook么?如果你有什么独门秘技,不要藏私哦,欢迎留言与我们分享。

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