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GTD 的“笨”办法

Jan 9, 2013 by     3 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具, 纸笔GTD实践

最近智能手机坏了,恢复到原始的状态。就拿了本子记录待办事项,记录想法。

发现没有先进的工具,日子并非不能过。不用智能手机,少了一些多余的干扰与诱惑,多了一些时间进行思考。

App作为一种工具,很好,很方便,但是无法替你思考。GTD于我,是一种外在的系统,与自身的惰性进行制衡。但是发现,即使你的系统再完善,执行得如何,效果如何,工具本身是无法保证的。何况,手机GTD软件,用来分解任务,不够方便,相对纸笔,更让人感到局限。即使用桌面端做规划,还是会有些局限,可能会有更多地干扰。

促使我们向前的,应该,也只能是我们的目标或者激情,以及随之而来的自律。

思考力不足,使得GTD遇到瓶颈。把待办事项记下来,到完成事项,路程漫长。首先需要的,是自律,其次是思考,最后是执行。执行力很重要,但我之前对思考的重视不够。简单的执行,效果不一定好。随着清单上的事项越来越抽象,执行起来也越来越难。很多事情一开始没有明确的一二三步骤。而且分解任务是简单的,但是执行起来却“没那么简单”。我认为这是自己考虑不周到、不全面导致的,没有殚精竭虑地去将事物在内心消化掉、思考好。之前我有种将任务列表视为生活中的游戏的感觉,每勾掉一个任务,会增加自己的满足感与成就感。但现在看来,为完成任务列表而执行,是不够的。因为逃避了思考,而思考往往痛苦。而一旦逃避,错过了最核心的部分,就失去了效果。

我现在采用一种“笨”办法,每天一有空,一有空,就把重要的人和事都在脑中遍历一下,把本子上的内容遍历一下,多想想,下一步做什么。不偷懒,和记Anki类似,累。这让我回到了大学期间的脑力强度。毕业之后,一度感觉没有场合需要用到大学时候的那种脑力强度。现在发现只是自己之前考虑的内容太少,太局限了。其实很多小事,要做得漂亮,都要花心思,生活琐事,也需要你花精力去琢磨。求上上者得上。

我现在有些感觉到GTD“行云流水”的感觉了。过程并不让人舒服,感觉像跑1000米,跑完之后觉得很舒畅。

只有你在达到某种思考强度之后,GTD的工具才会真正起到辅助作用,否则可能成为变相的拖延工具。

 

 

简单易行的学生时间管理方法

Jan 21, 2010 by     9 Comments    Posted under: 纸笔GTD实践, 自我管理

“一切的节省在于时间的节省!”——马克思

爱默生的那句话“只有把每天都当成是生命中的最后一天,人才能真正有所收获。”一直是我的人生格言,我把每天都当做是我生命中的最后一天,我专心地学习,我疯狂的玩,我觉得这就是人生。其实,我们的人生本该如此。

你可能没有莫扎特的天赋,也不像比尔盖茨那样富有,但是有一样东西,你拥有的和他们一样多,那就是时间——每个人每天都拥有的24个小时,也仅仅拥有24小时。

我一直在探索时间管理方法,我发现不管是GTD时间管理方法,亦或是四象限方法等其他时间管理方法都有相同之处,那就是两个原则:要事优先原则和一时一事原则。任何违背这两个原则的时间管理都是低效率的

这才是时间管理的精华,我深刻的体会到了它的价值。自从我运用这两个原则之后,我的学习效率有了很大的提高,学习对我来说不再是一件枯燥无味的工作,而是一件快乐的事。我甚至每天很兴奋的翻开书本,吸收书本的知识,因为我看到我每天都在进步。下面,我把我在时间管理中的一些个人经验写出来。我所用到的仅仅是一个随身可携带的记事本,我想你也拥有一个,还等什么现在开始吧。

1.要事优先原则

你可能听过80/20法则,这是一个很著名的法则,我认为要比数学书上的任何法则都更有实际意义,因为它能直接运用到生活中,解决我们最根本的问题——时间管理。我刚开始接触时间管理的时候就是从这里开始的。这个法则认为,“应该把重点放在20%的重要时刻上,消减不重要的80%的时间。你所完成的工作里的80%的成果,来自于你所付出的20%努力”

其实,说白了,就是要事优先原则,外国人就是不懂得中国人通俗的艺术。

我用最通俗的话解释一下这个法则如何应用,它将极大地改变我们的生活。我把它分解成三步,所需的装备是就是一个简单的小记事本 + 一颗坚定的心。

第一步,你要从目标、需要、回报和满足感四方面对将要做的事情做一个评估。比如你下周有个考试,而今天晚上本该复习的时间你却想要看一部电影。你会怎么做?换作是我就会评估一下,电影带来的短暂视觉满足跟考一个好成绩带来的长久好心情那个更重要?哪个回报更大?我想你已经知道了答案。我也是这么做的,所以我的效率很高,因为我把重点放在了20%的重要时刻上,却产生了80%的效果。我节省了时间,那一晚上我用4个小时换来了更多的时间来看电影,并且我可以看得很轻松,没有自责,没有担心,只有快乐。

第二步,删掉不必要做的事,把要做但不一定要你做的是委托别人去做。我想你已经学会了这一步,并且已经应用了,不是么?有没有让人帮你点名时答到,帮你买饭,帮你复印文件……这一点,我们每个人都会,而且做得很好。

第三步,记下你为达到目标必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成任务等。这也是对前两步的总结,在完成第三步以后,你的本子上的东西就叫做时间管理,它并不是什么高深莫测的东西,就是这么简单。但我并没有说它简单易行,执行的过程需要你的意志力作为辅助,否则那就是纸上谈兵,没有任何效果。就如你得了一本武功秘籍,却不去辛苦修炼它,你最终还是一个默默无闻的小卒。

2.一时一事原则


这个原则建立在第一个原则的基础上,如果你连第一个原则都做不到,那么你就无法很好的执行这个方法。

以下内容来自Steve Pavlina的“Do It Now”中的片段:


我坚持非常基础的用纸-笔记录要做的事。我唯一的时间管理工具只是一个笔记本,在上面我写下所有任务以及它们的完成期限,就是第一个原则所写的那样,我首先要确定最重要的事。我并不为预先的安排和次序而担忧。我只需看一眼清单,选出适合空余时间的要事即可。一完成这个任务,就把它从列表里去掉。这是我从GTD时间管理方法中学习到的精髓——即你要尽快的把你的任务从列表中清除掉,这就意味着你在努力完成计划而不是仅仅将它们罗列在那里。

如果我有一份3小时的作业要写,我会一次完成它而不是把它分成更小的任务。一旦我开始,我就会坚持下去直到100%完成,就等着交作业了。

这个简单的习惯为我节约了大量时间。首先,它使我对每项任务全神贯注,做起来效率就很高。任务的转换会浪费很多时间,因为你不得不重新了解和熟悉它们。单独处理使得切换任务所耗费的时间最小化。实际上,如果可能我会把某一特定主题的任务集中在一起,然后一次完成它们。所以我一次性连续做完我的概率论作业。然后去做所有的热学作业。然后去做英语作业。这样,我使我的大脑处于数学思维,物理思维,语言思维的状态,并且保持尽可能长时间的保持单一的模式。第二,我觉得这个习惯使我没有拘束也没有压力,我的思维不会因为过多要做的东西而混乱。这种每次只做一件事的习惯,让我忘掉现在任务之外的所有东西。

我的时间管理方法很简单,它就是两个简单的原则——要事优先原则和一时一事原则。将它们写在笔记本的第一页,每天回顾一下看你是否违反了这两个原则。不管怎么说,适合自己的才是最好的,希望对你能有一些启发,帮助你管理好宝贵的时间。

PS:第一次在这里发表文章,希望大家多多支持,以后会发表更多的文章,也欢迎大家到我的博客 惜墨

其中引用片段来自:
原文作者:Steve Pavlina
原文链接:Do It Now
译者:褪墨-http://www.mifengtd.cn/articles/do-it-now.html

纸笔系统自定义–用fineprint进行自定义打印

May 22, 2009 by     4 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具, 纸笔GTD实践

前面提到过用word缩印8版和RePockerMod进行打印的方法,但是还不够通用。

比如,Word虽然可以通过缩印8版的方式进行打印,但是在实践中,发现不是每台打印机都支持缩印8版,常用的打印机支持的索引版数是2版、4版、6版、9版。

repocketMod虽然支持的模版很多,但是对于你自己打印一些小文章,就无能为力了。但是这对于前面讲到的快速查阅与回顾很重要。

经过自己的摸索,终于掌握了用fineprint进行自定义打印的方法。(以下方法主要针对B8活页本而言)

Fineprint软件

fineprint软件就是一个虚拟打印机软件,你先将内容打印到Fineprint,Fineprint进行重新排版后再打印输出。可以重排为2版、4版、8版。在大学临近考试的时候很常用,因为打印讲义时可以省不少纸。

这里用的是5.5的版本,由于6.0的版本之后,少了一个PDF打印方向的功能,下面的方法就用不了了。所以建议使用这个版本。点击这里下载

设置方法

这里的设置方法都是针对B8活页本而言,一页缩印8版。测试的打印机是HP1020。

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纸笔系统自定义–快速查阅与回顾

May 21, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具, 纸笔GTD实践

在开始用纸笔系统来做GTD的收集以来,越发觉得纸笔系统的好用。

在使用过程中,发现随身携带的本子,对于查阅常用信息非常方便。从上衣口袋中取出本子,翻看若干页的内容,比取出手机,调出程序,翻看若干记录(有时还要上网),要快许多。

由于人每天记录的信息有限,而且我每天对记录的笔记都进行清理(purge),所以每天需要的空白活页并不多。而过多的空白活页其实没有什么用。结合小本查阅与回顾的便捷性,可以将一些常用的信息放在小本中。我个人记录与查阅的活页比例分别占20%与80%。

查阅的内容

那么哪些内容是最常用、关键,可以放在查阅部分的呢?我觉得可以有以下几项:

  1. 目标:周计划、月计划、长远的目标,放在小本中,一天可以查看几次。而如果放在日记中,一个月也就查看几次。
  2. checklist:出门前的准备工作,睡觉前的准备工作等。
  3. 需要经常回顾的内容:比如一些自身的经验教训,一些名言等。
  4. 日历:年日历,月日历。个人觉得年日历比较有用。可以用RePockerMod打印出来。
  5. 一些需要经常思考的课题类别:有时候我知道有些内容挺重要,要经常想想,但是经常忘记去想。我觉得可以打张表格,放关键词就行,提醒自己哪些方面要思考。
  6. 常用流程:RePockerMod中就有GTD的流程与Covey的Quick Reference Card流程模版。也可以自己用Visio与Mind manager来自定义一些流程模版。

这样在任何时间,任何地点,你都可以对你的基础部分(infrastructure)进行多次回顾。虽然每次的效率不见得怎么高,但是一天、一周、一个月下来的复合效率肯定会有不小的改善。

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纸笔系统自定义–工具与模版

May 5, 2009 by     1 Comment     Posted under: 生活方式, 磨炼工具, 纸笔GTD实践

自从开始实践用纸笔系统开始,慢慢体会到纸笔系统其实很好用。

打印

在使用了一段时间后,我在想,能不能DIY一些页面,这样效果可能会比较好,在摸索中,逐渐掌握了一些方法:

(我的纸笔系统是基于B8的尺寸活页本,因此以下的方法主要基于这个尺寸的。)

1、打印的时候缩放打印,在软件或者打印机的属性中,将每页的版数改为8版

参考老杨的《自己做一个随身的小手册吧~

这个方法很通用,我发现可以将很多软件中的内容打印出来。

比如outlook中的日历,提供了日、周、月的模版,将空的模版打出来,放到活页本中正好。

2、用RePockerMod

这个工具很方便,集成了很多模版,非常适合用来做自定义活页。

提供的模版有日历、列表、GTD模版、Projects、名人名言、GTD流程图、联系人列表等,还有小游戏。

参考老杨的《自己做一个随身的小手册吧~》与战隼的学习探索《DIY自己的GTD笔记本(记事本)(1)

3、DIY Planner提供的模版

这个是从Cowoo的《持续改进你的纸笔GTD系统》中看到的,模版很多。不过感觉很多在RePocketMod中也有,个人认为一般用RePocketMod就够了

查阅

在使用了一段时间之后,我虽然主要还是用纸笔系统来做GTD的收集,但是发现纸笔的查阅速度,远比手机要快。所以我觉得将一些最常用的流程、方法、格言放在活页本中,查阅与温故会比较方便。这就像系统的预启动阶段,BootLoader。一天开始的时候,可以先翻看这几页,来预载自己的一些方法论与价值观,引导自己去看Toodledo、日历等其他系统。

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