Browsing"使用OneNote"

法国人的日程管理本

Sep 15, 2009 by     14 Comments    Posted under: 使用OneNote, 生活方式

首先必须得讨论一下日程管理本(或者简单就称为“日程本”)的英语怎么说。开始的时候总是检索“notebook”,发现基本检索不到什么有效信息。最后问了一下同事,”Agenda book“或者”schedule book”才是比较标准的说法。

图1是我拍的一个法国普通超市销售的日程管理本。图2 和3是我随便挑的几款本子的封面。超市的日程管理本都不是很贵,一般不到10欧,便宜的就两三欧,更贵一些的记事本要去专卖店里买或者网上订购。(法国有一个比较知名的牌子叫Quo Vadis,质量很好,就是很贵。在taobao上一看,随便一个都要至少100人民币,有点小奢侈)

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图1 超市的货架                           图2 Quo Vadis的产品               图3 普通的日程本

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用OneNote做GTD之Inbox进化实践

Jun 9, 2009 by     8 Comments    Posted under: 使用OneNote, 寻找方法, 自我管理

我的OneNote个人笔记本里面,有一个Time Organizer分区专门用来做时间管理。现在它已经自己改了个名叫“GTD小秘书”以附庸风雅。接下来要分享一下我的“GTD小秘书”分区之Inbox页面的改进过程,希望能给各位带来一点启发。

inbox页面

在Inbox页面中,我每天晚上标注这一天完成的事和整理第二天要做的事。我的笔记本电脑不会时刻跟着我,她需要独处的时间,也没有与手机同步,我是根据需要同时用OneNote和纸笔。OneNote为主;纸笔作为补充,记那些确实需要随身携带的小提示,比如乘车路线,要去图书馆借的书等等。我的Inbox很简单,也在以简单的逻辑做着小改进,改进的原则是逻辑更清晰,使用更方便,更有利于回顾。它的进化过程是这样的:

第一阶段:只把每天的事项扔进Inbox里,完成打个勾,没完成就不理它,搁着。这是我的Inbox诞生阶段,基本没经过思考,太随意了。在OneNote中制作表格非常方便,只要Tab > 增加一列;一列写完后Enter > 换到下一行。不用菜单也不用快捷键。将文字转换成表格同样,直接在需要分列的地方按Tab,后面的字就会分成另一列。当然,这个表格也很简洁,没发现有填充颜色的功能。

inbox第一阶段

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用OneNote进行团队合作

Apr 20, 2009 by     8 Comments    Posted under: 使用OneNote, 寻找方法, 磨炼工具

之前分享过《用OneNote组织我的生活》,那时候只用OneNote作为“个人笔记本”,最近有机会利用“工作笔记本”,发现了一些功能很方便,真是“麻雀虽小,五脏俱全”。再次觉得OneNote是一张白纸,你带着它随便写随便画。不过这张纸已经不是普通的纸,却保留了纸张的方便性。

  • 会议录音

小组讨论时,作为录音工具。只要打开OneNote,可以一边记笔记一边录音。录音保存为wma格式,会默认以所在页面的名字命名,可以另存为。与录音相同,也可以进行录像,用笔记本自带的摄像头就可以,不过我没用过。

开始录音的方法是:在OneNote中选择“插入”>“录音”。OneNote会自动为你添加录音的开始时间。

在OneNote中录音

录音和录像中录进去的话是可以搜索的,前提是:1.你需要在“工具”>“选项”>“录音和录像”中勾选“允许在录音和录像中搜索字词”;2.录制时尽量清晰;3.你必须在计算机空闲时让OneNote保持运行以便为录音创建索引。很耗资源,耗时,我觉得这个搜索功能不太实用。

  • 实时共享会话

在实时会话中,通过网络连接到一起的人们可以同时处理同一个笔记本页面,就像大家围坐在一起讨论一样。输入地址和密码,就可以加入到会话中。讨论之后每个人都
保留有一份笔记副本。当然我们需要一起讨论问题时,可以群聊,可以发邮件,但是群聊不如这种方式直观,邮件实时性比较差。别忘了OneNote还有绘图功能呢,这是用其它方式共享所做不到的。

建立共享会话的方法是:在OneNote中选择“共享”>“实时共享会话”>“开始共享当前分区”,你就可以把当前分区共享给你的同伴了。
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用OneNote组织我的生活

Jan 3, 2009 by     16 Comments    Posted under: 使用OneNote, 寻找方法, 磨炼工具

OneNote第一次吸引我时,我以为它是个word,但打开速度比word快,于是就用着玩儿,当个记事本。然后逐渐发现它的不一般。它很听话,对文件夹、分区和标签页的添加、删除、移动、重命名都很方便,让我可以很随意地改造它,按自己的方式组织信息。于是就把它变成了现在这个样子。现在用起来还有一些累赘和别扭的地方,还在不断改善。

基本上OneNote就是文件夹,里面是一张一张白纸。白纸的好处是不用拘泥于格式,想写在哪就写在哪根本不用敲回车,想换行就换不用中规中矩,想贴个图就贴,不用管是从网页上找来的,程序里截来的还是自己的笔画出来的。并且,想说话也可以说,录音录像很方便。一块儿一块儿的文字图图就像没人约束的孩子,率性、洒脱、自由。总之,它的好处就是简单明了,让我随心所欲。

废话太多,现在说说我是怎么用的。

OneNote允许你建立多个笔记本,比如“工作笔记本”(可以用来共享),“个人笔记本”……我只用了一个个人笔记本,分为以下几个分区(就是文件夹):

  • Info 这个分区帮助我记一些杂七杂八的用户名、密码。注册的有用没用的网站太多,很多平时根本不用,时间长了用户名都不记得。OneNote可以为单个分区设密码,也就是给这个文件夹加锁。这个分区本身我也加了密码。所以,现在我必须记住的是电脑密码和此分区的密码。受密码保护的区域
  • Collection 这个分区用来放从各处收集到的好东东,一般都很短。好玩儿的,有用的,值得思考的,留着鄙视的…… 有两个标签:截图和文字。截图就是截图,文字也可能插个图配段话。有趣的桌面布局,特别的头像,聊天的对话框;反正只给自己看。保存方法:可以直接复制粘贴过来,或者在网页上选中,点IE命令栏中的“发送至OneNote”。两种方式OneNote都会自动帮你添加源文档的位置。这个分区还有两个作用,一是不方便上网的时候,我会上一下网把所有想查的资料看的博文都先保存在里面,看完就删掉。二是有时会先截个图放在那儿,做笔记的时候参考。

    collection

  • Writing 这个分区是自己写的东西,有三个标签:瞎想的,正式的,Others。就借这三个标签的产生过程说明一下我的标签都是怎么产生的:开始想写东西了,随意建一个Writing分区,没有标签。写个三五次就觉得有点儿乱,哦,灵光一现,把写的东西分成两类,后来又分了三类、四类,最后删除、合并,还是两类最合适。可是又有些东西不确定属于哪类,懒得想,就又加了一个Others,这是万能标签。我所谓瞎想的,一般是这样:今天某人说了一句很有道理的话,我就把他说的话和我的遍翩浮想记下来,都很零散。正式的一般是总结性质的,叙述呀叙述,然后自己发一句感慨:啊,吹牛皮教授吹的牛皮真大呀!writing
  • Time Organizer 当然了,如果愿意的话也可以叫做GTD。一个标签是Calendar,里面的各种标记以及与标记相关的显示方式可以自己定义。这里面是提前安排好的确定的事情,没意外的话,客观上不可能改变或者是主观上我坚持不要改变。比如有人过生日,你总不能让人家晚一天出生吧;交论文,时间确定了没的商量。我总觉得必须有一个日历摆在那里,这样才能有一个直观的感觉,让我看到我处在它的哪个位置,接下来的事情离我多远。time organizer-calendarCalendar有两个子标签(子标签的功能也很好,可以分层次、细化):Next Action是明确安排好发生时间的事件,Future List是确定会做的但是还没安排好时间。Something/maybe List最没谱了,是接下来也许可能会去做的,但还不一定。我最大的愿望是这里面的条条都移到Next Action,一定很有成就感。

    每一天都会有一个Next Action,就是当日的事件。每一个事件我给它加一个任务标记,是一个空白方框,做完了在里面打一个对勾。每个事件有两列,第二列是用来备注的,比如对这个事件的四字感言——这是附加功能——主要功能是加一点提醒的细节,或者如果事件被延后标上延后的日期。一件事情只要放到Next Action里面了,当然不允许删除,没有完成或者出现了别的变故就做个标记写个说明。

    time organizer-next action

  • Study 这个分区用来收集学习上的东西,按照学科分标签。
  • Q&A 我的小问题和大发现。也是按照问题种类分标签,并非都能找到答案。
  • 以前还有一个temp分区,一下子不知道放哪好的先放到这里,有空再整理。后来发现原来OneNote有一个叫作“未归档笔记”的类别,屏幕剪辑什么的都会默认先放到那去,很有逻辑性,于是临时的东西也都先放在这里。另,OneNote是没有保存按钮的,所有文档在被创建的那一刻就已经为你保存了。

如果你有很多笔记本或者分区、标签页也不用担心,左侧有一个导航栏,你可以看到整个组织结构,查看很方便,不用时可以收起来。

现在我有一个问题:存的东西多了,打开速度会不会变慢?目前为止我觉得有影响,一个解决办法是把时间长一点的东西备份到别处,打开OneNote就跟它没关系了,就像把myeclipse里面的工程关掉一样。可是这样OneNote的方便性是不是就打了折扣呢?

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