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在线GTD服务Toodledo-筛选与排序

Apr 3, 2009 by     2 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 磨炼工具, 自我管理

有的任务列表比较长,Toodledo 对于每一个细分的任务列表,都提供了筛选与排序的功能。

筛选

点击右上方的filters进行筛选,出现一个任务栏,选项有下面几个:

show/hide recently completed 是否显示最近完成的工作。如果你想专注于未完成的任务,可以选择hide recently completed。

show/hide -1 negative priority 你可以专注于优先级比较高的,而将优先级为-1的任务隐藏掉。

show/hide future tasks 针对2种情况:

1)start date设置为未来的1天或者更后面才开始的任务;

2)在account setting中设置截止日期距离现在X月之后的任务算“future task”。

show/hide deferred tasks 是否显示推迟的任务。

这主要是针对Status被视为推迟任务的,比如设置为Delegated, Waiting, Hold, Postponed, Someday, Canceled,或者 Reference。

show only folder 可以只显示某个Folder中的人物。

nest subtasks 是否将子任务放在母任务下面显示,也可以并列显示。

排序

点击右上方的sort进行排序。有三个排序层次。

可以用以排序的方式有:

Auto、Importance、Folder、Context、Goal、Start Date、Due Date、Repeat、Length、Timer、Priority、Tag、Status、Alphabetical、Date Added、Date Modified、Date Completed.

其中Importance是Toodledo根据你任务的Priority、Goal的长期还是短期、截止日期的远近等因素自动计算的。

排序的第一个选项将会作为Divider的依据,如上图中是第一排序是folder,所以显示的Divider就分为Routine、Zion、Daily。每个Divider里面根据第二与第三排序依据进行排序。

搜索

Quick Search 进行页面内快速搜索,将符合搜索字词的任务显示出来。使用ajax,从你输入第一个字开始进行就筛选结果。

折叠设置

Toggle Details,选择一次显示/折叠所有任务的属性。

Toggle Dividers,选择一次显示/折叠所有Divider。

Toggle Subtasks,选择结构化显示子任务或者并排显示子任务。

这几个功能很实用。

我一般的设置是把detail 都折叠起来。如果任务比较多,就把divider也折叠起来,然后点击某个最重要的divider,专注于那个divider的内容。

下面来谈谈我的使用感受

1、我最常用的排序(sort)方式是importance,尤其是有工作任务在清单上的时候,确保先将最重要的任务完成。

2、按照start date(start time)排序,这样我可以将要做的事情按照时间的先后顺序来进行。比如读书或者长跑都要回家之后才能进行,排在前面会扰乱自己的思考。

3、先按照folder排序,然后按照importance排序。同时点击toggle dividers,这样我可以将其他folder的内容收缩起来,只打开工作的内容,而工作的内容里面是按照重要性排序的,按照这个来完成就可以了。

4、先按照context排序,然后按照importance排序。这个和第三点差不多。比如我工作的地点常规的有2个地方,在其中一个地方的时候,我可以只将那个地点的任务显示出来,并且按照重要程度来进行执行。

5、还有比较有用的是按照goal排序,可以明确的知道你现在要执行的这些任务,都是从属于哪些目标的,这样你可能会更有动力。

6、按照repeat排序,看看你现在进行的任务中,哪些是daily,哪些是weekly,哪些是不规则重复的,哪些是不重复的。

7、按照length排序,这样你可以知道哪些任务是耗时比较短,哪些任务是耗时比较长的,如果你有时间限制的前提下,可以较快地明确在现有的时间框架内,哪些任务可以进行。

8、按照tag排序,可以看到每个任务是属于哪个方面的,你可以从大的分类方面选择执行哪些任务。

9、按照status排序,可以知道哪些任务是next action,哪些是active,哪些是planning等,然后加以选择。

还有其他的一些方式,不过我觉得以上这些方式一般足够了。Toodledo提供了三层的排序方式。

由于我一般都是选用today的视图,所以任务也不会很多,一般都是20个左右,用2层的排序足够了。

有关注意力的软区域

Mar 30, 2009 by     Comments Off on 有关注意力的软区域    Posted under: 寻找方法, 自我管理

关于注意力的问题,之前也有过讨论。这里想说一点怎样面对周围环境的干扰。经常有这样恼人的小问题使我们分心:你一边在做自己的事,一边听周围人说话,不时过去插上几句;旁边有人在吃橙子,香味飘过来~~前几天就有个同学一阵抱怨,说话特别逗:

你说,我一在图书馆看书,对面就坐情侣。那情侣坐在一起,得谈恋爱吧?谈恋爱,就得谈哪,你也不能不让人家谈。咱们学校就那点儿地方,你不让人家在图书馆谈叫人家去哪谈呢?总不能去食堂吧?人家说咱们谈恋爱去吧,你说好,去一餐还是三餐呢?

面对这些,是不是戴上耳机表情冷漠其实心里蠢蠢欲动?恭喜你,你是正常人;不过你很可能不能成为伟人,因为传说像毛泽东那样的伟人是专门选择去闹市看书的。前一阵子看到关于“软区域”的概念,大概说的就是这个。

什么是“软区域”呢?当外界有干扰时,你闭上眼睛、捂着耳朵,阻止干扰源,这样你就进入了所谓的硬区域。软区域是你不去对抗眼前的干扰,而把它看作是理所当然的,平静接受并且融入到你的思维中去。硬区域是一个玻璃罩,它故然安全,不过太脆弱,而一但碎了,环境变化很大,罩里的人可能不堪忍受。而处在软区域中的人就像海里的海带。《小学生十万个为什么里》就讲过,为什么海带那么柔弱在海里却不折断,而许多坚挺粗壮的植物都被海流冲断了呢?因为海带顺着海流飘动,不去对抗它,它受的阻力最小。

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从优秀到卓越

Mar 24, 2009 by     3 Comments    Posted under: 自我管理, 追问目标

这个星期,我下载了童年柯睿的晨间日记模板,改成适合自己的之后准备开始使用。我还曾尝试Chandler这个传说中的软件,不过因为太耗资源而放弃了。当我完成这一切时,突然有个念头闪过——所有真正需要的工具,我都有了。

是的,我已经拥有自己信赖的一套时间管理系统,也拥有所有日常使用的软件,更是拥有一个强大的ipod touch以及一只恰到好处的超便携笔记本电脑。更不用说互联网和英语为我展开的无穷世界。

大家的工具或许各有不同,但是对大多数我们而言,也都完全够用了。如果你觉得还有欠缺,参考一下“葡挞生活”的“磨练工具”吧!

我们现在仍然需要的,已经不是普通的工具,而是心灵的成熟,习惯的培养,以及对人生方向的把握;而这些将真正把“优秀者”和“卓越者”区别开来。

从生活和办事效率的角度而言,真正将时间投注在那些给我们带来最大效用或最大满足的地方,并不是“建立待办事项清单并完成上面的每件事”那么简单。差别也许发生在这样几个地方: Read more »

你也是拖延症患者吗?

Feb 25, 2009 by     3 Comments    Posted under: 生活方式, 自我管理

你总是把事情拖到最后一刻才做吗?其实你也不是偷懒,只是想着动手却没动起来,而且还因此有点负罪感?你会不会常常暗下决心不再这样,但是却从未彻底改善?很可能这一习惯还没真的让你承担什么严重的后果,但是你的焦虑却周而复始,无法解除?

如果你符合上面的描述,那你很可能属于一个庞大但未被重视的群体:拖延症患者

别害怕,这并不意味着你有精神方面的疾病。事实上,心理学家还没有下决心把具有这些特征的人划归“病人”一类(该不会他们也在拖延干这件事吧^_^)。但是,如果这种“习惯”已经影响了你享受生活,甚至给你带了一些无法补救的后果,那么它和其他疾病似乎也并无本质上的不同。好消息是,医治这一“疑难杂症”可以是一个很快乐的过程。所以,请看下去吧!
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Toodledo 与习惯管理

Feb 14, 2009 by     2 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 寻找方法, 磨炼工具, 自我管理

李笑来和Malcolm Gladwell都说,一个人要获得一些成就,要有10000个小时的积累。如果每天积累3个小时,这差不多是10年。

Malcolm Gladwell的书outliers里面也提到,即使有了10000个小时的积累,也要看是不是遇到历史性的机遇。

对于大多数人来说,都不会这样幸运。

但是如果你能持续地积累,那么是可以有很好的回报的。

比如锻炼身体,如果经常锻炼,身体就会健康,是无形的财富,比什么都重要。

有益的事,要经常做,形成习惯。

更进一步,我们要对我们的习惯进行管理。

之所以需要习惯管理,是因为人是情绪化、不稳定又健忘的。习惯,尤其是良好的习惯,往往是违反人的天性的。跑步、俯卧撑、仰卧起坐使得你腰酸腿疼,阅读与思考要耗费不少脑细胞,所以习惯地形成往往与意志力相伴,尤其是当这种习惯要打破你原来的舒适生活时。

但是由于人的不稳定以及健忘,这种意志力本身也是不够稳定的,容易受到工作、生活、人际关系的潮涨潮落而影响。所以我们在锻炼我们的大脑与心智的同时,也需要一个辅助的系统,来对冲我们的本性。

这个辅助系统要足够稳定,同时有不断演进的灵活性。

Toodledo就是这样一个辅助系统,一个很好的习惯管理工具。

  1. Toodledo有任务的重复周期设置。而且设置选项十分灵活,比如每天、每周、每月、半年、每年,也可以是每2天,每3周,每4个月,每月的第2个星期二,每个工作日等。所以你不会忘记。
    1. 我会设置每2天跑步,每天记日记,每天记账,每周review等。
    2. 设置完了之后,Toodledo每天会列出你今天要做的事情。可以年复一年的运行下去。由于是在线服务,稳定性有很好地保障。不会因为电脑病毒、断电、误操作等意外,造成你形成的系统被“付之一炬”。
    3. 随着你要做的事情多了之后,可能有几十个项目都是周期性的。如果你觉得某些项目的周期需要微调,可以随时随地调整。你可以每次都专心于某一个项目的调整。这样,你的系统会越来越精细与科学。
  2. Toodledo是在线服务,随时随地可以访问。你可以时时刻刻查看还有哪些事情要做。人都有惰性,我个人认为,to do list上面任务的完成率与你查看这个list的次数成正相关。
    1. 其实有的时候,没有完成to do ,是不清楚要完成哪些to do。比如你的to do list是基于outlook的,而你有很大一部分时间是不在电脑旁边的,这个时候由于人的健忘性,你有可能少做了1~2个to do.
    2. 考虑到人的惰性以及现实时间与精力的有限性,一个人查看一次to do list,其完成率,是一个介于0与100%之间的数,比如10%
    3. 所以一个每天查看50次to do list的人,与每天查看5次的人相比较,查看了50次的人,其一天最终的完成率往往要高于只查看了5次的人。
    4. 而Toodledo是在线服务,有网络连接就可以访问。现在手机都能上网了。所以理论上,每天查看to do list的次数是不受时间、地点限制的。

当然,这个系统能够成功运作的前提是,你必须相信这个系统。

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