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资料管理:建立自己的系统

前面我们讨论过使用Scrapbook作为个人资料管理系统,但是除了我们在互联网上看到的精彩内容之外,我们往往还有很多其他的资料,比如项目中需要用到的参考资料,撰写的文档和演示文稿,以及大量的电子书。如何更有条理地管理它们,安全地保存它们,还要让我们在使用的时候能够很快找到,而不是堆满整个桌面以至于刷新一下桌面都要闪烁一下屏幕呢?

在Lifehacker上搜到了Geek to Live: Organizing “My Documents”,讲到了作者的6个文件夹划分。在Productivity501对于众多博客的访谈中,谈到了很多蛮不错的经验,其中被重复最多的一个经验就是建立一个适合自己的目录结构。比如有人把文件分为Inbox,Archive,以及In Progress。在In Progress文件夹里面则按照生活的不同方面放上不同的文件夹。另外有人建立了如下的文件结构:

Current Projects: everything I am working on at the moment
Reference: everything I have worked on, or need for future reference
Inbox: where things end up before being filed in one of the above folders
My Pictures: I keep this separate because I back it up separately
Code: my programming projects, past and present
Webs: my web solutions, past and present

下面分享一下我的一点经验吧。我是2005年感觉到有必要给自己的目录固定下来一个结构,于是开始上网搜。不过那时候可没有这么多类似的文章,只好自己想咯。后来想清楚在电脑里放的不过是我读的、写的以及做的项目,于是有了现在主要的文件结构:

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化繁为简

May 13, 2009 by     Comments Off on 化繁为简    Posted under: 寻找方法, 自我管理

我希望自己的生活简单有序,就像葡挞小小的时候,Cowoo说的:

“作为一个个体来讲,我希望我的生活变得更有条理,我能够更高效的完成我的工作和生活中的各项事务。毕竟,谁都只能活一次,我希望能够腾出更多的时间和精神来享受生活,而不是被一些小事缠身。而我为维持这样有条理的生活所作的要尽可能的少,我的原则要尽可能的简单。”

天方写了《用列表的方式总结自己》,我觉得是一个非常简单有效的方法。那么在生活的其它方面,还有什么简单的方式呢? Read more »

积极主动

May 3, 2009 by     2 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

当我还是个中学生的时候,买过一本美国人写的关于如何取得好成绩的小册子。里面有一条我当时挺不理解的:“尽可能坐在第一排”。上大学没多久,就开始明白这句话的意义。坐在第一排不会被其他学生的任何行为所干扰,离老师最近所以听得最清楚,甚至还有一定的眼神交流,很难在这种情况下分心。班里成绩最好的学生也果然从来都坐在第一排(在我印象中,没有例外)。

不过,这仍然只是一个表象。它背后隐藏的是“积极主动”的态度。知道这个“秘诀”的我,也不是总坐在第一排,也许是因为还不够积极吧!

多年以后,我在广州转机。因为是国内线转国际线,同行的人不多。认识了一位老者,据说是国外某银行退休行长,现在在国内投资朋友的企业。他很活跃,早早就到登机门,把行李放在紧靠柜台的地方,告诉我们说:“别看我这么大年纪,每次登机我都是第一个跑上去,他们虽然比我年轻,还是得慢慢排队”。 Read more »

常立志?立长志。

May 2, 2009 by     5 Comments    Posted under: 自我管理, 追问目标

看吧,五月份已经开始了。照例,迎接我们的该是一个假期。每年这个时候,我都感到惊讶:一年转眼过半,而这些日子里我又做了什么?过去的日子,“像针尖上一滴水滴在大海里”。每年的开始,总以为一年是漫长的,直到迎来这个假期,才发觉时间的匆匆。

你还记得年初的信誓旦旦吗?还记得开学时的满腔热情吗?还记得工作计划的一纸狂言吗?

我们不缺乏激情。然而激情如火,是会熄灭的;生活却是长久的。怎样将一时的激情转变为坚持不懈的动力?大体上有以下途径可以参照:

性格决定命运,而习惯决定性格。习惯不是轰轰烈烈开展起来的,而是锱铢积累培养形成的;它不需要你具备任何技能,换句话说,在这一点上任何技能都帮不了忙。 Read more »

《小强升职记》读后

Apr 21, 2009 by     6 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

这本书到手之后差不多有三周了吧,读了两遍,觉得是挺好的一本书。

我是一个对文字的可读性很敏感的人 对中英文夹杂起来使用特别反感,有时候对缩写也不是太爽。每当有人说“这事情你给我confirmation一下”或者“你难道没有看我今天的schedule吗?”这种话的时候,鸡皮疙瘩就会掉满地。

原来在GTDLIFE论坛上,大家动不动就GTD来GTD去的,我知道对这个缩写是没有什么好的翻译 但是反复的提到也还是会审美疲劳。而且很多时候,论坛往往只是在炫耀这个名词,并不是在讨论这个名词背后的那些东西。

还好《小强升职记》让我读起来很舒适,没有过多的英文缩写,也没有让人摸不着头脑的专业名词。算是没有全篇GTD的一本介绍GTD的书,在本土化方面很成功。

这大概也算是一种用户友好性吧,有些书,或者论坛,你阅读的时候,感觉就是写给内行看的。对于第一次接触的人来说,不啻于是天书(比如水木,超级多的缩写,中英文夹杂,比如你第一次上,会知道fz,qz,xb是什么意思吗?还有DOTA里面,称呼英雄也用缩写,搞得我都不敢说我会打了)。让初学者很容易产生一种抵触情绪,当你发文弱问的时候,还往往是受到无情的讥笑。当然了,有时候你也先得去看看置底或者书中的名词解释。

另外,《小强》一书中,场景设置得十分合理,让我们感觉自己就是那个小强,有他所有的懒散习惯——想上网闲逛,想联机游戏等等,有比较强的代入感。在阅读中对相应问题的解决方案就会着重去看,这一点也是我很欣赏的。

对于一些常用的方法(43文件夹、邮件处理等),并不是像David Allen的书中那样只是介绍其内容,而是介绍了在不同工作性质中的人中的真实应用,让人不是盲目的实行。

最后小强在老付的帮助下,达到了升职的目的。也希望我们每个人都能从这本书得到启发,实现自己的梦想。

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