Browsing"自我管理"

在线GTD工具Nozbe

Jun 14, 2009 by     9 Comments    Posted under: 磨炼工具, 自我管理

大家也许知道,我过去一度使用的GTD工具是Toodledo。不过当To-do list越来越长以后,Toodledo变得有点繁琐,以至于我搁了近两个月根本没有用它。后来,我尝试了一下已有几年历史,却并不是太流行的在线任务管理工具Nozbe,感觉它更符合我的需要。这也引导我反思工具在我们的时间管理中扮演的角色。

正如Google宣称的——我们的目标是用户尽快离开我们的(搜索)网站。一个好的时间管理工具,应该让人在上面花的时间越少越好。Nozbe正是这样一种工具。

首先,Nozbe是我目前见到最忠实于GTD的在线任务管理网站。这意味着你不需要花太多时间去了解如何使用它的服务,也不需要过多思考如何把它设置得更符合GTD流程。 Read more »

用OneNote做GTD之Inbox进化实践

Jun 9, 2009 by     8 Comments    Posted under: 使用OneNote, 寻找方法, 自我管理

我的OneNote个人笔记本里面,有一个Time Organizer分区专门用来做时间管理。现在它已经自己改了个名叫“GTD小秘书”以附庸风雅。接下来要分享一下我的“GTD小秘书”分区之Inbox页面的改进过程,希望能给各位带来一点启发。

inbox页面

在Inbox页面中,我每天晚上标注这一天完成的事和整理第二天要做的事。我的笔记本电脑不会时刻跟着我,她需要独处的时间,也没有与手机同步,我是根据需要同时用OneNote和纸笔。OneNote为主;纸笔作为补充,记那些确实需要随身携带的小提示,比如乘车路线,要去图书馆借的书等等。我的Inbox很简单,也在以简单的逻辑做着小改进,改进的原则是逻辑更清晰,使用更方便,更有利于回顾。它的进化过程是这样的:

第一阶段:只把每天的事项扔进Inbox里,完成打个勾,没完成就不理它,搁着。这是我的Inbox诞生阶段,基本没经过思考,太随意了。在OneNote中制作表格非常方便,只要Tab > 增加一列;一列写完后Enter > 换到下一行。不用菜单也不用快捷键。将文字转换成表格同样,直接在需要分列的地方按Tab,后面的字就会分成另一列。当然,这个表格也很简洁,没发现有填充颜色的功能。

inbox第一阶段

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庄子教我们专注

Jun 1, 2009 by     2 Comments    Posted under: 自我管理, 葡挞闲话

端午前去听了一场台大哲学系傅佩荣教授有关庄子的讲座,叫做“品味庄子——以自在之心开发无限潜力”。

听完讲座后感觉庄子其实说了很多和时间管理、或者说人生提高相关的内容,可以说庄子是“时间管理第一人”(不过也有可能是因为我心中存有时间管理的概念,所以对不经意提到的内容比较敏感)。

大家都知道庄子喜欢说寓言,庄子说专注用了几个寓言:

仲尼适楚,出于林中,见佝偻者承蜩,犹掇之也。仲尼曰:“子巧乎!有道邪?”曰:“我有道也。五、六月,累丸二而不坠,财失者锱铢;累三而不坠,则失着十一;累五而不坠,犹掇之也。吾处身也,若厥株拘;吾执臂也,若槁木之枝。虽天地之大,万物之多,而唯蜩翼之知。吾不反不侧,不以万物易蜩之翼,何为而不得?”孔子倾喟弟子曰:“用志不分,乃凝于神,其佝偻丈人之喟乎!”

这个黏蝉老人可以说是专注的一个典范了,经过长期练习,竿头可以叠起五个丸子而不坠落,并且在黏的时候,“身若厥株拘,臂如槁木之枝”,心态上“唯蜩翼之知……不反不侧,不以万物易蜩之翼”。所以孔子也称赞道“用志不分,乃凝于神”。如果我们对待我们的工作生活有这种专注的态度,那我相信没有什么问题是不能解决的。

大马之捶钩者,年八十矣,而不失豪芒。大马曰:”子巧与!有道与?”曰:”臣有守也。臣之年二十而好捶钩,于物无视也,非钩无察也。”是用之者假,不用者也,以长得其用,而况乎无不用者乎!物孰不资焉!

大司马家的做带钩的人,八十岁了带钩还做得很好,要诀就是“年二十而好捶钩,于物无视也,非钩无察也。”这是他的兴趣,但是他的时间是怎么分配的呢?“是用之者,假不用者也,以长得其用,而况乎无不用者乎!”(用心于此,是因为不用心于别的东西,才能专于此用,那么何况是无所不用心的人呢?)。

梓庆削木为锯,锯成,见者惊犹鬼神。鲁侯见而问焉,曰:“子何术以为焉?”对曰:“臣,工人,何术之有!虽然,有一焉:臣将为锯,未尝敢以耗气也,必齐以静心。齐三日,而不敢怀庆赏爵禄;齐五日,不敢怀非誉巧拙;齐七日,辄然忘吾有四肢形体也。当是时也,无公朝,其巧专而外骨消,然后入山林,观天性形躯,至矣,然后成见锯,然后加手焉,不然则已。则以天合天,器之所以疑神者,其是与!”

梓庆做锯子的时候,已不为外物所动仿佛忘掉了自己的四肢和形体,智巧专一而外界的扰乱全都消失,所以做出来的锯子才被认为是鬼斧神工。

轮扁曰:“臣也以臣之事观之。斫轮,徐则甘而不固,疾则苦而不入,不徐不疾,得之于手而应于心,口不能言,有数存乎其间。臣不能以喻臣之子,臣之子亦不能受之于臣,是以行年七十而老斫轮。

轮扁七十岁了还能砍木制造车轮,没有什么其他的诀窍,因为他能够“得之于手而应于心”。看来FLOW译为“行云流水”还不够,最好还加上一条“得心应手”。

庄子还是挺有意思的,起码在他的笔下,技艺经过长时间的专注练习,已经上升到一门艺术。我们平时做的工作比这些技艺可能是要复杂一点,但是通过专心以及坚持,也能到一种艺术境界,到时候可就由你来写一本类似的书。

P.S.:古汉语可能不太好理解,不过还是希望大家反复揣摩下~不要只会读英语不会读古文了哦~

资料管理:清理,备份和同步

May 27, 2009 by     6 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 寻找方法, 磨炼工具, 自我管理

上一篇中我们谈到了建立适合自己的目录结构,本篇想讲讲资料管理的其他方面,也就是清理、备份和同步。

1. 定期清理

随着我们硬盘里文件的增多,以及各个项目的进展,无用的文件会越来越多,这个时候就需要我们定期清理了。我就把清理Download和我的文档放入了我的每周回顾中,这样每周清理一次,任务也不重。如果等到几个月或者更长时间,就得专门找一大块时间来清理了,那可得下很大决心才能做到:)

Productivity501的访谈中,有人讲到:

Purging is necessary to keep everything under control. When I am done with a project in the Current Projects folder, I go through its project folder and remove all junk.

我跟这位高手的做法类似(窃喜一下),如果一个项目已经完结,那么删掉那些无用的过程性的文件,把文件夹打包,然后扔到“备份”目录中,等待拷贝到我的大硬盘里。

在上一篇中,我的朋友Redstar留言说:

我习惯在硬盘里建个temp文件夹,桌面放上它的快捷方式,这里专门拖进去一些临时的文件,比如qq,邮件或者msn里接收的文件,u盘拷来的一些文件,一时没时间去归类,或者根本就没必要归类,看了就会删掉的那种文件。然后再定期去清理归类这个文件夹。

跟我的Download目录起的作用类似,但是建立快捷方式的办法蛮不错的。这一点,跟A. Shun讲的提高计算机操作效率的方法是英雄所见略同啊。

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Email Zen: 邮件之禅

May 24, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

此文是来自读者David Ke的投稿,关于Email管理的很棒的总结,希望大家喜欢^^

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邮件是用来服务人的,而不是用来困扰人的。

网络越来越发达,知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事,再加上SmartPhone,人们被邮件给捆住了,无时无刻的邮件让我们不得安心,使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低,邮件是用来服务人的,而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住,iPhone上邮件不断的跳出来,每天无数次的检查是否有新邮件,大部分的时间都浪费在邮件上了,所以我决定改变,我给自己这个邮件系统命名为Email Zen(禅邮件),因为它让我Zen。

首先我必须推荐大家使用Gmail,只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率,它的Search&Archives模式,过滤功能,反spam功能都是邮件中最好的,我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.

为什么邮件带来焦虑或麻烦?

要做到Zen,必须现搞清楚问题,焦虑或麻烦是哪里来的,邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面:

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