资料管理：清理，备份和同步
Posted under: 上一篇中我们谈到了建立适合自己的目录结构，本篇想讲讲资料管理的其他方面，也就是清理、备份和同步。
1. 定期清理
随着我们硬盘里文件的增多，以及各个项目的进展，无用的文件会越来越多，这个时候就需要我们定期清理了。我就把清理Download和我的文档放入了我的每周回顾中，这样每周清理一次，任务也不重。如果等到几个月或者更长时间，就得专门找一大块时间来清理了，那可得下很大决心才能做到:)
在Productivity501的访谈中，有人讲到：
Purging is necessary to keep everything under control. When I am done with a project in the Current Projects folder, I go through its project folder and remove all junk.
我跟这位高手的做法类似（窃喜一下），如果一个项目已经完结，那么删掉那些无用的过程性的文件，把文件夹打包，然后扔到“备份”目录中，等待拷贝到我的大硬盘里。
在上一篇中，我的朋友Redstar留言说：
我习惯在硬盘里建个temp文件夹，桌面放上它的快捷方式，这里专门拖进去一些临时的文件，比如qq，邮件或者msn里接收的文件，u盘拷来的一些文件，一时没时间去归类，或者根本就没必要归类，看了就会删掉的那种文件。然后再定期去清理归类这个文件夹。
跟我的Download目录起的作用类似，但是建立快捷方式的办法蛮不错的。这一点，跟A. Shun讲的提高计算机操作效率的方法是英雄所见略同啊。
Email Zen: 邮件之禅
此文是来自读者David Ke的投稿，关于Email管理的很棒的总结，希望大家喜欢^^
邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。
网络越来越发达，知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事，再加上SmartPhone，人们被邮件给捆住了，无时无刻的邮件让我们不得安心，使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低，邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住，iPhone上邮件不断的跳出来，每天无数次的检查是否有新邮件，大部分的时间都浪费在邮件上了，所以我决定改变，我给自己这个邮件系统命名为Email Zen(禅邮件)，因为它让我Zen。
首先我必须推荐大家使用Gmail，只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率，它的Search&Archives模式，过滤功能，反spam功能都是邮件中最好的，我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.
为什么邮件带来焦虑或麻烦？
要做到Zen，必须现搞清楚问题，焦虑或麻烦是哪里来的，邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面：
资料管理：建立自己的系统
前面我们讨论过使用Scrapbook作为个人资料管理系统，但是除了我们在互联网上看到的精彩内容之外，我们往往还有很多其他的资料，比如项目中需要用到的参考资料，撰写的文档和演示文稿，以及大量的电子书。如何更有条理地管理它们，安全地保存它们，还要让我们在使用的时候能够很快找到，而不是堆满整个桌面以至于刷新一下桌面都要闪烁一下屏幕呢？
在Lifehacker上搜到了Geek to Live: Organizing “My Documents”，讲到了作者的6个文件夹划分。在Productivity501对于众多博客的访谈中，谈到了很多蛮不错的经验，其中被重复最多的一个经验就是建立一个适合自己的目录结构。比如有人把文件分为Inbox，Archive，以及In Progress。在In Progress文件夹里面则按照生活的不同方面放上不同的文件夹。另外有人建立了如下的文件结构：
Current Projects: everything I am working on at the moment
Reference: everything I have worked on, or need for future reference
Inbox: where things end up before being filed in one of the above folders
My Pictures: I keep this separate because I back it up separately
Code: my programming projects, past and present
Webs: my web solutions, past and present
下面分享一下我的一点经验吧。我是2005年感觉到有必要给自己的目录固定下来一个结构，于是开始上网搜。不过那时候可没有这么多类似的文章，只好自己想咯。后来想清楚在电脑里放的不过是我读的、写的以及做的项目，于是有了现在主要的文件结构：
化繁为简
我希望自己的生活简单有序，就像葡挞小小的时候，Cowoo说的：
“作为一个个体来讲，我希望我的生活变得更有条理，我能够更高效的完成我的工作和生活中的各项事务。毕竟，谁都只能活一次，我希望能够腾出更多的时间和精神来享受生活，而不是被一些小事缠身。而我为维持这样有条理的生活所作的要尽可能的少，我的原则要尽可能的简单。”
天方写了《用列表的方式总结自己》，我觉得是一个非常简单有效的方法。那么在生活的其它方面，还有什么简单的方式呢？ Read more »
积极主动
当我还是个中学生的时候，买过一本美国人写的关于如何取得好成绩的小册子。里面有一条我当时挺不理解的：“尽可能坐在第一排”。上大学没多久，就开始明白这句话的意义。坐在第一排不会被其他学生的任何行为所干扰，离老师最近所以听得最清楚，甚至还有一定的眼神交流，很难在这种情况下分心。班里成绩最好的学生也果然从来都坐在第一排（在我印象中，没有例外）。
不过，这仍然只是一个表象。它背后隐藏的是“积极主动”的态度。知道这个“秘诀”的我，也不是总坐在第一排，也许是因为还不够积极吧！
多年以后，我在广州转机。因为是国内线转国际线，同行的人不多。认识了一位老者，据说是国外某银行退休行长，现在在国内投资朋友的企业。他很活跃，早早就到登机门，把行李放在紧靠柜台的地方，告诉我们说：“别看我这么大年纪，每次登机我都是第一个跑上去，他们虽然比我年轻，还是得慢慢排队”。 Read more »
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