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资料管理:整理电脑上的音乐/照片/电子书

Oct 10, 2009 by     10 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 磨炼工具, 自我管理

终于在十一长假的最后几天,开始了我的win7之旅,同时也开始了一段有点痛苦的电脑及网络文件整理过程。为什么要整理?因为实在是很喜欢win7中的库管理的概念,所以趁着安装win7的时候,把自己的能用库管理的文件都尽量的整理了一遍。

  • 笔记本中的音乐、照片、电子书以及各种文档
  • 台式机上安装的程序
  • Google Reader中的订阅源

今天主要讲讲第一点

音乐文件

主要是用iTunes+Mp3Tag这两个软件整理。为了让音乐文件按照艺术家\专辑的形式形成文件夹,需要勾选iTunes中“编辑-偏好设置-高级”中的“保持iTunes Media文件夹有序”以及“添加到资料库时将文件复制到iTunes Media文件夹”这两个选项。之后将音乐文件添加到iTunes的资料库,iTunes就会将这些音乐文件像下面左图这样整理好了,当然,添加到资料库之后需要把原来的音乐文件删除掉。同时,如果是精选集的话,在“显示简介”的选项里面,一定记得选择“加入选集”这个选项,这样选集中的音乐文件就不会分散在各个艺术家的目录下,而是集中在Compilations中的专辑文件夹底下了。

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对“‘A4纸’工作法”的总结和思考

Sep 3, 2009 by     4 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

近日利用闲暇之余读完了三木雄信的《“A4纸”工作法》,在自己的日常生活中也尝试使用,有些感触和思考,故结合对本书的内容总结一并和大家分享。

什么是“‘A4纸’工作法”?

简而言之,在一张A4纸上画各种“表单(格)”去管理你的工作、思维、会议等等。(似乎,表格在现代企业中发挥着超级能力,如《哈佛管理表格全集》,个 人生活管理中使用表格是否也能发挥超强能力,本书似乎想给出一个肯定的答案。)几个主要章节的标题都很吸引人,比如用“一张A4纸”充实你的职业生涯;用 “一张A4纸”锻炼你的思考能力;用“一张A4纸”激发创意;用“一张A4纸”掌握写作能力、说话能力、学习方法。针对不同的事务,作者设计了不同的表 单,据说有48个之多。虽然,书中引言中介绍到“本书是为那些上司制定了很高的目标,以致于不得不加班、周六日出勤的上班族而写的”,但我想对我这样的普 通学生其中的一些方法同样适用。

实际上,《“A4纸”工作法》一书中提及了很多的方法是我们耳熟能详的,比如日程管理、流程图、鱼骨图、脑力风暴等等,书中的特别之处在于作者对这些方法进行深入分析并简化,转化成能一个个能概括在一张A4纸上的表单。一张纸的单实用是书中所提倡的重要原则。

为什么“‘A4纸’工作法”有效?

实 际上这个包括两个问题:第一,为什么是A4纸?第二,工作法为什么有效?第一个问题,书中其实想说的是,只需要一张纸就能做好自己的日常生活管理,原因在 于“魔法数字”【1】的存在,人的把握处理能力有一定的限度,所以无论是A4纸还是B5纸都可以,记住只需要用一张纸记录的有限信息就足够你忙活一阵了, 如果你贪多用一个本子记录了非常多的信息,你不但没有办法同时处理,相反还可能因为精力分散遗忘了一些需要你马上处理的信息。第二个问题,要从“表单(格)”的内容说起。任何一个表单都包括“目的”、基于此目的“应该做的事情”和“期限”三个要素。通过表单来明确目标是一个核心问题。对于团队,如果能够明确地设定好目标,再将拥有必要情报和权限的人聚集起来,确定好应该做的事情,并进行分工,工作便自然而然地展开了。对于个人,则需要设定好目标,然后获取必要的资源和信息,确定工作的步骤,工作细分之后便能相对容易的展开。

注释:【1】“魔法数字”——据说,一般情况下,人类一次能够把握和处理信息的数量在七加减二之间。也就是说,虽然人与人之间有一定的差异,但是人在大体上看一眼的瞬间,能够把握的数量最小为五,最大为九。这个数字也被称为魔法数字。

一些具体的表单

这部分列举了一些我正在使用的,或者我觉得非常不错、将来会使用的表单。

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如何制定详细的计划

Aug 13, 2009 by     Comments Off on 如何制定详细的计划    Posted under: 寻找方法, 自我管理

几个月前,一位读者向我提出:希望能介绍做详细计划的方法。我觉得这个建议很有价值,故撰文一篇,作为回应。

在我看来,一个详细的计划必须包括:合适的目标、应采取的行动、应具备的资源

关于“合适的目标”,有个流传甚广的“SMART”原则。引用百度百科的解释,就是:

S代表具体(Specific),指绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统;
M代表可度量(Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的;
A代表可实现(Attainable),指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标;
R代表现实性(Realistic),指绩效指标是实实在在的,可以证明和观察;
T代表有时限(Timebound),注重完成绩效指标的特定期限。

我认为这些解释已经很充分了,如果还有疑问的可以参考褪墨上的“怎样设定目标”系列文章

“应采取的行动”,是通常意义上“计划”的核心。一般人觉得很难做详细的计划,也就是这部分搞不定。何故?我认为关键是对自己要做的事还不了解。而了解的途径,可以是:

  1. 规则/章程等资料,例如高考大纲。
  2. 他人的经验。现在在网上很容易搜索到这类文章。例如找工作经验等。要注意的是,每个人的情况不同,尽量找那些跟自己背景相似的会更有利;而有时候他人的成功可能基于运气,参考价值就相对没那么大了。
  3. 着手去做!有时候我们总想着要制定一个完美的计划才能开始。其实完美的计划并不存在,而亲身体验会更有利于计划。李笑来曾经提到过“锻炼”的例子,即锻炼过一段时间以后,才会了解自己的哪些肌肉更需要锻炼,有氧训练和无氧训练的比例等。

至于“应具备的资源”,具体来说可以是时间,金钱,人力……这其中更多人关心,也最难把握的可能是时间。关于时间管理的方法有很多,无法一一列举。简单来说,可以问自己这样几个问题——每步行动需要多少时间?最后期限是什么时候?你每天有多少时间可支配?在最后期限之前有多少时间可以用于这个计划?

在此(不厌其烦地)举个完整的例子——考托福。
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资料管理:个人笔记管理

Aug 4, 2009 by     41 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 磨炼工具, 自我管理

个人笔记管理可以根据资料类别和个人需求灵活选择工具。本文比较了Evernote,MyBase,Scrapbook,以及Zotero在资料管理和同步上的优缺点。 Read more »

“疯狂”找工作

Jul 7, 2009 by     7 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

一个人花在影响自己未来命运的工作选择上的精力,竟比花在购买衣服上的心思要少的多,这是一件多么奇怪的事情,尤其是当他的未来幸福和富足全部依赖于这份工作时。 Read more »

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