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简单易行的学生时间管理方法

Jan 21, 2010 by     9 Comments    Posted under: 纸笔GTD实践, 自我管理

“一切的节省在于时间的节省!”——马克思

爱默生的那句话“只有把每天都当成是生命中的最后一天,人才能真正有所收获。”一直是我的人生格言,我把每天都当做是我生命中的最后一天,我专心地学习,我疯狂的玩,我觉得这就是人生。其实,我们的人生本该如此。

你可能没有莫扎特的天赋,也不像比尔盖茨那样富有,但是有一样东西,你拥有的和他们一样多,那就是时间——每个人每天都拥有的24个小时,也仅仅拥有24小时。

我一直在探索时间管理方法,我发现不管是GTD时间管理方法,亦或是四象限方法等其他时间管理方法都有相同之处,那就是两个原则:要事优先原则和一时一事原则。任何违背这两个原则的时间管理都是低效率的

这才是时间管理的精华,我深刻的体会到了它的价值。自从我运用这两个原则之后,我的学习效率有了很大的提高,学习对我来说不再是一件枯燥无味的工作,而是一件快乐的事。我甚至每天很兴奋的翻开书本,吸收书本的知识,因为我看到我每天都在进步。下面,我把我在时间管理中的一些个人经验写出来。我所用到的仅仅是一个随身可携带的记事本,我想你也拥有一个,还等什么现在开始吧。

1.要事优先原则

你可能听过80/20法则,这是一个很著名的法则,我认为要比数学书上的任何法则都更有实际意义,因为它能直接运用到生活中,解决我们最根本的问题——时间管理。我刚开始接触时间管理的时候就是从这里开始的。这个法则认为,“应该把重点放在20%的重要时刻上,消减不重要的80%的时间。你所完成的工作里的80%的成果,来自于你所付出的20%努力”

其实,说白了,就是要事优先原则,外国人就是不懂得中国人通俗的艺术。

我用最通俗的话解释一下这个法则如何应用,它将极大地改变我们的生活。我把它分解成三步,所需的装备是就是一个简单的小记事本 + 一颗坚定的心。

第一步,你要从目标、需要、回报和满足感四方面对将要做的事情做一个评估。比如你下周有个考试,而今天晚上本该复习的时间你却想要看一部电影。你会怎么做?换作是我就会评估一下,电影带来的短暂视觉满足跟考一个好成绩带来的长久好心情那个更重要?哪个回报更大?我想你已经知道了答案。我也是这么做的,所以我的效率很高,因为我把重点放在了20%的重要时刻上,却产生了80%的效果。我节省了时间,那一晚上我用4个小时换来了更多的时间来看电影,并且我可以看得很轻松,没有自责,没有担心,只有快乐。

第二步,删掉不必要做的事,把要做但不一定要你做的是委托别人去做。我想你已经学会了这一步,并且已经应用了,不是么?有没有让人帮你点名时答到,帮你买饭,帮你复印文件……这一点,我们每个人都会,而且做得很好。

第三步,记下你为达到目标必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成任务等。这也是对前两步的总结,在完成第三步以后,你的本子上的东西就叫做时间管理,它并不是什么高深莫测的东西,就是这么简单。但我并没有说它简单易行,执行的过程需要你的意志力作为辅助,否则那就是纸上谈兵,没有任何效果。就如你得了一本武功秘籍,却不去辛苦修炼它,你最终还是一个默默无闻的小卒。

2.一时一事原则


这个原则建立在第一个原则的基础上,如果你连第一个原则都做不到,那么你就无法很好的执行这个方法。

以下内容来自Steve Pavlina的“Do It Now”中的片段:


我坚持非常基础的用纸-笔记录要做的事。我唯一的时间管理工具只是一个笔记本,在上面我写下所有任务以及它们的完成期限,就是第一个原则所写的那样,我首先要确定最重要的事。我并不为预先的安排和次序而担忧。我只需看一眼清单,选出适合空余时间的要事即可。一完成这个任务,就把它从列表里去掉。这是我从GTD时间管理方法中学习到的精髓——即你要尽快的把你的任务从列表中清除掉,这就意味着你在努力完成计划而不是仅仅将它们罗列在那里。

如果我有一份3小时的作业要写,我会一次完成它而不是把它分成更小的任务。一旦我开始,我就会坚持下去直到100%完成,就等着交作业了。

这个简单的习惯为我节约了大量时间。首先,它使我对每项任务全神贯注,做起来效率就很高。任务的转换会浪费很多时间,因为你不得不重新了解和熟悉它们。单独处理使得切换任务所耗费的时间最小化。实际上,如果可能我会把某一特定主题的任务集中在一起,然后一次完成它们。所以我一次性连续做完我的概率论作业。然后去做所有的热学作业。然后去做英语作业。这样,我使我的大脑处于数学思维,物理思维,语言思维的状态,并且保持尽可能长时间的保持单一的模式。第二,我觉得这个习惯使我没有拘束也没有压力,我的思维不会因为过多要做的东西而混乱。这种每次只做一件事的习惯,让我忘掉现在任务之外的所有东西。

我的时间管理方法很简单,它就是两个简单的原则——要事优先原则和一时一事原则。将它们写在笔记本的第一页,每天回顾一下看你是否违反了这两个原则。不管怎么说,适合自己的才是最好的,希望对你能有一些启发,帮助你管理好宝贵的时间。

PS:第一次在这里发表文章,希望大家多多支持,以后会发表更多的文章,也欢迎大家到我的博客 惜墨

其中引用片段来自:
原文作者:Steve Pavlina
原文链接:Do It Now
译者:褪墨-http://www.mifengtd.cn/articles/do-it-now.html

简化我的Google Reader订阅源

Jan 8, 2010 by     22 Comments    Posted under: 磨炼工具, 自我管理

上一篇文章中提到了对Google Reader中订阅源的整理,但是一直到现在才能够把自己的思路整理一下,给大家分享。 Read more »

如何坚持计划

Dec 28, 2009 by     9 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

第一,万事开头难,意味着“开头”之后,事情将会变得容易。

第二,有始更需有终,意味着“我正在做”,不能成为一种心理慰籍。

Read more »

让每天时间更多的7个方法

Dec 8, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 生活方式, 自我管理

本文的原文来自dumblittleman.com,原文标题:Seven Ways to Create More Time In Your Day 发表时间:11/18/2009 注意,本文不是完全按照原文翻译。

谁都希望每天有26个小时,甚至30个小时。试想,如果每天能多有两个小时,你会做什么?锻炼身体?读很久一直想读的书?收拾房间?和孩子们一起玩乐?什么都好…如果能多有这两个小时,不用工作,做自己想做的任何事情,那该多好!!!可是现实是:尽管上天很多时候都不那么公平,但在给予人们每天的时间上却很公正。

我们就想办法挣这额外的两个小时吧,Ali Hale(职业作家和博客写手——blogger? 这个词很新,也成一种标准职业了)给出了以下七个方法:

# 1 更早的起床

如果你是一个普通人,那么你的早晨应该比较赶:最后一分钟从被窝里爬起来,匆忙洗漱,如果比较幸运的话还能吃两口早饭,有时候还要照顾孩子、宠物,最后匆忙出门上班。

早起15分钟会让你有个喘息的时间。15分钟足够你安静地坐下来好好享受一下早餐。你也可以用这15分钟浏览你一直关注的书籍和杂志。(关于书籍和杂志,似乎国人不会像欧美人一样早晨起来就看报纸杂志。)大家也可以想想15分钟可以忙点啥?好好想象!!!

# 2 做个计划

在开始一天的工作之前(包括检查邮箱),好好做个计划。记录下今天需要完成的三件主要的事情,并在最重要的那件事情旁边画个大的星号。然后,你可以直接开始完成这件最重要的事情。完成之后,再开始一天正常的忙碌工作。这里的要点是开始最重要的事情是查收邮件、复印和整理办公桌之前。

虽然这点很简单,但实际上很少有人这么做。大部分的时候,人们总是在完成那些并非最重要(low-priority)的事情。真是,光顾着忙了,也不知道忙的是啥,而且也没啥效果。

# 3 批处理任务

把相似的任务放在一起完成。当从一件事情转到另一件的时候,人脑需要一些时间适应。如果经常性的在回复电子邮件、写报告和整理办公桌这些任务变换,你基本上就容易注意到你最终的目的。

很多时候,人们还傻傻地认为自己的工作效率很高(因为似乎脑子就没有停止过运转),事实确实大家在不断地浪费时间。

如果要处理很多邮件,那么一次性的一起处理,电话、文件整理、复印和其它相似的任务也尽量一起完成。

# 4 规划大块的时间(Block out chunks of time)

我想每个人心中都有些大计划,比如说,写本小说、创业、马拉松比赛等等。可似乎,无论什么样的大家花,大部分的人都没有时间来完成,甚至取得进步。

处理这些大计划的最好的办法就是把它们强加入我们的时间表中。空闲时间不会自己出现,你必须自己主动的创造这样的时间。(怎么有点类似说“时间就像牛(or…《….黄金甲》)奶一样,挤一挤总是有的。”当然,你得找对牛…而且…挤对地方…(隐晦笑话))

拿出一个周末的下午,告诉家人和朋友你已经有了特别的安排,然后就开始完成心中的那个大计划。

# 5 不要多任务同时处理(Multitask)

很多人会说,同时处理做个任务能提高效率。事实上,除了让你感觉忙碌之外,什么忙也帮不上。坚持事情一件一件的完成能让你始终更加的专注,提高工作效率和质量。记住:there’s nothing efficient about rushing a job which you then end up having to redo.

关于是否要同时处理多个任务,我还是不太确定。我个人平时还是比较倾向于多任务机制。我将阅读一些相关的文章,整理出来,也许明天你就能在葡挞看到一些专家的观点。

# 6 专注

完成一个特点任务,务必保持专注。工作的时候,突然想起必须给某某电话怎么办?拿笔在便签本上记录下来就好了,然后继续完成你正在做的工作。

相比较那种遇到什么任务就做什么任务的工作方法,专注于主要任务的工作方法无疑能大量节省工作时间。

# 7 准时完成工作

最后,创造时间的最好的办法就是准时完成应该完成的工作。如果你是一个雇员,那就努力在下班时间之前把所有的工作做完——至少一周总有几天能做完。(当然,有一些企业有加班传统,那就得另算了)。

如果是自己在家工作(比如说什么作家?职业写博客的人),那就更需要自律了,因为很难分清下班的时间。

再次问问自己,如果一天多有两个小时,你会做些什么?做自己想做的事情!!!

七步提高效率

Dec 7, 2009 by     Comments Off on 七步提高效率    Posted under: 自我管理

本文的原文来自dumblittleman.com,原文标题:7 Must Read Productivity Steps to Finally Getting Things Done. 发表时间:10/30/2009

作者Mr. Self Development 列出了对他个人非常有用提高效率的七步骤。当然,在正文的开头前沿部分,作者也不免俗套地(不是贬义,只是个人看的是在是太多了)指出,“方法没有万能的,只有付出实践,才能知道是否有用”。

# 1. 记录下你的目标,并给一个确定的期限

很多人都知道这步,但是很少人能付出实践。这一步的关键在于明确定义你的任务及相对应的完成期限。写下你的目标及期限,等于告诉自己究竟要去哪里。

“If you’re not making the progress that you would like to make, and are capable of making, it is simply because your goals are not clearly defined.” —— Paul Meyer (who is considered by many to be the founder of today’s personal development industry. )

# 2. 做一个用来完成任务地简单计划

显然,只有目标和期限还不够。有了目标,就好像你有了要去地方地“地址”,这会帮助你明确方向。但是,你还需要一个计划,或者说“方向”。

注意,计划必须是详细具体的(detailed)、有针对性地(specific)和对目标有直接影响的(direct impact)。

# 3. 计划好每天的关键任务

这里的“关键任务”是指会直接影响到达成目标的事件。比如说,你的目标是写本书,那么关键任务就是每天写两个小时。

注意,每天的关键任务不能超过三项。

# 4. 先完成最困难的关键任务(Ugly Frog)

这里用“Ugly Frog”来形容那些你不愿意面对的任务。对待这类任务最好的办法,就是在最开始的时候就完成它们。

注意,能否完成关键任务往往是整个目标能否实现的关键。所以,你已有时间空挡,就先吃掉这些“丑陋的青蛙”吧!

# 5. 专注于手头上的任务

“无法专注”(Broken Focus)是不能实现目标的最重要的原因。

Paul Meyer said, “Productivity is never an accident. It is always the result of a commitment to excellence, intelligent planning, and focused effort.”

你必须集中注意力于你的关键任务,就像水手总是时刻注意他前往的海港的港口。不要让任何不相关的事物阻碍你完成已经计划好的每天地关键任务。

注意,关键在是在各种干扰(distraction)面前,你是否仍然能保持注意力。干扰随时会来,你正在看这篇文章的时候也许就有干扰。你要面对各种干扰,直接忽视最好。

你有哪些分心的事?如何避免分心?你要小心的分配自己的时间,完成你每天的关键任务非常非常重要。

你要经常问自己这样的问题:我正在做的事和我的目标有关么?这件事的重要性是10级还是只有5级? 我正关注在自己最重要的3个任务上么?

# 6. 学会说“不”

对于和你目标不一致的任务,尽管说“不”。“不”这个词很可能是节约时间的最好办法,想要提高效率,就要提高说“不”的几率。

你首先要学会对自己说“不”,你的大脑习惯性的喜欢新鲜的东西,从而让你脱离轨道。所以,记住尽管对这些新鲜的且和关键任务无关的东西说“不”吧!如果一个人有一个好主意,要他最快的放弃这个主意,最好的办法就是给他2个好主意。(Tthe quickest way to stop a man with a good idea, is to give him two.)

# 7. 追踪和报告进展

最后,最好的刺激自己前进的办法就是来自其他人的压力。把你的目标告诉别人,然后经常性地告诉他们你的进度。(比较难翻译,keep them posted on your progress? 也不知道这样翻译对不对)

明确地知道自己要向一个特定的人在一个确定的期限叙述自己的一个清晰的目标,这非常有激励效果,对提高效率非常有帮助。(Knowing that I have to be accountable on a specific goal, on a specific day, to a specific person, is a great motivator.)

目标和期限要明确,计划要明确,关键任务要明确,任务如何完成的时间安排要明确,进度记录要明确。这些都清楚了,进步就不难了。

总之,不要让这篇文章像其它的好文一样—-只是被简单地浏览,然后肤浅地思考,最后完全忘记。去实践一下,看看是不是对提高你的工作效率有效果。

“Remember nothing just happens, you have to make things happen and you start by getting into action! ”(这么长一句话,不就是想说“实践才是王道”么!)

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