打印toodledo任务清单
Posted under: 任务多了之后，在电脑上面对任务进行调整就感到有些吃力。最近发现将toodledo的任务清单打印出来，用纸笔进行修改，是一个不错的选择。
在纸上面可以方便地进行修改。但你在浏览器中是无法在旁边进行方便地注释的。同时，因为在使用电脑之前的长期使用习惯，使得我们在用纸笔的时候更容易促使思考。
我把几个folder中的任务清单都打印出来之后，分别修改。全部修改完了之后再把修改的内容反馈到toodledo的在线系统中。
主要的修改内容有以下几点：
1、folder的调整。我现在的folder做了一下修改，按照Action,Project,Milestone,Incubation,#Work,Repeat几个方面来进行的。基本是任务的生命周期来划分。关于folder的设置心得，下次将专门写一篇文章。
调整folder其实是调整任务的阶段。
2、due date。
3、subtask，或者note。将任务执行过程中的注意点写在旁边。如果这部分可以清晰地分为几个步骤，就设置subtask。
4、任务名称。我有的时候录入任务会比较简单，但是后来发现这对执行任务不是很有效。比如，我会录入“打牌”来提醒自己提高打牌的技能。但是“打牌”不如“提高打牌技能”显得有效。我现在尝试将任务的注意要点多写在任务名称中。因为毕竟任务名称是可以直接看到的，而写在note中的内容是要经过点击之后才能看到的。前者更直观。把动词（比如“提高”）、时间期限（比如“一个月内”）等写在任务名称中，就会在潜意识中给自己动力或者紧迫感。期间还可以使用一些分隔符，来使得信息更加易读，比如｛｝，【】，-，+，/等。
还有，把各个任务清单打印出来之后，你可以把几个清单摊在桌子上，这样可以一目了然地看到几个清单的情况。相当于一个大号的触摸屏哈。“Size matters”，手机的屏幕大的也就是3.5寸，iPad也就9.7寸，而3页A4纸摊在桌上就超过一个22寸的宽屏了。
注：打印的时候，我就是点击页面右上方的print图标。但是在有些chrome版本里面，打印出来的字会粘在一起。所以我还是用的firefox。
got to do中的subtask功能
不得不说，手机toodledo客户端对我有很大的影响，改变了我使用toodledo的习惯。
现在，有了got to do这个toodledo的android客户端软件，我更多地用subtask功能，并且发现效果不错。
我以前使用subtask功能比较少的原因，很大一部分还是因为手机上不支持subtask。我以前手机上使用toodledo最常用的是wap2的页面，这个页面现在看起来太简陋了，远没有RTM的手机页面来的人性化。因为整个wap2页面就是一个hotlist，没有folder、context的分类，更不用说subtask。
而将任务列表细分是非常重要的，所以我有理由猜测这个wap2页面是随着最早期的toodledo一起的诞生。那个时候toodledo的web页面也只有一个list。
现在got to do上面无论是查看subtask，或者是添加subtask都比较方便。设置感觉比toodledo的web页面还方便一点。
subtask与repeat任务
我们有很多大块头的任务，需要分解才能完成。我以前的分解方式是将任务设置成为repeat任务，比如每3天一次，这样每次可以只做20分钟，可以保持多个project同时推进。
但是这样“少量多次”的方式也有一个缺憾，那就是对于终点与目标不是很明确。如果你设置repeat任务，那需要在任务的note里面写明每次的具体任务。否则时间长了，很有可能陷于机械地为了完成任务而完成任务。
subtask则是促使你思考未来的几个步骤是什么，可以使你比较明晰地看到你前进的方向。
subtask与note
以前，我有时候也用note作为subtask。我在任务的note里面记录任务的一个个分项（subtask）。不过，相对而言，subtask更直接，可以直接明晰地看到任务的各个子步骤。而相对于note而言，你要点开任务的具体属性（web页面中）或者点击进入任务（got to do中），才能看到note的内容。而在note中，可能还有除了子任务之外的、其他的考虑或者想法。
如果是在note中记录subtask，那么已经完成的任务与未完成的任务混在一起。你需要对已完成的子任务进行删除或者调整位置（比如使用分隔线划分），相对而言略微麻烦。而用subtask则不用。
当然，这只是使用toodledo的一种方式。我也希望抛砖引玉，大家可以谈谈各自使用toodledo的经验心得。
用excel treemap工具分析toodledo
如果你信赖GTD系统，并想充分利用自己有限的时间，那么你会发现每一天中的任务会慢慢增加，直到有一天你感到有些混乱和不堪重负。如果能够有效地判断当天任务的轻重缓急，从纷乱的任务列表中定位到当下需要做的，将会减小不少压力。
这里我选择treemap这种方式来对toodledo的数据进行分析。
treemap的形式大致类似下图
虽然toodledo提供了分栏（divider）功能，在同一个列表中，可以按照folder、context等分为几块，方便任务分类，但是仍旧没有充分有效地展示信息。treemap作为一种信息可视化工具（information visualization），可以提供上述分块之外，通过方块图形的大小来显示任务时间长度，通过方块颜色的深浅来显示任务重要程度（priority，importance）
在线GTD服务Toodledo–android客户端Got to do
上次是因为toodledo在android平台上面没有令人满意的客户端，我从toodledo迁移到了RTM。这次我回归到toodledo，是由于一款强大的toodledo android客户端终于出现了-Got to do。至今使用这款软件已经有近2个月了。我对目前用的最多的2款在线GTD服务Toodledo和RTM都有了一个比较深入的了解，这两个服务都能比较好地进行任务管理。但相对而言，toodledo的可自定义性更强。
要想不受地点、网络条件的限制，自由地进行GTD执行与规划，一款手机客户端真的很有必要。客户端有本地存储，可以在没有网络的情况下正常使用，而且客户端的反应速度更快。当然，这个客户端要可以与云端进行同步。
Got to do是一款第三方开发的客户端，具有Toodledo的绝大多数字段，包括folder，context，status，tag，start date,start time,due date,due time,note,star等。pro版本支持subtask。
Got to do在2个方面突破了RTM的局限
一、可以筛选与排序，这对任务很多的人很有用。
1、筛选。由于我的重复任务很多，在上班的时候，我可以只选folder是work或者context是@work，这样可以排除很多干扰的信息。
2、排序。可以按照”priority-due date”的方式，把重要的事情先做。也可以按照”due date-priority”，把现在需要做的事情做掉。还可以按照Toodledo计算的importance等来进行排序。
二、可以设置新任务的模版。这在手机中其实很实用，因为碍于手机输入不够方便，利用这个功能可以快速地添加新任务。
比如你可以设置一个“明天”的新任务模版，设置好模版中任务的due date是明天，priority是low,status设置成next action。这样你添加新任务的时候，可以选择这个模版，这样你只需要输入任务的名称，其他的due date,priority及status等都是预先设置好的。
你可以设置多个模版，比如“某天”，“等待他人完成”等。
search功能
作为android手机，search功能必不可少。我任务got to do的任务搜索功能比toodledo自身的都要好用。toodledo的search要专门到一个search页面，比较麻烦。而且官方的search虽然强大，但是对于最常用的人物名称以及note搜索，需要配置搜索定义符，比较麻烦。
而got to do中默认就是搜索任务名称和note备注的，只要你按手机上的搜索键就可以了，这点很舒心。
界面
从界面而言，got to do是android风格的，暗色调。桌面可以放置widget，很方便。现在可以与pure calendar整合。pure calendar是一个桌面日历widget。
总体而言，客户端还是属于执行层面的，大多数任务的设置还是放在web 界面中比较方便。当然，客户端作为收集工具也非常方便（尤其是配合模版功能）。一些简单的设置与规划可以在移动环境中完成。相对手机的web版本而言，那是方便太多，尤其是修改笔记（note）内容的时候。因为一个任务完成之前，事先往往进行了不少思考的积累。在客户端上可以方便地把对某个任务的想法记录在note中，方便后续执行时作为参考。
一些存在的问题：
1、修改一些属性（context、due date等）时，反应有时会比较慢
2、轨迹球点击无效（方向有效），都要手来触摸。
RTM第三方增强工具
我使用RTM也3个多月了，有了些心得。从这篇文章起，我会谈谈用RTM的经验和技巧。
总体来说，RTM本身的界面，管理任务起来有点小弱。
我一开始不是很习惯RTM的输入界面，比如日期输入不提供下拉选择框。而且RTM的web界面有些迟钝，有时候会有些卡。
好在RTM是一个用户很多的工具，而且支持API，所以有一些第三方工具进行增强。
最推荐的工具是这个：A bit better RTM
这是个脚本加强工具，总体的功能和界面和Gmail很像，具体功能如下：
将上方的tab放到左边，这点就像Gmail左边的标签。这在你列表比较多的时候很有用。尤其像我设置了很多的smartlist，列表tab栏堆了很多的列表tab，显得很拥挤。
上下拖动列表位置，这个很实用，比如我设置的smartlist“今天”是最常用的，所以我一般放在最上面。
将任务通过鼠标拖动到另外一个任务列表中。经尝试，不支持拖动到smartlist。
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