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关于任务(TASK)和行动列表(TO-DO)

Dec 19, 2008 by     2 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具, 葡挞闲话

前两天GTDLife的Google Group里面有一则关于任务和行动列表的关系的讨论,我觉得很不错,在这里小小记录和引申一下:

gzxzw提出:

我很迷惑,task和todo到底有什么区别?新建一个事件的时候,到底应该是在task里面建立还是在todo里面建立呢。
我个人以为,task和todo其实都是一样的,都是属于某件将要发生的事件的一个属性。
例如,我明天要和2个人会面,主要是和对方商量一个项目中的某件工作应该如何开展。那么这应该算是todo,因为这个事件已经定义了时间地点人物内容。
但是,从整个项目来说,它又是大task(整个项目)里面的一个子task,因为只有这个事件完成了,整个项目才能继续继续下去。那么,它本身也是一个task。
我现在的做法是,倾向把todo建立task,除非是完全可掌控的独立的事件,才建立为todo,例如上商店买日用品。
因为在treo的agendus pro中,todo只要到了提醒日子范围内时,才会看到todo的事项,但是task可以让我一直看到某个task的存在,以确保我保持对某个事件的关注。
但是,我依然很迷惑,我在新建了一个事件的时候,到底应该在task里面创建还是todo里面创建呢?

Group里面的[CJ]给出了非常棒的解释和例子:

TASK是任务,TO-DO是下一步
这样说好了,TASK指明你要做什么事,但一件事可能有N个步骤,每一个步骤就是一个TO-DO。
例如我要做一件事,明天要赶飞机。
所以TASK就是”准时上飞机”
TO-DO1: 设定闹钟到6点
TO-DO2: 上网查出租车订车电话
TO-DO3: 订出租车
TO-DO4: 收拾行李,机票,ID

我的分析是,Task其实在很大程度上是比较倾向于Inbox收件箱这么一个概念。你收到一个任务,需要购买一件物品,或者产生一丝残念,都可以放到收件箱里。但是这里不是你行动的参照物。Inbox里面的任务需要进行经典的GTD判断,如下图:

gtdcn-thumb.jpg

(上图来自http://www.zyea.com/blog/article/646.htm

处理之后的可以执行的任务就可以放到行动列表里面了。其实在GTD里面把这个叫做Next Action。不过怎么叫无所谓,关键是要分清楚行动参考基本上只有行动列表这一个List而已。

另外,像RememberTheMilk这种服务里可以建立很多列表,我的感觉是最好只建立一个列表作为行动列表,毕竟,越简单越容易掌控不是?

你真的会读书吗

Apr 29, 2008 by     2 Comments    Posted under: 寻找方法, 生活方式

认识一个同学,长久以来食量奇大,却一直骨瘦如柴、面有菜色。咨询了医生之后,他才了解到自己的脾胃虚寒,所以虽然吃的很多,真正为身体吸收的却反而少于别人。由此我联想到一个精神层面的营养吸收问题——读书。现在是学习的社会,学习的时代,终生学习的概念已经被很多人接受,所以读书如同吃饭,成为人们一辈子的事情。那么,我们读过的书,真的被我们吸收,真的成为我们头脑发育的材料,真的促进了思想的成长吗?hmm,这是个问题。

*书读一遍够吗*
很多人读书如吃快餐,一捧捧地采购,哗哗地看,一天几本,看完了开始一个新的循环。从笔者的经验来看,如果读一些流俗的书,向《货币战争》 之类,读完一遍,各取所需,或者看看热闹,也就罢了;然而很多书,或者说大多数很有价值的“好”书,我觉得读一遍是远远不够的。比如我读过黄仁宇的《中国大历史》《万历十五年》和《中国历代政治得失》这一系列书,读的时候觉得收获颇丰,虽然只有一遍但很用心甚至作了笔记。然而时隔一年之后,现在的我对作者的思想与学术观点除了空洞的“大历史”这个概念,很难在说出什么;《中国历代政治得失》中各朝代的优劣之处也悉数忘掉。反省过去,如果采用滚动背单词的方式,看完一遍之后时隔不久再看第二遍甚至第三遍,相信现在自己对黄氏史学和对相关历史的理解就会完全不一样。

*书与书是不一样的*
常言道:“兵无常术,水无常形。”同一件事,对于不同的对象,应该有不同的做法。就读书来说,并不是所有的书都要在书房里危坐恭读,这不仅是有没有必要的问题,更是应不应该的问题。生命宝贵,时间有限,浪费过多时间在自己不需要严肃阅读的书与自己最需要的书没有好好读是同样值得后悔的。最近读了《杜拉拉升职记》和《离开微软,改变世界》,由于都是轻松的作品,我要么存在手机里利用坐公交的时间看一会,要么用晚上临睡的一段时间,很快就看完了。That’s OK。而看《经济学原理》的时候,坚持一定要抽出整块时间去投入地阅读,后来由于没有集中的时间,干脆停下来,因为这种学术性的书籍如果看得支离破碎就没有意义了。再比如,看邓小平的一本传记,我经常会看到后面的章节又跑去前面的章节翻看,甚至重新看前面的,因为我想比较邓小平在不同时期处理同类情况的不同办法,可以从中总结出他个人智慧的增长;还可以同时翻翻其他领导人的传记,看看在那个时期,他们是怎么做的。总之,读书如对人,因人而异嘛。

*读完书要留下些什么*
当然,读书本身就是要给自己的知识体系增添新的东西。但这里我要强调的是物质层面的存留。比如,读书笔记、blog、书评、书摘,甚至于短短几句话几个观点也行。一本书即使读得很透,时过境迁,留在你记忆中的很多收获与感触也难免被掩埋。其实它们并没有真正被遗忘,这也是人脑的生理特点。而不管怎样,我们用物质形式记录下来的东西,是一定不会淡忘的;即便平时没有重现,看到过去写的东西时头脑中的想法也会被重新发掘出来。记录的过程,也是自我总结与升华的过程,如果再读一遍,再记录新的想法,往往又会推翻原来记录下来的一些理解。

*读书的层次*
王国维不是把人生都分了级,那么读书也可以如法炮制。第一层面,take的阶段:新的知识,作者的观点,不一样的生活…take in my brain,记在心里,便有了茶余饭后的谈资,有了旁征博引的素材。在这个阶段的不同读者,所看到的是大致一样的;第二层面,own的阶段:可以确定的说,书中的内容我已拥有,因为作者思维体系的发展,观点的内涵与外延,立论的弱点…你已经都有了自己的看法。每一本书对每个读者都有一份独特的映像,那么到这里,属于你的映像已经建立起来;第三层面,give的阶段:对于新接触的东西,要有自己的feed back,作者这么说可以,我那样说为何不可。如果真正思考了,或多或少都会有自己的东西提出来。我们不一定非要追求这种程度,有的时候读书没必要这样认真与严肃,但这个层面有它自己的哲学,这是一个创新与表达自我的时代,要有自己的声音发出来。

啰嗦了不少,只是一家之言,也算是对自己过去读书生活的小结。生活在继续,读书在继续,每个人都有适合自己的方法,也没有必要过于在意别人。毕竟,我们要发出的,一定要是自己的声音才行。ProductiveLife,推崇的是打造属于自己的生活体系,属于自己的读书,自然也是其中的一部分。

全面个人管理的体系

Apr 10, 2008 by     2 Comments    Posted under: 寻找方法

本文中,我们将阐述”葡挞生活”试图建立的体系。

PM360CN

让我们来解释一下这张图。

目标:这是最先要澄清的概念。我们生活的目的是什么,我们事业上的目标是什么,我们想要到达的地点是什么,我们想从某个过程中获得什么……这是我们在开始的开始要问自己并思考清楚的。在这件事情上,没有人可以帮我们,我们得自己去寻找我们生命的意义。当然,这往往不是一个一蹴而就的过程。你的经历会改变你的心态,令你感到愉快的事情会随之变化,这是一个需要在前进的过程中不断思考和反省的问题。

方法论:所谓方法论就是做事情的方法。但是要有一个体系才能算达到一个方法论的高度,而且最好是经过实践验证的,比如GTD,ZTD等。

工具/具体实践:在这一个层次上的内容就比较多了。某个工具可以帮助你提高工作效率,某种具体做法能够让你在一年中读更多的书,这都落在这样一个层次里。

当然,我们在这里提出这个层次并不是说要把这方面的努力分出个高低。相反,我们认为每一个层次上的努力都是很重要的,都是值得尊敬的。没有工具和具体实践支持的方法论是没有意义的。没有到达路径的目标不过是空中楼阁。

下面我们以具体实践中的第一列为例(其实也是葡挞主要的目标)阐述一下整个体系。

目标:轻松工作,享受生活

其实GTD的目标说穿了就是这么回事。GTD本身只是一套方法论,并不能帮我们理清目标,这需要用其他的方法去寻找。其实这个层次的讨论很大程度上已经落入哲学的范畴了,冯友兰在《中国哲学简史》中说,”哲学,就是对于人生的有系统的反思的思想”。有没有现成的?恩,也有一些方法,比如:

拿破仑希尔的《制定你的人生目标和实现目标》

褪墨上面的目标系列

德鲁克的目标管理理论(据说)

……

但是请注意,这些方法都是帮助我们更好地认清自己,而非代替我们决定自己的目标。喜欢什么讨厌什么,梦想什么追求什么,那只有我们自己清楚。

方法论:在提高个人工作效率方面的著作连篇累牍。比如《Getting Things online casino Done》,比如《高效能人士的七个习惯》,比如《如何掌控自己的时间和生活》……时间管理,个人效率,等等等等,都是说的这个问题。有豆瓣上的朋友说的好,”GTD的书很罗嗦 — 原本也就一片文章的信息量,要扩充成一本畅销书,似乎也只能这样”。似乎这个类型的书就是这个样子……

我们的想法是,在完成目标的前提下,方法越简单越好。关键是,适合你自己需求的才是最好的。如果想要了解,下面是一些不错的开始:

Getting Things Done

Zen to Do (简易做)

或者前面介绍的笔记本方法

……

工具/具体实践:工具和具体实践就更加多了,简直是层出不穷。如果我们不加思考照单全收,出于简化生活的目的而进行的GTD就会变成一种负担。现在的问题不是选择太少,而是选择太多。我们的目标就是借助群体的智慧,帮助每一个人找出合适的工具和实践。如果你刚刚开始关注时间管理和个人效率的问题,褪墨上的推荐好文会是一个不错的开始之地。

另外,各位可以订阅一下右边链接里的几个Blog,都是我们认为不错的。

好,就到这里吧,这篇文章已经很长了。谢谢您的耐心阅读,后面我们会继续完善整个体系。

富有组织性

Mar 13, 2008 by     Comments Off on 富有组织性    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

最近褪墨上转载了一篇文章,叫《富有组织性是通往成功的必要习惯》,来自”杨胖的GTD实践“,转摘自《通向成功的习惯》。名字看起来很俗很地摊,但是仔细读了一下,很不错。大家有兴趣的去读一下。原文很长,这里做一些简单的评述和摘要。

我觉得富有组织性(也许英文原文是Be organized?)很好地描述了GTD所试图完成的工作。我们首先要明白自己了解和学习GTD的目标是为了让我们的生活变得条理清晰,我们能够把更多的时间用来追求我们的人生目标或者享受生活的美妙。不过GTD的系统试图掌控所有的事情,并把它塞到一本书中。这在一本书中是比较难以实现的,因为在书里你不能链来链去。另外,每个人都要建立适合自己的系统来达到这个目标,当然,可以借鉴,但是不能照搬。GTD的问题可能就在于整个程序比较复杂,这套系统需要时间来适应,从而很难坚持。我前一段时间试用MyLifeOrganized的时候,事情运作的蛮好,软件到期之后换用了ThinkingRock,虽然也能使用,但是我觉得效果完全不如MyLifeOrganized。一是程序启动很慢,这就打断了我思维的连贯性。另外,他的列表太复杂。我们本来就是要让事情变得简单,这种复杂性让我们原本就复杂的生活雪上加霜。让我们来看看这篇文章中给出的系统:

“我个人的组织系统由一个黄色的标准便笺和一支笔组成(总共 2.99 美元)。便笺的每一页表示一天。我在侮页中间垂直画一条线,在纸的左边写上特定那天要拨打的电话对象及他们的号码,在纸的右边写下需要做的事情。沿着左边页边的空白,我写下五天内计划做的每一件事情的时间。每当我完成一件事,便会在记录的事件下面画一条线。如果某个电话或行动需要推迟或延期,我仅仅是翻到对应的那一页,记上推迟的时间。当天没有完成的工作都会转到我的便笺的下一页(或下下页)。我使用这个系统已经近 40 年,并且建立了一个在40个不向的国家拥有雇员超过2000人的国际公司(IMG)。令人感到庆幸的是,当初我开始建立这个便笺系统的时候花费的投资与它现在所取得的成就相比较而言,简直就是微不足道。”

很好,基本上把收件箱(Inbox)和日程表(Calendar)结合到一起了,有兴趣的同学可以尝试哦。

近段时间,随着工作和GTD的实践,也感觉到对时间估计的准确性将在很大程度上影响组织性的程度。

“一个有组织性的人是:
对时间很敏感,很现实地估计在给定的时间内能完成多少任务。
对空间很敏感,明白每一样东西都有自己的空间,即使它的空间只是一个垃圾罐。
了解自己需要付出多少时间,很谨慎,从不作出夸大的承诺。
严格地坚持自己的规划系统,不管这套系统是什么。
对自己的目标自信而又全神贯注。
能够搁置那些与工作有关的问题,因为每一件事都已记录下来,有一个合适的时间来对它们进行处理。 “
另外,文中关于组织性如何的测试也很有趣,大家可以自己测试一下。正如这篇文章所说”人类有哄骗自己的绝技。不管是谈论自己的长相、健康或者天赋,大多数人在作自我评价时都倾向于夸大自己。” 了解自己也是富有组织性的重要一步。

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