时间日志：记录，分析，改进
Posted under: 最近看到几款用于时间记录的软件，貌似很热门。之前在GTDLife上看到过时间日志（Time Log）工具介绍及下载，不过当时没当回事，觉得在晨间日记里面分析一下前一天的成果基本就差不多够用了。前两天在Productivity501上看到关于FruitfulTime的介绍，出于好奇下载下来试用了一下，发现还真的有点意思。于是做了一点功课，不敢藏私，分享于此。
就像理财的第一步是记录每天的收入支出，搞清楚自己在什么地方花钱多，从而找出理财的方向一样，时间日志基本上就是给你的时间记账。古道问的好：
“做好时间盘点，是时间管理的重要一步！时间管理的重要目的之一就是有效率利用时间，如果连自身的时间消耗在哪里都不清楚，又如何能够有效利用时间呢？”
时间记录最古老的方式肯定是纸笔咯，GTDLife的小强升职记第一章中好像就用到了时间日志。不过什么都电子化的时代，当然有无数工具涌现。古道曾经分享过用Outlook进行时间日志的方法，很详细，颇具操作性。不过这还是要每天花掉一定时间来进行回忆和记录。而且回忆往往只能记住大概的情况，具体的统计就不是那么到位了。很有可能一些你不曾察觉的小习惯，在不知不觉中耗掉你每天的一定时间。最近试用了Fruitful Time的Productivity Meter，发现自动化的工具还真是不错。它会在机器启动的时候自动启动，在不知不觉中帮你记录每天时间的消耗。看看截屏咯：
它会帮你分析每天实际的工作时间，以及每个小时的工作时间。另外，你的时间分布情况：
另外还有每个应用程序，以及某个网站上面所消耗的时间，这里就不继续贴图了。
另外使用较多的时间日志工具还有SLife（这个有Mac和Windows版本，好像还有团队相关的功能，有兴趣的可以进一步尝试），RescueTime（有不少人推荐）等等。Lifehacker上有一个时间日志工具的全面测评，很强大。
不过工具的使用还是为了帮助我们改进工作习惯（比如不要没事老去Gmail收信……），提高工作效率，更好地利用时间。没有必要本末倒置，在工具的选择上花太多时间。其实这些工具的使用都大同小异，不值得一个个去试用。GTDLife说的好：
时间日志软件使用一周就已经可以说明问题，时间日志软件存在的意义是帮助你发现自己的时间黑洞，以及帮助你发现自己效率的可提升空间
搞清楚了在什么地方花的时间更多，接下来就是改进咯。训练你的自制力，变得富有组织性，更高效工作，更幸福的生活~
更新：刚刚看到，Productivity501上也有一个关于时间日志工具的测评，题目取得很好“Redeeming Your Time”。
用OneNote组织我的生活
OneNote第一次吸引我时，我以为它是个word，但打开速度比word快,于是就用着玩儿，当个记事本。然后逐渐发现它的不一般。它很听话，对文件夹、分区和标签页的添加、删除、移动、重命名都很方便，让我可以很随意地改造它，按自己的方式组织信息。于是就把它变成了现在这个样子。现在用起来还有一些累赘和别扭的地方，还在不断改善。
基本上OneNote就是文件夹，里面是一张一张白纸。白纸的好处是不用拘泥于格式，想写在哪就写在哪根本不用敲回车，想换行就换不用中规中矩，想贴个图就贴，不用管是从网页上找来的，程序里截来的还是自己的笔画出来的。并且，想说话也可以说，录音录像很方便。一块儿一块儿的文字图图就像没人约束的孩子，率性、洒脱、自由。总之，它的好处就是简单明了，让我随心所欲。
废话太多，现在说说我是怎么用的。
OneNote允许你建立多个笔记本，比如“工作笔记本”（可以用来共享），“个人笔记本”……我只用了一个个人笔记本，分为以下几个分区（就是文件夹）：
- Info 这个分区帮助我记一些杂七杂八的用户名、密码。注册的有用没用的网站太多，很多平时根本不用，时间长了用户名都不记得。OneNote可以为单个分区设密码，也就是给这个文件夹加锁。这个分区本身我也加了密码。所以，现在我必须记住的是电脑密码和此分区的密码。
- Collection 这个分区用来放从各处收集到的好东东，一般都很短。好玩儿的，有用的，值得思考的，留着鄙视的…… 有两个标签：截图和文字。截图就是截图，文字也可能插个图配段话。有趣的桌面布局，特别的头像，聊天的对话框；反正只给自己看。保存方法：可以直接复制粘贴过来，或者在网页上选中，点IE命令栏中的“发送至OneNote”。两种方式OneNote都会自动帮你添加源文档的位置。这个分区还有两个作用，一是不方便上网的时候，我会上一下网把所有想查的资料看的博文都先保存在里面，看完就删掉。二是有时会先截个图放在那儿，做笔记的时候参考。
- Writing 这个分区是自己写的东西，有三个标签：瞎想的，正式的，Others。就借这三个标签的产生过程说明一下我的标签都是怎么产生的：开始想写东西了，随意建一个Writing分区，没有标签。写个三五次就觉得有点儿乱，哦，灵光一现，把写的东西分成两类，后来又分了三类、四类，最后删除、合并，还是两类最合适。可是又有些东西不确定属于哪类，懒得想，就又加了一个Others，这是万能标签。我所谓瞎想的，一般是这样：今天某人说了一句很有道理的话，我就把他说的话和我的遍翩浮想记下来，都很零散。正式的一般是总结性质的，叙述呀叙述，然后自己发一句感慨：啊，吹牛皮教授吹的牛皮真大呀！
- Time Organizer 当然了，如果愿意的话也可以叫做GTD。一个标签是Calendar，里面的各种标记以及与标记相关的显示方式可以自己定义。这里面是提前安排好的确定的事情，没意外的话，客观上不可能改变或者是主观上我坚持不要改变。比如有人过生日，你总不能让人家晚一天出生吧；交论文，时间确定了没的商量。我总觉得必须有一个日历摆在那里，这样才能有一个直观的感觉，让我看到我处在它的哪个位置，接下来的事情离我多远。
Calendar有两个子标签（子标签的功能也很好，可以分层次、细化）：Next Action是明确安排好发生时间的事件，Future List是确定会做的但是还没安排好时间。Something/maybe List最没谱了，是接下来也许可能会去做的，但还不一定。我最大的愿望是这里面的条条都移到Next Action，一定很有成就感。
每一天都会有一个Next Action，就是当日的事件。每一个事件我给它加一个任务标记，是一个空白方框，做完了在里面打一个对勾。每个事件有两列，第二列是用来备注的，比如对这个事件的四字感言——这是附加功能——主要功能是加一点提醒的细节，或者如果事件被延后标上延后的日期。一件事情只要放到Next Action里面了，当然不允许删除，没有完成或者出现了别的变故就做个标记写个说明。
- Study 这个分区用来收集学习上的东西，按照学科分标签。
- Q&A 我的小问题和大发现。也是按照问题种类分标签，并非都能找到答案。
- 以前还有一个temp分区，一下子不知道放哪好的先放到这里，有空再整理。后来发现原来OneNote有一个叫作“未归档笔记”的类别，屏幕剪辑什么的都会默认先放到那去，很有逻辑性，于是临时的东西也都先放在这里。另，OneNote是没有保存按钮的，所有文档在被创建的那一刻就已经为你保存了。
如果你有很多笔记本或者分区、标签页也不用担心，左侧有一个导航栏，你可以看到整个组织结构，查看很方便，不用时可以收起来。
现在我有一个问题：存的东西多了，打开速度会不会变慢？目前为止我觉得有影响，一个解决办法是把时间长一点的东西备份到别处，打开OneNote就跟它没关系了，就像把myeclipse里面的工程关掉一样。可是这样OneNote的方便性是不是就打了折扣呢？
关于自律
最近发现自己的自制力并不是以往想象的那么好，想自己训练和提高一下，于是找了自制力的文章来读。
褪墨上有一篇如何能够自律，是翻译自PickTheBrain。但是我还是觉得这篇文章说的比较浅，没有能够指导实际行动的东西。最后终于找到Steve Pavlina在2005年关于Self-Discipline的系列文章，觉得不错，笔记摘要于下。
这个系列共有六篇文章，一篇综述，剩下五篇分别描述Steve总结的5个要点。
综述中讲到，自律就像肌肉一样，训练的越多，力量就越强。而自律的5个支柱分别是接受现实（Acceptance），意志力（Willpower），挑战自我（Hard Work），勤奋（Industry），以及坚持（Persistence）。
接受现实（Acceptance），即认清你现在的自律程度，而且认识到自制力的训练不可能一蹴而就。Steve的文章里有一个长长的列表来帮助我们认清自己的水平。
意志力（Willpower）是自律的枪头，意志力的应用按以下三个步骤：
选择目标
制定计划
执行计划
文章里提到，意志力被用来执行第一步和第二步，是一个短期的行为，你不能指望每天都依靠意志力来解决问题。这个道理比较新鲜，不过想想也在理。毕竟大家都是普通人，不能每天都搞得像打仗一样。而意志力主要是用来帮助开辟适合顺利迅速执行计划的环境。换句话说，劲头来了，选择好目标，制定好计划，在几天里把周围的环境打理得适合执行计划就ok了。文章中减肥的例子不错。另外还有一些文章是关于用意志力改变环境的。
Environmental Reinforce of Your Goals
Are Your Friends an Elevator or a Cage?
Your Personal Accountability System
挑战自我（Hard Work），这里的Hard Work并不是指努力工作，而是说要选择有挑战性的工作，有挑战性有价值的工作最后才会值回你的努力。
勤奋（Industry），这里指完成那些并没有什么挑战性，但是需要时间来完成的事。这需要我们花大量的时间，并且提高工作效率。提高三倍个人生产率这篇文章也许能给出一些实践性的建议。
坚持（Persistence），是无论感觉如何都要保持向目标前进。而这种行动所取得的成果又会反过来促使你坚持下去。当然，并不是无论如何都要坚持，而是应该根据自己的实际情况进行调整。
Is your plan still correct? If not, update the plan. Is your goal still correct? If not, update or abandon your goal. There’s no honor in clinging to a goal that no longer inspires you. Persistence is not stubbornness.
你有什么关于自律的心得？留言分享咯。
关于任务（TASK)和行动列表（TO-DO）
前两天GTDLife的Google Group里面有一则关于任务和行动列表的关系的讨论，我觉得很不错，在这里小小记录和引申一下：
gzxzw提出：
我很迷惑，task和todo到底有什么区别？新建一个事件的时候，到底应该是在task里面建立还是在todo里面建立呢。
我个人以为，task和todo其实都是一样的，都是属于某件将要发生的事件的一个属性。
例如，我明天要和2个人会面，主要是和对方商量一个项目中的某件工作应该如何开展。那么这应该算是todo，因为这个事件已经定义了时间地点人物内容。
但是，从整个项目来说，它又是大task(整个项目)里面的一个子task，因为只有这个事件完成了，整个项目才能继续继续下去。那么，它本身也是一个task。
我现在的做法是，倾向把todo建立task，除非是完全可掌控的独立的事件，才建立为todo，例如上商店买日用品。
因为在treo的agendus pro中，todo只要到了提醒日子范围内时，才会看到todo的事项，但是task可以让我一直看到某个task的存在，以确保我保持对某个事件的关注。
但是，我依然很迷惑，我在新建了一个事件的时候，到底应该在task里面创建还是todo里面创建呢？
Group里面的[CJ]给出了非常棒的解释和例子：
TASK是任务，TO-DO是下一步
这样说好了，TASK指明你要做什么事，但一件事可能有N个步骤，每一个步骤就是一个TO-DO。
例如我要做一件事，明天要赶飞机。
所以TASK就是”准时上飞机”
TO-DO1: 设定闹钟到6点
TO-DO2: 上网查出租车订车电话
TO-DO3: 订出租车
TO-DO4: 收拾行李，机票，ID
我的分析是，Task其实在很大程度上是比较倾向于Inbox收件箱这么一个概念。你收到一个任务，需要购买一件物品，或者产生一丝残念，都可以放到收件箱里。但是这里不是你行动的参照物。Inbox里面的任务需要进行经典的GTD判断，如下图：
(上图来自http://www.zyea.com/blog/article/646.htm）
处理之后的可以执行的任务就可以放到行动列表里面了。其实在GTD里面把这个叫做Next Action。不过怎么叫无所谓，关键是要分清楚行动参考基本上只有行动列表这一个List而已。
另外，像RememberTheMilk这种服务里可以建立很多列表，我的感觉是最好只建立一个列表作为行动列表，毕竟，越简单越容易掌控不是？
你真的会读书吗
认识一个同学，长久以来食量奇大，却一直骨瘦如柴、面有菜色。咨询了医生之后，他才了解到自己的脾胃虚寒，所以虽然吃的很多，真正为身体吸收的却反而少于别人。由此我联想到一个精神层面的营养吸收问题——读书。现在是学习的社会，学习的时代，终生学习的概念已经被很多人接受，所以读书如同吃饭，成为人们一辈子的事情。那么，我们读过的书，真的被我们吸收，真的成为我们头脑发育的材料，真的促进了思想的成长吗？hmm，这是个问题。
*书读一遍够吗*
很多人读书如吃快餐，一捧捧地采购，哗哗地看，一天几本，看完了开始一个新的循环。从笔者的经验来看，如果读一些流俗的书，向《货币战争》 之类，读完一遍，各取所需，或者看看热闹，也就罢了；然而很多书，或者说大多数很有价值的“好”书，我觉得读一遍是远远不够的。比如我读过黄仁宇的《中国大历史》《万历十五年》和《中国历代政治得失》这一系列书，读的时候觉得收获颇丰，虽然只有一遍但很用心甚至作了笔记。然而时隔一年之后，现在的我对作者的思想与学术观点除了空洞的“大历史”这个概念，很难在说出什么；《中国历代政治得失》中各朝代的优劣之处也悉数忘掉。反省过去，如果采用滚动背单词的方式，看完一遍之后时隔不久再看第二遍甚至第三遍，相信现在自己对黄氏史学和对相关历史的理解就会完全不一样。
*书与书是不一样的*
常言道：“兵无常术，水无常形。”同一件事，对于不同的对象，应该有不同的做法。就读书来说，并不是所有的书都要在书房里危坐恭读，这不仅是有没有必要的问题，更是应不应该的问题。生命宝贵，时间有限，浪费过多时间在自己不需要严肃阅读的书与自己最需要的书没有好好读是同样值得后悔的。最近读了《杜拉拉升职记》和《离开微软，改变世界》，由于都是轻松的作品，我要么存在手机里利用坐公交的时间看一会，要么用晚上临睡的一段时间，很快就看完了。That’s OK。而看《经济学原理》的时候，坚持一定要抽出整块时间去投入地阅读，后来由于没有集中的时间，干脆停下来，因为这种学术性的书籍如果看得支离破碎就没有意义了。再比如，看邓小平的一本传记，我经常会看到后面的章节又跑去前面的章节翻看，甚至重新看前面的，因为我想比较邓小平在不同时期处理同类情况的不同办法，可以从中总结出他个人智慧的增长；还可以同时翻翻其他领导人的传记，看看在那个时期，他们是怎么做的。总之，读书如对人，因人而异嘛。
*读完书要留下些什么*
当然，读书本身就是要给自己的知识体系增添新的东西。但这里我要强调的是物质层面的存留。比如，读书笔记、blog、书评、书摘，甚至于短短几句话几个观点也行。一本书即使读得很透，时过境迁，留在你记忆中的很多收获与感触也难免被掩埋。其实它们并没有真正被遗忘，这也是人脑的生理特点。而不管怎样，我们用物质形式记录下来的东西，是一定不会淡忘的；即便平时没有重现，看到过去写的东西时头脑中的想法也会被重新发掘出来。记录的过程，也是自我总结与升华的过程，如果再读一遍，再记录新的想法，往往又会推翻原来记录下来的一些理解。
*读书的层次*
王国维不是把人生都分了级，那么读书也可以如法炮制。第一层面，take的阶段：新的知识，作者的观点，不一样的生活…take in my brain，记在心里，便有了茶余饭后的谈资，有了旁征博引的素材。在这个阶段的不同读者，所看到的是大致一样的；第二层面，own的阶段：可以确定的说，书中的内容我已拥有，因为作者思维体系的发展，观点的内涵与外延，立论的弱点…你已经都有了自己的看法。每一本书对每个读者都有一份独特的映像，那么到这里，属于你的映像已经建立起来；第三层面，give的阶段：对于新接触的东西，要有自己的feed back，作者这么说可以，我那样说为何不可。如果真正思考了，或多或少都会有自己的东西提出来。我们不一定非要追求这种程度，有的时候读书没必要这样认真与严肃，但这个层面有它自己的哲学，这是一个创新与表达自我的时代，要有自己的声音发出来。
啰嗦了不少，只是一家之言，也算是对自己过去读书生活的小结。生活在继续，读书在继续，每个人都有适合自己的方法，也没有必要过于在意别人。毕竟，我们要发出的，一定要是自己的声音才行。ProductiveLife，推崇的是打造属于自己的生活体系，属于自己的读书，自然也是其中的一部分。
712 | Unique Visitors |
