高效Email管理
Posted under: 有感自己每天无意识查Gmail的时间太多，于是想找找Email达人的经验。一番搜索之后发现经常阅读的博客圈子里居然没有人专门就这个问题进行过讨论，只好自己做做功课啦。
其实我每天处理的Email数量还不算大。包括邮件列表在内，一天也就收到40封左右，发出去5-10封。有一个朋友在一个跨国咨询公司工作，有一天曾经发出去80+邮件。当你有大量的邮件需要处理，如何应对？Lifehacker去年的新书《Upgrade Your Life》第一章就是“Control Your Email”。掌控电邮？嗯，不要被过载的收件箱压得喘不过气来，能游刃有余的处理Email，就是我们的目的啦。
1. 清空收件箱
“Control Your Email”里面讲了10个技巧，这是第一个。他讲
Empty Your Inbox (and Keep It Empty)
“When you can consistently reduce the contents of your inbox to zero messages, you’ve reached the ultimate level of email control.”
这也是我比较有体会的一点。记得以前搜Gmail相关的文章的时候看到这么一点，就开始执行了。Gmail里面有存档（Archive）这个选项，快捷键是Y。这样很多只需要扫一眼的邮件看过就Y掉，就可以保持收件箱的清爽啦。当你需要的时候，还可以去All Mail里面找回来。满满的收件箱的问题就在于往往会找不到重点，即使是标记为已读也绝对没有存档好。其实这还满符合GTD的流程的。有人讲“用GTD方法管理邮件收件箱”，还有人用Gmail来做GTD（1，2）。道理是好的，但是没有必要把大家限制在某个工具上嘛，何况GTD不是讲适合自己的才是最好的么？
2. 过滤邮件
不论你是用客户端还是Web邮件，现代一点的邮件系统一般都有过滤器这个功能（什么？你用的老古董没有？赶紧换一个吧^^）。在写这篇文章之前，我只是简单把某个邮件列表或者某个组织的来信归到一个分类下（Gmail叫Lebel，Outlook等叫Folder）。现在才知道，原来这个过滤邮件还有不少学问。
首先，当然是邮件列表，以及各种团体的通知，或者无关人员的cc，统统放到合适的目录下。
其次，把某些喜欢给你cc无关Email的人供起来，给他们设定一个专门的目录，并自动过滤。这样你就不必立即去读他们的邮件了。
其实这两点都是在过滤掉优先级不那么高的信息，另外我想到也可以为某些对你来说很关键的人设立专门的过滤器，这样他们的邮件会第一时间出现在你的收件箱里，并高亮显示（比如Gmail可以加标签的颜色）。为了凸显重要信息，你还可以高亮直接发送给你的邮件。就像“Control Your Email”里面说的第4条一样：
Highlight Messages Sent Directly to You
“When faced with an inbox full of new, unread email, it’s nearly impossible to determine which messages need to be dealt with right away, and which can be put off until later.”
你看，第一条很重要吧，没有清爽的收件箱，很难决定那些应该先处理的。其实这一条规则整个就是在帮助我们区分到达我们的信息的重要性。卡耐基讲“人有两种能力最难得：一是思考能力，二是分清事情的轻重缓急，并妥当处理的能力”（链接）。Email也是如此。
3. 使用辅助行动的目录/标签
第1点讲保持收件箱的清爽，如果我这时候没时间细看，或者看了时间回复怎么办？Lifehack上关于高效Email的文章里讲，建两个标签吧，@Reply和@Read可以帮助你处理需要回复和阅读的邮件。我则是用的@Later和@Waiting两个标签。如果暂时没时间处理邮件，就打上@Later标签。如果发出去的邮件需要跟踪状态，就放到@Waiting里面（可惜的是Gmail不能在发出邮件时打Label，要多费一点事）。再加上颜色，就比较醒目了。
注意哦，有些特别重要的邮件还是马上回复的比较好。因为Lifehacker这篇文章里面说的比较恐怖：
The truth is, you are building your reputation your brand one response at a time. People are shaping their view of you by how you respond to them. If you are slow, they assume you are incompetent and over your head. If you respond quickly, they assume you are competent and on top of your work. Their perception, whether you realize it or not, will determine how fast your career advances and how high you go. You can’t afford to be unresponsive. It is a career-killer.
不过你可以先回应，再回复。给一个承诺，在稍后的时间再抽时间回复。内容可以是：
“Got your note, you should hear back from me by end of day Tuesday about this”
“信已收到，已读过，下周细读过后回信”
4. 定时查邮件
我想这就是我的解药了。有人把这列为他的第一条原则：“Don’t Check Mail Every Few Minutes”。这也将是我之后一段时间里要养成的习惯。看看人家说的多好：
Schedule fixed time to review the folders. Ask yourself a question – if you are not reading the email in X hours, can you still perform your work? If you can, then schedule your email folders review in max X hours. Especially with cc’ed and memos, you are being informed, and you are not obligated to reply the sender. Pace your time and get informed with the emails only if you have a chance.
按照我目前的状况，估计一天三次邮件就差不多了。说得很好啊，那些cc以及备忘，我们并不需要回应，也因此不需要频繁地查看。既然Google Reader都能一天只看一次，又何必在收件箱里无意识晃荡呢:)
5. 使用模板
不是说千人一面地死板回复，而是某些类似的重复性的邮件回复，真的需要有模板。改文章和从头写文章的时间可完全不一样。Gmail的Canned Responses还不错（在Gmail Labs里面激活），虽然管理功能弱了一点点，但是基本够用。另外还有Thunderbird的插件QuickText等。
正如Lifehack的另一篇关于Email的文章提到，邮件并不总是联络的最佳形式。直接当面交流或者打电话吧，也许“一个三分钟的电话足以包含七八封电子邮件所涵盖的信息量”。
不知不觉这篇文章已经这么长了……当然还有很多小技巧，在这里就不继续啰嗦了，以后想到再补充吧。
昨天看启功先生讲书法，里面讲“一从证得黄金律，顿觉全牛骨隙宽”。讲了这么多，希望能对你的Email管理有所帮助，能够让你在解Email这头牛的时候，如庖丁般以无厚入有间，游刃有余。
你是Email达人？快快把你的经验在评论里跟所有人分享咯^^
用你的耳朵来提高效率–听书工具篇
这是一个信息爆炸的时代，大家都知道了。
那么我们如何来应对这个时代？这里提供我的一个切身经验。
用你的耳朵。
过载的信息流，要求我们需要更加便捷的方式来吸收信息，比如，RSS 与Google Reader，可以参考使用Google Reader提升阅读效率。
但是这也不够。如果你是Google Reader的忠实用户，那么你或早或晚都会遇到你的未读项目达到1000+,而且一直保持1000+。
这个时候你怎么办？
你可以锲而不舍地阅读，而你在电脑前面的时间基本是固定的，阅读的时间会占用你做其他事情的时间。而且在电脑前坐多了，也不太好。
所以是不是有一种方法，可以解放你的眼睛，让你在下班的时候、走路的时候、坐公车、地铁的时候来移动地阅读？
幸运的是，有。
现在已经出现了手机上面的TTS(Text to speech)引擎，或者说是听书软件
这里介绍2款
1、讯飞语音(voicebook)
支持Windows Mobile与Symbian 2种版本
2、听网(itingwang)
支持Windows Mobile、Symbian、UIQ三种手机
个人使用的是讯飞语音的windows mobile版本
以WM的讯飞语音2.6版本为例，其效果要远好于Windows XP或者vista下的TTS引擎，甚至个人感觉比讯飞的桌面版本都要好（我卖过语音王2008，句读没有手机版本好）
下面是讯飞语音的朗读效果：
下载地址：http://www.damipan.com/file/SFAuEn.html
通常情况下，我把Google Reader里面的文章复制在一个TXT文件里面，通过讯飞语音听。
有了手机听书软件后，我80%的Google Reader的内容都是在手机上听的，15%是通过手机上网看的，只有5%是通过桌面浏览器阅读的。
说一下手机听书软件的好处:
- 随时随地。
- 你在骑车的时候是不能进行阅读的；在颠簸的公车里面你是无法阅读的；你做锻炼时，比如跑步，是无法进行阅读的。
- 有了手机听书软件之后，这些都成为了可能。
- 李笑来说，提高时间使用率的最直接的方法就是同时做两件事儿。
- 使你可以离开电脑，减轻眼睛的负担。眼睛看了一段时间需要休息，而耳朵是可以不休息的。这是一种本能。
- 听觉的效果比视觉更直接，可以强化记忆。
- 相比一些听书网站下载的电子书（mp3格式），TXT格式要小得多，一般一本出版的书，其txt格式的大小在150～250K之间。而且听书软件可以方便地记录上次听的地方以及制作书签，方便回顾，这也是mp3格式的电子书所无法比拟的。
如果进一步，可以听电子书。
书比起blog、rss来说，更系统、更详细、更深刻
袁岳提倡要多看书，看快书，听书软件可以很好地符合这个要求。
以我的测算，100K的txt，需要听2.6小时，差不多就是1小时可以听40K，1KB需要大概听2分钟
而现在的电子书的来源有很多，推荐的是
- 新浪读书
- pdafans的电子书版
虽然不都是好书，但是的确可以淘到宝。
语言文字的好处，是可以让心智的成果得以部分保留，以前印刷术对于知识的普及是一个突破，现在互联网更是成为一个绝佳的工具。对于年轻人来说，相对于行万里路，读万卷书是成本相对较低的最佳选择。如果说运用一些金融产品，可以使得年轻人在年轻最缺钱的时候贷款买到房子，那么这种经验的快速获取，可以使得年轻人在年轻最缺乏经验的时候少走弯路。
余下的问题只有一个，时间。时间总是不够。
注意力和行动的力量
正准备写这周的文摘，看到Helen的“如何保持注意力集中”，加上了一些小补充。
嗯，心如止水的目标，还远未达到啊。
1. 注意力 – 做重要的事，要事第一，等等。
说到集中注意力的问题，Lifehack上那篇消除分心软件中介绍了WriteRoom一类的书写工具。不过我觉得把Word全屏，把一些什么标尺啊，工具栏的都去掉，一样能达到那种效果。Mr.6今天贴出了科学根据，说不同任务中的小切换会消耗掉很多的精力，所以应该用大切换保持高效。而且这颇有点科学根据的。注意Mr.6也提到了“保持屏幕干净”哦~~
其实Steve Pavlina也提到过这个问题，在其著名的文章现在就做（Do It Now）中，他也提到，他保持高效的一个方法就是每次只做一件事情，直到完成或者真的需要休息：
我经常规定工作的开始时间，但却没有规定具体完成的时间。无论什么时候我都尽我所能地做工作，直到我饿的不行了或者身体上其他的需要。我可以连续工作六个小时不休息。
一个朋友也写道：
前几年在年初都会做年度计划，每次总会把自己的时间分割成很多小块，学习、创业、工作、社交、情感、家庭都放在一起。一年下来很多事情都做了，自己成长也不少，但也觉得不轻松，更重要的是除了知识技能的提升，其他方面没觉得有多大用。但不做去努力吧，似乎不忍就此放弃梦想和大好的时光。
其实两者有些些不同，两个目标在不同的甲板上嘛。至于对你来说什么是重要的事，还得自己思考。前两周关于目标的文摘也许会有点帮助。总之不要来虚的，得立即行动。
2. 行动，立即行动。
豆瓣上丁小云在其励志评论里提到：
我经常会想这样一个问题：到底是做一个追梦者更痛苦，还是做一个鸡贼或抠逼更痛苦？……
“阿甘就是看到一个目标就走过去了，别的人是看见一个目标，先订一个作战计划，然后匍匐前进，往左闪，往右躲，再弄个掩体……一辈子就看他闪转腾挪活得那叫一个花哨，最后哪儿也没到达。”
褪墨上贴出了立即行动的七个方法，值得一看，尤其他贴的两个推荐阅读。
另外，译言上GTD小组有人翻译了应该是很早的文章（果然很早，2006），搞定一切：如何掌控你的生活。对于GTD（Getting Things Done）不了解的同学可以看看咯。其实GTD那本书也就讲了这么点东西。真的有点不爽这些商业畅销书的把戏，硬是把一篇文章撑成一本书。文章也喜欢写得老长，而且不给出要点，让人想简单浏览一下都不可以，比如这篇。
3. 还有3？
已经够长了，还是说两句吧。Lifehack上介绍的WeekDate的纸质工具挺漂亮的，不过好像咱自己也能做出来，还要卖那么贵……另外,如果你睡眠不好，这篇文章也许能帮你哦^_^
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每周文摘用来记录每周从各种媒介上获取的关于个人管理和效率提升的信息，每周五刊出。
您有好文推荐？给我们留言，或者Tweet 葡挞咯 ^^
如何保持注意力集中
当我写下上面的题目，目光从屏幕上移开思考如何开头—恰好看到了手机，看看有没有短信—果真有一条新的，肯定就是刚才出去那两分钟到的—vicki向我推荐她用的茶树精油—百度一下，好评如潮啊—淘宝上下个单子—单子下完了，刚才干嘛来着？—哦，继续写注意力的文章—咦，有个邮件提醒—垃圾邮件—对了，昨天说给小m发个邮件……
哦对，注意力就是这样被分散的。你开始做一件事情，在这个过程中，有许多零零碎碎的小意外跳出来，思路被打断，又回去找回来，重新想一遍刚才想过的问题。我们都有这样的经历：半小时盯着一页书的前两行没有移动；任务栏上层层叠叠找起东西来焦头烂额……结果就是时间很充裕的任务拖到最后发现只开了个头。我们用20%的时间，做80%真正重要的事情——而且是最后期限前的那20%。
最近经常面对这样的问题，于是特别关注，发现有很多这方面的建议。关于排除干扰，保持专注的方法，“10个保持专注的技巧”说的很全，原文是“10 Tips for Razor Sharp Concentration”。“Tips and Tricks for Distraction-Free Writing”更系统一些，虽然说的是写作时如何集中注意力，完全可以推而广之。这里面说的消除精力分散的写字软件在“your guide to apps that eliminate distractions” 有专门的介绍。
专家们有很多小窍门，我自己总结了其中有效实用的几条：
1.干净的桌面是前提。分散你注意力的东西包括书桌上抬头就能看到的小镜子，有特殊意义的玩具熊；随时可能跳出的邮件提醒。等等。
2.短时间的休息是小插曲。你需要一个定时，比如一个小时，滋滋滋发出刺耳的叫声。这时无论你的精神还是身体都需要溜个号。出去喝杯水，打个电话，或者，去打扰一下别人吧，让他也被迫休息一下o(∩_∩)o…
另外它还有一个重要作用，就是你刚才可能已经分散注意力了但浑然不觉，定时作为一个提醒，让你重新回到主题。
Update：有没有发现周围有一些二十多岁三十岁就出现颈椎和肩部病痛的人？学名叫做重复性压迫损伤（RSI）。有个小工具可以帮助你哦，叫做Workrave，小众软件上有介绍。
3.戴上耳机制造假像。如果你在溜号时去打扰别人，最好不要选择戴着耳机的人，他可能会非常恼火。不管你是不是真的想听音乐，在集中精力时戴上耳机是个好主意。一方面它给别人一个信息：你正处在自己的空间里，不想被打扰。另一方面它可以用来自欺，你会在心理上与外界隔离。也许是种暗示吧，但真的很有用。
Update：但是发现不开声音会被别人的交谈带走，开了音乐发现被音乐带走？Productivity501曾经有一个流水声下载，可以尝试一下哦。
4.排除杂念是核心。即使你有一个干净的桌面，这只是切断了你的视线会遇到的干扰，而你的心也随时可能想起别的事情。关闭你的思绪，想着全世界只有眼前这一件事，否则前面三条都是废话。
最后，下面这段话似乎是一切的关键：
投入的工作和被打扰是此消彼长的，如果说你足够投入的话，周围的环境是很难干扰你的，你只需要将手机关掉即可进入UnbrokenTime的境界，而如果你本身就对工作十分厌烦，心情十分浮躁，那么就算是一根针掉在地上，也会吸引你的注意力。
跟踪你的目标
昨天看译言的GTD小组中，omom2002同学翻译了David Seah在2007年的一篇文章《如何跟踪计划的实施》。文章很长，实际上正如译者在简介中所说，这篇文章其实就讲了将目标量化计数并用这些数量的积累来激励自己这么一个办法。正好最近在实践一些目标跟踪和实现的方法，正好跟大家分享一下。
首先讲讲这篇《如何跟踪计划的实施》。这篇文章中用的是纸笔工具，很方便，当然也有一些自己的限制，比如保存不便什么的。另外，我觉得文中的打分方法有点点麻烦，不如直接一笔划掉或者打个勾来得方便。或者这种“科学”的打分机制能够带来点更爽的心理反馈？我不知道。不过，正面的心理反馈真的很重要。
首先，当然是选取目标。我的方法是用思维导图进行规划，方便又快捷。好用的思维导图工具有很多，比如MindManager，FreeMind，以及我用的XMind。
接下来，按照你自己的估计，把目标分解到每个月。我的目标一般分为习惯的养成和具体任务的完成，具体任务是那种完成一次就OK的，而习惯则是想要融入到本能中的一些规则，比如按时睡觉，不要无意识的翻电视频道等等。
习惯列表实际上是Habit List和Not to Do List的一个结合。这样每天早晨写完晨间日记之后，打开这个Excel文件，把昨天成功完成的习惯勾上，这种成就感会激励你一直坚持下去。同时这个列表中还会有每个月的目标以及分解到每周的目标，这样每天都能提醒自己每一周应该完成的事情。完成了一件工作的时候，就把一项目标划去。对我来说，目前这种跟踪目标的方法就已经足够。
什么？你懒得自己做这个Excel？这里下载咯。
实践几周以来，基本效果不错。但是还是不免在有的时候会忘记打开这个文件进行目标的跟踪。但是所幸有每周回顾这个环节，在每周回顾的时候更新你的习惯和目标列表，调整方向，开启下一周的美好生活。而且我发现，在每周回顾中利用模板也是一个很高效的措施哦。鉴于每周回顾是比较重要的话题，会单独撰文叙述，敬请期待:)
你有什么目标设定和实现的高招？留言与我们交流咯。
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