Omnifocus 优点

OF最大的优点是任务可以分解到很细的粒度，支持无限层级（hierachy）。反过来意味着可以计划到很高的维度（6万英尺？）。多级子任务不会受限于不能添加子任务或者母任务而做变通处理，从而导致中断思路。这符合我之前的想法，好的系统需要2部分，一块计划，需要多级子任务；一块执行，生成某个情况下的列表，照着猛做。OF符合。

omnifocus支持多层级，子任务，我认为本质的原因是其主要是个mac上的native app，而toodledo是个web app，技术和性能上存在困难。现在感觉OF是无限子任务的，而且提供文件夹、项目、单任务列表等分类工具。多子任务的好处就是计划起来直观（intuitive），便于分解。

OF的第二个优点是其在mac，iphone及ipad上都有客户端，方便随身携带，执行，修改和调整任务。

第三，omnifocus支持添加附件，比如图片，文本，或者pdf等。toodledo虽然也有，但是需要pro plus帐号。这样就增加了很多可能性，比如将任务脑图或者流程图作为图片放在附件中，执行起来可以更加精确。这些文件可以同步到itouch，很不错。唯一的缺陷是附件多了之后可能延长同步时间。

omnifocus的一个小优点是支持任务手动排序，这估计还是native app与网页app(toodledo)之间的区别，另外也是因为omnifocus没有toodledo那样很动态的filter和sort功能的缘故。

omnifocus背景

omnifocus的前身是kGTD（2005），基于omnioutliner的一个脚本化应用，所以OF具有omnioutlier的基本特性，就是列表的无限层级，这包括project文件夹，context和任务本身。2006年下半年，omnigroup向kGTD抛出橄榄枝，kGTD向omnifocus进化。

化了1年时间，kGTD完成向omnifocus的转型，2007年11月OF公测，2008年1月8日，发布1.0版本。不过总的来说，OF的外在界面与kGTD差别不大。但是后台有了很大的改善。OF与其他GTD工具不同的是，其一开始就是基于omnioutlier的数据库，界面是后来才加上去的，这是“由内而外”的本质不同。

后来，omnifocus推出了iphone与ipad版本，同样无出其右。

Omnifocus的任务模式

Omnifocus的规划是在project模式下，执行是在context模式下。

omnifocus的无限层级，使得在任务规划时没有什么约束，可以使得你的任务系统十分完善和复杂，这同时也带来了一个问题，就是增加了执行任务时的信息成本。上百个任务中你去做哪几个？

执行的时候omnifocus提供三个工具进行任务筛选，时间(开始日期，截止日期),重要性(flag)，场景(context)。在特定情况下，快速定位到某一个很短小的执行列表，是GTD系统的一个很实际、重要的功能。这几个工具要联合起来用，如果光靠最常用的时间工具，在你有5个过期，14个当天，30个24小时内的任务时，如何选择？

所以omnifocus还提供了透视图(perspective)工具来进行定制。这个很有用，尤其在iphone版本中。因为iphone版本的功能本来就没有桌面版本强，而且需要快速定位，执行任务，所以透视图功能很必要（虽然是在实验功能中，需要开启）。

Omnifocus 透视图

omnifocus的透视视图相当于toodledo的自定义搜索，不过其可以同步到itouch或者ipad，可以随身携带，比较实用。不过现在的透视（perspective）同步到iOS只支持基于context，而不是project，有点缺陷。不过瑕不掩瑜。

omnifocus中最常用的一个透视图:按照context分组,due排序,可用性筛选为available,状态筛选为due soon.对我而言在执行的时候,设置好start date时间，可以控制单位时间内可见的任务数量.

为了基于context分组透视图中divider的方便性，在context中设置priority和time，这样可以同时利用omnifocus的搜索方便性，输入可以少打几个字母。觉得priority还是必不可少，任务多的时候只可能选择重要的做。priority下面可以设置1，2，3级。时间粒度（如5分钟）也比context更实用。

自定义维度

omnifocus 的priority只有flag,没有status,没有tag,但是通过perspective,搜索,格式化的备注内容,可以自定义这些属性。因为搜索可以保存为透视图.比如,在备注中部添加#1,#2等来表示优先级,然后搜索#1,保存为#1的透视图,就知道这是优先级为1的任务.同样的方法可以设置tag,status.

通过搜索自定义属性的好处在于,可以增加任务的维度,在现有project,context,flag的维度下,可以增加status,tag等维度,把toodledo中好的东西借鉴过来.唯一的遗憾是perspective不支持多层及.

这样可以设置priority,status,time这些属性,然后可以建立一个任务,就叫dashboard,把这些属性的perspective链接放在note中,按照顺序进行查看任务,设置属性,分割列表,执行任务.可以在note中设置分割线,添加备注,引导顺序,这似乎可以做到flow,建立一个流,达到"行云流水"

在可以快速定位任务,细分列表,降低信息成本的情况下,就可以放心分解任务.就像开快车必须要保证刹车良好,接了订单需要保证有足够的生产能力.当然,关键约束还是执行力和时间.

Mac

mac可以用growl配合，进行提醒。

Mac有快速输入界面，键盘快捷键调出，在mac前十分方便。

iPhone

iphone透视图基于context的，不支持project界面下定制的透视图。这是因为，iphone本来就是一个执行工具，而omnifocus的执行是基于context的。

iPad

omnifocus的ipad版本是iphone，ipad，mac版本中最实用的一个版本，提供了forecast view，可以看到一周的安排，方便将任务在一周之间进行平衡。这点与pocket informant的日历功能有点像。同时，forecast view中可以整合ical日历，查看当天哪个时间段有空，十分给力。ipad版本还提供了review视图，也是iphone版本没有的。感觉上bonjour同步时，ipad版本也快一点。

技巧

Omnifocus link

omnifocus还提供了链接功能，以omnifocus:///开头，在mac上可以将folder,context,perspective，copy as link，这样在of的note中可以添加of link，这样在执行任务的时候可以更加灵活，像互联网一个可以自由跳转的native GTD任务系统还是挺有趣的。（toodledo也对任何一个任务提供唯一链接）

同步

在尝试了omnifocus的与omni服务器同步和与mac同步之后，感觉由于网速原因，局域网的bonjour模式的体验要比服务器同步好很多。而且，在没有外网的情况下，也可以用。在大多数情况下，bonjour同步足够足够了。毕竟，omnifocus的主体还是mac，没有web界面。

脚本

omnifocus支持applescript,这样的可扩展性就很大.网上有不少脚本。

omnifocus 导出的csv格式转换脚本,可以为treemap软件识别, http://t.cn/hBcL8Z

统计omnifocus中选择项目的累计时间,弹出窗口版http://t.cn/hBc2YA

omnifocus weekly review 脚本,看这周作了啥,修改为scrpt后缀就可以运行(mac)http://t.cn/hBcAyR

虽然GR的阅读效率还是不能满足要求，但现阶段也没有比GR更好的阅读工具。不过可以借助Reeder、Read it later、instapaper等工具来优化阅读体验。

自从用过ipad上的Google Reader阅读客户端reeder之后，不得不说在平板上的阅读体验要比在电脑前好许多。一者是电脑前坐姿比较正规，不像平板可以坐在沙发、床上进行阅读，姿势也可以更自由。二者是客户端程序支持触摸和手势，更灵活。

其实iTouch/iphone上的reeder也很好。由于可以随时携带，我的大多数gReader阅读都是在iTouch上进行的。大多数文章我也就是看一下标题。毕竟，高质量的文章总是少数，gReader阅读过程就是一个筛选过程。我一般把重要的文章保持未读状态，放在电脑/ipad上看，或者放在讯飞语音中听。我以前的做法是将非重要条目标记为已读，在reeder中就是向右滑动。如果条目很多的话，就要划很多次，繁琐，效率不高。如果我一次性“mark all as read”就会把想阅读的重要条目也标记已读。

很赞的是Reeder中的面板中，有一些额外的工具可以利用。

Read it later，这个工具可以使你在重要的内容留着以后再读。点击右下角的面板，在面板中选择RIL（Read it later），就会把文章发送到RIL中。这个过程中你可以进行其他Reeder操作，不影响阅读体验。

如此，先前的操作可以简化，打开重要文章，发送到RIL，其他文章就可以Mark it all read.

当然，还有更简便的，可以用手势。向右滑动文章标题是标记已读，向左滑动可以将文章发送到RIL。

其实RIL这个服务也有一段时间了。Firefox也有addon，android也有第三方软件支持。但是到了今天才发现特别有用。尤其是其ipad客户端。

全文抓取

用RIL的另外一个好处就是，RIL会帮你抓取文章的全文。有些RSS中并不是全文feed，而是摘录，甚至只有一个标题。要自己制作一个全文输出的RSS feed还是有些麻烦的。这下省事了，RIL来帮你抓取，然后离线保存在RIL的客户端中。而且抓取的只是文本，其他的广告都会去掉。

抓取中有1个问题：无法抓取页面内容

偶尔会发生，这个时候就要上网页看了。客户端中内置了浏览器。

关于instapaper与Read it later

其实两个软件差不多，我选择RIL是因为RIL对于instapaper而言，对中文编码支持更好。其实instapaper的ipad客户端很早就出来了，几乎是ipad推出后不久就出了。但是体验后感觉比较差，原因是对gb2312的编码不支持，乱码。阅读英文是无所谓的。

不过论抓取能力，instapaper好一些，有些RIL无法抓取的页面，instapaper可以抓取。

阅读流程

我重新理了下自己的阅读流程

现在感觉每天清理Google Reader的能力很强，到傍晚就发现gReader中没什么东西可读了。

相对于gReader，RIL中的内容数量稳定可控，我个人情况是稳定在50~100。如果RIL也没时间读，就放在讯飞语音中听。

感觉这个过程就是一个筛选过程，把重要的内容筛出来。这样心也比较定。在RIL中，知道内容都是重要的，就会放慢读。而在还有大量条目未读时，阅读大块长篇文章心态会比较急躁一点。这就和亚当斯密提到的生产扣针的故事有些像，分工带来效率提升。把阅读标题式文章与阅读大块内容式文章分在2个时段进行。

ps：Reeder也推出Mac的测试版本了，这个软件真的是很给力。

葡挞之前也介绍过iOS上toodledo与其他GTD应用（1，2，3），我这里做一个补充。

一、主用TD，辅用PI

因为toodledo有API，所以数据可以通用，不同的软件可以和toodledo进行同步，Toodledo和Pocket informant可以联合使用。这是mylifeorganized等软件所无法比拟的。

用toodledo来管理任务，Pocket informant来看日历和任务分布。

iOS上可以与Toodledo同步的软件很多，我个人觉得toodledo毕竟是官方的程序，更项属性与功能支持最完全，所以管理任务而言，只用Toodledo。而PI提供日历功能，这也是Pocket informant的特色所在，结合了task+calendar。

有了这2个app，我在web版本上使用toodledo的时间减少了很多。

二、使用习惯

不可否认，工具对人使用服务的方式有较大的影响。在使用TD和PI之后，我的使用习惯也做了一些更改。

因为是客户端，所以不用联网就能看到调整属性后的效果。所以对任务属性如status、context、tag调整更加频繁。

1.主界面是due today，一般每天10多个任务

把当天的任务进

功能强大和界面简洁似乎常常水火不容。每当整理收集箱的任务时，看着一长串需要填写的选项，总不禁有几分烦闷。而这些选项还常常需要进入下一个页 面，甚至再下一个页面才能填写完整。又有几个号称GTD的软件，真的能将“重复”功能做得足够完善？有几个GTD功能完整的软件，在“笔记”部分不是过于 简单？然而这一切也被改变了——因为有了Task This.

苹果的产品总是在设计上极尽心力，无论黑白彩色，总不乏优雅贴心。但App Store里的许多“Productivity”软件，总令人疑心设计者或设计团队里没有懂得基本审美的人，或是完全没有用心设计。标准的几何图形，两三 种默认的配色，多看几次就觉得乏味。那些赏心悦目的，通常又过于强调美感，而忽略了突出重点；各种设置东躲西藏，让人搞不清要到哪里去找自己需要的功能。 然而你的To-do list可以不必如此杯具——因为有了Task This.

这是一款法国人开发的任务管理应用。英文官方主页http://www.task-this.com/en。仅看这个主页，你就可以一窥设计者的美学素养。图标则摆脱了To-do应用千篇一律的“打勾”意象，是红色背景下一只奔跑的袋鼠剪影。

进入软件后的界面是9个图标组成的控制面板，背景可以从24张内置图片中选择。设置中还能指定9个分类中的任意一个作为首页。左上角是密码设置，右 上角快速添加事件，底端什么都没有？其实那是同步状态栏。在官方主页可以注册一个帐号用于备份和恢复数据。一般新推出的To-do程序在同步上总是不如一 些“历史悠久”的软件（Task This是今年1月份推出的）。我个人觉得作为一个随身工具，有网络备份保证数据不丢失，基本上就足够用了。然而却惊喜地发现Task This有可编辑的网页版本！ 现在还是Alpha版，但是功能基本齐全。这已经大大超过了很多收费的To-do应用；毕竟网页版可以跨平台。网页版的日历部分还提供完整的月历、周历、 和日历视图，弥补了iPhone版在这一点上的不足。目前日历只能导出为ics文件，不知道以后会不会推出和其他日历服务的同步。可惜的是，我在 iPhone端输入的中文在网页版中显示为乱码。只能期待Beta版、正式版的推出了。

网页版还提供了一个额外的Address Book, 用于和有Task This帐号的人联络，这是个有潜力的特性，有望用于团队任务管理。

在我看来网页版的风格很适合移植到iPad上，说不定不久以后就会出现iPad版。Task This默认拥有收集箱(Inbox)；在Categories里面就可以看到。快速添加的内容直接进入Inbox。这里的Categories也将任务分成过期、完成和已删除这三类。自行添加Categories时可以为每个类别选择图标。在任务的详细设置里，没有滚动栏（太 好了），而是六个通过Tab来切换的页面，分别是General, Time, Resource, Tag, Media和Memo. Resource是指联系人(和iPhone联系人整合)，Media是指图片，Memo是录音。在General-Action一栏里，可以指定7种不 同的行动，包括普通、电话、（访问某）地点、邮件、会面、短信和网页。

Task This的任务种类有三种：Task, Events和Milestone。不同之处在于Task有开始日期，没有开始时间，但有结束日期和时间；Events有开始和结束的具体时 间；Milestone则只有截止日期。三者都可以设置优先级，是否密码保护，是否重复，并且可以设置何时停止重复。三者也都有提醒功能，可以是Push Message也可以是Email通知。

此外，Task This具备项目(Projects)功能，不与任务并列，有开始和截止日期，但没有具体时间。项目还有“状态”“资源”“预算”属性，其中“预算”可以和购物清单相关联。项目和类别(Categories)无关，正由于此，我认为Categories不妨用来充当Context，你也可以为它发明更多用法，比如为最重要的任务单独设一个类别。任务可以不属于任何项目。

Task This另外单列了Shopping和Reminders。Shopping可以为每个要买的东西指定具体地址（和iPhone的联系人整合，你可以把一 个商店设定为一个联系人）。这点起码在美国真是太有用了：一周才开车购物一次，不同种类商店距离几公里，你不会希望出现去了另一个商店才发现在前一个商店 忘记买什么的……当然，如果是搞采购的话，与联系人整合就更显得方便了。Reminder很简单，只是一个到时提醒的小工具而已。

在“Settings”部分有一个“导入生日”的选项，自动从联系人信息中导入他们的生日。不得不说真的很贴心。

更多惊喜，包括过滤和排序的便利，有待你去发现！如果你爱它到了一定程度，不如去捐点钱表示支持——可以选择捐$3.99，$5.99 或$9.99。其实我觉得这个模式比标价收费好。劫富济贫嘛。

（本文所用图片来源于网络）

这款软件我后来用来记忆一些自己的经验教训。在使用过程中发现修改起来不够方便。没有PC客户端，最快捷的添加内容的方式是通过excel软件生成可以导入的xml，然后手机上导入。但是如果要包含图片、或者修改文字颜色等格式就比较麻烦，需要在excel单元格中编辑html代码，囧。

后来偶然发现一款更方便的软件，Anki。有PC客户端，可以网络同步，支持Mac OS X，linux，支持android，iphone，ipad，nokia等移动设备，提供在线的网页界面。

Anki与supermemo

Anki是免费的，不用到电驴上去找破解版。

Anki默认支持中文，不需要汉化。

虽然功能上可能supermemo更强大（毕竟是这类软件的始祖），但区别是80分与99分的区别。Anki已经good enough。

Anki客户端支持文字（颜色、格式）、图片、音频、视频，甚至支持latex。

提供图形化统计。

支持网络同步。

AnkiDroid

不需要导入。

Supermemo的iphone程序需要wifi等方式把supermemo导出的txt或者xml的文件导入。我试了几次才成功。

Anki的android版本直接可以读取文件后缀为anki的文件，不需要导入导出。这样就可以利用桌面客户端来编辑格式，修改内容，然后放在手机中进行记忆。

没有广告，支持和网络同步。有白板功能，可以在记忆的时候进行手写。

Iphone/Ipad

苹果app store平台是anki唯一收费的平台，很贵。不过估计可以在论坛上找到。

应用

我觉得比较有用的应用场景：

1、 学习内容：考试、常识。

2、 经验教训。人难免犯错，但不要老是犯同样的错误。

3、 原则。有些东西要不断强化，进入你的潜意识。

最后，说明一点，这个不一定是最好的辅助记忆软件，但是足够简单，免费，不用破解，支持云同步，多平台。基本功能都有，虽然算法上可能没supermemo好，但是good enough，。

首先，建立GTD中间最重要的两个容器：“收集箱”（Inbox）和“下一步行动”(Next Actions，我一般用Next）。我觉得这两个容器（或者叫列表也好）是GTD的精髓。收集箱负责帮你清空大脑，下一步行动是你的待办指南。当然，与之相联系的是要建立收集、处理、执行的习惯咯。

收集：不管是庞大的项目还是一闪而过的灵感，把它写下来，放到你的工作篮里吧。

处理：不要让你的收集箱堆积如山。有空的几分钟，想一想是马上做还是放到下一步行动，或者也许放到以后？

执行：按照你的下一步行动清单，一件一件事情完成。

另外，还可以建立“有时/也许”（Someday/Maybe）用来放置那些将来有可能会用到的灵感和思维片段。还可以建立项目清单来规划项目。不过我并不在iTouch上进行项目的规划和管理。这种比较大型的任务还是留给电脑上的思维导图或者纸笔来完成吧。

其次，注意任务的同步和备份。有的朋友认为在iPhone上的输入太慢，所以同步功能对于他们来说很重要。相对而言，我反而比较习惯在iTouch上直接输入，每次不会很多任务，往往是灵感闪现然后记下来，半分钟的事情。用Doit.im那段时间，虽然有电脑上的客户端，但我却很少使用。另外，虽然iPhone的系统比较稳定，但这种手持设备还是有出错的可能的。万一设备丢失呢？那个时候绞尽脑汁来回忆有哪些待办事项可不是一件好玩的事情。不过一般的todo软件都提供了同步和备份功能。如果iPhone没电或者干脆挂掉了，还有电脑或者云端（Toodledo等）的系统可以依赖。

最后，使用要事优先原则。如果你的下一步行动里面放置了几十条待办事项，一眼扫过并挑出重要而且当前能做的事情可不容易。可别忙了一天要事没进展，芝麻蒜皮的小事做了一堆。这就轮到要事优先原则了。写高效能人士的七个习惯的史蒂芬·柯维还有一本书叫要事第一（其实英文念起来比较有趣，First Thing First）。一般的软件也提供这种高亮某些任务的功能，好好的利用吧。在睡前抽个几分钟浏览一下下一步行动，想一想明天的要事有哪些。不用多，两三条就够忙活啦。

基于以上几点，下面把前文提到的几个软件做一下横向比较。

这里想说一下Doit.im。以前感觉用起来还不错的，现在的iPhone客户端简直是不能用了。完全没有必要搞一个“今日待办”，一个“明日待办”。另外“择日待办”和“等待”也是重复。而且还不能隐藏。。。本来想测试一下高亮功能，发现放到Inbox里面的任务居然必须设置时间才能移到待办事项里面去。不推荐用它作为主力工具。希望开发者能够快点完善吧。

42goals的界面比较简单，提供了每周、每月执行情况的统计功能，统计方式可以按照平均、求和、计数等方式来进行。同时也提供每月、每周的目标设定功能，用来和统计数据进行比较。

另外，42goals提供了直观的图形统计界面，可以一目了然地了解自己过去一周、一个月的情况。

我以前自己尝试着用SQL Server搭建过自己的简单的tracking系统，不是在线的，就在自己的笔记本上。我觉得tracking系统与GTD系统是2种不同风格的系统。后者的目标性更强，可以通过分解目标来细化执行。同样一个日常的重复任务，你可以用tracking系统来看昨天做了没有，也可以用GTD系统来设置今天、明天要完成这个任务。

相对而言，GTD系统更具可操作性，而tracking系统提供一个更直接、及时的反馈。所以GTD系统更实用。

我的GTD系统中有一些重复的，但是重要性不是很高的任务。虽然每次都完成固然最好，但是这样的任务也不少，其他重要任务多的时候可以不执行。我希望把这些任务放在GTD系统之外，正在把这样的任务放在42goals这样的tracking系统中。比如每周练一次字。

最好是GTD系统本身提供强大、丰富、图表化的分析功能，但毕竟个人的GTD系统没有重要到吸引那么多商业投入。所以没人来做这块。

最近读了《怎样练习一万小时》后，认识到持续获得有效的反馈还是比较重要的，所以一个辅助的tracking系统还是有必要的。其次是可以通过GTD系统来进行大量重复训练。

所以重要的重复任务要放在GTD系统中，但是可以同时在tracking系统中进行记录。

42goals也提供手机网页版本，感兴趣的同学可以试一下。

先简单介绍一下几个软件的特点和我的使用经历，详细的比较放到文章的下半部分。

1. Things

鉴于前面已经专文介绍了Things，这里就不啰嗦了。从Things换出来的原因比较简单。我没有Mac，Things又不支持其他备份和同步服务，万一不小心删掉了软件或者iTouch丢了就亏大了。不过我觉得有Mac又有Things的同学可以安心使用，而且用起来应该蛮流畅的。

2. Doit.im

切换到Doit.im是去年12月份。Doit.im是国人写的软件，团队创建于2009年9月，并一口气发布了各个平台上的客户端。虽然Doit.im在iTouch上的客户端只能说是实现了最基本的功能（免费），但是它胜在提供了Windows上可以使用的客户端，并可以通过doit.im的服务器同步。我当时的想法受到了读者nAODI的影响：

如果是每天早晨，或是前一天晚上安排第二天甚至是接下来七八天的事情，那在touch这个小屏幕上一戳一戳效率就太低了。用mac版的可以很快地把大量项目录入things，然后再通过手持设备随时查看。

我当时不知道Doit.im的团队其实在成立一个月后就解散了，一直还用着Doit.im。只是同步的时候有时会出点问题，客户端用起来不够方便，但是凑合着也可以用了。

不过貌似Doit.im重组了团队，最近推出了Web版（上图）和iTouch上的2.0版本。用了一下，感觉iTouch上的2.0版本还有一些Bug，所以大家可以暂时观望，待Doit.im继续完善之。

3. 2Do

知道2Do是从某个技术新闻里说它是“2009最佳用户界面”的App。不过当时用着Doit.im，也没心思折腾，直到Doit.im有一次同步错误我的任务把我给惹恼了。。。

我不得不说，2Do是我用过的待办事项程序中界面交互最好的（没有之一）。它不一定是最漂亮的，但是一定是最高效的。它的创新在于用侧面的Tab代替了其他程序中的文件夹，这样把原来需要的两次点击换成了一次，再加上切换中延迟的消失，在不同的文件夹里的转换便从2-3秒的时间变成了0.5-1秒的时间。唯一的感觉便是更高效更流畅了。另外，2Do还提供了各种同步方式（Outlook，Toodledo等）。

当然2Do也有它的缺点。2Do的作者基本没有按照GTD的思想来设计整个软件，所以完全没有“收集箱(Inbox)”、“下一步行动(Next)”这一类Tab。不过我们可以自己建立这些Tab啊。加标签查看不是很方便，不过2Do提供了可以把搜索保存成Tab，也比较方便了。另外三个不可以删除的Tab（所有、今天、星号）也比较讨厌。但是瑕不掩瑜，有了Tab的方便，我实在不想再切换应用。直到我遇到2Do的大Bug：Tab复制错误。

有一天用2Do的时候备份了一下，结果还原之后就变成有三个Starred的Tab了（上图，右），而且无法删除，囧！

于是在Twitter上问2Do的作者，回答说“Will be resolved in the next update”，那么也就是传说中的2.0。我把2Do从iTouch上删掉又传了一次，没有三个一样的Tab出现了。不过我还是被搞的有点怕了，慢慢等待“2DO 2”吧。。。

4. Apiggo Todo

生活还得继续，GTD还得有容器。我现在用着Apiggo Todo。Todo是我不知道什么时候什么原因买的。有读者Airbag在评论里提到过。整个感觉来说，Todo算是中规中矩吧。另外感觉比较稳定，用起来比较踏实。

程序自带了“收件箱”，另外可以自己建立“下一步行动（Next）”和“Someday/Maybe”。情景和标签一应俱全，并且可以和Toodledo同步。看了下HoH介绍的Ultimate Todos，感觉Todo跟它差别也不是很大啊。两个都用过的同学可以发表一下看法吧。毕竟一个卖$9.99，一个只卖$0.99。

简单介绍就到这里，希望为大家勾勒出了几个软件的优缺点，能为大家根据自己的需求选择软件提供一点帮助。在本文的下半部分里，我将对几个软件进行横向比较，并且就使用手机客户端的几个关键点和一些困难（也许是传说中的困难）进行详细的分析。

未完待续…

另外一方面，我发现我的任务执行也达到了一个瓶颈，任务无法有效推进。所以对我的toodledo系统进行的调整。

我以前的folder是按照work，family，skill，knowledge，social等划分的。我当初这样划分是因为pro版本中有statistics统计功能，可以对folder中的任务数量和任务时间进行统计。我当时的想法是将任务按照分类（category）划分，来统计任务的分布情况。

然后我发现这样的划分对任务的执行效果并不明显。不明显的原因是，任务最重要的是执行。如果任务不能推进，那么再好的计划，效果都是要打折扣的。而folder按照分类来划分，虽然对于review是有帮助的，但是对于任务的分解与执行并没有明显的效果。比如在同样的一个work folder下面，有的属于计划阶段，有的属于执行阶段，有的则属于短期内肯定不会去做的。在work 这个folder下面，我无法清晰地找到要做的事情，所以每次打开work这个folder，都要花额外的时间考虑自己要做什么。

这个时候我才体会到GTD中status中的作用，体会到next action的重要性。其实status这个field是我在toodledo中用的最少的。即使用了，也无法发挥作用。可能还是因为我一直对status没有深入的理解。我觉得很多任务都是next action，而planning和someday/maybe任务没有多大的区别，都是现在不做的。只有等我自己的任务开始越来越多，无法有效消化的时候才意识到原来存在的问题。

我有大量的积压的任务，但是当时我不看status，所以在看folder的时候，很多精力都要思考现有的任务如何完成。但是，120个非重复任务里面，大概有只有20个是可以开展的，而余下的100个任务是现金没有精力去思考与完成的。如果都要做，那势必会让大脑觉得任务很多，压力很重，心情随之也变得焦虑。

所以，我以前就有个想法，将不做的任务缓存到一个“任务缓存水池”中，每次都捞出来处理一小部分。而由于每次都处理一小部分，这样你可以更专注（focus），可以将任务分解地更深更细。

所以，我将任务分为如下几个阶段：

1、inbox：进行任务收集。最关键的阶段之一。只有搜集了好的想法，才可能收获好的结果。这个阶段纸笔还是最方便的工具。
2、Pool：任务缓存池。相当于status中的someday/maybe。我只是起了一个自己感觉更形象、更舒服的名称。所有当前不会做的任务都放在这里。
3、Project：当前要做的复杂任务，一步无法完成。通过设置subtask进行分解。 相当于planning。
4、Action：直接可以做的任务。或者是经过project分解而来，并且现在可以做的任务。 相当于next action。
5、Incubation：在Pool和Project之间的一个缓冲地带，属于从Pool中捞出来，但是还没有变成Project和Action的
6、Milestone：Project中非常重要的任务，属于今后一段时间的关键性任务。设置这个阶段是因为project会有很多，会遮盖掉最重要的任务。 这样可以知道自己的主线是什么。

我把这几个阶段都设置成了folder，而原来的folder信息就放在tag里面。设置成folder的原因是got to do中只有folder和context可以进行filter。（我这里设置在folder中，也可以设置在context中。）

为了把工作内容分开，我专门设置了#work。为了对repeat任务进行区分和独立管理，我设置了repeat。其余一些基本的日常的或者重复的任务，我放在support这个folder中，我把这个folder设想成为支撑与后勤系统。

大致上就是这些folder。

这样，我就把任务按照任务的生命周期（status）来划分，可以一目了然地知道任务的阶段。

下面是大致的处理流程：

在Action中的完成后，需要对Project和Repeat中的进行分解，产生新的Action。如果Action中的任务比较多，可以设置status为next action。因为got to do中只支持一个status，就是Next Action。

这样做的好处就是

1、降低心理压力和焦虑。只要关注Project和Action就可以，对Pool中的任务可以不考虑。

2、专注带来高效。一个最大的好处就是容易分解。因为处理的任务量小，所以可以分解地更深入。虽然是每次做一小部分任务，但是从总的时间长度来看是一样的。只不过任务是划分为一块块完成的。

其实几个阶段的划分也是一种分解。

在project和milestone中的任务，其中可以马上做的任务就设置成为action，这样在action中就只专注于这部分内容。repeat任务也可以设subtask，马上可以做的就设置成为action。所以在project/milestone/incubation的folder中，subtask设置成indented，这样利于分解与规划。在action的folder中，subtask设置成flattened，这样不会将action过滤掉。

而在移动环境下面，最重要的就是一个执行。所以不必太在乎能不能在手机上进行规划或者分解。分解与规划的部分完全可以放在电脑上进行。