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GTD 的“笨”办法

Jan 9, 2013 by     3 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具, 纸笔GTD实践

最近智能手机坏了,恢复到原始的状态。就拿了本子记录待办事项,记录想法。

发现没有先进的工具,日子并非不能过。不用智能手机,少了一些多余的干扰与诱惑,多了一些时间进行思考。

App作为一种工具,很好,很方便,但是无法替你思考。GTD于我,是一种外在的系统,与自身的惰性进行制衡。但是发现,即使你的系统再完善,执行得如何,效果如何,工具本身是无法保证的。何况,手机GTD软件,用来分解任务,不够方便,相对纸笔,更让人感到局限。即使用桌面端做规划,还是会有些局限,可能会有更多地干扰。

促使我们向前的,应该,也只能是我们的目标或者激情,以及随之而来的自律。

思考力不足,使得GTD遇到瓶颈。把待办事项记下来,到完成事项,路程漫长。首先需要的,是自律,其次是思考,最后是执行。执行力很重要,但我之前对思考的重视不够。简单的执行,效果不一定好。随着清单上的事项越来越抽象,执行起来也越来越难。很多事情一开始没有明确的一二三步骤。而且分解任务是简单的,但是执行起来却“没那么简单”。我认为这是自己考虑不周到、不全面导致的,没有殚精竭虑地去将事物在内心消化掉、思考好。之前我有种将任务列表视为生活中的游戏的感觉,每勾掉一个任务,会增加自己的满足感与成就感。但现在看来,为完成任务列表而执行,是不够的。因为逃避了思考,而思考往往痛苦。而一旦逃避,错过了最核心的部分,就失去了效果。

我现在采用一种“笨”办法,每天一有空,一有空,就把重要的人和事都在脑中遍历一下,把本子上的内容遍历一下,多想想,下一步做什么。不偷懒,和记Anki类似,累。这让我回到了大学期间的脑力强度。毕业之后,一度感觉没有场合需要用到大学时候的那种脑力强度。现在发现只是自己之前考虑的内容太少,太局限了。其实很多小事,要做得漂亮,都要花心思,生活琐事,也需要你花精力去琢磨。求上上者得上。

我现在有些感觉到GTD“行云流水”的感觉了。过程并不让人舒服,感觉像跑1000米,跑完之后觉得很舒畅。

只有你在达到某种思考强度之后,GTD的工具才会真正起到辅助作用,否则可能成为变相的拖延工具。

 

 

presentation 可能是最重要的技能

Jun 24, 2012 by     12 Comments    Posted under: 寻找方法

听了一位老师的课程,主要讲西式的presentation,有感而发。

作为一个自认为偏geek的人而言,之前研究过很多的工具和软件,windows,iOS,android,mac,等等。但工具再复杂,其实相对于与人打交道,也简单很多。因为人很复杂,有各种反应,难以捉摸。

而与人打交道的过程中,很重要的一点就是沟通。而沟通的一个基本方式是presentation。很多情况下,你没有很多时间做准备,所以需要随时准备。比如在茶水间部门经理不期而至,拍拍你的肩膀,问你对公司最近业务的看法,你可能满头大汗哑口无言,或者不知道自己在说什么。

presentation是一种长期的基本功,需要平时去练习。因为如果你有足够的ambition,那么总有一天你会遇到C-level(那些C*O们)的质问,而那将是一场nightmare。所以,提前准备。

基本上,有三种形式的presentation

1.inspiring

比如年会上公司老总的致辞,上战场前将军鼓舞士气的话,不一定长,但是要感染人。

2.informative

说明信息,如产品技术宣讲会。

3.persuasive

说服别人,从一种观念转变到另外一种观念,很难。

西方的文明是从雅典发展而来,比较线性化,非常讲逻辑。不按照他们的套路来讲,他们会听不懂。

总体而言,遵从如下的过程

position—-proof—- rebuttal—- compromise

你提出你的观点(position),别人会提问,这起源于苏格拉底。你阐释证明(proof)。别人进行反驳,最后大家达成一个意见。

西方人非常注重data points,让事实和数据说话。

 

 

关于一些细节:

1.presentation的时候,先讲观点,再说论据,如金字塔,上尖下宽,有足够的支撑。论据一般遵从rule of three,3个论据就刚好。无论如何展开,都要close,总结,才会让人印象深刻,否则说再多也没用。

东方文明,包括儒家思想,说出来的任何一句话都是“公理”,比如论语,不需要其他论据支撑。所以得势的人可以step on others。

2.Q&A,一定要有Q&A,而且事先就说,如果有什么问题,欢迎最后进行提问。如果有人在presentation过程中打断你,简单回答后,说因为时间问题,放在最后回答。这样做是为了控制场面,控制时间,不至于被打断地七荤八素,混乱紧张。

关于问题,任何一个问题都看作是一次机会,因为提供了你一个机会进行close,进行总结。

3.presentation之前,要对场地和仪器设备进行检查,看看回声效果,看看字体后排的人是否看得到,演示软件是否兼容。

4.服装,正式场合,西装领带,皮鞋。西方人可以通过一个人的西装、衬衣、裤子、鞋子的不同款式、颜色,知道这个人的种族、姓氏、教育经历和家庭背景。第一印象只有一次,没办法改变,所以要尽量职业。可以看关于permanent style的书。

 

蔡康永说最有用的技能是说话,钢琴、书法、唱歌等都是没有机会经常用的,说话天天用。presentation也是,基本上与人说话,就会陷入三种presentation之一。当然,中国的方式与西方的不同,但是可以作为借鉴。

写这篇文章的想法是为了抛砖引玉,因为这是一个重要的课题,我个人还有很多的不足。欢迎大家一起交流。

omnifocus与gtd

May 25, 2011 by     13 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

最近尝试omnifocus,是一款Mac/iOS平台上体验很好的GTD软件。据说是最强的GTD软件,没有之一。这个软件需要mac配合才使用流畅。

Omnifocus 优点

OF最大的优点是任务可以分解到很细的粒度,支持无限层级(hierachy)。反过来意味着可以计划到很高的维度(6万英尺?)。多级子任务不会受限于不能添加子任务或者母任务而做变通处理,从而导致中断思路。这符合我之前的想法,好的系统需要2部分,一块计划,需要多级子任务;一块执行,生成某个情况下的列表,照着猛做。OF符合。

omnifocus支持多层级,子任务,我认为本质的原因是其主要是个mac上的native app,而toodledo是个web app,技术和性能上存在困难。现在感觉OF是无限子任务的,而且提供文件夹、项目、单任务列表等分类工具。多子任务的好处就是计划起来直观(intuitive),便于分解。

OF的第二个优点是其在mac,iphone及ipad上都有客户端,方便随身携带,执行,修改和调整任务。

第三,omnifocus支持添加附件,比如图片,文本,或者pdf等。toodledo虽然也有,但是需要pro plus帐号。这样就增加了很多可能性,比如将任务脑图或者流程图作为图片放在附件中,执行起来可以更加精确。这些文件可以同步到itouch,很不错。唯一的缺陷是附件多了之后可能延长同步时间。

omnifocus的一个小优点是支持任务手动排序,这估计还是native app与网页app(toodledo)之间的区别,另外也是因为omnifocus没有toodledo那样很动态的filter和sort功能的缘故。

omnifocus背景

omnifocus的前身是kGTD(2005),基于omnioutliner的一个脚本化应用,所以OF具有omnioutlier的基本特性,就是列表的无限层级,这包括project文件夹,context和任务本身。2006年下半年,omnigroup向kGTD抛出橄榄枝,kGTD向omnifocus进化。

化了1年时间,kGTD完成向omnifocus的转型,2007年11月OF公测,2008年1月8日,发布1.0版本。不过总的来说,OF的外在界面与kGTD差别不大。但是后台有了很大的改善。OF与其他GTD工具不同的是,其一开始就是基于omnioutlier的数据库,界面是后来才加上去的,这是“由内而外”的本质不同。

后来,omnifocus推出了iphone与ipad版本,同样无出其右。

Omnifocus的任务模式

Omnifocus的规划是在project模式下,执行是在context模式下。

omnifocus的无限层级,使得在任务规划时没有什么约束,可以使得你的任务系统十分完善和复杂,这同时也带来了一个问题,就是增加了执行任务时的信息成本。上百个任务中你去做哪几个?

执行的时候omnifocus提供三个工具进行任务筛选,时间(开始日期,截止日期),重要性(flag),场景(context)。在特定情况下,快速定位到某一个很短小的执行列表,是GTD系统的一个很实际、重要的功能。这几个工具要联合起来用,如果光靠最常用的时间工具,在你有5个过期,14个当天,30个24小时内的任务时,如何选择?

所以omnifocus还提供了透视图(perspective)工具来进行定制。这个很有用,尤其在iphone版本中。因为iphone版本的功能本来就没有桌面版本强,而且需要快速定位,执行任务,所以透视图功能很必要(虽然是在实验功能中,需要开启)。

Omnifocus 透视图

omnifocus的透视视图相当于toodledo的自定义搜索,不过其可以同步到itouch或者ipad,可以随身携带,比较实用。不过现在的透视(perspective)同步到iOS只支持基于context,而不是project,有点缺陷。不过瑕不掩瑜。

omnifocus中最常用的一个透视图:按照context分组,due排序,可用性筛选为available,状态筛选为due soon.对我而言在执行的时候,设置好start date时间,可以控制单位时间内可见的任务数量.

为了基于context分组透视图中divider的方便性,在context中设置priority和time,这样可以同时利用omnifocus的搜索方便性,输入可以少打几个字母。觉得priority还是必不可少,任务多的时候只可能选择重要的做。priority下面可以设置1,2,3级。时间粒度(如5分钟)也比context更实用。

自定义维度

omnifocus 的priority只有flag,没有status,没有tag,但是通过perspective,搜索,格式化的备注内容,可以自定义这些属性。因为搜索可以保存为透视图.比如,在备注中部添加#1,#2等来表示优先级,然后搜索#1,保存为#1的透视图,就知道这是优先级为1的任务.同样的方法可以设置tag,status.

通过搜索自定义属性的好处在于,可以增加任务的维度,在现有project,context,flag的维度下,可以增加status,tag等维度,把toodledo中好的东西借鉴过来.唯一的遗憾是perspective不支持多层及.

这样可以设置priority,status,time这些属性,然后可以建立一个任务,就叫dashboard,把这些属性的perspective链接放在note中,按照顺序进行查看任务,设置属性,分割列表,执行任务.可以在note中设置分割线,添加备注,引导顺序,这似乎可以做到flow,建立一个流,达到"行云流水"

在可以快速定位任务,细分列表,降低信息成本的情况下,就可以放心分解任务.就像开快车必须要保证刹车良好,接了订单需要保证有足够的生产能力.当然,关键约束还是执行力和时间.

Mac

mac可以用growl配合,进行提醒。

Mac有快速输入界面,键盘快捷键调出,在mac前十分方便。

iPhone

iphone透视图基于context的,不支持project界面下定制的透视图。这是因为,iphone本来就是一个执行工具,而omnifocus的执行是基于context的。

iPad

omnifocus的ipad版本是iphone,ipad,mac版本中最实用的一个版本,提供了forecast view,可以看到一周的安排,方便将任务在一周之间进行平衡。这点与pocket informant的日历功能有点像。同时,forecast view中可以整合ical日历,查看当天哪个时间段有空,十分给力。ipad版本还提供了review视图,也是iphone版本没有的。感觉上bonjour同步时,ipad版本也快一点。

技巧

Omnifocus link

omnifocus还提供了链接功能,以omnifocus:///开头,在mac上可以将folder,context,perspective,copy as link,这样在of的note中可以添加of link,这样在执行任务的时候可以更加灵活,像互联网一个可以自由跳转的native GTD任务系统还是挺有趣的。(toodledo也对任何一个任务提供唯一链接)

同步

在尝试了omnifocus的与omni服务器同步和与mac同步之后,感觉由于网速原因,局域网的bonjour模式的体验要比服务器同步好很多。而且,在没有外网的情况下,也可以用。在大多数情况下,bonjour同步足够足够了。毕竟,omnifocus的主体还是mac,没有web界面。

脚本

omnifocus支持applescript,这样的可扩展性就很大.网上有不少脚本。

omnifocus 导出的csv格式转换脚本,可以为treemap软件识别, http://t.cn/hBcL8Z

统计omnifocus中选择项目的累计时间,弹出窗口版http://t.cn/hBc2YA

omnifocus weekly review 脚本,看这周作了啥,修改为scrpt后缀就可以运行(mac)http://t.cn/hBcAyR

iOS上Google Reader阅读体验–Read it later结合Reeder

Dec 22, 2010 by     12 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

Google Reader的一个典型问题是未阅读条目“超标”,超出1000+并不稀奇。几天不读GR,未读条目就失控了。

虽然GR的阅读效率还是不能满足要求,但现阶段也没有比GR更好的阅读工具。不过可以借助Reeder、Read it later、instapaper等工具来优化阅读体验。

自从用过ipad上的Google Reader阅读客户端reeder之后,不得不说在平板上的阅读体验要比在电脑前好许多。一者是电脑前坐姿比较正规,不像平板可以坐在沙发、床上进行阅读,姿势也可以更自由。二者是客户端程序支持触摸和手势,更灵活。

其实iTouch/iphone上的reeder也很好。由于可以随时携带,我的大多数gReader阅读都是在iTouch上进行的。大多数文章我也就是看一下标题。毕竟,高质量的文章总是少数,gReader阅读过程就是一个筛选过程。我一般把重要的文章保持未读状态,放在电脑/ipad上看,或者放在讯飞语音中听。我以前的做法是将非重要条目标记为已读,在reeder中就是向右滑动。如果条目很多的话,就要划很多次,繁琐,效率不高。如果我一次性“mark all as read”就会把想阅读的重要条目也标记已读。

IMG_0082

 

很赞的是Reeder中的面板中,有一些额外的工具可以利用。

Read it later,这个工具可以使你在重要的内容留着以后再读。点击右下角的面板,在面板中选择RIL(Read it later),就会把文章发送到RIL中。这个过程中你可以进行其他Reeder操作,不影响阅读体验。

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iOS上的GTD使用体验

Dec 20, 2010 by     Comments Off on iOS上的GTD使用体验    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

最近toodledo的客户端从android的Got to do转到了iOS的toodledo和pociket informant,介绍一下自己的使用心得。

葡挞之前也介绍过iOS上toodledo与其他GTD应用(123),我这里做一个补充。

一、主用TD,辅用PI

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因为toodledo有API,所以数据可以通用,不同的软件可以和toodledo进行同步,Toodledo和Pocket informant可以联合使用。这是mylifeorganized等软件所无法比拟的。

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用toodledo来管理任务,Pocket informant来看日历和任务分布。

iOS上可以与Toodledo同步的软件很多,我个人觉得toodledo毕竟是官方的程序,更项属性与功能支持最完全,所以管理任务而言,只用Toodledo。而PI提供日历功能,这也是Pocket informant的特色所在,结合了task calendar。

有了这2个app,我在web版本上使用toodledo的时间减少了很多。

二、使用习惯

不可否认,工具对人使用服务的方式有较大的影响。在使用TD和PI之后,我的使用习惯也做了一些更改。

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