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长期规划与重复任务

Mar 5, 2009 by     6 Comments    Posted under: 在线GTD服务Toodledo, 寻找方法, 生活方式, 磨炼工具

最开始接触到时间管理、GTD的概念,总是以为有了这些方法,目标可以很容易地达到。

所以我尝试过不少软件,MLO,MS Project,Mind Manager,这些软件有一个共同的特点,可以很方便地分解任务,这是这些软件比outlook强的地方。(说实话,我一直不明白,Microsoft开发了这么多代的outlook,都到outlook 2007了,还是没有子任务(subtask)。)

我当时一般的做法是设立若干个大目标,然后美滋滋地层层分解,分解地很细,恨不得从现在规划到Game Over的那一天。Project里面的层级估计有10层以上,耐心地画上milestone,due date等。

但是现实生活总是无法与规划合拍,尤其是你的规划非常细,时间跨度又非常久时。所以结果是我几次重新画我的project甘特图,但是并没有多大的起色。生活他老人家依然我行我素,我只能在后面紧赶慢赶。

渐渐地,我才明白,这个世界太动态,变化太快了,一个人的大脑是无法进行这么复杂的规划计算的。

但是你有了project,尤其是mind manager这样的工具后,就会发生锤子问题(你手里拿着锤子,看到任何东西都觉得是钉子,忍不住要抡上一锤)。由于可以很方便地进行任务分解,就会忍不住将任务分解地很细。但其实这样不一定能够得到很好地实施。

后来,我用了toodledo.com的服务。生活不经意地有些改观。

由于toodledo的子任务也很差,虽然有子任务,但是只有一级子任务,而且操作也不方便,所以我几乎不用。

但是我发现,没有子任务的任务管理也不赖,并不是到了那种过不下去的地步。

在toodledo中,我用的最多的是repeat属性,重复任务。我把一些每天要做的,定期要做的事,都放在toodledo里面了。由于这些往往都是比较简单的事情,都比较容易完成,比如练字、跑步、记账、记日记、换洗衣物、看书、博客等。每天重复的任务在我总任务的50%以上。

所以,总体上来说,我从一个很复杂的任务分解系统,转到了一个相对简单的任务重复系统。

对我来说,后者更容易操作与执行。

我觉得从本质而言,我是从一个需要复杂规划的,具有投机色彩的project management,转到了相对简单的对生命及生活基本元素的投资。因为你事实上是无法知道你具体需要做什么来达到成功的,但是像健康、好习惯等是可以通过简单重复做到的。虽然这些东西并不能保证你可以成功,因为成功很大程度上看运气(根据Malcom Gladwell的书outliers),但是给了你底蕴、基线,使你差不到哪里去。

在生活中,我们可以努力提高我们优秀的概率,但是成功往往是小概率事件。

成长需要挣扎

Mar 2, 2009 by     5 Comments    Posted under: 生活方式

我觉得成长像一个指数函数,只有你挣脱了那曾经的原点,你才能更快地成长,并且越来越快。

我们介绍过一些工具

  1. 用google Reader来提高阅读效率
  2. 用听书软件来进一步提高阅读效率
  3. 如何高效地管理Email
  4. 如何管理自己的注意力
  5. 如何用用Toodledo来管理自己的习惯
  6. 用Google android 手机和在线服务来改善对数据与信息的控制与运用方式(1)(2)(3)
  7. 。。。

我们会继续扩展这个列表。但是今天我们要说的不是这些工具,而是一个心态的问题。

一个不断挣扎向前的心态,是所有事情的发端,就如青藏高原的雪山于长江与黄河。

(一)对工具的迷信

我以前也很迷信工具,我尝试过mind manager,my life organized,results manager,personal brain等软件。我一度寄希望于results manager,希望这个软件可以带给我的生活质的不同。

希望往往带来失望

在尝试了一段时间后,我发现事情不会因为你使用的工具的不同而显著不同。

(二)自我挣扎

但是这些尝试的过程本身,的的确确让我学到了一些时间管理、自我管理的方法。

这是一个挣扎的过程,你必须通过挣扎才能改善自己。

为什么?

因为你长大至今,那十几年、二十年的社会生活经历,使得你和这个世界有千丝万缕的关系,就像地球与太阳一样,互相受到万有引力的吸引。也如同大海表面的一粒小水珠,受着大海中无数的水分子的分子间的作用力的吸引,难以脱离“海面”。你每一步向前的尝试,试图脱离“海面”的尝试,都会被你内在被社会同化的部分与社会外在的巨大影响所拽住,难以脱身。

所以最开始的那一阶段是最困难的,你不断地尝试脱离,你周而复始地被拉到“大海”之中。

人类进化到这个程度,花了几百万年的时间,没有一个过程是简单而容易的。但是人最终进化成了人。

当你成功迈出最初的几步之后,之后的路会容易得多。

当你脱离“海面”之后,灿烂的阳光、新鲜的空气,使得你可以吸收更多的能量,感到更多的自由,可以越飞越高。

(三)进化

你在脱离了那种原始的方式与生活状态之后,你已掌握的良好方法可以使你获得好的生活,并同时找到更好的方法,并获得更好的生活。。。

这是一个迭代的过程。这就如同《黑客帝国》中的机器人,人类设计了第一代智能机器人(脱离“海面”),然后第一代智能机器人设计了第二代智能机器人,第二代又设计了第三代,这样第四代、第五代、第六代。。。

现在我们已经介绍的和今后我们将介绍的是这些第四代、第五代、第六代。我们介绍的这些工具与方法可以提高我们的效率,改善我们的生产力,但所有这些工具与方法只对已经完成了第一代进化的人有用。而很大程度上,第一代的进化,需要每个人自己完成。因为这是一个精神层面的过程,由内而外,而外力对这个过程的影响很小。

自助者天助。"God help those who help themselves."

李笑来在他的博客中介绍了《美丽心灵》中的纳什通过挣扎控制自己的大脑,不让自己被幻觉所控制。这是一个很典型的例子,大家可以看看这部电影,学习与回味一下。

最后,让我们一起进化吧。

Google android 手机—进一步提升你的效率与生产力

Mar 1, 2009 by     9 Comments    Posted under: 生活方式, 磨炼工具

我一直想写篇心得,关于Google Android,关于G1

我是Google的fans,从2007年就开始关注android。一度,我2008年的愿望是买一台Google Android手机。到2009年1月2日,我终于如愿以偿。

选择android,主要是因为Google。买了G1之后,那份欣喜超乎预期。

相比PC,我更钟爱手机。因为PC每天只有几个小时,可能你一天要切换好几个PC或者笔记本,但是手机是时时相随,一刻不离身的,手机上效率的提高,收益的时间更长,要比PC上效率的提高更有用。

所以我开始选择了windows mobile,用了1年半,最终还是选择了android,选择了G1。

下面来说说android与G1的过人之处吧

1、Google sync

google 推出了google sync,可以实现手机与gmail contacts和google calendar的同步,非常实用。

不过,G1上的同步功能更为强大,除了上述2个同步功能,还实现了Gmail的pushmail,一般邮件到达后5分钟之内会push到你的G1上。

有了G1之后,我完全摆脱了对outlook的依赖。G1将我日常用的google服务都拼接了起来,变得更加天衣无缝,行云流水。

无论是联系人、日历还是email,任何改变都只要做一次。无论你在什么地方,你通过任何一个浏览器做的修改,都会实时地反映到你的手机上,反之亦然。有些java 的"write once,run anywhere”的感觉。

你通过同事电脑上的chrome浏览器,进入隐身模式,修改的Google日历与联系人的信息在几分钟后就更新到你的手机上了,而且永远不会丢失。

无论手机丢了,死机了,刷机刷坏了,你最宝贵的数据还在,信息还在。

在这个手机成为快速消费品的时代,将数据存储在cloud中,可以使得手机的切换成本降到最低。

2、舒服的字体

android中的字体很舒服,类似微软雅黑,手机是随身带,时时看的,良好的字体是好心情的一半。就如同苹果的lucida grande字体的运用,是吸引众多苹果粉丝的重要原因之一。

3、丰富的软件

在继苹果开了App Store之后,Google也推出了程序Market,可以方便地下载程序,现在基本都是免费的。

基于Android的系统是开源的,平台很开放(不想苹果那样iphone那样封闭)。android是Linux底层 java虚拟机,这种linux java的灵活而开放的组合,理论上使得程序的设计没有boundary,潜力无限。我们会看到越来越多的好程序出现。

我2个月来使用的有用软件,比我一年半使用windows mobile 用到的软件多许多,也高效地多。

比如(由于没有破解取得root权限,没有截图)

  1. the weather channel 实时看到当时、接下来10个小时每个小时、接下来10天每天的天气情况
  2. voice recorder,是一款录音软件,支持一键将录音文件发送到gmail 备份
  3. my tracks,迄今为止最佳的锻炼与旅行记录工具,Google官方出品
  4. world clock,可以同时看到诸多大城市的时间
  5. Dayz,倒计时软件,设定n个重要的日子,然后倒计时。对我非常有用。
  6. handycalc,计算器软件。我用过WM上面的计算器软件,都很强大,但是这样免费、美观、好用的却很少见。
  7. tunewiki,自动下载歌词

软件很多,就不一一列举了。我觉得android结合了WM与iphone,比iphone实用,比WM美观爽眼。

4、webkit浏览器

这其实是我购买G1的终极原因。一个支持Ajax的浏览器,在这个即将开启的云计算时代,让这个世界更平,让个人的力量进一步提升。

手机的CPU虽然也在越来越快,但是总也快不过cloud中的成千上万的服务器。况且,再快的手机CPU也逃脱不了手机电池时间的限制。所以未来的趋势是将计算任务挪到cloud端,而手机更多是一个结果展示界面。

在这个3G、4G时代,快速的无线网络,加上具有无限计算与存储能力的cloud,个人的生产力将会提升到一个崭新的高度。

而这需要有一个中介来实现手机与cloud的连接,这个中介就是手机浏览器。

现在最好的手机浏览器是iphone的safari与android的chrome lite,二者都是基于webkit的,支持完整的桌面浏览体验。

微软的Windows mobile无疑也会埋头追赶,但是WM7的推出是2010年的事情了,我等不了这1~2年的时间了。

说说一些好的手机网站

  1. http://iphone.buxfer.com 记账网站
  2. http://www.toodledo.com/slim toodledo,迄今最好的GTD软件
  3. http://www.gyminee.com/iphone 免费的锻炼记录网站
  4. http://books.google.com/googlebooks/mobile 将整个google book的书放在你的手机浏览器上,读起来非常舒服

当然,现在的G1还有待完善,比如界面还是英文的,但是随着下个月cupcake的推出,相信到4月份之后会有越来越多的中文android手机。而且由于android是开源免费的,带来的手机价格的优势也将带给消费者更多的优惠。

你会选择一个android手机么?

你也是拖延症患者吗?

Feb 25, 2009 by     3 Comments    Posted under: 生活方式, 自我管理

你总是把事情拖到最后一刻才做吗?其实你也不是偷懒,只是想着动手却没动起来,而且还因此有点负罪感?你会不会常常暗下决心不再这样,但是却从未彻底改善?很可能这一习惯还没真的让你承担什么严重的后果,但是你的焦虑却周而复始,无法解除?

如果你符合上面的描述,那你很可能属于一个庞大但未被重视的群体:拖延症患者

别害怕,这并不意味着你有精神方面的疾病。事实上,心理学家还没有下决心把具有这些特征的人划归“病人”一类(该不会他们也在拖延干这件事吧^_^)。但是,如果这种“习惯”已经影响了你享受生活,甚至给你带了一些无法补救的后果,那么它和其他疾病似乎也并无本质上的不同。好消息是,医治这一“疑难杂症”可以是一个很快乐的过程。所以,请看下去吧!
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为什么要制订规则,以及回顾

Feb 22, 2009 by     7 Comments    Posted under: 寻找方法, 生活方式

在我试图把我的to-do list分成required和maybe时,我原本期望能够完成全部required的事件以增加成就感,结果却发现我把自己搞乱了。事实上对于我只有很少的事情是在特定的时间必须做的,对于那些maybe事件,那些可以选择在今天或者明天做的事情,我会犹豫今天到底要不要做完呢,直到最后期限前变成required。那些maybe事件形同虚设,把它们摆在那个列表上跟放在我心里没什么区别。

当我们随性安排自己的生活时,为什么结果经常不令人满意

我们将太多的精力花在选择做哪件事上,而对事情本身的关注减少了。许多人都有这样的经历:几个朋友聚在一起研究去哪吃饭,结果研究了一个小时也达不成一致。这一个小时要是用来享受美餐而不是浪费在争论上该多好。

The Paradox of Choice: Why More Is Less 中,Barry Schwartz说到:

If everything available to our senses demanded our attention at all times, we wouldn’t be able to get through the day.

就像书中的例子说的,我们每天早上面临刷不刷牙的选择,但我们都不把这看成真正的选择,因为我们根本没考虑不做这件事情。你明明白白告诉自己,要刷牙,事情就变得简单多了。当做什么定下来,我们只需要专注于工作本身。而提到专心,工作观2.0中说,我们从工业时代步入了信息时代,在这个时代,专心比勤奋更重要(也可以看刘威麟的博文或者南方周末上的文章)。

如何面对这个问题

1.为自己制订规则

The Paradox of Choice: Why More Is Less 中提到Second-order decision的概念,即先给自己制订一个规则,然后按照这个规则行事。书中举的例子是:如果系安全带是你的规则,你就一直系上它,不要再考虑开车一公里去趟市场值不值得费这个事的问题了。

无论以什么方式,或者按照什么顺序,事情都是要做完的。更多的选择真的使我们更灵活地安排生活吗?事实证明我们没有达到这样的目的,而是将自己困在其中。

2.经常回顾

Why You Should Learn a Productivity System的作者认为:我们应该学习一种现成的效率系统而不是创造自己的,因为你自己的效率系统还是用你自己的思维方式,长久以来得不到提高。我觉得不一定是这么回事儿,回顾恰好可以使你意识到问题并得到改进。回顾以及修改你自己的规则,一方面使它更高效,另一方面使它不断适应目前的状况。

这就是我们为什么需要GTD,需要习惯列表等等。我们需要把事情摆好,将它们合理地分配在各个时间段;我们为自己规定什么要做什么不要做。当那个分配的时间到来,它就是必须完成的任务,无论实际情况是否这样要求。你觉得那样“把自己绑得死死的”?事实上规则使终存在,现在的目的是我们自己,而不是别人——你的老板,你的合作伙伴——为你制订规则。

最终,我们要达到这样一个目的:始终在做重要但不紧急的事情。即遵循时间管理的四象限法则:

 

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