谁都希望每天有26个小时，甚至30个小时。试想，如果每天能多有两个小时，你会做什么？锻炼身体？读很久一直想读的书？收拾房间？和孩子们一起玩乐？什么都好…如果能多有这两个小时，不用工作，做自己想做的任何事情，那该多好！！！可是现实是：尽管上天很多时候都不那么公平，但在给予人们每天的时间上却很公正。

我们就想办法挣这额外的两个小时吧，Ali Hale（职业作家和博客写手——blogger? 这个词很新，也成一种标准职业了）给出了以下七个方法：

# 1 更早的起床

如果你是一个普通人，那么你的早晨应该比较赶：最后一分钟从被窝里爬起来，匆忙洗漱，如果比较幸运的话还能吃两口早饭，有时候还要照顾孩子、宠物，最后匆忙出门上班。

早起15分钟会让你有个喘息的时间。15分钟足够你安静地坐下来好好享受一下早餐。你也可以用这15分钟浏览你一直关注的书籍和杂志。（关于书籍和杂志，似乎国人不会像欧美人一样早晨起来就看报纸杂志。）大家也可以想想15分钟可以忙点啥？好好想象！！！

# 2 做个计划

在开始一天的工作之前（包括检查邮箱），好好做个计划。记录下今天需要完成的三件主要的事情，并在最重要的那件事情旁边画个大的星号。然后，你可以直接开始完成这件最重要的事情。完成之后，再开始一天正常的忙碌工作。这里的要点是开始最重要的事情是查收邮件、复印和整理办公桌之前。

虽然这点很简单，但实际上很少有人这么做。大部分的时候，人们总是在完成那些并非最重要（low-priority）的事情。真是，光顾着忙了，也不知道忙的是啥，而且也没啥效果。

# 3 批处理任务

把相似的任务放在一起完成。当从一件事情转到另一件的时候，人脑需要一些时间适应。如果经常性的在回复电子邮件、写报告和整理办公桌这些任务变换，你基本上就容易注意到你最终的目的。

很多时候，人们还傻傻地认为自己的工作效率很高（因为似乎脑子就没有停止过运转），事实确实大家在不断地浪费时间。

如果要处理很多邮件，那么一次性的一起处理，电话、文件整理、复印和其它相似的任务也尽量一起完成。

# 4 规划大块的时间（Block out chunks of time）

我想每个人心中都有些大计划，比如说，写本小说、创业、马拉松比赛等等。可似乎，无论什么样的大家花，大部分的人都没有时间来完成，甚至取得进步。

处理这些大计划的最好的办法就是把它们强加入我们的时间表中。空闲时间不会自己出现，你必须自己主动的创造这样的时间。（怎么有点类似说“时间就像牛（or…《….黄金甲》）奶一样，挤一挤总是有的。”当然，你得找对牛…而且…挤对地方…（隐晦笑话））

拿出一个周末的下午，告诉家人和朋友你已经有了特别的安排，然后就开始完成心中的那个大计划。

# 5 不要多任务同时处理（Multitask）

很多人会说，同时处理做个任务能提高效率。事实上，除了让你感觉忙碌之外，什么忙也帮不上。坚持事情一件一件的完成能让你始终更加的专注，提高工作效率和质量。记住：there’s nothing efficient about rushing a job which you then end up having to redo.

关于是否要同时处理多个任务，我还是不太确定。我个人平时还是比较倾向于多任务机制。我将阅读一些相关的文章，整理出来，也许明天你就能在葡挞看到一些专家的观点。

# 6 专注

完成一个特点任务，务必保持专注。工作的时候，突然想起必须给某某电话怎么办？拿笔在便签本上记录下来就好了，然后继续完成你正在做的工作。

相比较那种遇到什么任务就做什么任务的工作方法，专注于主要任务的工作方法无疑能大量节省工作时间。

# 7 准时完成工作

最后，创造时间的最好的办法就是准时完成应该完成的工作。如果你是一个雇员，那就努力在下班时间之前把所有的工作做完——至少一周总有几天能做完。（当然，有一些企业有加班传统，那就得另算了）。

如果是自己在家工作（比如说什么作家？职业写博客的人），那就更需要自律了，因为很难分清下班的时间。

再次问问自己，如果一天多有两个小时，你会做些什么？做自己想做的事情！！！

作者Mr. Self Development 列出了对他个人非常有用提高效率的七步骤。当然，在正文的开头前沿部分，作者也不免俗套地（不是贬义，只是个人看的是在是太多了）指出，“方法没有万能的，只有付出实践，才能知道是否有用”。

# 1. 记录下你的目标，并给一个确定的期限

很多人都知道这步，但是很少人能付出实践。这一步的关键在于明确定义你的任务及相对应的完成期限。写下你的目标及期限，等于告诉自己究竟要去哪里。

“If you’re not making the progress that you would like to make, and are capable of making, it is simply because your goals are not clearly defined.” —— Paul Meyer (who is considered by many to be the founder of today’s personal development industry. )

# 2. 做一个用来完成任务地简单计划

显然，只有目标和期限还不够。有了目标，就好像你有了要去地方地“地址”，这会帮助你明确方向。但是，你还需要一个计划，或者说“方向”。

注意，计划必须是详细具体的（detailed）、有针对性地（specific）和对目标有直接影响的（direct impact）。

# 3. 计划好每天的关键任务

这里的“关键任务”是指会直接影响到达成目标的事件。比如说，你的目标是写本书，那么关键任务就是每天写两个小时。

注意，每天的关键任务不能超过三项。

# 4. 先完成最困难的关键任务（Ugly Frog）

这里用“Ugly Frog”来形容那些你不愿意面对的任务。对待这类任务最好的办法，就是在最开始的时候就完成它们。

注意，能否完成关键任务往往是整个目标能否实现的关键。所以，你已有时间空挡，就先吃掉这些“丑陋的青蛙”吧！

# 5. 专注于手头上的任务

“无法专注”（Broken Focus）是不能实现目标的最重要的原因。

Paul Meyer said, “Productivity is never an accident. It is always the result of a commitment to excellence, intelligent planning, and focused effort.”

你必须集中注意力于你的关键任务，就像水手总是时刻注意他前往的海港的港口。不要让任何不相关的事物阻碍你完成已经计划好的每天地关键任务。

注意，关键在是在各种干扰（distraction）面前，你是否仍然能保持注意力。干扰随时会来，你正在看这篇文章的时候也许就有干扰。你要面对各种干扰，直接忽视最好。

你有哪些分心的事？如何避免分心？你要小心的分配自己的时间，完成你每天的关键任务非常非常重要。

你要经常问自己这样的问题：我正在做的事和我的目标有关么？这件事的重要性是10级还是只有5级？ 我正关注在自己最重要的3个任务上么?

# 6. 学会说“不”

对于和你目标不一致的任务，尽管说“不”。“不”这个词很可能是节约时间的最好办法，想要提高效率，就要提高说“不”的几率。

你首先要学会对自己说“不”，你的大脑习惯性的喜欢新鲜的东西，从而让你脱离轨道。所以，记住尽管对这些新鲜的且和关键任务无关的东西说“不”吧！如果一个人有一个好主意，要他最快的放弃这个主意，最好的办法就是给他2个好主意。（Tthe quickest way to stop a man with a good idea, is to give him two.）

# 7. 追踪和报告进展

最后，最好的刺激自己前进的办法就是来自其他人的压力。把你的目标告诉别人，然后经常性地告诉他们你的进度。（比较难翻译，keep them posted on your progress? 也不知道这样翻译对不对）

明确地知道自己要向一个特定的人在一个确定的期限叙述自己的一个清晰的目标，这非常有激励效果，对提高效率非常有帮助。（Knowing that I have to be accountable on a specific goal, on a specific day, to a specific person, is a great motivator.）

目标和期限要明确，计划要明确，关键任务要明确，任务如何完成的时间安排要明确，进度记录要明确。这些都清楚了，进步就不难了。

总之，不要让这篇文章像其它的好文一样—-只是被简单地浏览，然后肤浅地思考，最后完全忘记。去实践一下，看看是不是对提高你的工作效率有效果。

“Remember nothing just happens, you have to make things happen and you start by getting into action! ”（这么长一句话，不就是想说“实践才是王道”么！）

图1是我拍的一个法国普通超市销售的日程管理本。图2 和3是我随便挑的几款本子的封面。超市的日程管理本都不是很贵，一般不到10欧，便宜的就两三欧，更贵一些的记事本要去专卖店里买或者网上订购。（法国有一个比较知名的牌子叫Quo Vadis，质量很好，就是很贵。在taobao上一看，随便一个都要至少100人民币，有点小奢侈）

图1 超市的货架                           图2 Quo Vadis的产品               图3 普通的日程本

日程本在法国的广泛使用估计会超出你的想象。刚开学，去实验室报到，领了一个(图4)；去银行办银行卡，银行又给送了一套（图5）；坐到办公室，旁边的同事正在欣赏新买的日程本。

图4 银行促销的一套日程本                                图5 实验室的日程本

这也不能怪法国人，生活方式决定。我来法国的最大感受：第一，假期多；第二，约会多。假期多，我绝对不夸张，去年一年我几乎三分之一的时间在休假。周末双休就不说了，暑假和圣诞节点长假也不能少，各种节日也必放，如果赶上节日是星期二或者星期四，那更好了，星期一和星期五也直接休假，称之为“桥”。这么多假期，你没有一个本子提醒怎么能行呢？约会多，这个约会不是指男女之间的约会，而是指各种提前约好的会面（你说国内称这种情况叫什么？），具体原因不知道，但是具体例子就很多：去医院要约会、去学校找某某老师要约会、去银行办理业务（不是所有的，你取、存钱就不用约了）要约会、甚至你去理发都要先定个约会，要是耽误了，你必须得重新预约，时间可不等人哦。一个朋友想去配一副眼镜，结果一个约会只接排到6个月之后了，要是这次耽误了，HOHO…所以呢，买个日程本记下比较保险。

需求决定供给，所以法国超市各种各样的（指各种尺寸、外观、主题和风格）日程本就不足为奇了。印象最深刻的是我的“英文科技论文”科目的老师，几乎把什么事情都写在她的日程本上，她上课时不时地会停下来拿出她的日程本来记些东西。记得她问“你的报告时间（做一个报告就是这个课的考核方式）”，我说“上午”，她问“上午几点”，然后我说“9、10点吧”，接着就看见她眼睛大大的的看着我，我赶紧补充了一句，“九点整”，然后她很满意地在本子上写了下来。（有点crazy？如果你看过美剧“Big bang theory”，Lenord的表现会更加惊人。）

简单结合一些图片介绍下法国一般的日程本的结构吧。本来想结合国内的日程本说说区别的，无奈我对国内用的日程本实在不熟悉（你就想啊，我一个学生，在国内读书的时候，啥大事没有，有个课表就行了，如果有人请吃饭，估计早记到心里了，嘿嘿）

图6 一本典型的法国日程本的内容

我随便翻看了一下，有些日程本比较简单，有些比较复杂。不过基本结构都差不多，首先的几页是常用的工具（例如：个人信息、单位转换工具等等），其中最重要的是节日提示页，法国几乎每天都是节日，只是有些节日放假、有些不放；然后是日程本的主要内容：1）两页，每天都是一行；（应该是记录一年中一些特别的事情）2）每天的日程，比较有意思的是每天日程只有有限的（比如8个或者12个）空行，而且行号从8开始，也就是说第一件事情就是8；3）笔记（Notes），一些空白页面。另外，有一些日程本还会有每月的行程记录，通讯信息记录页等。

其实，我猜想所有的日程本都差不多，如果有心人，用几张便条就能搞定自己的日程管理，有些人呢，即使再好的日程本都还是会忘记一些重要的安排。不过可以试想，如果很多事情都能在一个本子上有所提示，忘记的概率还是会降低很多吧。如果形成了一种使用日程本的习惯（其实，基本上欧美的每一个中高级主管都有自己专门的日程安排本，所以日程本的合理使用应该是一项必须的职业技能），生活应该会更有效率。

但是法国人的日程本也基本上体现了两个基本原则：第一，总体和局部关系，先总体上记住一年或者一个月之内的最重要的事情，然后才是分日记录，这样就不会过于注意几天及未来几天而忽视了一些比较重要的长期安排；第二，局部有限原则，一天不能超过12件事情；如果一天要做的事情（值得记录的）超过12件，估计你的生活比较紊乱了，你需要的估计是停下来思考自己的生活方式，而不是盲目的忙碌。在“A4纸工作法”中也强调，人们在短时间处理的信息能力是有限的，所以呢，你如果不是事无巨细的记录的话，一天12件事估计你要做完也不太可能，所以呢，还不如按重要顺序写好，有个四五件能做完，做好，应该也算略有小成吧。

来法留学一年了，感受颇多。具体到细节上，因为自己的文笔拙劣，难以描述。又或许是文字的能力有限，不足以用聊聊数语表达人的细腻感受。但总体给我的感受是，在法国的生活是很安逸，法国人似乎是在享受生活（当然，法国虽然有比较好的福利和社会保障制度，但是生活差距很明显，举一个简单的例子，法国的超市是大家主要的购物场所，可是不同的超市的价格相差很远——也就是有些超市的确可以冠名为“贵族超市”，有些价格非常的便宜，定位为低收入人群，在这些超市买东西感觉有些怪怪的）。在我看来，主动积极地使用日程管理本也代表了一种对生活的态度，生活是自己的，主动去计划生活，而不是终日忙碌而不知为何而忙。

近日利用闲暇之余读完了三木雄信的《“A4纸”工作法》，在自己的日常生活中也尝试使用，有些感触和思考，故结合对本书的内容总结一并和大家分享。

什么是“‘A4纸’工作法”？

简而言之，在一张A4纸上画各种“表单（格）”去管理你的工作、思维、会议等等。（似乎，表格在现代企业中发挥着超级能力，如《哈佛管理表格全集》，个 人生活管理中使用表格是否也能发挥超强能力，本书似乎想给出一个肯定的答案。）几个主要章节的标题都很吸引人，比如用“一张A4纸”充实你的职业生涯；用 “一张A4纸”锻炼你的思考能力；用“一张A4纸”激发创意；用“一张A4纸”掌握写作能力、说话能力、学习方法。针对不同的事务，作者设计了不同的表 单，据说有48个之多。虽然，书中引言中介绍到“本书是为那些上司制定了很高的目标，以致于不得不加班、周六日出勤的上班族而写的”，但我想对我这样的普 通学生其中的一些方法同样适用。

实际上，《“A4纸”工作法》一书中提及了很多的方法是我们耳熟能详的，比如日程管理、流程图、鱼骨图、脑力风暴等等，书中的特别之处在于作者对这些方法进行深入分析并简化，转化成能一个个能概括在一张A4纸上的表单。一张纸的简单实用是书中所提倡的重要原则。

为什么“‘A4纸’工作法”有效？

实 际上这个包括两个问题：第一，为什么是A4纸？第二，工作法为什么有效？第一个问题，书中其实想说的是，只需要一张纸就能做好自己的日常生活管理，原因在 于“魔法数字”【1】的存在，人的把握处理能力有一定的限度，所以无论是A4纸还是B5纸都可以，记住只需要用一张纸记录的有限信息就足够你忙活一阵了， 如果你贪多用一个本子记录了非常多的信息，你不但没有办法同时处理，相反还可能因为精力分散遗忘了一些需要你马上处理的信息。第二个问题，要从“表单（格）”的内容说起。任何一个表单都包括“目的”、基于此目的“应该做的事情”和“期限”三个要素。通过表单来明确目标是一个核心问题。对于团队，如果能够明确地设定好目标，再将拥有必要情报和权限的人聚集起来，确定好应该做的事情，并进行分工，工作便自然而然地展开了。对于个人，则需要设定好目标，然后获取必要的资源和信息，确定工作的步骤，工作细分之后便能相对容易的展开。

注释：【1】“魔法数字”——据说，一般情况下，人类一次能够把握和处理信息的数量在七加减二之间。也就是说，虽然人与人之间有一定的差异，但是人在大体上看一眼的瞬间，能够把握的数量最小为五，最大为九。这个数字也被称为魔法数字。

一些具体的表单

这部分列举了一些我正在使用的，或者我觉得非常不错、将来会使用的表单。

1）“日程管理表单”

要点：不能只注意每天的日程安排，而要同时注意每周和每月应该做的事情（以防止重要事情遗忘）；因此，该表单分“每月表”和“每周表”。

具 体：我们首先要在日程管理表单上写上最终目标（用名词性短语，而不是长句文章），接着写每月目标，然后再详细地写出每周目标。而且，每个每周上要标注日 期。在每周目标中，考虑好是否需要先做某件事，确定好每个每周目标的日期顺序是很重要。而且，如果是由自己负责，则写上自己，如果是需要委托某人做的事 情，则写上相应的人名。事情完成之后，把相关内容用一根红笔划上删除号。

2）“简要流程图”

要点：将工作程序或流程做成图示；避免繁杂的符号，尽量简单；划分和整个工作有关的部门的时候尽量不要超过5个；

具体：只使用”长方形”、”↓（箭头）”和”文档符”；”长方形”中填写相应部门的主体业务，”↓”用来表示部门之间的关系，也就是说，在工作程序从一个 部门转移到下一个部门的时候使用，”文档符”中填写在这个过程中产生的输出文档（站在下一个部门的角度来看的话，就是输入文档）；标准化的业务流程确定； 从明确各部门的主体业务和输出文档开始做起。

3）“脑力风暴表单”

要点：不同于传统的“脑力风暴”；采用新的步骤和方法；

具体：以一个例子说明——你组织一个小组关于构思产品开发和解决问题办法的脑力风暴，可以按以下步骤走——

1. 给小组的每个成员发便签（Post it），每人10个；

2. 随意写上”产品开发创意”、”缩短交货期的方法”、”品质改善方法”、”压缩成本方法”， 注意这里注重量和非质；- 10 min

3. 收集、阅读便签；内容相同的重叠起来贴上，内容相似贴在一起，这是一个要点，这期间如果有人提出新的意见，也写到便签上，贴到板子上；30 min

4. 总结收集起来的意见；讨论并确定最优意见；20 min

5. 废除脑力风暴的规则，将商品开发创意和解决问题的办法具体化；（成本、交货期、品质等观点讨论意见的可行性）

4）“演讲表单”

要点：用一张A4纸写演讲稿，避免冗长的演说，这种方法只适合于时间比较短的演说

具体：演讲之前把整个演讲过程想清楚，在A4纸上写下你最后想表达什么样的观点和信息；然后往回推，写下要表达这个观点和信息，必须提前说的有哪些，列出 几点；每个必须说的点，可以有补充的，就把想补充内容的关键字写下；想一个比较好的开场白；（可以考虑详细写在纸上，好的开头容易让你自信，不那么紧 张），然后按照顺序说那些小论点，记住你可以补充说，如果这个时候忘记了一些补充材料也没有关系，只要你把主要小论点一说，加上最后的结论，一个结构完整 的演讲足够赢得大家都掌声。

5）“故事化表单”

要点：相信这个表单有用（呵呵，这个是我说的）；故事是有固定结构的；（我不知道，感慨初高中没有学好，要不然在书上看到这些内容也不会这么新奇）

具体：以某个公司总裁做为什么成功的演讲为例；此“故事化表单”是一种通过将故事的结构分成“①成就 ②契机 ③冲突混乱 ④危机 ⑤高潮”五个部分，来描述自己或公司（项目）的轨迹（成就谈）的方法。简单说来，故事情节会首先讲一下成就（成功），这之后再以回顾的形式讲开始的部分。 然后经历各种迂回曲折、不断摸索（冲突混乱），并遭遇到逆境、危机等场面，然后进入高潮部分，最后迎来圆满解决（再次回到成就），剧作家会一边明确 5W1H（【When】（何时） 【Where】（何地） 【Who】（何人） 【What】（做了什么） 【Why】（原因）【How】（如何做的） ），一边事先组织好这种故事情节。

注意哦，相比成就谈，人们对失败谈更感兴趣。相比顺风顺水的人生，波澜起伏的人生更感人，更能深深地打动职场新人。下次你要是做成功演讲，可千万别重点说你是如何的成功，而应侧重讲讲你遇到的困难，经历的失败。这个对这个普通人来说更有吸引力。

经常说，简单的事情重复做就会不简单（熟能生巧？）。几张A4白纸能不能达到书中提及的“搞定你全部工作”的效果（于我而言，能“大幅度提高效率”就很不错了），得看你我能不能坚持简单重复了。

PS: 这本书腾迅读书有连载，在网上随便检索一下就能找到这本书的电子版，书的内容不多，有兴趣的读者可以找一本书进行研读。

受过科学训练的听众相对应未受过训练的听众更加注演讲的内容，但是语调和肢体语言的重要性还是非常突出。

Body Language and Voice

1. 站直，两脚稍微分开，总是面朝听众。你可以扶着讲台（lectern），如果有的话；但是不能坐在上面，靠着也不行。
2. 手势、身体的移动、脸部表情都可以帮助你抓住听众的注意力。
3. 不做手势的时候，双手怎么样？两手可以握着放在肚子前方，但是不要太紧。
4. 避免身体习惯（physical mannerisms）如玩笔、pointers、口袋里的硬币，摆弄头发等等。
5. 眼神。这点非常重要，通过和听众的眼神交流可以帮助演讲者评估演讲的效果。如果听众看起来很困惑或不太肯定，演讲者就需要慢下来，并重复重点。尽量做到整个演讲90%的时间眼神是放在听众身上的。
6. 用一种谈话的语调演讲，注意不要说的太快。有人认为说的快可以显示自己对内容的熟悉，实际上说的太快只能别人感觉你很紧张且缺乏自信。注意停顿（Plauses are essential to a strong delivery）！介绍一个新的要点和展示了一个新的图片的时候都需要停顿，让听众有时间思考和过渡。
7. 微笑。A smile at the opening and here and there in the presentation sends a powerful nonverbal signal to the audience that you are comfortable, self-assured and in control. An occasional smile also help you to relax.

Visual Aids (辅助工具)

一个好的报告，辅助工具必不可少，如一种常用的一种辅助工具——幻灯片（slides）。（其实这个不是很流行现在，大部分的报告都用PPT，但是正规的学术会议上还是经常可以看到）。使用注意幻灯片时候要注意三点，

1. 听众不能同时听和读！这里再次提及这点，因为这点真的很重要。
2. 规则——每三分钟最多使用一张幻灯片。
3. 规则——每张幻灯片最多只有八行文字，尽量中核心词语，力求保持简单。（keywords）

另外一个经常使用的辅助工具——POWERPOINT

使用PPT的主要问题：字体大小和字体类型，背景和文档的背景颜色，数据太多，每页的内容太多。

1. 字型和大小:避免全部使用大写字母；字体大小可以为18号字或者大些，如果是参考文献 用14号字；用Sans Serif字体（如，Arial）
2. 颜色：Dark letters against a light background are best for smaller rooms or for teaching; Light letters against a dark blue or black background work better in a large room;Avoid red/green combinations;choose colours carefully.
3. 布局：Keep the layout and style as consistent as possible; Every slide should have a heading; Keep text blocks short and simple;Keep text blocks short and simple: try to limit text blocks to two lines each;it is often effective to ‘unveil’ a list point by point; Do not overuse animations and do not have any screeching sounds as text enters; Do not cram too much information into one silde; try your best to include a simple image on every slide;But do not use too many slides.

Signposting

路上有很多标志和指示语，简单的一个词语就能让人知道怎么走；做科技讲座的时候是同样的道理，在过渡的时候，下面一些词语会非常的有用：to move on; to go back; to summarize; to expand on; to recap; to turn to; to digress; to conclude; to elaborate on.

这三部分都是我上课时候的笔记，我也没有很多做英文报告的经验，也希望在以后不断进行实践。个人认为一个成功的报告就是让别人知道和理解报告者想表达的东西，只要有助于帮助理解的方法和细节都应该采用。

当我们准备报告内容的时候，我们习惯性的使用很多正式的词语（formal words），常用一些我们写科技论文的常用句子。这是一个很明显的失误，因为这些句子有点晦涩难懂，拉大了我们和听众之间的距离。

正确的做法：You should think of a presentation in English as a conversation, a little one-sides,but a dialogue nonetheless. Simple words are best.

当老师提出这点的时候，班上的法国人都很难以理解，因为在他们日常生活中总喜欢说很长的句子用很正式的词语，所以这点对以拉丁文（Latin-based）为基础的语言为母语的学生有点难，对我们亚洲人倒是无所谓。

下面左边是一些常用的正式词语，一般在报告中很少使用，都用右边的词语代替，大家自己选择一下，以后记得在报告中尽量使用这些简单用语。

1-F 2-G 3-H 4-B 5-I 6-A 7-D 8-J 9-E 10-C

几点忌讳：（１）当我们有比较大词汇量的时候，总是想着用一些不常用的词语；（２）使用一些行话（Jargon）来显示你的能力

（３）用很长而且负责的句子。（Long, elaborate senteces are a sign of a good speaker?）NO!!!!

Written English vs. Spoken English

Marie-Hélène TOMLINSON 老师是一个英国人，但是一直在法国工作，听了无数的英文报告，很多时候听报告的感觉——表达方式和内容都没有问题，但是就是不习惯，原因就是很多语言是用来读而不是用来听的。

我随手拿起桌子上的一篇文章，写下第一句话：The analysis of more complex flow physics has been required continuously with the development of aerospace industry and it has been also true in the field of computational fluid dynamics. 你会在做报告的时候说这么长的句子么？没有必要，而且说了之后大家听的也费劲，用长句是做英文科技报告中最吃力不讨好的事。简单把上面的句子分成几个短句：The analysis of more complex flow physics has been required. This is beause of the development of aerospace industry. And the field of computational fluid dynamics also need.

大家可以看看下面的几个句子，有没有问题？

1.  ……and then I am going to give some examples of …….

2.  …….secondly, I’d like to talk abouthe issures related to…..

3.  …….finally, I will look at the possible application of ……

当我们说讲座的计划表（schedule）是，将来进行时（the future continuous）常常用到（I will be ….ing / I am going to be …ing），但是我们往往用错，比如说上面1. 的正确的表述应该是：……and then I am going to be giving some examples of …….，你也可以把其它两个句子进行类似改正。当然，你也可以用更为简单的说法：today, I will present……

一个原则：You do not have to use it but it is quite common.所以你可以不说，但是你听到了也不要奇怪哈。

Passive VS. Active

Written English 和 Spoken English的一个重要区别： Spoken English多使用主动语态，而Written English 多使用被动语态。–In active senteces, the subject performs the action. Examples: The technician repairs the machine. –In the passive, the subject is not important or is not know. What counts is the result, the action itself, and not the person who performs the action. Examples: The machine is repaired.

COMPOUNDS

1. COMPOUND NOUNS（复合名词）

A centrally-located fifty-eight floor two hundred and ten metre high glass and concrete office building–这是一个词哦，有点长吧？注意两点：这个复合名字最重要的词语是哪个？ 怎么读？（我好像不能给出标准答案，大家自己想吧）

Plurals in compound nouns, 复合名词的复数，这点也很重要，我想下面的这个例子和规则可以帮很大的忙。

A 4 piston engine = an engine with four pistons; Two 4 piston engines = two engines with four pistions；规则：Only the last noun in a compound noun can be in the pural form.

2. COMPOUND ADJECTIVES（复合形容词）

A compound adjective is a group of words that qualifies a noun. 常见的有两种形式：

—ING form in compound adjectives: active form. The noun that is qualified produces an effect. For exmaple, a sound-absoring device: a device which absords the sound.

—ED in compound adjectives: passive form. The noun that is qualified is submitted to an action. For exmaple, A hand-operted tool: a tool that is operated by hand.

解释起来还比较麻烦，最好的办法就是记住两个例子，估计大部的问题都能解决，实在不行就只能再查查资料了。

这是《怎样做英文科技报告》第二部分，还剩下第三部分近期总结完，主要内容将会包括：常用的书面语的代替表达；Signposting的活用；（先简单说明一下：大家知道道路上有各种标志，简单的一个词语就足以让我们怎么走，这和我们口语表达的实质是相同的——使用简单用语）；Visual AIDS and boundy language（辅助工具和肢体语言）；TIPS FOR POWERPOINT PRESENTATIONS.

1. Introductions

听众总是很挑剔（应该说越来越挑剔），他们会在很短的时间决定是否喜欢这个演讲者，是否想听这个报告。而这个决定是受到演讲者的外表、她或他的站立的方式和他|她说第一句话时和听众的目光交流。所以一开始的时候总是要特别注意，因为大部分的讲座在一开始就失去了许多潜在的听众。

It is essential to speak slowly at the beginning as nervousness speeds us up.

开始的时候总是要慢，不要着急，尤其是用英语作讲座的时候更是如此。但是大部分人总是会不由自主的加快语速，这个也容易理解，因为紧张，想着越快结束越好，直接的结果语速很快。You should begin a presentation in a cheerful way with a smile.

那么具体怎么开始，第一句话说什么？

有一些选择：比如说（1）考虑到内容比较难懂，先表示歉意；（2）因为没有足够时间准备，先道歉；（3）介绍自己的一些相关的信息；（4）告诉听众不要用问题打断报告；（5）开始之前讲一个小的笑话；（6）告诉听众整个报告大概要持续的时间；（7）告诉听众是否会有散发材料（handout），等等。你会如何选择？

简单说一下我们和老师讨论的结果：（1）和（2）绝对不允许，（3）注意到要提及自己的相关信息，那么什么是相关信息?比如说教育经历、研究兴趣、现在研究单位等等，不要太多；（4）可以考虑，但是注意以下两个句子的表述：

1） 可以打断：Please do feel free to interrupt me at any point.

2） 不希望打断：I will be happy to answer questions after the presentation.

（5）这一点很有意思，因为我们上课的是来自世界上不同的国家，结果发现一般来自欧洲的同学都比较赞同这点，但是来自亚洲的同学就觉得很奇怪，今天去听的这个讲座，报告人应该讲了不下十个小笑话，我感觉很别扭，但是周围的同学和老师都觉得不错。所以，如果你的演讲对象主要是欧洲人话可以尝试一下，但是注意笑话不能太长，更要考虑到文化、性别差异（尽量不要用国内的朋友间经常说的日本人的笑话和荤段子）。于我的想法：既然有这么多选择，而这个你又拿不准，所以最好放弃；

（7）也是靠一考虑，但是一个问题？如果你有相关的散发材料，你会在报告之前还是报告之后发呢？这个问题，仁者见仁，智者见智。可以提醒的一点是，我们做报告是希望通过语言告诉听众一些东西，而不是希望听众把有限的时间用来读你的材料上（这里有一个研究结果和一个直接的生活经验：科学研究发现—人不可能同时用耳朵和眼睛接收信息；生活经验也告诉我们一旦一个讲座有点难懂，手头上如果有相关文章的时候，绝大部分人都会选择阅读相关材料，必然同时停止通过听来接收信息），从这点来说在报告之后再发是比较好的选择；另一方面，如果分发材 料是重要的数据和图表的话，在演讲之前发更容易让听众理解。

2.Introduction常用的句子

FRAMEWORK

Good morning/ afternoon, ladies and gentlemen.

My name is (………….) and I am currently completing a (………….) in (………….)

This morning/afternoon, I am going to be presenting/ reporting on/ talking about (注意这里的表述方法，老师重点强调一定是这样表述，和我们日常说的有点不一样)

OR: The subject/ topic of this presentation is (………….)

I have divided my presentation into three parts

I will begin by outlining the main goals of my (our) project/research giving you an overview of the history of (………….)

filling you in on the background to the project

making a few observations about the issues in (………….)

Then I will going on to discuss the implications of (………….)

highlight the main advantages of (………….)

I will finish by looking at the application/ prospects of (………….)

making recommendations regarding (………….)

关于报告的持续时间的表述：

My presentation will last about 20 minutes.

关于控制报告的连接词，下面两套足够了，但是不要用混：

1） First of all/ Then/ After that/ Next /Finally, I am going to describe (………….)

2） Firstly/ Secondly/ Thirdly/ Lastly I will take a look at (………….)

一些小提示：

Smile and establish eye contact with the audience

Speak clearly and not too fast

Use visual aids to emphasize your points—As you can see, …..

Use simple, short sentences and words

Throughout your presentation, make sure to pronounce the ‘’ French-looking’’ words in an English way—

因为我在法国上课，大部分的法国学生因为法语和英语接近，所以即使在日常生活中讲英语的时候会把一些单词发成法语的音，所以这条之对说法语的学生来说有效；

最后介绍两个非常强大的专业词典网站：merriamwester.com 和granddictionnaire.com 你很多英语长的专业词语（很多复合名字等等），你拿不准发音，上这两个网站查查，总能找到答案。

先写到这里，下一次我会主要写一些关于Spoken English和Written English的区别（我们也称之为Language）; 具体怎么使用simple, short sentences and words；另外的一些细节，比如说PPT的使用注意事项等等。