Articles by " jian"

让每天时间更多的7个方法

Dec 8, 2009 by     5 Comments    Posted under: 寻找方法, 生活方式, 自我管理

本文的原文来自dumblittleman.com,原文标题:Seven Ways to Create More Time In Your Day 发表时间:11/18/2009 注意,本文不是完全按照原文翻译。

谁都希望每天有26个小时,甚至30个小时。试想,如果每天能多有两个小时,你会做什么?锻炼身体?读很久一直想读的书?收拾房间?和孩子们一起玩乐?什么都好…如果能多有这两个小时,不用工作,做自己想做的任何事情,那该多好!!!可是现实是:尽管上天很多时候都不那么公平,但在给予人们每天的时间上却很公正。

我们就想办法挣这额外的两个小时吧,Ali Hale(职业作家和博客写手——blogger? 这个词很新,也成一种标准职业了)给出了以下七个方法:

# 1 更早的起床

如果你是一个普通人,那么你的早晨应该比较赶:最后一分钟从被窝里爬起来,匆忙洗漱,如果比较幸运的话还能吃两口早饭,有时候还要照顾孩子、宠物,最后匆忙出门上班。

早起15分钟会让你有个喘息的时间。15分钟足够你安静地坐下来好好享受一下早餐。你也可以用这15分钟浏览你一直关注的书籍和杂志。(关于书籍和杂志,似乎国人不会像欧美人一样早晨起来就看报纸杂志。)大家也可以想想15分钟可以忙点啥?好好想象!!!

# 2 做个计划

在开始一天的工作之前(包括检查邮箱),好好做个计划。记录下今天需要完成的三件主要的事情,并在最重要的那件事情旁边画个大的星号。然后,你可以直接开始完成这件最重要的事情。完成之后,再开始一天正常的忙碌工作。这里的要点是开始最重要的事情是查收邮件、复印和整理办公桌之前。

虽然这点很简单,但实际上很少有人这么做。大部分的时候,人们总是在完成那些并非最重要(low-priority)的事情。真是,光顾着忙了,也不知道忙的是啥,而且也没啥效果。

# 3 批处理任务

把相似的任务放在一起完成。当从一件事情转到另一件的时候,人脑需要一些时间适应。如果经常性的在回复电子邮件、写报告和整理办公桌这些任务变换,你基本上就容易注意到你最终的目的。

很多时候,人们还傻傻地认为自己的工作效率很高(因为似乎脑子就没有停止过运转),事实确实大家在不断地浪费时间。

如果要处理很多邮件,那么一次性的一起处理,电话、文件整理、复印和其它相似的任务也尽量一起完成。

# 4 规划大块的时间(Block out chunks of time)

我想每个人心中都有些大计划,比如说,写本小说、创业、马拉松比赛等等。可似乎,无论什么样的大家花,大部分的人都没有时间来完成,甚至取得进步。

处理这些大计划的最好的办法就是把它们强加入我们的时间表中。空闲时间不会自己出现,你必须自己主动的创造这样的时间。(怎么有点类似说“时间就像牛(or…《….黄金甲》)奶一样,挤一挤总是有的。”当然,你得找对牛…而且…挤对地方…(隐晦笑话))

拿出一个周末的下午,告诉家人和朋友你已经有了特别的安排,然后就开始完成心中的那个大计划。

# 5 不要多任务同时处理(Multitask)

很多人会说,同时处理做个任务能提高效率。事实上,除了让你感觉忙碌之外,什么忙也帮不上。坚持事情一件一件的完成能让你始终更加的专注,提高工作效率和质量。记住:there’s nothing efficient about rushing a job which you then end up having to redo.

关于是否要同时处理多个任务,我还是不太确定。我个人平时还是比较倾向于多任务机制。我将阅读一些相关的文章,整理出来,也许明天你就能在葡挞看到一些专家的观点。

# 6 专注

完成一个特点任务,务必保持专注。工作的时候,突然想起必须给某某电话怎么办?拿笔在便签本上记录下来就好了,然后继续完成你正在做的工作。

相比较那种遇到什么任务就做什么任务的工作方法,专注于主要任务的工作方法无疑能大量节省工作时间。

# 7 准时完成工作

最后,创造时间的最好的办法就是准时完成应该完成的工作。如果你是一个雇员,那就努力在下班时间之前把所有的工作做完——至少一周总有几天能做完。(当然,有一些企业有加班传统,那就得另算了)。

如果是自己在家工作(比如说什么作家?职业写博客的人),那就更需要自律了,因为很难分清下班的时间。

再次问问自己,如果一天多有两个小时,你会做些什么?做自己想做的事情!!!

七步提高效率

Dec 7, 2009 by     Comments Off on 七步提高效率    Posted under: 自我管理

本文的原文来自dumblittleman.com,原文标题:7 Must Read Productivity Steps to Finally Getting Things Done. 发表时间:10/30/2009

作者Mr. Self Development 列出了对他个人非常有用提高效率的七步骤。当然,在正文的开头前沿部分,作者也不免俗套地(不是贬义,只是个人看的是在是太多了)指出,“方法没有万能的,只有付出实践,才能知道是否有用”。

# 1. 记录下你的目标,并给一个确定的期限

很多人都知道这步,但是很少人能付出实践。这一步的关键在于明确定义你的任务及相对应的完成期限。写下你的目标及期限,等于告诉自己究竟要去哪里。

“If you’re not making the progress that you would like to make, and are capable of making, it is simply because your goals are not clearly defined.” —— Paul Meyer (who is considered by many to be the founder of today’s personal development industry. )

# 2. 做一个用来完成任务地简单计划

显然,只有目标和期限还不够。有了目标,就好像你有了要去地方地“地址”,这会帮助你明确方向。但是,你还需要一个计划,或者说“方向”。

注意,计划必须是详细具体的(detailed)、有针对性地(specific)和对目标有直接影响的(direct impact)。

# 3. 计划好每天的关键任务

这里的“关键任务”是指会直接影响到达成目标的事件。比如说,你的目标是写本书,那么关键任务就是每天写两个小时。

注意,每天的关键任务不能超过三项。

# 4. 先完成最困难的关键任务(Ugly Frog)

这里用“Ugly Frog”来形容那些你不愿意面对的任务。对待这类任务最好的办法,就是在最开始的时候就完成它们。

注意,能否完成关键任务往往是整个目标能否实现的关键。所以,你已有时间空挡,就先吃掉这些“丑陋的青蛙”吧!

# 5. 专注于手头上的任务

“无法专注”(Broken Focus)是不能实现目标的最重要的原因。

Paul Meyer said, “Productivity is never an accident. It is always the result of a commitment to excellence, intelligent planning, and focused effort.”

你必须集中注意力于你的关键任务,就像水手总是时刻注意他前往的海港的港口。不要让任何不相关的事物阻碍你完成已经计划好的每天地关键任务。

注意,关键在是在各种干扰(distraction)面前,你是否仍然能保持注意力。干扰随时会来,你正在看这篇文章的时候也许就有干扰。你要面对各种干扰,直接忽视最好。

你有哪些分心的事?如何避免分心?你要小心的分配自己的时间,完成你每天的关键任务非常非常重要。

你要经常问自己这样的问题:我正在做的事和我的目标有关么?这件事的重要性是10级还是只有5级? 我正关注在自己最重要的3个任务上么?

# 6. 学会说“不”

对于和你目标不一致的任务,尽管说“不”。“不”这个词很可能是节约时间的最好办法,想要提高效率,就要提高说“不”的几率。

你首先要学会对自己说“不”,你的大脑习惯性的喜欢新鲜的东西,从而让你脱离轨道。所以,记住尽管对这些新鲜的且和关键任务无关的东西说“不”吧!如果一个人有一个好主意,要他最快的放弃这个主意,最好的办法就是给他2个好主意。(Tthe quickest way to stop a man with a good idea, is to give him two.)

# 7. 追踪和报告进展

最后,最好的刺激自己前进的办法就是来自其他人的压力。把你的目标告诉别人,然后经常性地告诉他们你的进度。(比较难翻译,keep them posted on your progress? 也不知道这样翻译对不对)

明确地知道自己要向一个特定的人在一个确定的期限叙述自己的一个清晰的目标,这非常有激励效果,对提高效率非常有帮助。(Knowing that I have to be accountable on a specific goal, on a specific day, to a specific person, is a great motivator.)

目标和期限要明确,计划要明确,关键任务要明确,任务如何完成的时间安排要明确,进度记录要明确。这些都清楚了,进步就不难了。

总之,不要让这篇文章像其它的好文一样—-只是被简单地浏览,然后肤浅地思考,最后完全忘记。去实践一下,看看是不是对提高你的工作效率有效果。

“Remember nothing just happens, you have to make things happen and you start by getting into action! ”(这么长一句话,不就是想说“实践才是王道”么!)

法国人的日程管理本

Sep 15, 2009 by     14 Comments    Posted under: 使用OneNote, 生活方式

首先必须得讨论一下日程管理本(或者简单就称为“日程本”)的英语怎么说。开始的时候总是检索“notebook”,发现基本检索不到什么有效信息。最后问了一下同事,”Agenda book“或者”schedule book”才是比较标准的说法。

图1是我拍的一个法国普通超市销售的日程管理本。图2 和3是我随便挑的几款本子的封面。超市的日程管理本都不是很贵,一般不到10欧,便宜的就两三欧,更贵一些的记事本要去专卖店里买或者网上订购。(法国有一个比较知名的牌子叫Quo Vadis,质量很好,就是很贵。在taobao上一看,随便一个都要至少100人民币,有点小奢侈)

DSC00182CN_AC_Soho09_PhotomontageDSC00189

图1 超市的货架                           图2 Quo Vadis的产品               图3 普通的日程本

Read more »

对“‘A4纸’工作法”的总结和思考

Sep 3, 2009 by     4 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

近日利用闲暇之余读完了三木雄信的《“A4纸”工作法》,在自己的日常生活中也尝试使用,有些感触和思考,故结合对本书的内容总结一并和大家分享。

什么是“‘A4纸’工作法”?

简而言之,在一张A4纸上画各种“表单(格)”去管理你的工作、思维、会议等等。(似乎,表格在现代企业中发挥着超级能力,如《哈佛管理表格全集》,个 人生活管理中使用表格是否也能发挥超强能力,本书似乎想给出一个肯定的答案。)几个主要章节的标题都很吸引人,比如用“一张A4纸”充实你的职业生涯;用 “一张A4纸”锻炼你的思考能力;用“一张A4纸”激发创意;用“一张A4纸”掌握写作能力、说话能力、学习方法。针对不同的事务,作者设计了不同的表 单,据说有48个之多。虽然,书中引言中介绍到“本书是为那些上司制定了很高的目标,以致于不得不加班、周六日出勤的上班族而写的”,但我想对我这样的普 通学生其中的一些方法同样适用。

实际上,《“A4纸”工作法》一书中提及了很多的方法是我们耳熟能详的,比如日程管理、流程图、鱼骨图、脑力风暴等等,书中的特别之处在于作者对这些方法进行深入分析并简化,转化成能一个个能概括在一张A4纸上的表单。一张纸的单实用是书中所提倡的重要原则。

为什么“‘A4纸’工作法”有效?

实 际上这个包括两个问题:第一,为什么是A4纸?第二,工作法为什么有效?第一个问题,书中其实想说的是,只需要一张纸就能做好自己的日常生活管理,原因在 于“魔法数字”【1】的存在,人的把握处理能力有一定的限度,所以无论是A4纸还是B5纸都可以,记住只需要用一张纸记录的有限信息就足够你忙活一阵了, 如果你贪多用一个本子记录了非常多的信息,你不但没有办法同时处理,相反还可能因为精力分散遗忘了一些需要你马上处理的信息。第二个问题,要从“表单(格)”的内容说起。任何一个表单都包括“目的”、基于此目的“应该做的事情”和“期限”三个要素。通过表单来明确目标是一个核心问题。对于团队,如果能够明确地设定好目标,再将拥有必要情报和权限的人聚集起来,确定好应该做的事情,并进行分工,工作便自然而然地展开了。对于个人,则需要设定好目标,然后获取必要的资源和信息,确定工作的步骤,工作细分之后便能相对容易的展开。

注释:【1】“魔法数字”——据说,一般情况下,人类一次能够把握和处理信息的数量在七加减二之间。也就是说,虽然人与人之间有一定的差异,但是人在大体上看一眼的瞬间,能够把握的数量最小为五,最大为九。这个数字也被称为魔法数字。

一些具体的表单

这部分列举了一些我正在使用的,或者我觉得非常不错、将来会使用的表单。

Read more »

怎样做英文科技报告-3(完)

Apr 30, 2009 by     Comments Off on 怎样做英文科技报告-3(完)    Posted under: 寻找方法, 演讲技巧, 英文科技报告

有众多研究者研究了对演讲的听众的影响因素:内容(content)、语调(tone of voice)和肢体语言(body language)。其中一个著名的模型Dr Albert Mehrbian’s communication mode给出了各部分的影响比重,估计这个结果会让你有点吃惊。

Three elements

Impact

Content

7%

Tone of voice

38%

Body language

55%

受过科学训练的听众相对应未受过训练的听众更加注演讲的内容,但是语调和肢体语言的重要性还是非常突出。

Body Language and Voice

  1. 站直,两脚稍微分开,总是面朝听众。你可以扶着讲台(lectern),如果有的话;但是不能坐在上面,靠着也不行。
  2. 手势、身体的移动、脸部表情都可以帮助你抓住听众的注意力。
  3. 不做手势的时候,双手怎么样?两手可以握着放在肚子前方,但是不要太紧。
  4. 避免身体习惯(physical mannerisms)如玩笔、pointers、口袋里的硬币,摆弄头发等等。
  5. 眼神。这点非常重要,通过和听众的眼神交流可以帮助演讲者评估演讲的效果。如果听众看起来很困惑或不太肯定,演讲者就需要慢下来,并重复重点。尽量做到整个演讲90%的时间眼神是放在听众身上的。
  6. 用一种谈话的语调演讲,注意不要说的太快。有人认为说的快可以显示自己对内容的熟悉,实际上说的太快只能别人感觉你很紧张且缺乏自信。注意停顿(Plauses are essential to a strong delivery)!介绍一个新的要点和展示了一个新的图片的时候都需要停顿,让听众有时间思考和过渡。
  7. 微笑。A smile at the opening and here and there in the presentation sends a powerful nonverbal signal to the audience that you are comfortable, self-assured and in control. An occasional smile also help you to relax.

Visual Aids (辅助工具)

一个好的报告,辅助工具必不可少,如一种常用的一种辅助工具——幻灯片(slides)。(其实这个不是很流行现在,大部分的报告都用PPT,但是正规的学术会议上还是经常可以看到)。使用注意幻灯片时候要注意三点,

Read more »

葡挞生活微信公众号


productivelife


您需要通过RSS订阅葡挞吗?

您可以通过订阅Rss来得到更新通知,提高阅读效率(?)。我们推荐下面这些在线订阅服务:

订阅到豆瓣

订阅到鲜果

订阅到有道

您也可以通过 E-mail 来订阅,或者通过手机阅读。


关于葡挞

葡挞是一个群体博客。我们希望通过搜集、整理和自己的思考,来创造一个全面个人管理的体系。

...了解葡挞


106
Unique
Visitors
Powered By Google Analytics

搜索相关网站