Articles by " Helen"

用OneNote做GTD之Inbox进化实践

Jun 9, 2009 by     8 Comments    Posted under: 使用OneNote, 寻找方法, 自我管理

我的OneNote个人笔记本里面,有一个Time Organizer分区专门用来做时间管理。现在它已经自己改了个名叫“GTD小秘书”以附庸风雅。接下来要分享一下我的“GTD小秘书”分区之Inbox页面的改进过程,希望能给各位带来一点启发。

inbox页面

在Inbox页面中,我每天晚上标注这一天完成的事和整理第二天要做的事。我的笔记本电脑不会时刻跟着我,她需要独处的时间,也没有与手机同步,我是根据需要同时用OneNote和纸笔。OneNote为主;纸笔作为补充,记那些确实需要随身携带的小提示,比如乘车路线,要去图书馆借的书等等。我的Inbox很简单,也在以简单的逻辑做着小改进,改进的原则是逻辑更清晰,使用更方便,更有利于回顾。它的进化过程是这样的:

第一阶段:只把每天的事项扔进Inbox里,完成打个勾,没完成就不理它,搁着。这是我的Inbox诞生阶段,基本没经过思考,太随意了。在OneNote中制作表格非常方便,只要Tab > 增加一列;一列写完后Enter > 换到下一行。不用菜单也不用快捷键。将文字转换成表格同样,直接在需要分列的地方按Tab,后面的字就会分成另一列。当然,这个表格也很简洁,没发现有填充颜色的功能。

inbox第一阶段

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化繁为简

May 13, 2009 by     Comments Off on 化繁为简    Posted under: 寻找方法, 自我管理

我希望自己的生活简单有序,就像葡挞小小的时候,Cowoo说的:

“作为一个个体来讲,我希望我的生活变得更有条理,我能够更高效的完成我的工作和生活中的各项事务。毕竟,谁都只能活一次,我希望能够腾出更多的时间和精神来享受生活,而不是被一些小事缠身。而我为维持这样有条理的生活所作的要尽可能的少,我的原则要尽可能的简单。”

天方写了《用列表的方式总结自己》,我觉得是一个非常简单有效的方法。那么在生活的其它方面,还有什么简单的方式呢? Read more »

常立志?立长志。

May 2, 2009 by     5 Comments    Posted under: 自我管理, 追问目标

看吧,五月份已经开始了。照例,迎接我们的该是一个假期。每年这个时候,我都感到惊讶:一年转眼过半,而这些日子里我又做了什么?过去的日子,“像针尖上一滴水滴在大海里”。每年的开始,总以为一年是漫长的,直到迎来这个假期,才发觉时间的匆匆。

你还记得年初的信誓旦旦吗?还记得开学时的满腔热情吗?还记得工作计划的一纸狂言吗?

我们不缺乏激情。然而激情如火,是会熄灭的;生活却是长久的。怎样将一时的激情转变为坚持不懈的动力?大体上有以下途径可以参照:

性格决定命运,而习惯决定性格。习惯不是轰轰烈烈开展起来的,而是锱铢积累培养形成的;它不需要你具备任何技能,换句话说,在这一点上任何技能都帮不了忙。 Read more »

用OneNote进行团队合作

Apr 20, 2009 by     8 Comments    Posted under: 使用OneNote, 寻找方法, 磨炼工具

之前分享过《用OneNote组织我的生活》,那时候只用OneNote作为“个人笔记本”,最近有机会利用“工作笔记本”,发现了一些功能很方便,真是“麻雀虽小,五脏俱全”。再次觉得OneNote是一张白纸,你带着它随便写随便画。不过这张纸已经不是普通的纸,却保留了纸张的方便性。

  • 会议录音

小组讨论时,作为录音工具。只要打开OneNote,可以一边记笔记一边录音。录音保存为wma格式,会默认以所在页面的名字命名,可以另存为。与录音相同,也可以进行录像,用笔记本自带的摄像头就可以,不过我没用过。

开始录音的方法是:在OneNote中选择“插入”>“录音”。OneNote会自动为你添加录音的开始时间。

在OneNote中录音

录音和录像中录进去的话是可以搜索的,前提是:1.你需要在“工具”>“选项”>“录音和录像”中勾选“允许在录音和录像中搜索字词”;2.录制时尽量清晰;3.你必须在计算机空闲时让OneNote保持运行以便为录音创建索引。很耗资源,耗时,我觉得这个搜索功能不太实用。

  • 实时共享会话

在实时会话中,通过网络连接到一起的人们可以同时处理同一个笔记本页面,就像大家围坐在一起讨论一样。输入地址和密码,就可以加入到会话中。讨论之后每个人都
保留有一份笔记副本。当然我们需要一起讨论问题时,可以群聊,可以发邮件,但是群聊不如这种方式直观,邮件实时性比较差。别忘了OneNote还有绘图功能呢,这是用其它方式共享所做不到的。

建立共享会话的方法是:在OneNote中选择“共享”>“实时共享会话”>“开始共享当前分区”,你就可以把当前分区共享给你的同伴了。
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张弛有度,细水长流

Apr 8, 2009 by     Comments Off on 张弛有度,细水长流    Posted under: 生活方式, 葡挞闲话

这里我想分享两个故事。

第一个故事:在一个信息系统项目组,做代码重构(Refactor)和回顾(Review)时,需求方对一个同学的模块提出了很多改动要求,有的只是普通改动,有的有难度。而不管哪种要求,那个同学都要想一会儿,然后说“这个有难度,我尽力吧”,或者提出一些技术问题等待双方共同来解决,几乎没有一个痛快答应的。我听着很长见识。她把所有可能的问题考虑到,提出来,根本不为了面子或者为了迎合客户去满足他们的要求。

许多个人管理的法则中都有一条叫做“勇于说不”,一般是提倡要敢于拒绝没有意义的事情;在这里,“说不”也有另外一个含义:降低他人的期待,让自己可以轻松应对,游刃有余。在上周的文摘中,Cowoo提到了The Biggest Waste of Time,也正是我想提的:

“听内心的声音,而不是被面子所累或者为了取悦于人。”

第二个故事比较著名:撑竿跳运动员布勃卡实力很强,但是他每次参加比赛都只将成绩提高1厘米。此举使他一次次拿到金牌并不断打破世界纪录。

一个人的精力和能力都是有限的,不仅需要在横向的维度,既各项事务间分配精力能力,也需要在纵向合理分配。

通过以上两个故事想说的是,一个对自己有规划的人,不应该活在别人的期待中。应该学会拒绝,学会隐藏,或者说,要低调。像那个传说中讲一千零一夜故事的女子一样,留着自己心中的故事每天讲一个,使我们能够轻松面对每天的生活。

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