知易行难：知识与技能
Posted under: 前几天重温了一下卡耐基的处世的艺术（How to Win Friends & Influence People），发现卡耐基在20世纪初就已经有了下面的叙述：
四个良好的工作习惯：
1. 把你的桌面清理干净，只保留与目前工作有关的物品。
2. 按照事情的轻重程度去做。
3. 当你碰上问题，要马上解决，或做个决定，不要搁置一旁。
4. 学习如何组织、授权与督导
第1点多像我们在如何保持注意力集中提到的，第3点简直就是GTD面对事情的流程。第2点我们在做得更少，做到更多也提到，针对第2点，天方说：
因为本身这个过程是要自己实现的。就像有了地图，还是要自己到达目的地。
我觉得是知易行难。
李笑来说，有些阶段无法跨越，需要慢慢实践。
我的想法类似，我们了解了相关知识，那还不够。因为自我管理是一种技能，一种可能需要花费我们很长时间去掌握的技能。知识和技能是不同的，后者需要反复的练习。就像游泳一样，不下水的人，即使了解再多游泳的知识，第一次也还是要喝喝水的。
这周读了GTDLife上David正在写的职场小说小强升职记的第二章，感觉很不错。其中尤以应用“猴子法则”走出第三象限和那个每次一件事的故事给我的印象深刻：
查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出一个问题：‘请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。’李爱菲于是递了一张纸给他，并对他说：‘写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。即使任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，就坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其他方法，你也同样无法完成它们；而且倘若不借助某一件事优先的次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。’
正如卡耐基所说：
长期经验告诉我，没有人能永远按照事情的轻重去做事。但我知道，按部就班的做事方法，总比想到什么做什么要好得多。
如果你有一个目标，朝着它努力吧，我们自然不可能在第二天就实现全部的梦想。大部分好的结果都是由一个个微小的努力重复而得到。而我们自我管理的技能，也需要时间去训练。就像瘦身，如果你着眼长期目标的话，效果往往会好得多。好吧，还是让我引用卡耐基的话做结束语：
假使萧伯纳没有为自己定下严格规定，维持每天要写五页的稿子，他可能永远是个银行出纳员。他度过九年心碎的日子，九年总共才赚了三十块稿费……
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每周文摘用来记录每周从各种媒介上获取的关于个人管理和效率提升的信息，每周五刊出。
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每周回顾：概念、要点、工具
每周回顾是David Allen在Getting Things Done中提出来的每周对自己的个人管理系统进行清理和更新的一项措施，相信每个读过GTD的读者都不陌生。译言上也有同学翻译了Lifehacker上的文章：培养每周回顾的好习惯。GTD中讲到：
为了真正确保整个管理系统值得依赖，关键的技巧就是从一个更高的角度入手，定期地恢复你的心智、更新你的系统。
我觉得Lifehack上关于每周回顾的文章也说得很好：
No matter how organized you are, how together your system is, how careful you are about processing your inbox, making a task list, and working your calendar, if you don’t stop every now and again to look at the “big picture”, you’re going to get overwhelmed. You end up simply responding to what’s thrown at you, instead of proactively creating the conditions of your life.
确实，基本上每种个人管理的系统都有某种程度的回顾和反省。比如这里的每周回顾，比如以前提到的神圣的一小时。人是健忘的动物，定期对内心进行的审视可以帮助我们更好地把握人生前进的方向。Zen Habits讲，至少每周回顾一次你的目标，是实现你目标的关键习惯。很多GTDer也反馈说，自从他们补上了每周回顾这个环节之后，GTD才真正显现出它的威力来。那么下面让我们来看一看如何才能更好的进行每周回顾。
我们要在每周回顾的时候回顾一些什么内容呢？在GTD书中，第八章提到了如下的一些要回顾的内容：
散页纸
你的笔记
前一天日程表上的数据
即将使用的日程表
清空大脑
回顾“工作”（和更重要的结果）清单
回顾“下一步行动”清单
回顾“等待事宜”清单
回顾所有相关的项目
回顾“将来某时/也许”清单
回顾“悬而未决”和辅助资料
要富于创新意识和开拓精神
这一列表已经很好很详尽，然而在最后一条而Zen Habits则对每周回顾进行了简化，并加重了对于目标的回顾：
回顾你的长期目标，中期目标和短期目标
回顾你的笔记
回顾你的日程表
回顾你的清单
设定你的短期目标和放置你的“大石块”
当然，你得根据你自己的需要裁剪或者细化这个每周回顾的Checklist。之前我在网上Google每周回顾的模板，结果在David Allen的公司DavidCo中发现了Excel版本的每周回顾模板（注意回复#9有一个改进版本）。在其中发现了Get Clear，Get Current, Get Creative三个分类，开始不明白什么意思，直到读到DavidCo的音频书GTD>Weekly Review中把每周回顾分为三个阶段才明白（这里的叙述主要来自Dustin Wax的评论）：
1. 清理（Get Clear）
在这个阶段中，我们对自己的个人管理系统进行清理，清理过去一周中进入我们系统的事项。在进行了一些实践的基础上，我把以下的内容纳入了我的清理阶段：
- 清空大脑，更新Inbox
- 清理邮件中的@Later和@Waiting标签，更新Inbox
- 回顾和清理项目，把未完成的事项放入Inbox
- 回顾和清理Next Action，更行Inbox
- 回顾一周的晨间日记，习惯列表，以及其他各种列表
- 回顾一周的Google Reader中的Notes和加星号项，把重要文章保存到Scrapbook中
- 清理文件系统，包括Download和My Documents
- 清理各种零碎文件 、票据
进行清理之后，对于自己过去一周的状况就基本比较了解了，然后可以进入下一阶段：更新。
2. 更新（Get Current）
更新阶段主要包括以下内容：
- 查看接下来一段时间（周/月/季度）的日程表，并更新日程表
- 清空Inbox，把主要事项安排到Next Action、Calendar和Reminder
- 备份文件等
3. 反省和计划（Get Creative）
在这一部分，则要对自己的目标，计划以及方向进行规划。正如有人的评论中说，清晰的期望+执行=非常棒的结果（Clear Expectation + Execution = Awesome Results)。我们真的需要时不时停下来看一看自己在前进的路上所处的位置，并想一想自己将前往何方。
- 回顾长期、中期及短期目标
这其实也就是GTD里面讲的“Horizons of Focus”，也就是从X万英尺的高度来审视自己(X=0—5
)。 - 回顾Someday/Maybe列表，看哪些可以放入目标中
- 设定短期目标，一般是设定一周的目标
本来模板中还有”Any Creative & Courageous Ideas”，不过我觉得既然系统已经把所有出现的Idea随时捕捉下来了，也就不太需要在每周回顾的时候进行头脑风暴了。这里放上GTD Weekly Review Checklist，欢迎各位下载和讨论：）
下载：GTD Weekly Review Checklist（英文）
下载：葡挞每周回顾清单（中文）
另外，要坚持每周回顾还有一些其他的要点可以遵守，比如说将每周回顾放到你的日程表中去，在工作完成之后再进行等等，总之就是避免打扰，认真完成。好啦，这篇文章已经太啰嗦，就先写到这里。欢迎各位讨论和分享每周评论的心得哟~
注意力管理，以及习惯
这周在GTDLife论坛中，w提出的问题“如何拉回神游的自己”引起了众多朋友的热烈讨论。从讨论中我们发现，这好像不是一个特殊的问题，很多朋友都有过这种的体验。其中葡挞的作者HoH介绍的Leechblock非常不错，对于有兴趣控制自己注意力的同学可以找来尝试一下。上网一搜，发现褪墨在2007年就已经介绍过这个软件，是我孤陋寡闻了。至于使用的经验，这里和这里的介绍都还不错。
1. 注意力管理
其实注意力不集中的问题在Internet时代尤其严重，Productivity501上就讲Internet时代我们的注意力区间已经变短了，变得习惯浏览而不喜欢深入阅读。其实前面我们已经多次提到注意力，也提出了一些集中注意力的建议，这里再摘一点东西。还是从Upgrade Your Life中来，这里面的第五章就是讲”Firewall Your Attention”，很帅，给你的注意力装上防火墙。其中包括9条hacks，除了之前介绍的，我觉得不错的有：
- 限制访问浪费时间的网站
- 彻底屏蔽浪费时间的网站
这两点可以通过前面说的Leechblock来做到，当然要达到你想要的效果，你得自己思考哪些网站是你的时间杀手。
- 减少Email的打扰
也就是说不要让Email老来打断你正在进行的工作，改为定时收邮件吧，这点我在前面的高效Email中也提到过。在Leechblock中给你的Gmail加上一条限制，这样你就不会老去查邮件啦。
- 给你自己创造一个安静的工作空间
当然，也包括屏蔽谈话声的Pink Noise。我们在之前的“如何保持注意力集中”中介绍了Productivity501的，而Lifehacker介绍了ChatterBlocker。哪位用过的同学来评价一下？
其实根据Mr.6上的介绍，我们的注意力在不同的事情之间切换是比较没有效率的，因此这些小干扰可能成为阻碍我们效率提升的大麻烦。那么，给你的注意力也装一个防火墙咯:)
2. 习惯
其实长期坚持下来，就会形成习惯。习惯是一个好东西啊，自然啊。褪墨这周有文章贴出：如何改变坏习惯，形成新习惯。很长的文章，10点建议哦，里面有很多好用的小技巧。但是在前面提到的讨论中，jk.zhang提到：
不要企图”消灭”坏习惯。习惯其实是不会被消灭的，因为任何习惯的改变，本质上是”一种行为模式代替另一种模式的过程”。
“Upgrade Your Life”里面提到了利用Jerry Seinfeld’s Chain来形成新习惯，原文是说整一张大的日历，完成了就画个大红X，日复一日，这些大红X就形成了一个链条。你要做的，就是”Don’t break the chain”，不要打断这根链条。还有根据这个做的网站，感觉跟之前提到过的Habit List差不多。但是就我看似乎对于长期的，数量较少的需要日日坚持的习惯比较合适（未经测试，纯属臆测）。
3. 其他
另外，这周在贝小戎-读品走私读到：
了解他人如何实现类似我们为自己定下的目标无疑有其价值。但读太多对他人如何取得成功的肤浅的描述，会感到失望，甚至很危险。
对，实现自己的目标，而不是所谓的“成功”，只是努力奔跑，奔向自己的目标，寻找自己的葡挞生活^^
那天还在丁小云的blog上读到这么一段话：
我的豆友“肉夫”在豆瓣上向友邻推荐毛姆的小说《月亮和六便士》的时候，写了这样一段推荐语：“这他妈的真的是本好书，好人生就是找到了自己所要的生活方式，简单自由，释放灵感，之后毫无留恋地死去，去他妈的名誉，去他妈的金钱，去他妈的爱情，去他妈的一群还在社交中翻滚的傻瓜。”
你想要什么样的生活呢？好生活真的需要细心烘焙才能出炉哟~~
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简化，然后提升
最近在阅读和实践一些GTD相关的方法时，越来越明显地感觉到，效率往往是在对实践进行简化之后得到的提升。比如利用Google Reader简化信息的收集，比如利用Gmail简化邮件的处理。然后发现实践GTD的时候，如果有超过一个收件箱（Inbox），比如纸笔的、手机的、PC上的以及Web上的，往往会顾此失彼。而如果采用唯一的收件箱，就比较不容易遗忘。这周的阅读中有不少关于简化的建议。
译言上Wellspring同学翻译了“你有没有被信息毒到？9种防止中毒的方法”，过量信息是有负面影响的哦。如果你发现Google Reader里超过1000+的未读信息已经给你压力了，那赶紧退订掉那些从来也不读的内容吧。正如文章中所说：
杜绝干扰。减少干扰是这篇文章的主题。我相信关注随机的细节没有好处。琐碎的信息应该被过滤掉，把它们当作相关的信息，会使你的头脑上当受骗。
方军在深度阅读中也提出一个阅读糖果的概念。“糖果吃起来不错，但吃多了很难受，只吃糖果会更加不舒服。”
前几天看到朱天文的一个访谈，她说自己有了写作的纪律因而完成持续多年的书，“早上起来第一个不要看报纸，一看报纸就散掉了，因为所有的报纸都令你愤怒，东骂西骂的。”印象中村上春树也有类似写作的纪律的记述。他们说的是写，关于读，大概是一样的。 …… 怎么增加深度阅读、避开阅读糖果，就是很重要的议题了。
每一个人的注意力是有限的，我们想要用这些有限的时间做出更多有意义的事情来，就必须把我们的精力集中到有限的事务上，而排除干扰基本是集中精力的重要前提。有一篇“简单的生活 ”引了乔布斯年轻的时候说的话：“我那时单身, 我所需要的也就是一杯茶, 一掌灯和一个音乐播放器。”
其实GTD也是一种简化方法，其目的不就是为了达到“心如止水”的状态嘛。老杨在这周的文章“我眼中的GTD：梦想+专注+坚持”中也提到，专注是让我们达到行云流水状态的重要方法。与老杨的看法稍微有点不同，我觉得GTD就是一套系统一套方法论而已，并没有达到“GTD的关键内容，是明晰你想实现怎么样的一个人生，想实现怎么样的梦想”这个高度，也没有在这个方面给出太多的指导。用童年柯睿的“道-术-器”解释来说的话，GTD基本就是比较不错地解决了“术”这个层次的问题。这个我在以前的全面个人管理的体系里也提过，GTD基本就是方法论那个层次的啦。不过GTD在这个层次上确实做得很好，这也是它目前流行的原因吧。当然作为一种方法论，就不会去限制工具的使用，也就是关于GTD工具的讨论如此之多的原因之所在吧。
另外yibie在其个人博客上推荐了David Lau的GTD读书笔记，确实做得很不错，大家有兴趣的话可以下载哦。其中yibie引用的[C/J]那段话尤其有意义，yibie最后说的那段也甚合我意。
无论你用什么方法，无论你是要事第一，还是时间管理，还是吃掉大青蛙，都殊途同归，GTD是为了让你的时间投入到个人目标上的方法。
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高效Email管理
有感自己每天无意识查Gmail的时间太多，于是想找找Email达人的经验。一番搜索之后发现经常阅读的博客圈子里居然没有人专门就这个问题进行过讨论，只好自己做做功课啦。
其实我每天处理的Email数量还不算大。包括邮件列表在内，一天也就收到40封左右，发出去5-10封。有一个朋友在一个跨国咨询公司工作，有一天曾经发出去80+邮件。当你有大量的邮件需要处理，如何应对？Lifehacker去年的新书《Upgrade Your Life》第一章就是“Control Your Email”。掌控电邮？嗯，不要被过载的收件箱压得喘不过气来，能游刃有余的处理Email，就是我们的目的啦。
1. 清空收件箱
“Control Your Email”里面讲了10个技巧，这是第一个。他讲
Empty Your Inbox (and Keep It Empty)
“When you can consistently reduce the contents of your inbox to zero messages, you’ve reached the ultimate level of email control.”
这也是我比较有体会的一点。记得以前搜Gmail相关的文章的时候看到这么一点，就开始执行了。Gmail里面有存档（Archive）这个选项，快捷键是Y。这样很多只需要扫一眼的邮件看过就Y掉，就可以保持收件箱的清爽啦。当你需要的时候，还可以去All Mail里面找回来。满满的收件箱的问题就在于往往会找不到重点，即使是标记为已读也绝对没有存档好。其实这还满符合GTD的流程的。有人讲“用GTD方法管理邮件收件箱”，还有人用Gmail来做GTD（1，2）。道理是好的，但是没有必要把大家限制在某个工具上嘛，何况GTD不是讲适合自己的才是最好的么？
2. 过滤邮件
不论你是用客户端还是Web邮件，现代一点的邮件系统一般都有过滤器这个功能（什么？你用的老古董没有？赶紧换一个吧^^）。在写这篇文章之前，我只是简单把某个邮件列表或者某个组织的来信归到一个分类下（Gmail叫Lebel，Outlook等叫Folder）。现在才知道，原来这个过滤邮件还有不少学问。
首先，当然是邮件列表，以及各种团体的通知，或者无关人员的cc，统统放到合适的目录下。
其次，把某些喜欢给你cc无关Email的人供起来，给他们设定一个专门的目录，并自动过滤。这样你就不必立即去读他们的邮件了。
其实这两点都是在过滤掉优先级不那么高的信息，另外我想到也可以为某些对你来说很关键的人设立专门的过滤器，这样他们的邮件会第一时间出现在你的收件箱里，并高亮显示（比如Gmail可以加标签的颜色）。为了凸显重要信息，你还可以高亮直接发送给你的邮件。就像“Control Your Email”里面说的第4条一样：
Highlight Messages Sent Directly to You
“When faced with an inbox full of new, unread email, it’s nearly impossible to determine which messages need to be dealt with right away, and which can be put off until later.”
你看，第一条很重要吧，没有清爽的收件箱，很难决定那些应该先处理的。其实这一条规则整个就是在帮助我们区分到达我们的信息的重要性。卡耐基讲“人有两种能力最难得：一是思考能力，二是分清事情的轻重缓急，并妥当处理的能力”（链接）。Email也是如此。
3. 使用辅助行动的目录/标签
第1点讲保持收件箱的清爽，如果我这时候没时间细看，或者看了时间回复怎么办？Lifehack上关于高效Email的文章里讲，建两个标签吧，@Reply和@Read可以帮助你处理需要回复和阅读的邮件。我则是用的@Later和@Waiting两个标签。如果暂时没时间处理邮件，就打上@Later标签。如果发出去的邮件需要跟踪状态，就放到@Waiting里面（可惜的是Gmail不能在发出邮件时打Label，要多费一点事）。再加上颜色，就比较醒目了。
注意哦，有些特别重要的邮件还是马上回复的比较好。因为Lifehacker这篇文章里面说的比较恐怖：
The truth is, you are building your reputation your brand one response at a time. People are shaping their view of you by how you respond to them. If you are slow, they assume you are incompetent and over your head. If you respond quickly, they assume you are competent and on top of your work. Their perception, whether you realize it or not, will determine how fast your career advances and how high you go. You can’t afford to be unresponsive. It is a career-killer.
不过你可以先回应，再回复。给一个承诺，在稍后的时间再抽时间回复。内容可以是：
“Got your note, you should hear back from me by end of day Tuesday about this”
“信已收到，已读过，下周细读过后回信”
4. 定时查邮件
我想这就是我的解药了。有人把这列为他的第一条原则：“Don’t Check Mail Every Few Minutes”。这也将是我之后一段时间里要养成的习惯。看看人家说的多好：
Schedule fixed time to review the folders. Ask yourself a question – if you are not reading the email in X hours, can you still perform your work? If you can, then schedule your email folders review in max X hours. Especially with cc’ed and memos, you are being informed, and you are not obligated to reply the sender. Pace your time and get informed with the emails only if you have a chance.
按照我目前的状况，估计一天三次邮件就差不多了。说得很好啊，那些cc以及备忘，我们并不需要回应，也因此不需要频繁地查看。既然Google Reader都能一天只看一次，又何必在收件箱里无意识晃荡呢:)
5. 使用模板
不是说千人一面地死板回复，而是某些类似的重复性的邮件回复，真的需要有模板。改文章和从头写文章的时间可完全不一样。Gmail的Canned Responses还不错（在Gmail Labs里面激活），虽然管理功能弱了一点点，但是基本够用。另外还有Thunderbird的插件QuickText等。
正如Lifehack的另一篇关于Email的文章提到，邮件并不总是联络的最佳形式。直接当面交流或者打电话吧，也许“一个三分钟的电话足以包含七八封电子邮件所涵盖的信息量”。
不知不觉这篇文章已经这么长了……当然还有很多小技巧，在这里就不继续啰嗦了，以后想到再补充吧。
昨天看启功先生讲书法，里面讲“一从证得黄金律，顿觉全牛骨隙宽”。讲了这么多，希望能对你的Email管理有所帮助，能够让你在解Email这头牛的时候，如庖丁般以无厚入有间，游刃有余。
你是Email达人？快快把你的经验在评论里跟所有人分享咯^^
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