首先，建立GTD中间最重要的两个容器：“收集箱”（Inbox）和“下一步行动”(Next Actions，我一般用Next）。我觉得这两个容器（或者叫列表也好）是GTD的精髓。收集箱负责帮你清空大脑，下一步行动是你的待办指南。当然，与之相联系的是要建立收集、处理、执行的习惯咯。

收集：不管是庞大的项目还是一闪而过的灵感，把它写下来，放到你的工作篮里吧。

处理：不要让你的收集箱堆积如山。有空的几分钟，想一想是马上做还是放到下一步行动，或者也许放到以后？

执行：按照你的下一步行动清单，一件一件事情完成。

另外，还可以建立“有时/也许”（Someday/Maybe）用来放置那些将来有可能会用到的灵感和思维片段。还可以建立项目清单来规划项目。不过我并不在iTouch上进行项目的规划和管理。这种比较大型的任务还是留给电脑上的思维导图或者纸笔来完成吧。

其次，注意任务的同步和备份。有的朋友认为在iPhone上的输入太慢，所以同步功能对于他们来说很重要。相对而言，我反而比较习惯在iTouch上直接输入，每次不会很多任务，往往是灵感闪现然后记下来，半分钟的事情。用Doit.im那段时间，虽然有电脑上的客户端，但我却很少使用。另外，虽然iPhone的系统比较稳定，但这种手持设备还是有出错的可能的。万一设备丢失呢？那个时候绞尽脑汁来回忆有哪些待办事项可不是一件好玩的事情。不过一般的todo软件都提供了同步和备份功能。如果iPhone没电或者干脆挂掉了，还有电脑或者云端（Toodledo等）的系统可以依赖。

最后，使用要事优先原则。如果你的下一步行动里面放置了几十条待办事项，一眼扫过并挑出重要而且当前能做的事情可不容易。可别忙了一天要事没进展，芝麻蒜皮的小事做了一堆。这就轮到要事优先原则了。写高效能人士的七个习惯的史蒂芬·柯维还有一本书叫要事第一（其实英文念起来比较有趣，First Thing First）。一般的软件也提供这种高亮某些任务的功能，好好的利用吧。在睡前抽个几分钟浏览一下下一步行动，想一想明天的要事有哪些。不用多，两三条就够忙活啦。

基于以上几点，下面把前文提到的几个软件做一下横向比较。

这里想说一下Doit.im。以前感觉用起来还不错的，现在的iPhone客户端简直是不能用了。完全没有必要搞一个“今日待办”，一个“明日待办”。另外“择日待办”和“等待”也是重复。而且还不能隐藏。。。本来想测试一下高亮功能，发现放到Inbox里面的任务居然必须设置时间才能移到待办事项里面去。不推荐用它作为主力工具。希望开发者能够快点完善吧。

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先简单介绍一下几个软件的特点和我的使用经历，详细的比较放到文章的下半部分。

1. Things

鉴于前面已经专文介绍了Things，这里就不啰嗦了。从Things换出来的原因比较简单。我没有Mac，Things又不支持其他备份和同步服务，万一不小心删掉了软件或者iTouch丢了就亏大了。不过我觉得有Mac又有Things的同学可以安心使用，而且用起来应该蛮流畅的。

2. Doit.im

切换到Doit.im是去年12月份。Doit.im是国人写的软件，团队创建于2009年9月，并一口气发布了各个平台上的客户端。虽然Doit.im在iTouch上的客户端只能说是实现了最基本的功能（免费），但是它胜在提供了Windows上可以使用的客户端，并可以通过doit.im的服务器同步。我当时的想法受到了读者nAODI的影响：

如果是每天早晨，或是前一天晚上安排第二天甚至是接下来七八天的事情，那在touch这个小屏幕上一戳一戳效率就太低了。用mac版的可以很快地把大量项目录入things，然后再通过手持设备随时查看。

我当时不知道Doit.im的团队其实在成立一个月后就解散了，一直还用着Doit.im。只是同步的时候有时会出点问题，客户端用起来不够方便，但是凑合着也可以用了。

不过貌似Doit.im重组了团队，最近推出了Web版（上图）和iTouch上的2.0版本。用了一下，感觉iTouch上的2.0版本还有一些Bug，所以大家可以暂时观望，待Doit.im继续完善之。

3. 2Do

知道2Do是从某个技术新闻里说它是“2009最佳用户界面”的App。不过当时用着Doit.im，也没心思折腾，直到Doit.im有一次同步错误我的任务把我给惹恼了。。。

我不得不说，2Do是我用过的待办事项程序中界面交互最好的（没有之一）。它不一定是最漂亮的，但是一定是最高效的。它的创新在于用侧面的Tab代替了其他程序中的文件夹，这样把原来需要的两次点击换成了一次，再加上切换中延迟的消失，在不同的文件夹里的转换便从2-3秒的时间变成了0.5-1秒的时间。唯一的感觉便是更高效更流畅了。另外，2Do还提供了各种同步方式（Outlook，Toodledo等）。

当然2Do也有它的缺点。2Do的作者基本没有按照GTD的思想来设计整个软件，所以完全没有“收集箱(Inbox)”、“下一步行动(Next)”这一类Tab。不过我们可以自己建立这些Tab啊。加标签查看不是很方便，不过2Do提供了可以把搜索保存成Tab，也比较方便了。另外三个不可以删除的Tab（所有、今天、星号）也比较讨厌。但是瑕不掩瑜，有了Tab的方便，我实在不想再切换应用。直到我遇到2Do的大Bug：Tab复制错误。

有一天用2Do的时候备份了一下，结果还原之后就变成有三个Starred的Tab了（上图，右），而且无法删除，囧！

于是在Twitter上问2Do的作者，回答说“Will be resolved in the next update”，那么也就是传说中的2.0。我把2Do从iTouch上删掉又传了一次，没有三个一样的Tab出现了。不过我还是被搞的有点怕了，慢慢等待“2DO 2”吧。。。

4. Apiggo Todo

生活还得继续，GTD还得有容器。我现在用着Apiggo Todo。Todo是我不知道什么时候什么原因买的。有读者Airbag在评论里提到过。整个感觉来说，Todo算是中规中矩吧。另外感觉比较稳定，用起来比较踏实。

程序自带了“收件箱”，另外可以自己建立“下一步行动（Next）”和“Someday/Maybe”。情景和标签一应俱全，并且可以和Toodledo同步。看了下HoH介绍的Ultimate Todos，感觉Todo跟它差别也不是很大啊。两个都用过的同学可以发表一下看法吧。毕竟一个卖$9.99，一个只卖$0.99。

简单介绍就到这里，希望为大家勾勒出了几个软件的优缺点，能为大家根据自己的需求选择软件提供一点帮助。在本文的下半部分里，我将对几个软件进行横向比较，并且就使用手机客户端的几个关键点和一些困难（也许是传说中的困难）进行详细的分析。

未完待续…

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这里，我们想分享一下葡挞上最受欢迎的一些文章。温故而知新，希望大家能从中找到自己喜欢的内容：

首先，HoH的《如何坚持计划》和Helen的《常立志？立长志》非常受欢迎，相信你读了之后也会有一些灵感闪现。

如果你刚刚接触GTD，那么看一看《反思GTD》系列吧。希望我们的文章能给你一个简单的印象。文章中有很多链接，你也许发现链接中的文章比我们写的更容易明白，那么享受这些互联网上的精华吧。

如果你听说了GTD，却又迷惑于五花八门的GTD工具，那么从纸笔开始吧。最简单最自然的个人管理工具——纸笔——也许会成为你个人效率提升的第一步哦。葡挞的《纸笔GTD实践》系列有多篇文章都蛮受欢迎，希望你也能够喜欢。

如果你钟情于手持设备和在线服务，那么《在线GTD服务Toodledo》系列文章可能会适合你。相信长达20篇的系列文章会为你解释每一个细节。如果你的大部分时间都在电脑面前，那么你也许会喜欢《使用OneNote》进行个人管理。

另一个受欢迎的主题是《个人知识和资料管理》。每个人都有建立自己的知识体系的方式，希望我们的文章能对你有所启发。

听书工具也是一个蛮受欢迎的主题，《用你的耳朵提高效率》系列文章介绍了我们在这个问题上的初步思考。随着技术的发展，已经有越来越多的好工具出现，我们会在接下来的文章里一一介绍。

另外，随着互联网的发展，我们每天接收到的信息越来越多。每个人都可能在某些时候生出信息过载的感慨。怎么办？葡挞上有《使用Google Reader提升阅读效率》和《简化我的Google Reader订阅源》，希望能帮助你在这个信息爆炸的时代里高效地获取信息。

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进入Things之后，默认列表如下图。所有的元素基本完全按照GTD的理念来设计的。

1. 工作篮（Inbox）

之前我的GTD工具是纸笔笔记本，每天随身携带，还是蛮方便的。只有偶尔，比如走路和挤公交的时候，不大方便。然而有的念头就是那么一下子闪过，再也找不回来。这样这个随身携带的即时捕捉思绪的东东就很有帮助了。在iPod Touch里输入还是蛮方便的，还有手写识别可以用。另外，在列表视图直接点+号就可以在Inbox里面创建事项。

在Inbox视图（下右图）里，点击下方的箭头，所有的事项前面就会出现一个箭头，这样只需要点击一下就可以进行处理，把事项移动到你想要放入的列表里。

2. 下一步行动（Next）

下一步行动是我们行动的参考，是一个清晰且可执行的行动的列表。可以看到我的下一步行动里面有一项并不是清晰可执行的行动，足见我离理想中的黑带境界还有距离（囧）。

你也可以在下一步行动里面直接添加任务，很多时候我就直接这么干。不过我在想，如果少了Inbox这一步，是不是把一个对于任务的简单思考的过程省略掉了，这种省略的后果就是不分轻重缓急，所有经过大脑的事情全部被记录。其实有些事情可能是稍微思考一下就发现不需要放入下一步行动清单的。

另外还多了一个星标，可以把下一步行动里面任何一项任务标记成星号，也就是图中用黄色高亮的任务。在这个清单里面看起来其实不太明显，也起不到什么提醒作用。不过Things有另外一个列表，叫Today。

3. 今日（Today）

Today是Things的创新，很好地解决了重要事项的突出显示问题。这里的Today其实不一定要今天完成，因为每天都是Today^^

这里的Today比较类似褪墨上介绍的大石头或者Zen to Done里面的“最重要事项（Most Important Things, MITs）”。这样就可以很好地避免其他不重要的小事扰乱了重要事项的执行。另外，点击了右上方的Edit之后，还可以移动事项的先后顺序，方便了习惯从上往下执行的同学。

4. 项目（Projects）

Things有一个专门的Projects视图，这里可以组织项目里的多个事项。项目里的事项会自动出现在下一步行动（Next）中。项目完成之后，轻轻一勾，就可以松一口气啦。

5. 其他

另外，Things还有Scheduled和Logbook两个我没有介绍的内容。前者可以把事项安排到某一天出现。注意这和日历不一样，并没有那么精确的强制性。Logbook则记录了所有已完成的任务。

Things还有Mac版本，得花$49.95。我有点怀疑其销量。如果我能在手持设备上就完整地管理自己的所有事项，为什么要买一个Mac版本？从备份的角度来说，只要事情完成了，其实这些记录就没有太大意义了，而且还要劳神费力地同步。我甚至觉得Things Mac和Things iPhone是竞争关系了。。。

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1. 资料分类和组织

我们来看看，所谓个人笔记或者资料，会有一些什么方面的内容。大家估计都把互联网作为一个重要的信息来源了吧，所以那些令我们印象深刻的网页上的文字或者图片自然是资料的一个重要分类；其次，我们读到某本书的精彩章节或者有灵感蹦出来的时候，会做一些笔记，所以读书笔记和感想会成为个人资料的另外一个重要组成部分；项目中如果涉及到大量文件资料，可能也需要管理起来；另外，如果做学术文献管理，会有很多文献需要管理。

• 精彩网页
• 读书笔记
• 项目相关文件资料
• 学术论文

搞定了这几类资料，我们就基本搞定了个人笔记管理。那么，我们需要什么样的工具来管理它们呢？网上流传的笔记软件超级多，一个一个试用完全是浪费时间。幸好有前人帮我们分析了笔记软件的优劣，善用佳软的寻找最好的笔记软件系列就是不错的介绍性文章。另外，善用佳软的信息管理分类中也有不少好软件的介绍。这里我只介绍我自己用过有过切身感受的四款软件：MyBase，Evernote，Scrapbook，以及Zotero。Evernote自然是大名鼎鼎了，3.0以来完全Tag的系统也给人耳目一新的感觉。Google一下更能发现众多介绍文章。MyBase是我刚开始接触资料管理时用的软件，有朋友一直在用，感觉也不错。Scrapbook和Zotero都是Firefox的插件（Add-on），是我现在在用的工具。

笔记管理的工具很多，我们应该怎样选择适合自己的工具呢？默识分享了他眼中理想的笔记管理软件，我总结了一下，分别是：

1. 录入便捷随意：不要让笔记软件成为想法和记录之间的障碍。

2. 存储安全集中：最好随时随地能够使用，而且安全性有保证（比如Windows下把文件放在C盘就不太保险）。

3. 查阅快速直观：信息查找方便快捷，信息组织清晰有序。

JavaEye上有人总结了现有笔记管理软件的组织形式，包括树型大纲类、日记本类、维基类、思维导图类、头脑风暴类以及麻袋类。其中提到“最好有导入导出功能”，我觉得也是一个非常重要的功能。而且最好是在大量数据的情况下依然能够保持程序的正常运行以及数据迁移。如果数据一多就运行缓慢或者数据导入导出失败导致几年积累的数据毁于一旦，到时候哭都来不及了。所以我给理想笔记管理软件的要求添加了第四项：

4. 数据迁移方便：大数据量也能流畅运行，在不同程序之间迁移数据方便。

2. 个人笔记管理：问题分析和工具介绍

那么对于前面提到的几种个人参考资料都应该如何进行管理，又有一些什么问题呢？

简单资料的保存

首先是精彩网页。光用类似美味书签一类的互联网书签保存，一是找起来麻烦，二是离线就无法使用了。所以我还是比较倾向于使用保存在本地的资料管理工具。一般来说，保存下来的网页基本是作为日后参考使用，很少需要在上面做一些修改工作。因此基本上一个树型的笔记管理系统就能够胜任保存和组织资料的要求了。在这一点上，上面提到的四个工具都能比较好地完成任务。简单比较如下：

可以看到，使用中遇到的问题主要有：

1) 分类树太深或者属于多个分类的网页不好处理。

这是树型笔记管理的缺陷，有标签功能的Evernote和Zotero处理的较好。但是像Evernote这样纯标签的组织方式也有一定问题。因为标签的添加有一定的随意性，天长日久就容易搞得十分混乱。关于分类不好处理的问题，朱青生先生在关于资料卡片的论述中提到下面这句话，我相信可以在一定程度上帮助无法决定分类的朋友们。

也就是说如果在你的思想中没有一个自我的”书架”，拾取来的信息就没地方搁，或者搁乱了，用的时候找不到，而这个”书架”原则上只能自己为自己建构，他人的”书架”只能参考。因为在思想中每个人的思路都是个人的，只有自我建构的”书架”结构，你才能随时增设、清除和整理，以便随时取用。

2) 存储目录（数据量）太大，导致软件效率问题。

我使用MyBase的时候有这个问题，当数据库文件膨胀到几百M的时候，打开的延迟实在是有点让人心烦。而Evernote在文件数量不多的时候就会出现一卡一卡的问题。可能是由于Evernote把所有的资料放到一条纸袋上的理念吧。Scrapbook完全没有这个问题，rdf文件格式开放而且体积很小，用起来比较放心。Zotero也是用的开放格式的Sqlite。不过数据量大了以后读取这个数据库文件需要一定的时间。另外，一定要注意zotero.sqlite这个数据文件的备份，否则一旦损坏，很难恢复。

3) 封闭文件格式，不好导出

MyBase和Evernote是用的自定义的文件格式，导出和回复都有点痛苦。而Scrapbook和Zotero都是开放格式和开放源代码，用起来比较放心。

笔记和灵感的保存

除了简单资料的保存外，我们可能还有一些读书笔记或者突然冒出来的灵感需要保存下来。另外，一个项目相关的资料和思考也基本可以放到这个类别之下。在”MIT人工智能实验室：如何做研究“中讲到:

很多科学家都有做科研笔记的习惯，你也应该这样。可能你曾被告知从五年级开始，对于每一门科学课都应该记笔记，确实如此。不同的记笔记方式适用于不同的人，可以做在线笔记，记在笔记本或者便笺簿上。可能需要在实验室有一个，家里还有一个。

在笔记本上记录下自己的想法。只有你自己才会去读它，因此可以记得比较随意。记录下自己的思索，当前工作中遇到的问题，可能的解决方案。对将来可能用到的参考文献作小结。

定期翻阅你自己的笔记本。有些人会做月度总结，方便将来的引用。

笔记中记录中的东西经常可以作为一篇论文的骨干。这会使生活变得轻松些。相反，你会发现写粗略的论文——标题，摘要，分标题，以及正文的片段——是一种记录自己当前工作的有效方式，即使你并不准备把它变成一篇真正的论文。（过一段时间你或许会改变想法）。

我们当然可以使用纸质的笔记本来记录这些笔记和灵感。纸笔的方式对于我们来说可能是最自然的方式。但是纸笔毕竟不适合长期的保存和事后的搜索。而笔记和灵感往往属于多个分类，这样之前的树型组织方式可能就有点不合需求了。而标签则是一个解决这一问题的好方案。另外最好有比较好的搜索功能，而且能把搜索的结果保存为分类。下面来看看上面提到的几款软件表现如何。

MyBase提供了Label功能，相当于标签。而且可以在Advanced Search （Ctrl+F3）中将搜索结果保存为某一个标签（Apply Label，如下图)。缺点就是新建标签比较麻烦一点。

Evernote有非常灵活方便的标签管理，也许有一点太灵活了。这导致我使用的时候往往有一点混乱。如果给自己规定好一个标签系统，Evernote应该用起来还是不错的。它也提供了Saved Search功能。另外，它的中文搜索实在是还有点弱。。。

Scrapbook没有提供标签功能，但是也可以用Scrapbook记一些笔记，而且它的笔记有一个蛮漂亮的HTML显示功能。如果对于标签没什么特殊要求的可以用它。至于不好分类的问题可以用保存搜索结果的方式来补救一下。

Zotero本来的目的是一个文献管理软件。不过用来保存笔记也是蛮强大的。而且读书笔记可以跟这本书本来的信息保存到一起，这样查阅的时候就非常清楚。至于所有的读书笔记和评论，则可以结合保存搜索结果和标签的方式来建立一个笔记分类。在Zotero中，保存搜索结果的分类和其他分类稍有不同，有一个搜索的小图标：

而在右边的内容区域，就会把所有该标签的文件显示出来：

在GTDLife邮件列表里跟[C/J]讨论时他谈到：

Scrapbook不支持Tag，需要另行安装Scrapbook-tag这个扩展支持，但也是限制多多。

如果单纯保网页，Scrapbook是足够用了，但是如果用于工作，我还是倾向于Zotero的功能。虽然大部分时候不会用到他那套文献管理的预设格式，但看重它可以方便地自建笔记，标签，本地文件导入/文件链接功能，我平时做项目管理，一直苦于资料汇集管理，例如组织分散在各个目录下的大量文件。

另外，Zotero的Tag定义高度自由，使用他来做GTD的TO-DO List与Project List也未尝不可。

因此，有项目管理需求的朋友也可以尝试使用Zotero来管理项目相关的资料。

如GTD中讲的，“你的归档系统应该是一个简洁的数据库，而不是有关你各项行动、工作、重要事宜或者潜在用户提示信息”，用得恰到好处估计需要一定时间的摸索和熟练了。

资料的同步

现在大家往往都有多台电脑，因此在需要工作的电脑上都拥有同样的资料可能对于很多朋友来说非常重要。有的时候明明知道自己曾经收藏过相关资料却因为不在手边无法找到实在是令人懊恼。有需求自然有人提供解决方案，最近同步和备份软件正慢慢火起来。本系列前面一篇文章里面我们提到了资料的备份和同步，这里我就不重复相关内容了。

Evernote和Zotero已经自带了同步功能，都是同步到软件提供商的服务器上。不过Evernote的同步功能好像有点问题，我经常发现两台电脑上的目录和条目有点不一样。Zotero则是只同步数据库条目到服务器上，文件需要通过WebDav服务器分开备份。

我是同时使用Live Mesh和Dropbox的，这里分享一下使用这两个服务的经验。我的方法是把Scrapbook和Zotero的数据文件夹都放在Dropbox的同步目录中。这样就可以保持两台计算机的同步了。如果两台机器上的文件有冲突，Dropbox会自动重命名冲突的文件，而不是直接删掉，这样恢复数据会比较方便。

因为Evernote和MyBase是保存在封闭文件格式中的，因此一旦数据量比较大，每次都要同步大量的数据，很容易造成冲突和文件丢失。我尝试过用Live Mesh同步Scrapbook的数据文件，但是因为初始化索引所需时间太长放弃了。另外，不要用Live Mesh同步Zotero的数据文件，因为Zotero是Firefox一启动就会更新zotero.sqlite，而Live Mesh是即时同步的（而且无法恢复），很容易造成数据损坏。

不知不觉已经写了这么多。其实跟世界上很多其他事情一样，笔记软件可能没有最好，只有最适合的。这些软件都是非常棒的，至于哪种更适合您，就得自己仔细考量了。您比较喜欢哪种笔记软件，把您的高招与我们分享咯^^

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1. 定期清理

随着我们硬盘里文件的增多，以及各个项目的进展，无用的文件会越来越多，这个时候就需要我们定期清理了。我就把清理Download和我的文档放入了我的每周回顾中，这样每周清理一次，任务也不重。如果等到几个月或者更长时间，就得专门找一大块时间来清理了，那可得下很大决心才能做到:)

在Productivity501的访谈中，有人讲到：

Purging is necessary to keep everything under control. When I am done with a project in the Current Projects folder, I go through its project folder and remove all junk.

我跟这位高手的做法类似（窃喜一下），如果一个项目已经完结，那么删掉那些无用的过程性的文件，把文件夹打包，然后扔到“备份”目录中，等待拷贝到我的大硬盘里。

在上一篇中，我的朋友Redstar留言说：

我习惯在硬盘里建个temp文件夹，桌面放上它的快捷方式，这里专门拖进去一些临时的文件，比如qq，邮件或者msn里接收的文件，u盘拷来的一些文件，一时没时间去归类，或者根本就没必要归类，看了就会删掉的那种文件。然后再定期去清理归类这个文件夹。

跟我的Download目录起的作用类似，但是建立快捷方式的办法蛮不错的。这一点，跟A. Shun讲的提高计算机操作效率的方法是英雄所见略同啊。

您是如何组织和整理电脑里的资料的？在留言里与我们分享咯：）

2. 注意安全和备份

现在大家的数据基本都在电脑里，相信不少朋友都有过系统或者硬盘损坏导致数据丢失的惨痛经历。虽然说数据和资料丢失了也不会是世界末日，但终归有一些不方便，而且重要资料的丢失也是真的会造成一些损失，所以安全和备份就成了一个重要话题。不是这方面的专家，只是吃一堑长一智，痛苦过几次之后也留下一些小经验：

在Windows下，系统盘往往是不太安全的，所以重要的文件尽量不要放到系统盘。其实我的经验是所有自己的数据全部放到系统盘之外才比较保险。

另外，不要使用电脑的桌面作为文件（尤其是重要文件）存放的地方。一方面堆得满屏幕的文件会晃得眼花花，另外Windows的桌面是放在系统盘里的，一旦系统出了问题，桌面上的文件要找回来就很困难了。

不过，就算是注意了这一些，也难免会有硬盘被雷劈被水淹或者笔记本被偷这种天灾人祸，所以及时清理和备份还是蛮重要的。我以前是定期把笔记本硬盘上的资料存到一个320G的大硬盘里。这样即使遭遇天灾人祸，数据还是在那里。不过我还是发现这种方法比较麻烦，常常会因为偷懒或者遗忘而忘记了备份。今年开始使用同步工具，发现可以比较好地解决一些备份的问题，下面跟大家分享一下：

3. 同步

不少朋友可能都有两台或者以上的电脑，比如自己的笔记本，办公室的电脑等等。怎么样同步不同电脑之间的数据，就成了一个很麻烦的问题。其实现在已经有了很多帮助我们解决这个麻烦的工具，比如Dropbox，Live Mesh，还有Syncplicity。同步工具的功能不仅仅是同步。同一份数据相当于有了三分备份，这样感觉就安全多了。

Dropbox提供2G的免费空间，安装之后会在My Documents下面建立一个My Dropbox的文件夹，这个文件夹内的所有文件会被同步。我在这个文件夹里放了我的Scrapbook和Zotero的所有资料，这样在不同的电脑上使用这两个工具的时候就不用担心不一致的情况了。不过因为这两个应用的数据已经接近2G，而且文件很碎的原因，在一开始索引的时候花了很长的时间。如果数据较多的话，需要一点耐心。

Live Mesh提供5G的免费空间，灵活性比较大，可以制定硬盘上的任何目录进行同步。Mesh的传输速度比Dropbox稍微快一些，但是启动的时候会慢一点，系统资源占的稍多一点。另外，用Live Mesh同步很多很碎的目录要谨慎，因为索引占的系统资源会比较大，时间会很长……

另外，天方介绍给我了Syncplicity，他用起来觉得比Dropbox要快，喜欢的朋友可以尝试。

我目前是同时使用Dropbox和Live Mesh。使用了同步工具之后，感觉文件就安全多了，而且一切过程都是自动的，对于我这种懒人比较合适。

关于资料管理，您有什么高招？在留言里跟大家分享咯。

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邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。

网络越来越发达，知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事，再加上SmartPhone，人们被邮件给捆住了，无时无刻的邮件让我们不得安心，使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低，邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住，iPhone上邮件不断的跳出来，每天无数次的检查是否有新邮件，大部分的时间都浪费在邮件上了，所以我决定改变，我给自己这个邮件系统命名为Email Zen(禅邮件)，因为它让我Zen。

首先我必须推荐大家使用Gmail，只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率，它的Search&Archives模式，过滤功能，反spam功能都是邮件中最好的，我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.

为什么邮件带来焦虑或麻烦？

要做到Zen，必须现搞清楚问题，焦虑或麻烦是哪里来的，邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面：

1、邮件实在是太多了，时间不够。
2、邮件没有及时得到处理或无法处理。
3、太过于频繁的提醒。

零邮件(Zero Email)

0邮件就是让收信箱里永远保持0邮件，自从我开始0邮件之后，我整个人轻松了、自在了，每次检查邮件的时候都特别的开心，以前的困扰也没了。0邮件符合GTD的概念，看过的邮件一定要定一个next action，然后Archives，如果看过了，还留在收信箱里等于没有确定next action，也就是email这个inbox没有轻松，这是我们最常见的错误，以为读过了就行了。

减少邮件

1、减少邮件，首先看一下，哪些频繁收到的邮件是不是真的需要，如果不是马上退订，比如一些邮件列表，SNS的提醒。

2、Archives&Search，使用Gmail的Archives功能，读过的邮件处理后，马上Archives，以后需要某个邮件用搜索就可以了，别花时间在分类上面。

3、过滤(Filters)，我常常收到一些网络上的提示邮件，比如Twitter， facebook有人加我，或者我的银行账号里的钱已经到了最低的限度了，还有我会跟踪一些竞争对手的邮件列表。我通常会使用Filter，把邮件设置成已读，Archives，然后存到某个分类里，如果我需要这些资料就很快能找到。

处理邮件流程

从第一个封邮件到最后一封，一封一封的处理，马上做决定，确定每封邮件都有一个next action。

1、垃圾，或者没用的广告？ 马上删除。

2、很长的一封重要的邮件，需要仔细阅读？ 把邮件放在一个”细读”目录，然后Archive，或马上打印然后在等车排队的时候阅读。我的做法是马上转发到我的Evernote账号，然后利用等车排队的时候仔细阅读。

3、邮件内容产生了一个Action。马上在Todo list写下Action，然后Archive，以后处理任务的时候可以通过搜索找到邮件。

4、如果能马上回复邮件，马上做，千万不要等。

5、邮件产生了一个约会，马上在日历里写下来，然后Archive。

6、如果不能马上回复，在Todo list写下，然后Archive，别把收信箱当作提醒。

定时处理邮件

我上面提到，我们常常过度检查邮件，有些人还有邮件过度检查症，过一会儿就检查一次，好像不检查就浑身不舒服。其实过度的检查会给我们带来很多困扰，导致无法坚持手上的重要的事。最好的例子就是星期天，高高兴兴出去玩，老板却在邮件里留下了一件重要而难以完成的事，然后我们会一直惦记着这件事，导致玩的心情都没了，最好的办法就是不要再周末检查邮件。

1、定时处理，按照自己的工作和需要，设置一个固定的检查时间，可以是每天1次或者2次，我是每天早上10点左右定时检查邮件的。

2、减少检查，其实很多事情并没有我们想象中的紧急，而且一些坏消息会把我们的心情完全吃掉，我觉得最好还是减少检查的次数，从1天2次到一天1次再多一个星期一次也不为过。

3、分开收和发，我们常常犯的一个错误就是要写邮件的时候，进入邮件系统，然后看到一些邮件就跑过去看了，然后完全忘记了写邮件的事，或者想到要写邮件的时候已经浪费了很多时间，最好的办法就是分来读与写的时间。我每天早上10点检查邮件，平常需要写邮件的时候，我根本不进Gmail，而是用Gmail Compose，可以在不进入Gmail列表直接发送。

4、千万别设置Notifications，把桌面，手机，浏览器的提醒全部关掉，以确保自己不会让邮件分心。

5、周末或者旅行的时候别检查邮件，上面我提到了，一个美好的周末或者假期很可能被一封邮件给搞砸的，回来再处理也不迟。

要点

1、保持收信箱０邮件。
2、Archives&Search，别做无谓的分类。
3、尽量减少不必要的邮件。
4、定时处理，减少检查次数，周末别检查。
5、处理邮件时候，从第一封到最后一封，确保每个邮件都有一个next action。

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在Lifehacker上搜到了Geek to Live: Organizing “My Documents”，讲到了作者的6个文件夹划分。在Productivity501对于众多博客的访谈中，谈到了很多蛮不错的经验，其中被重复最多的一个经验就是建立一个适合自己的目录结构。比如有人把文件分为Inbox，Archive，以及In Progress。在In Progress文件夹里面则按照生活的不同方面放上不同的文件夹。另外有人建立了如下的文件结构：

Current Projects: everything I am working on at the moment
Reference: everything I have worked on, or need for future reference
Inbox: where things end up before being filed in one of the above folders
My Pictures: I keep this separate because I back it up separately
Code: my programming projects, past and present
Webs: my web solutions, past and present

下面分享一下我的一点经验吧。我是2005年感觉到有必要给自己的目录固定下来一个结构，于是开始上网搜。不过那时候可没有这么多类似的文章，只好自己想咯。后来想清楚在电脑里放的不过是我读的、写的以及做的项目，于是有了现在主要的文件结构：

1_backup_备份

2_reading_阅读

3_writing_写作

4_project_项目

在前面加上数字是为了让他们永远都排在文件夹列表的最前面，而且顺序固定，这样每次打开“我的文档”都是同样的结构，能够更方便的找到想要的内容。

“阅读”中放在最前面的是@Current，放着最近在读的书的原本或者快捷方式，其余的按类别放到不同的文件夹中，基本上起到参考的作用了。

“写作”中包括各种各样需要写的东西，比如研究中要写的报告，比如读完某本书的一点感想，比如技术上的一些记录，都放到不同的文件夹中。在使用中我发现Windows默认会按文件名排列文件，这样找起来太麻烦，于是在每个文档前面都加上2009_05_01一类的前缀，这样就全部按时间排列了，找文章非常方便（当然，也可以用按照创建时间和修改时间来排列，只是我比较习惯这样）。

“项目”中则放的正在进行的项目。每个项目用“年份 项目名称”的文件夹表示，比如“2009 葡挞生活”。一开始的时候没有这个年份，就发现时间一长项目一多找起来就不是很方便（有的项目会在这个文件夹里躺两到三年的时间^^）。后来从老师那里学来这一招，把每个项目前面都加上一个年份，就比较容易找到需要的项目了。另外，标好时间之后，在备份的时候也比较容易按照年份归类。

“备份”中则是用来存放两年之内的文章和项目文件（当然是打包过的），以及一些其他觉得有价值但是可能平时用不到的电子书、视频、有声书等等。超过两年的文件以及平时用不到的资料都在定期清理的时候被转移到用来备份的大移动硬盘上去。

当然，“我的文档”里面还包括其他一些目录，比如“我的图片”、“我的视频”，以及其他应用程序在其中建立的文件夹，这里我就不多啰嗦了。正如Productivity501的访谈中提到的，文档的分类也不要极端到一定要给每个文件找个文件夹。因为有些文件毕竟只在硬盘上暂时停留，花几分钟去保存然后再花更多时间去回想到底存到哪个文件夹中，就有点得不偿失了。

几个小提示：

1. 关于多主题文件的问题

在GTDLife的论坛里看到有朋友讨论过关于目录结构的讨论，如果一个文件可以放到好多不同的分类下怎么办？这基本是树形的目录结构无法解决的问题。用Mac的同学可以用DEVONthink，Windows下虽然也有类似软件，但总是觉得别扭（或许是我不习惯吧）。后来在上面的访谈中发现有人说：

For items that relate to more than 1 category, use file naming conventions that include searchable key words.

也就是还是按惯例放到自己的目录里，然后在文件名里可以加上你想要的关键字，接下来就是用搜索软件了。

2. 配合搜索软件

曾经试用过Google桌面搜索，但是没等索引完就被我删掉了，实在是太影响机器的效率了。后来在GTDLife上看到有朋友推荐Everything，用了一下，简单快速，就留下来了。其实有固定的目录结构，用到桌面搜索的概率好像蛮小的^^

3. 统一下载软件的默认目录

现在大家的机器上可能有好多款下载软件，比如迅雷，比如Flashget，比如Firefox的DownThemAll插件，比如电驴，还有多个浏览器的下载。有一段时间我就发现下载的东西丢得乱七八遭，如果每次下载去选择文件夹又很麻烦。于是花了一点时间，把所有的下载软件的默认下载目录全部设定到了“My Documents > Download”。这样所有零碎的文件全都集中到了一起，只需要定期清理就可以了。

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数算自己的人生，事情未必会朝着那个方向发展，否则上帝岂不是歇班了？即便事情真的每一步都按照你设计的发生，那样的人生仔细想想岂不是无趣之极？你算到的每样事情都发生了，字典里何必还要有“意外”、“惊喜”这样的字眼？人生过到计划经济的地步，距离崩溃就怕是不远了。

后面的评论也蛮有趣，其中躺着读书同学发表的评论也言之在理：

菜头的这篇文章就好比一个醉酒的醉汉，对滴酒未沾的人说：喂，你有毛病吧。如此这般的好酒你都不想尝尝？我简直无法想象你的人生。你一点酒都不喝？我简直无法想象你是如何和你的朋友交往的。无法想象你在老乡会，同学会上是如何混过去的。无法想象你在升职的时候如何庆祝的。如何在和女友调情的时候，弄点情调的。如何在谈生意的时候，讨好客户。天哪，你简直完全没有一丁点社交生活嘛。

但是，那个人就是不喝酒。请大家都一起来嘲笑他吧。

其实我觉得，此样和彼样的人生，并没有什么好和坏的标准。关键是是你自己是不是喜欢，是不是心安，是不是在蓦然回首的时候真正会不后悔。正如永锡在Twitter上推荐的北欧四季的文章“筆直大道與蜿蜒小徑之間的人生脈絡”中讲的：

也許，大道和小徑，只是比較級，我曾經在小徑裡鑽累了的時候，摸上大道去，然後在大道上走煩了的時候，再次溜到小徑來，真實的人生不是二選一，無論你在選擇的那一刻決定如何走，都會有不一樣的徬惶疑惑與變化未知，卻也讓我們可以從中創造自己的獨特豐富。

你呢? 你很早就清楚自己喜歡什麼嗎? 你喜歡立定目標，走著清楚的筆直大道，還是喜歡多方探索，鑽入無人帶路的未知小徑呢? 回頭看，你也從你的人生中，看到一些脈絡了嗎?

这段话的前面是乔布斯在著名的斯坦福演讲中讲到的：

我再说一次，你不能预先把点点滴滴串在一起；唯有未来回顾时，你才会明白那些点点滴滴是如何串在一起的。所以你得相信，你现在所体会的东西，将来多少会连接在一块。你得信任某个东西，直觉也好，命运也好，生命也好，或者业力。

另外，豆瓣上有朋友给出了人生的三个终极命题，并给出了相关的解释。虽然这并不一定是你认可的三个终极命题，怎么也能有所启发了，有兴趣的同学找个时间找张白纸写写想想咯。

1、如果明天就有500亿美金，你将怎样安排你接下来的生活？
2、如果注定你这辈子即便很努力的工作，仍旧不可能有“成就”，你将怎样安排你接下来的生活？
3、如果你只剩下一年的寿命，你将怎样度过余下的时间？

以前我还有些相信我们可以在20分钟内找到人生目标，可是最近我越来越觉得人生目标这个东西，估计要用漫长的时间去建立，而且会随着我们的经历不断地进行变化。而搞清楚我们此刻所相信的和不了解的，至少可以让我们往回看的时候有一点点心安：至少，我已经尽力而为了。其实不论怎样，我们最后总是要有所选择。所谓不做选择也是一种选择，而且往往可能是最坏的选择。苏轼说“此心安处是吾乡”，王安石讲“尽吾志也，而不能至者，可以无悔矣”。最后，分享吴晓波最近的两篇文章，与诸君共勉：

总有一代人会实现我们的梦想

对于一个以“致富”为唯一生存准则的时代，丛林法则和达尔文主义的盛行似乎是一种必然。但是，总归要有那么一些人去呵护住最后那点理想的火星，总归要有那么一些人用夸张和尖利的声音去引导精神的方向。我们都是一些最终都到达不了目的地的人们――我甚至怀疑以“天生的全球化一代”自诩的许知远们能否真的走到那里。但是，在很多时候，这都不重要，重要的是，我们像稻草人一样地矗立过，历史的大风总要从这里吹过，我们和它处在同一个方向度上。

我相信，总有一代人会实现我们的梦想。

惟一生生不息的力量

我想起四十年前的1969年，那是共和国最混乱和迷茫的时期，文攻武卫，举国狂噪。21岁的北京地下诗人郭路生写下了《相信未来》：“当珠网无情地查封了我的炉台，当灰烬的余烟叹息着贫困的悲哀，我顽固地铺平失望的灰烬，用美丽的雪花写下：相信未来! ”十年后的1979年，另一个叫北岛的青年遥相呼应，写下“我不相信”――“ 我不相信天是蓝的；我不相信雷的回声；我不相信梦是假的；我不相信死无报应。”

这就是青年的力量。这就是正在进步的理性力量。

这是极端的九十年，这也是短促的九十年。

九十年中，每一场青春，最终都充满了挫败感。

然而，九十年间，在这个地球上，惟一生生不息的，正是野草和青年人无尽的梦想。

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You can live in a small, poor country; you can work for a small company, in a boring brunch; you can have no budgets, no people; but still you can put your work to the highest possible level. And everybody can do it. You just need inspiration, vision and determination. And you need to remember that to be good is not enough.

有兴趣？看下边的视频咯：

在Steve Pavlina这周的新文章Productivity101中，他也把”在你热爱的领域中工作”作为重中之重。第二点，就是天方经常提到的，利用听书来学习，用你的耳朵来提高效率。然后呢，是“消除干扰”，“记录时间开销”，以及Timeboxing（打包时间？使用整段时间？）。Steve的文章总是蛮长的，但是说理清晰。大家可以在原文中仔细阅读这五点基本的提高效率的方法。

说到消除干扰，Zenhabits讲了讲“清空邮箱的最简单方法”，是不是最简单，大家要试过才知道。不过它里面强调的每天最多处理一次到两次邮件的方法我蛮喜欢的，这在以前的高效Email管理里面也提到过。另外一个重要的干扰源大概就是Internet了，即时通讯工具（MSN、QQ）和社会性网络（开心，校内，以及豆瓣？）估计是我们很多人的一个时间黑洞。这不，Lifehack上有人讲了，您得知道什么时候该断线。里面的几条建议蛮好：

Contexts – This approach is based on the principle: if the task doesn’t need to be done with the help of the Internet, it’s best done away from it.

Research and Fact-checking – 你可以用特殊记号标记需要查询的内容，然后留待一起查询

Start the Day Offline – 做到之后应该蛮美好，但我还没做到……

Put Email Last – 哈哈，又是Email~

其实正如Zen Habits上讲的：

But the point is, personal growth is about being more authentic. Plus, it’s about having fun and aspiring to do things that are amazing; it’s about pursuing goals that excite you.

如果不是这样，我们追求效率和提升又是为了什么呢？

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