omnifocus与gtd

May 25, 2011 by     13 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

最近尝试omnifocus,是一款Mac/iOS平台上体验很好的GTD软件。据说是最强的GTD软件,没有之一。这个软件需要mac配合才使用流畅。

Omnifocus 优点

OF最大的优点是任务可以分解到很细的粒度,支持无限层级(hierachy)。反过来意味着可以计划到很高的维度(6万英尺?)。多级子任务不会受限于不能添加子任务或者母任务而做变通处理,从而导致中断思路。这符合我之前的想法,好的系统需要2部分,一块计划,需要多级子任务;一块执行,生成某个情况下的列表,照着猛做。OF符合。

omnifocus支持多层级,子任务,我认为本质的原因是其主要是个mac上的native app,而toodledo是个web app,技术和性能上存在困难。现在感觉OF是无限子任务的,而且提供文件夹、项目、单任务列表等分类工具。多子任务的好处就是计划起来直观(intuitive),便于分解。

OF的第二个优点是其在mac,iphone及ipad上都有客户端,方便随身携带,执行,修改和调整任务。

第三,omnifocus支持添加附件,比如图片,文本,或者pdf等。toodledo虽然也有,但是需要pro plus帐号。这样就增加了很多可能性,比如将任务脑图或者流程图作为图片放在附件中,执行起来可以更加精确。这些文件可以同步到itouch,很不错。唯一的缺陷是附件多了之后可能延长同步时间。

omnifocus的一个小优点是支持任务手动排序,这估计还是native app与网页app(toodledo)之间的区别,另外也是因为omnifocus没有toodledo那样很动态的filter和sort功能的缘故。

omnifocus背景

omnifocus的前身是kGTD(2005),基于omnioutliner的一个脚本化应用,所以OF具有omnioutlier的基本特性,就是列表的无限层级,这包括project文件夹,context和任务本身。2006年下半年,omnigroup向kGTD抛出橄榄枝,kGTD向omnifocus进化。

化了1年时间,kGTD完成向omnifocus的转型,2007年11月OF公测,2008年1月8日,发布1.0版本。不过总的来说,OF的外在界面与kGTD差别不大。但是后台有了很大的改善。OF与其他GTD工具不同的是,其一开始就是基于omnioutlier的数据库,界面是后来才加上去的,这是“由内而外”的本质不同。

后来,omnifocus推出了iphone与ipad版本,同样无出其右。

Omnifocus的任务模式

Omnifocus的规划是在project模式下,执行是在context模式下。

omnifocus的无限层级,使得在任务规划时没有什么约束,可以使得你的任务系统十分完善和复杂,这同时也带来了一个问题,就是增加了执行任务时的信息成本。上百个任务中你去做哪几个?

执行的时候omnifocus提供三个工具进行任务筛选,时间(开始日期,截止日期),重要性(flag),场景(context)。在特定情况下,快速定位到某一个很短小的执行列表,是GTD系统的一个很实际、重要的功能。这几个工具要联合起来用,如果光靠最常用的时间工具,在你有5个过期,14个当天,30个24小时内的任务时,如何选择?

所以omnifocus还提供了透视图(perspective)工具来进行定制。这个很有用,尤其在iphone版本中。因为iphone版本的功能本来就没有桌面版本强,而且需要快速定位,执行任务,所以透视图功能很必要(虽然是在实验功能中,需要开启)。

Omnifocus 透视图

omnifocus的透视视图相当于toodledo的自定义搜索,不过其可以同步到itouch或者ipad,可以随身携带,比较实用。不过现在的透视(perspective)同步到iOS只支持基于context,而不是project,有点缺陷。不过瑕不掩瑜。

omnifocus中最常用的一个透视图:按照context分组,due排序,可用性筛选为available,状态筛选为due soon.对我而言在执行的时候,设置好start date时间,可以控制单位时间内可见的任务数量.

为了基于context分组透视图中divider的方便性,在context中设置priority和time,这样可以同时利用omnifocus的搜索方便性,输入可以少打几个字母。觉得priority还是必不可少,任务多的时候只可能选择重要的做。priority下面可以设置1,2,3级。时间粒度(如5分钟)也比context更实用。

自定义维度

omnifocus 的priority只有flag,没有status,没有tag,但是通过perspective,搜索,格式化的备注内容,可以自定义这些属性。因为搜索可以保存为透视图.比如,在备注中部添加#1,#2等来表示优先级,然后搜索#1,保存为#1的透视图,就知道这是优先级为1的任务.同样的方法可以设置tag,status.

通过搜索自定义属性的好处在于,可以增加任务的维度,在现有project,context,flag的维度下,可以增加status,tag等维度,把toodledo中好的东西借鉴过来.唯一的遗憾是perspective不支持多层及.

这样可以设置priority,status,time这些属性,然后可以建立一个任务,就叫dashboard,把这些属性的perspective链接放在note中,按照顺序进行查看任务,设置属性,分割列表,执行任务.可以在note中设置分割线,添加备注,引导顺序,这似乎可以做到flow,建立一个流,达到"行云流水"

在可以快速定位任务,细分列表,降低信息成本的情况下,就可以放心分解任务.就像开快车必须要保证刹车良好,接了订单需要保证有足够的生产能力.当然,关键约束还是执行力和时间.

Mac

mac可以用growl配合,进行提醒。

Mac有快速输入界面,键盘快捷键调出,在mac前十分方便。

iPhone

iphone透视图基于context的,不支持project界面下定制的透视图。这是因为,iphone本来就是一个执行工具,而omnifocus的执行是基于context的。

iPad

omnifocus的ipad版本是iphone,ipad,mac版本中最实用的一个版本,提供了forecast view,可以看到一周的安排,方便将任务在一周之间进行平衡。这点与pocket informant的日历功能有点像。同时,forecast view中可以整合ical日历,查看当天哪个时间段有空,十分给力。ipad版本还提供了review视图,也是iphone版本没有的。感觉上bonjour同步时,ipad版本也快一点。

技巧

Omnifocus link

omnifocus还提供了链接功能,以omnifocus:///开头,在mac上可以将folder,context,perspective,copy as link,这样在of的note中可以添加of link,这样在执行任务的时候可以更加灵活,像互联网一个可以自由跳转的native GTD任务系统还是挺有趣的。(toodledo也对任何一个任务提供唯一链接)

同步

在尝试了omnifocus的与omni服务器同步和与mac同步之后,感觉由于网速原因,局域网的bonjour模式的体验要比服务器同步好很多。而且,在没有外网的情况下,也可以用。在大多数情况下,bonjour同步足够足够了。毕竟,omnifocus的主体还是mac,没有web界面。

脚本

omnifocus支持applescript,这样的可扩展性就很大.网上有不少脚本。

omnifocus 导出的csv格式转换脚本,可以为treemap软件识别, http://t.cn/hBcL8Z

统计omnifocus中选择项目的累计时间,弹出窗口版http://t.cn/hBc2YA

omnifocus weekly review 脚本,看这周作了啥,修改为scrpt后缀就可以运行(mac)http://t.cn/hBcAyR

13 Comments + Add Comment

  • 建议增加一个分享到新浪微博的链接,刚想给国内的朋友推荐一下,发现还不能一键搞定。

    • 在单篇文章下有分享的链接

  • 不错,过来支持下~~

  • 建议增加一个分享到新浪微博的链接,刚想给国内的朋友推荐一下,发现还不能一键搞定。

  • 能否推荐一个能在win与mac下同步的GTD工具

    • 网页版的,就不用担心桌面系统版本了
      比如toodledo
      其实还是用手机端比较多,如果手机端比较多,能够执行就可以了,不必在意桌面端。有一个好用的桌面端就够了

      • 我目前用MLO黑莓版,几乎用不到桌面端了(功能和桌面端相差无几,全键盘输入够快)。

  • 确实MLO也很不错,而且有非Apple的客户端。我用的是黑莓,功能很全,跟桌面端差不多了。

  • Omnifocus很贵啊。有没有什么办法降低下成本?

    • 在国内的话,可以用特殊版本

      • 哈哈,原来这个也有。。。

  • 最大的问题在于没有win客户端,本来一直用MLO的,最近刚入手一台MBP,在找适合自己的GTD工具,还没找到。公司的电脑必须是WIN的,没办法啊

    • 没有动力去研究…现在用的诺基亚手机,软件方面好像不够大众…

      前些年用HP PARM, 对GTD软件颇为着迷,但因为掉电丢失过很多文档和记录,而且很难找到全平台同步的方法…

      现在靠手工、Wiz、闹钟和日历…,除了不方便任务分解外,大致可以满足基本需求

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