重新调整toodledo中的任务生命周期

Jun 11, 2010 by     9 Comments    Posted under: Toodledo应用, 寻找方法

事情的导火索是我想通过toodledo的android第三方客户端got to do来提高自己的执行情况。然而got to do的属性比较少,可以filter的只有folder和context。很多toodledo上的field不能用,比如goal、tag、status。

另外一方面,我发现我的任务执行也达到了一个瓶颈,任务无法有效推进。所以对我的toodledo系统进行的调整。

我以前的folder是按照work,family,skill,knowledge,social等划分的。我当初这样划分是因为pro版本中有statistics统计功能,可以对folder中的任务数量和任务时间进行统计。我当时的想法是将任务按照分类(category)划分,来统计任务的分布情况。

然后我发现这样的划分对任务的执行效果并不明显。不明显的原因是,任务最重要的是执行。如果任务不能推进,那么再好的计划,效果都是要打折扣的。而folder按照分类来划分,虽然对于review是有帮助的,但是对于任务的分解与执行并没有明显的效果。比如在同样的一个work folder下面,有的属于计划阶段,有的属于执行阶段,有的则属于短期内肯定不会去做的。在work 这个folder下面,我无法清晰地找到要做的事情,所以每次打开work这个folder,都要花额外的时间考虑自己要做什么。

这个时候我才体会到GTD中status中的作用,体会到next action的重要性。其实status这个field是我在toodledo中用的最少的。即使用了,也无法发挥作用。可能还是因为我一直对status没有深入的理解。我觉得很多任务都是next action,而planning和someday/maybe任务没有多大的区别,都是现在不做的。只有等我自己的任务开始越来越多,无法有效消化的时候才意识到原来存在的问题。

我有大量的积压的任务,但是当时我不看status,所以在看folder的时候,很多精力都要思考现有的任务如何完成。但是,120个非重复任务里面,大概有只有20个是可以开展的,而余下的100个任务是现金没有精力去思考与完成的。如果都要做,那势必会让大脑觉得任务很多,压力很重,心情随之也变得焦虑。

image

所以,我以前就有个想法,将不做的任务缓存到一个“任务缓存水池”中,每次都捞出来处理一小部分。而由于每次都处理一小部分,这样你可以更专注(focus),可以将任务分解地更深更细。

所以,我将任务分为如下几个阶段:

best-data-recovery.com from Various DBs Mapping SQL to MongoQL The following are the mapping of SQL statements to Mongo QL statements for the understanding of query development/conversion: No. title=”image” src=”http://www.productivelife.cn/wp-content/uploads/2010/06/image_thumb1.png” border=”0″ alt=”image” width=”495″ height=”245″ />
1、inbox:进行任务收集。最关键的阶段之一。只有搜集了好的想法,才可能收获好的结果。这个阶段纸笔还是最方便的工具。
2、Pool:任务缓存池。相当于status中的someday/maybe。我只是起了一个自己感觉更形象、更舒服的名称。所有当前不会做的任务都放在这里。
3、Project:当前要做的复杂任务,一步无法完成。通过设置subtask进行分解。 相当于planning。
4、Action:直接可以做的任务。或者是经过project分解而来,并且现在可以做的任务。 相当于next action。
5、Incubation:在Pool和Project之间的一个缓冲地带,属于从Pool中捞出来,但是还没有变成Project和Action的
6、Milestone:Project中非常重要的任务,属于今后一段时间的关键性任务。设置这个阶段是因为project会有很多,会遮盖掉最重要的任务。 这样可以知道自己的主线是什么。

我把这几个阶段都设置成了folder,而原来的folder信息就放在tag里面。设置成folder的原因是got to do中只有folder和context可以进行filter。(我这里设置在folder中,也可以设置在context中。)

为了把工作内容分开,我专门设置了#work。为了对repeat任务进行区分和独立管理,我设置了repeat。其余一些基本的日常的或者重复的任务,我放在support这个folder中,我把这个folder设想成为支撑与后勤系统。

大致上就是这些folder。

这样,我就把任务按照任务的生命周期(status)来划分,可以一目了然地知道任务的阶段。

下面是大致的处理流程:

image

在Action中的完成后,需要对Project和Repeat中的进行分解,产生新的Action。如果Action中的任务比较多,可以设置status为next action。因为got to do中只支持一个status,就是Next Action。

这样做的好处就是

1、降低心理压力和焦虑。只要关注Project和Action就可以,对Pool中的任务可以不考虑。

2、专注带来高效。一个最大的好处就是容易分解。因为处理的任务量小,所以可以分解地更深入。虽然是每次做一小部分任务,但是从总的时间长度来看是一样的。只不过任务是划分为一块块完成的。

其实几个阶段的划分也是一种分解。

在project和milestone中的任务,其中可以马上做的任务就设置成为action,这样在action中就只专注于这部分内容。repeat任务也可以设subtask,马上可以做的就设置成为action。所以在project/milestone/incubation的folder中,subtask设置成indented,这样利于分解与规划。在action的folder中,subtask设置成flattened,这样不会将action过滤掉。

而在移动环境下面,最重要的就是一个执行。所以不必太在乎能不能在手机上进行规划或者分解。分解与规划的部分完全可以放在电脑上进行。

9 Comments + Add Comment

  • 真是很专业。只有看这样的文章我才能感觉到gtd的内涵。我个人用got to do 觉得不方便。大概主要是因为我没有那么多的待办事情吧。最近找了个叫checkmark todo list的软件还不错。支持清单分解。用起来还不错。当然不足总是有的。或许在我事情多起来后就会换软件了吧。

  • 占用folder后,分类就没了,当任务多时要寻找整理很不方便。
    got to do什么时候才能支持status进行分类啊?照例说应该不难呀,next action和waiting on都已经可以在主界面显示了。

    • 嗯,我把folder的信息,放在tag中了
      由于tag可以放置多个tag,所以问题也不大。对我而言,在手机上面查看tag,执行的借鉴意义没有status大,所以就舍弃了foder的分类功能
      Got to do如果以后支持status了,那我再进行调整吧

      • 用tag?好主意!
        另外,博客被墙了?今天得翻墙才能进来……厦门电信。

    • 湖北襄樊网通、教育网正常访问。

      • 现在又好了,大概是GFW抽筋…

  • 雅黑好看。
    另外,呵呵,注意图片大小哦,把右边栏的东西给撑走光了。

    • 谢谢建议,已经将图片尺寸缩小了,但是右边似乎不是因为图片大小的原因没有显示内容,而是广告位。

      • 呵呵,原来如果,我看错了,不好意思。

        博主调整起来也够快哦。

葡挞生活微信公众号


productivelife


您需要通过RSS订阅葡挞吗?

您可以通过订阅Rss来得到更新通知,提高阅读效率(?)。我们推荐下面这些在线订阅服务:

订阅到豆瓣

订阅到鲜果

订阅到有道

您也可以通过 E-mail 来订阅,或者通过手机阅读。


关于葡挞

葡挞是一个群体博客。我们希望通过搜集、整理和自己的思考,来创造一个全面个人管理的体系。

...了解葡挞


371
Unique
Visitors
Powered By Google Analytics

搜索相关网站

write my essay website do my history essay essay writing services us admission essay proofreading service buy essay review