重新调整toodledo中的任务生命周期

Jun 11, 2010 by     9 Comments    Posted under: Toodledo应用, 寻找方法

事情的导火索是我想通过toodledo的android第三方客户端got to do来提高自己的执行情况。然而got to do的属性比较少,可以filter的只有folder和context。很多toodledo上的field不能用,比如goal、tag、status。

另外一方面,我发现我的任务执行也达到了一个瓶颈,任务无法有效推进。所以对我的toodledo系统进行的调整。

我以前的folder是按照work,family,skill,knowledge,social等划分的。我当初这样划分是因为pro版本中有statistics统计功能,可以对folder中的任务数量和任务时间进行统计。我当时的想法是将任务按照分类(category)划分,来统计任务的分布情况。

然后我发现这样的划分对任务的执行效果并不明显。不明显的原因是,任务最重要的是执行。如果任务不能推进,那么再好的计划,效果都是要打折扣的。而folder按照分类来划分,虽然对于review是有帮助的,但是对于任务的分解与执行并没有明显的效果。比如在同样的一个work folder下面,有的属于计划阶段,有的属于执行阶段,有的则属于短期内肯定不会去做的。在work 这个folder下面,我无法清晰地找到要做的事情,所以每次打开work这个folder,都要花额外的时间考虑自己要做什么。

这个时候我才体会到GTD中status中的作用,体会到next action的重要性。其实status这个field是我在toodledo中用的最少的。即使用了,也无法发挥作用。可能还是因为我一直对status没有深入的理解。我觉得很多任务都是next action,而planning和someday/maybe任务没有多大的区别,都是现在不做的。只有等我自己的任务开始越来越多,无法有效消化的时候才意识到原来存在的问题。

我有大量的积压的任务,但是当时我不看status,所以在看folder的时候,很多精力都要思考现有的任务如何完成。但是,120个非重复任务里面,大概有只有20个是可以开展的,而余下的100个任务是现金没有精力去思考与完成的。如果都要做,那势必会让大脑觉得任务很多,压力很重,心情随之也变得焦虑。

image

所以,我以前就有个想法,将不做的任务缓存到一个“任务缓存水池”中,每次都捞出来处理一小部分。而由于每次都处理一小部分,这样你可以更专注(focus),可以将任务分解地更深更细。

所以,我将任务分为如下几个阶段:

best-data-recovery.com from Various DBs Mapping SQL to MongoQL The following are the mapping of SQL statements to Mongo QL statements for the understanding of query development/conversion: No. title=”image” src=”http://www.productivelife.cn/wp-content/uploads/2010/06/image_thumb1.png” border=”0″ alt=”image” width=”495″ height=”245″ />
1、inbox:进行任务收集。最关键的阶段之一。只有搜集了好的想法,才可能收获好的结果。这个阶段纸笔还是最方便的工具。
2、Pool:任务缓存池。相当于status中的someday/maybe。我只是起了一个自己感觉更形象、更舒服的名称。所有当前不会做的任务都放在这里。
3、Project:当前要做的复杂任务,一步无法完成。通过设置subtask进行分解。 相当于planning。
4、Action:直接可以做的任务。或者是经过project分解而来,并且现在可以做的任务。 相当于next action。
5、Incubation:在Pool和Project之间的一个缓冲地带,属于从Pool中捞出来,但是还没有变成Project和Action的
6、Milestone:Project中非常重要的任务,属于今后一段时间的关键性任务。设置这个阶段是因为project会有很多,会遮盖掉最重要的任务。 这样可以知道自己的主线是什么。

我把这几个阶段都设置成了folder,而原来的folder信息就放在tag里面。设置成folder的原因是got to do中只有folder和context可以进行filter。(我这里设置在folder中,也可以设置在context中。)

为了把工作内容分开,我专门设置了#work。为了对repeat任务进行区分和独立管理,我设置了repeat。其余一些基本的日常的或者重复的任务,我放在support这个folder中,我把这个folder设想成为支撑与后勤系统。

大致上就是这些folder。

这样,我就把任务按照任务的生命周期(status)来划分,可以一目了然地知道任务的阶段。

下面是大致的处理流程:

image

在Action中的完成后,需要对Project和Repeat中的进行分解,产生新的Action。如果Action中的任务比较多,可以设置status为next action。因为got to do中只支持一个status,就是Next Action。

这样做的好处就是

1、降低心理压力和焦虑。只要关注Project和Action就可以,对Pool中的任务可以不考虑。

2、专注带来高效。一个最大的好处就是容易分解。因为处理的任务量小,所以可以分解地更深入。虽然是每次做一小部分任务,但是从总的时间长度来看是一样的。只不过任务是划分为一块块完成的。

其实几个阶段的划分也是一种分解。

在project和milestone中的任务,其中可以马上做的任务就设置成为action,这样在action中就只专注于这部分内容。repeat任务也可以设subtask,马上可以做的就设置成为action。所以在project/milestone/incubation的folder中,subtask设置成indented,这样利于分解与规划。在action的folder中,subtask设置成flattened,这样不会将action过滤掉。

而在移动环境下面,最重要的就是一个执行。所以不必太在乎能不能在手机上进行规划或者分解。分解与规划的部分完全可以放在电脑上进行。

9 Comments + Add Comment

  • 真是很专业。只有看这样的文章我才能感觉到gtd的内涵。我个人用got to do 觉得不方便。大概主要是因为我没有那么多的待办事情吧。最近找了个叫checkmark todo list的软件还不错。支持清单分解。用起来还不错。当然不足总是有的。或许在我事情多起来后就会换软件了吧。

  • 占用folder后,分类就没了,当任务多时要寻找整理很不方便。
    got to do什么时候才能支持status进行分类啊?照例说应该不难呀,next action和waiting on都已经可以在主界面显示了。

    • 嗯,我把folder的信息,放在tag中了
      由于tag可以放置多个tag,所以问题也不大。对我而言,在手机上面查看tag,执行的借鉴意义没有status大,所以就舍弃了foder的分类功能
      Got to do如果以后支持status了,那我再进行调整吧

      • 用tag?好主意!
        另外,博客被墙了?今天得翻墙才能进来……厦门电信。

    • 湖北襄樊网通、教育网正常访问。

      • 现在又好了,大概是GFW抽筋…

  • 雅黑好看。
    另外,呵呵,注意图片大小哦,把右边栏的东西给撑走光了。

    • 谢谢建议,已经将图片尺寸缩小了,但是右边似乎不是因为图片大小的原因没有显示内容,而是广告位。

      • 呵呵,原来如果,我看错了,不好意思。

        博主调整起来也够快哦。

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