用excel treemap工具分析toodledo

May 18, 2010 by     2 Comments    Posted under: Toodledo应用, 寻找方法, 磨炼工具

如果你信赖GTD系统,并想充分利用自己有限的时间,那么你会发现每一天中的任务会慢慢增加,直到有一天你感到有些混乱和不堪重负。如果能够有效地判断当天任务的轻重缓急,从纷乱的任务列表中定位到当下需要做的,将会减小不少压力。

这里我选择treemap这种方式来对toodledo的数据进行分析。

treemap的形式大致类似下图

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虽然toodledo提供了分栏(divider)功能,在同一个列表中,可以按照folder、context等分为几块,方便任务分类,但是仍旧没有充分有效地展示信息。treemap作为一种信息可视化工具(information visualization),可以提供上述分块之外,通过方块图形的大小来显示任务时间长度,通过方块颜色的深浅来显示任务重要程度(priority,importance)

其实,我之前也写过一篇用treemap来分析toodledo的文章,用的是google docs。但现在google spreadsheet访问存在问题,所以分享下用excel的treemap插件来分析toodledo任务的方法与经验。

首先,现在并安装excel treemap插件

这里针对office 2007,默认安装好之后不能调用treemap工具,要在excel选项中安装。

excel选项->加载项->点击最下方的转到->在弹出窗口中点击浏览->

选取treemapper的位置,一般是C:\Program Files\Microsoft Research\Treemapper,选中Treemapper.xla

这样应该能在加载项中看到Treemapper了。

然后,从toodledo网站tools&services中,选择csv import/export,点击Download CSV file。注意treemap插件不允许有空值,所以请设定好folder、context等你想分类的属性值。下载得到的csv是UTF-8格式的,要转化成excel可以识别的ANSI格式,用记事本打开csv文件,另存为的时候,编码选择ANSI。

接下来用一些excel技巧,分离出当天的任务。

用筛选,选择当天的任务。全选后,按F5,定位条件中选择“可见单元格”,复制到新的工作表中。

由于low priority默认是空值,所以可以用if函数将priority属性中空值设定为0.

然后调整列的位置,我一般是按照context、folder、goal来分类的,所以按照context、folder、goal、task来放置列

然后画treemap,

1

考虑到打印后任务长度查看方便,可以设置一个新的列,值=task+length,task&”(“&length&”)”

我一般颜色选择priority,大小选择length

效果如下:

Treemap

最终,打印出来比较方便,可以随身看,还可以在上面记录一些任务执行笔记。

2 Comments + Add Comment

  • 博客上的“系列文章”很好哦
    这个功能是如何实现的呢?
    可以告诉一下吗?

    多谢

    • 这个是新版wordpress中自带的功能吧,series功能
      可以添加系列,然后在编辑文章的时候选择哪一个系列,并设定好文章的顺序

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