对“‘A4纸’工作法”的总结和思考

Sep 3, 2009 by     4 Comments    Posted under: 寻找方法, 自我管理

近日利用闲暇之余读完了三木雄信的《“A4纸”工作法》,在自己的日常生活中也尝试使用,有些感触和思考,故结合对本书的内容总结一并和大家分享。

什么是“‘A4纸’工作法”?

简而言之,在一张A4纸上画各种“表单(格)”去管理你的工作、思维、会议等等。(似乎,表格在现代企业中发挥着超级能力,如《哈佛管理表格全集》,个 人生活管理中使用表格是否也能发挥超强能力,本书似乎想给出一个肯定的答案。)几个主要章节的标题都很吸引人,比如用“一张A4纸”充实你的职业生涯;用 “一张A4纸”锻炼你的思考能力;用“一张A4纸”激发创意;用“一张A4纸”掌握写作能力、说话能力、学习方法。针对不同的事务,作者设计了不同的表 单,据说有48个之多。虽然,书中引言中介绍到“本书是为那些上司制定了很高的目标,以致于不得不加班、周六日出勤的上班族而写的”,但我想对我这样的普 通学生其中的一些方法同样适用。

实际上,《“A4纸”工作法》一书中提及了很多的方法是我们耳熟能详的,比如日程管理、流程图、鱼骨图、脑力风暴等等,书中的特别之处在于作者对这些方法进行深入分析并简化,转化成能一个个能概括在一张A4纸上的表单。一张纸的单实用是书中所提倡的重要原则。

为什么“‘A4纸’工作法”有效?

实 际上这个包括两个问题:第一,为什么是A4纸?第二,工作法为什么有效?第一个问题,书中其实想说的是,只需要一张纸就能做好自己的日常生活管理,原因在 于“魔法数字”【1】的存在,人的把握处理能力有一定的限度,所以无论是A4纸还是B5纸都可以,记住只需要用一张纸记录的有限信息就足够你忙活一阵了, 如果你贪多用一个本子记录了非常多的信息,你不但没有办法同时处理,相反还可能因为精力分散遗忘了一些需要你马上处理的信息。第二个问题,要从“表单(格)”的内容说起。任何一个表单都包括“目的”、基于此目的“应该做的事情”和“期限”三个要素。通过表单来明确目标是一个核心问题。对于团队,如果能够明确地设定好目标,再将拥有必要情报和权限的人聚集起来,确定好应该做的事情,并进行分工,工作便自然而然地展开了。对于个人,则需要设定好目标,然后获取必要的资源和信息,确定工作的步骤,工作细分之后便能相对容易的展开。

注释:【1】“魔法数字”——据说,一般情况下,人类一次能够把握和处理信息的数量在七加减二之间。也就是说,虽然人与人之间有一定的差异,但是人在大体上看一眼的瞬间,能够把握的数量最小为五,最大为九。这个数字也被称为魔法数字。

一些具体的表单

这部分列举了一些我正在使用的,或者我觉得非常不错、将来会使用的表单。

1)“日程管理表单”

要点:不能只注意每天的日程安排,而要同时注意每周和每月应该做的事情(以防止重要事情遗忘);因此,该表单分“每月表”“每周表”。

具 体:我们首先要在日程管理表单上写上最终目标(用名词性短语,而不是长句文章),接着写每月目标,然后再详细地写出每周目标。而且,每个每周上要标注日 期。在每周目标中,考虑好是否需要先做某件事,确定好每个每周目标的日期顺序是很重要。而且,如果是由自己负责,则写上自己,如果是需要委托某人做的事 情,则写上相应的人名。事情完成之后,把相关内容用一根红笔划上删除号。

2)“简要流程图”

要点:将工作程序或流程做成图示;避免繁杂的符号,尽量简单;划分和整个工作有关的部门的时候尽量不要超过5个;

具体:只使用”长方形”、”↓(箭头)”和”文档符”;”长方形”中填写相应部门的主体业务,”↓”用来表示部门之间的关系,也就是说,在工作程序从一个 部门转移到下一个部门的时候使用,”文档符”中填写在这个过程中产生的输出文档(站在下一个部门的角度来看的话,就是输入文档);标准化的业务流程确定; 从明确各部门的主体业务和输出文档开始做起。

3)“脑力风暴表单”

要点:不同于传统的“脑力风暴”;采用新的步骤和方法;

具体:以一个例子说明——你组织一个小组关于构思产品开发和解决问题办法的脑力风暴,可以按以下步骤走——

1. 给小组的每个成员发便签(Post it),每人10个;

2. 随意写上”产品开发创意”、”缩短交货期的方法”、”品质改善方法”、”压缩成本方法”, 注意这里注重量和非质;- 10 min

3. 收集、阅读便签;内容相同的重叠起来贴上,内容相似贴在一起,这是一个要点,这期间如果有人提出新的意见,也写到便签上,贴到板子上;30 min

4. 总结收集起来的意见;讨论并确定最优意见;20 min

5. 废除脑力风暴的规则,将商品开发创意和解决问题的办法具体化;(成本、交货期、品质等观点讨论意见的可行性)

4)“演讲表单”

要点:用一张A4纸写演讲稿,避免冗长的演说,这种方法只适合于时间比较短的演说

具体:演讲之前把整个演讲过程想清楚,在A4纸上写下你最后想表达什么样的观点和信息;然后往回推,写下要表达这个观点和信息,必须提前说的有哪些,列出 几点;每个必须说的点,可以有补充的,就把想补充内容的关键字写下;想一个比较好的开场白;(可以考虑详细写在纸上,好的开头容易让你自信,不那么紧 张),然后按照顺序说那些小论点,记住你可以补充说,如果这个时候忘记了一些补充材料也没有关系,只要你把主要小论点一说,加上最后的结论,一个结构完整 的演讲足够赢得大家都掌声。

5)“故事化表单”

要点:相信这个表单有用(呵呵,这个是我说的);故事是有固定结构的;(我不知道,感慨初高中没有学好,要不然在书上看到这些内容也不会这么新奇)

具体:以某个公司总裁做为什么成功的演讲为例;此“故事化表单”是一种通过将故事的结构分成“①成就 ②契机 ③冲突混乱 ④危机 ⑤高潮”五个部分,来描述自己或公司(项目)的轨迹(成就谈)的方法。简单说来,故事情节会首先讲一下成就(成功),这之后再以回顾的形式讲开始的部分。 然后经历各种迂回曲折、不断摸索(冲突混乱),并遭遇到逆境、危机等场面,然后进入高潮部分,最后迎来圆满解决(再次回到成就),剧作家会一边明确 5W1H(【When】(何时) 【Where】(何地) 【Who】(何人) 【What】(做了什么) 【Why】(原因)【How】(如何做的) ),一边事先组织好这种故事情节。

注意哦,相比成就谈,人们对失败谈更感兴趣。相比顺风顺水的人生,波澜起伏的人生更感人,更能深深地打动职场新人。下次你要是做成功演讲,可千万别重点说你是如何的成功,而应侧重讲讲你遇到的困难,经历的失败。这个对这个普通人来说更有吸引力。

经常说,简单的事情重复做就会不简单(熟能生巧?)。几张A4白纸能不能达到书中提及的“搞定你全部工作”的效果(于我而言,能“大幅度提高效率”就很不错了),得看你我能不能坚持简单重复了。

PS: 这本书腾迅读书有连载,在网上随便检索一下就能找到这本书的电子版,书的内容不多,有兴趣的读者可以找一本书进行研读。

4 Comments + Add Comment

  • 你的站点很不错,我关注了~!

  • 一:他们是相同的
    电子管理平台(手机、电脑、网络平台)和A4管理平台的相同点:
    都可以对事物进行管理,都可以使不同或相同((比如大家常提倡的GTD)的管理方法.

    二:他们是不相同的
    电子管理平台和A4管理平台,个人认为他们只是在信息的传递上是否方便存在差异。

  • 腾讯上的 连载 好像不全的 我搜索 也没找到 pdf版本的

    哥们去哪里可以下的 能否发到我的 邮箱的

  • 您也没标注【2】呀。。。呵呵,我成了Monica了。。。

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