资料管理:个人笔记管理

Aug 4, 2009 by     41 Comments    Posted under: 个人知识和资料管理, 磨炼工具, 自我管理

个人笔记管理可以根据资料类别和个人需求灵活选择工具。本文比较了Evernote,MyBase,Scrapbook,以及Zotero在资料管理和同步上的优缺点。

在GTDLife的讨论中,多次有朋友提到个人知识管理(123),个人信息存储,以及资料管理分类(12)的问题。在葡挞上我也分享过使用Scrapbook作为个人资料管理系统,如果单纯保存网页,Scrapbook是够了。但是在笔记管理和资料保存方面,Scrapbook则还有一些问题。我们这里讨论的资料和笔记管理主要是电子形式的,但是纸质的笔记管理对我们也有一定的启发作用。做了一些功课之后,将我对个人资料管理的思考分享如下。

note-taking-softwares

1. 资料分类和组织

我们来看看,所谓个人笔记或者资料,会有一些什么方面的内容。大家估计都把互联网作为一个重要的信息来源了吧,所以那些令我们印象深刻的网页上的文字或者图片自然是资料的一个重要分类;其次,我们读到某本书的精彩章节或者有灵感蹦出来的时候,会做一些笔记,所以读书笔记和感想会成为个人资料的另外一个重要组成部分;项目中如果涉及到大量文件资料,可能也需要管理起来;另外,如果做学术文献管理,会有很多文献需要管理。

  • 精彩网页
  • 读书笔记
  • 项目相关文件资料
  • 学术论文

搞定了这几类资料,我们就基本搞定了个人笔记管理。那么,我们需要什么样的工具来管理它们呢?网上流传的笔记软件超级多,一个一个试用完全是浪费时间。幸好有前人帮我们分析了笔记软件的优劣,善用佳软的寻找最好的笔记软件系列就是不错的介绍性文章。另外,善用佳软的信息管理分类中也有不少好软件的介绍。这里我只介绍我自己用过有过切身感受的四款软件:MyBaseEvernoteScrapbook,以及Zotero。Evernote自然是大名鼎鼎了,3.0以来完全Tag的系统也给人耳目一新的感觉。Google一下更能发现众多介绍文章。MyBase是我刚开始接触资料管理时用的软件,有朋友一直在用,感觉也不错。Scrapbook和Zotero都是Firefox的插件(Add-on),是我现在在用的工具。

笔记管理的工具很多,我们应该怎样选择适合自己的工具呢?默识分享了他眼中理想的笔记管理软件,我总结了一下,分别是:

1. 录入便捷随意:不要让笔记软件成为想法和记录之间的障碍。

2. 存储安全集中:最好随时随地能够使用,而且安全性有保证(比如Windows下把文件放在C盘就不太保险)。

3. 查阅快速直观:信息查找方便快捷,信息组织清晰有序。

JavaEye上有人总结了现有笔记管理软件的组织形式,包括树型大纲类、日记本类、维基类、思维导图类、头脑风暴类以及麻袋类。其中提到“最好有导入导出功能”,我觉得也是一个非常重要的功能。而且最好是在大量数据的情况下依然能够保持程序的正常运行以及数据迁移。如果数据一多就运行缓慢或者数据导入导出失败导致几年积累的数据毁于一旦,到时候哭都来不及了。所以我给理想笔记管理软件的要求添加了第四项:

4. 数据迁移方便:大数据量也能流畅运行,在不同程序之间迁移数据方便。

2. 个人笔记管理:问题分析和工具介绍

那么对于前面提到的几种个人参考资料都应该如何进行管理,又有一些什么问题呢?

简单资料的保存

首先是精彩网页。光用类似美味书签一类的互联网书签保存,一是找起来麻烦,二是离线就无法使用了。所以我还是比较倾向于使用保存在本地的资料管理工具。一般来说,保存下来的网页基本是作为日后参考使用,很少需要在上面做一些修改工作。因此基本上一个树型的笔记管理系统就能够胜任保存和组织资料的要求了。在这一点上,上面提到的四个工具都能比较好地完成任务。简单比较如下:

需求\软件 MyBase Evernote Scrapbook Zotero
录入便捷随意 有IE和Firefox的抓取插件,有的时候直接从网页抓取会出现乱码(Firefox中)。 有IE和Firefox的抓取插件。 有Firefox的抓取插件。 有Firefox的抓取插件(不如Scrapbook方便)。
存储安全集中 保存到以.nyf为后缀的封闭文件格式中。可以选择数据库文件存放位置。 保存到以.exb为后缀的封闭文件格式中。可以选择文件存放位置(在Tool->Options->General中可以修改位置)。 保存到Firefox下叫Scrapbook的目录中。可以选择文件夹存放位置(在Scrapbook的options->organize中修改)。 保存到Firefox的Profile目录下叫Zotero的目录中。可以选择文件存放位置(在options->Advanced中修改目录位置)。
查阅快速直观 树型菜单查阅方便。有标签功能,使用较为麻烦。数据库体积较大时打开较慢。 完全使用标签组织数据。数据量大时稍显混乱。未测试文件体积大于1G时的效率。但是少量数据也会有界面延迟的问题。 主要使用树型菜单组织数据,没有标签功能。数据体积大于1G时也能流畅打开。 提供文件夹和标签两种视图,使用方便。数据体积较大时有略微延迟,不影响使用。
数据迁移方便 封闭文件格式,导出比较困难。一旦损坏,很难修复。 封闭文件格式,导出比较困难。一旦损坏,很难修复。 每个网页按抓取时间命名文件夹。索引放在scrapbook.rdf中。因为是开放格式,比较安全。 每个网页放在按Zotero的算法生成的文件夹中。索引放在zotero.sqlite中。

可以看到,使用中遇到的问题主要有:

1) 分类树太深或者属于多个分类的网页不好处理。

这是树型笔记管理的缺陷,有标签功能的Evernote和Zotero处理的较好。但是像Evernote这样纯标签的组织方式也有一定问题。因为标签的添加有一定的随意性,天长日久就容易搞得十分混乱。关于分类不好处理的问题,朱青生先生在关于资料卡片的论述中提到下面这句话,我相信可以在一定程度上帮助无法决定分类的朋友们。

也就是说如果在你的思想中没有一个自我的”书架”,拾取来的信息就没地方搁,或者搁乱了,用的时候找不到,而这个”书架”原则上只能自己为自己建构,他人的”书架”只能参考。因为在思想中每个人的思路都是个人的,只有自我建构的”书架”结构,你才能随时增设、清除和整理,以便随时取用。

2) 存储目录(数据量)太大,导致软件效率问题。

我使用MyBase的时候有这个问题,当数据库文件膨胀到几百M的时候,打开的延迟实在是有点让人心烦。而Evernote在文件数量不多的时候就会出现一卡一卡的问题。可能是由于Evernote把所有的资料放到一条纸袋上的理念吧。Scrapbook完全没有这个问题,rdf文件格式开放而且体积很小,用起来比较放心。Zotero也是用的开放格式的Sqlite。不过数据量大了以后读取这个数据库文件需要一定的时间。另外,一定要注意zotero.sqlite这个数据文件的备份,否则一旦损坏,很难恢复。

3) 封闭文件格式,不好导出

MyBase和Evernote是用的自定义的文件格式,导出和回复都有点痛苦。而Scrapbook和Zotero都是开放格式和开放源代码,用起来比较放心。

 

笔记和灵感的保存

除了简单资料的保存外,我们可能还有一些读书笔记或者突然冒出来的灵感需要保存下来。另外,一个项目相关的资料和思考也基本可以放到这个类别之下。在”MIT人工智能实验室:如何做研究“中讲到:

很多科学家都有做科研笔记的习惯,你也应该这样。可能你曾被告知从五年级开始,对于每一门科学课都应该记笔记,确实如此。不同的记笔记方式适用于不同的人,可以做在线笔记,记在笔记本或者便笺簿上。可能需要在实验室有一个,家里还有一个。

在笔记本上记录下自己的想法。只有你自己才会去读它,因此可以记得比较随意。记录下自己的思索,当前工作中遇到的问题,可能的解决方案。对将来可能用到的参考文献作小结。

定期翻阅你自己的笔记本。有些人会做月度总结,方便将来的引用。

笔记中记录中的东西经常可以作为一篇论文的骨干。这会使生活变得轻松些。相反,你会发现写粗略的论文——标题,摘要,分标题,以及正文的片段——是一种记录自己当前工作的有效方式,即使你并不准备把它变成一篇真正的论文。(过一段时间你或许会改变想法)。

我们当然可以使用纸质的笔记本来记录这些笔记和灵感。纸笔的方式对于我们来说可能是最自然的方式。但是纸笔毕竟不适合长期的保存和事后的搜索。而笔记和灵感往往属于多个分类,这样之前的树型组织方式可能就有点不合需求了。而标签则是一个解决这一问题的好方案。另外最好有比较好的搜索功能,而且能把搜索的结果保存为分类。下面来看看上面提到的几款软件表现如何。

MyBase提供了Label功能,相当于标签。而且可以在Advanced Search (Ctrl+F3)中将搜索结果保存为某一个标签(Apply Label,如下图)。缺点就是新建标签比较麻烦一点。

image

Evernote有非常灵活方便的标签管理,也许有一点太灵活了。这导致我使用的时候往往有一点混乱。如果给自己规定好一个标签系统,Evernote应该用起来还是不错的。它也提供了Saved Search功能。另外,它的中文搜索实在是还有点弱。。。

image

Scrapbook没有提供标签功能,但是也可以用Scrapbook记一些笔记,而且它的笔记有一个蛮漂亮的HTML显示功能。如果对于标签没什么特殊要求的可以用它。至于不好分类的问题可以用保存搜索结果的方式来补救一下。

image

Zotero本来的目的是一个文献管理软件。不过用来保存笔记也是蛮强大的。而且读书笔记可以跟这本书本来的信息保存到一起,这样查阅的时候就非常清楚。至于所有的读书笔记和评论,则可以结合保存搜索结果和标签的方式来建立一个笔记分类。在Zotero中,保存搜索结果的分类和其他分类稍有不同,有一个搜索的小图标:

image

而在右边的内容区域,就会把所有该标签的文件显示出来:

image

在GTDLife邮件列表里跟[C/J]讨论时他谈到:

Scrapbook不支持Tag,需要另行安装Scrapbook-tag这个扩展支持,但也是限制多多。

如果单纯保网页,Scrapbook是足够用了,但是如果用于工作,我还是倾向于Zotero的功能。虽然大部分时候不会用到他那套文献管理的预设格式,但看重它可以方便地自建笔记,标签,本地文件导入/文件链接功能,我平时做项目管理,一直苦于资料汇集管理,例如组织分散在各个目录下的大量文件。

另外,Zotero的Tag定义高度自由,使用他来做GTD的TO-DO List与Project List也未尝不可。

因此,有项目管理需求的朋友也可以尝试使用Zotero来管理项目相关的资料。

如GTD中讲的,“你的归档系统应该是一个简洁的数据库,而不是有关你各项行动、工作、重要事宜或者潜在用户提示信息”,用得恰到好处估计需要一定时间的摸索和熟练了。

资料的同步

现在大家往往都有多台电脑,因此在需要工作的电脑上都拥有同样的资料可能对于很多朋友来说非常重要。有的时候明明知道自己曾经收藏过相关资料却因为不在手边无法找到实在是令人懊恼。有需求自然有人提供解决方案,最近同步和备份软件正慢慢火起来。本系列前面一篇文章里面我们提到了资料的备份和同步,这里我就不重复相关内容了。

Evernote和Zotero已经自带了同步功能,都是同步到软件提供商的服务器上。不过Evernote的同步功能好像有点问题,我经常发现两台电脑上的目录和条目有点不一样。Zotero则是只同步数据库条目到服务器上,文件需要通过WebDav服务器分开备份。

我是同时使用Live Mesh和Dropbox的,这里分享一下使用这两个服务的经验。我的方法是把Scrapbook和Zotero的数据文件夹都放在Dropbox的同步目录中。这样就可以保持两台计算机的同步了。如果两台机器上的文件有冲突,Dropbox会自动重命名冲突的文件,而不是直接删掉,这样恢复数据会比较方便。

因为Evernote和MyBase是保存在封闭文件格式中的,因此一旦数据量比较大,每次都要同步大量的数据,很容易造成冲突和文件丢失。我尝试过用Live Mesh同步Scrapbook的数据文件,但是因为初始化索引所需时间太长放弃了。另外,不要用Live Mesh同步Zotero的数据文件,因为Zotero是Firefox一启动就会更新zotero.sqlite,而Live Mesh是即时同步的(而且无法恢复),很容易造成数据损坏。

不知不觉已经写了这么多。其实跟世界上很多其他事情一样,笔记软件可能没有最好,只有最适合的。这些软件都是非常棒的,至于哪种更适合您,就得自己仔细考量了。您比较喜欢哪种笔记软件,把您的高招与我们分享咯^^

41 Comments + Add Comment

  • 可以试试一个国产的WizExplorer,为之,我一直用这个,你想要的功能应该都有了

  • […] 资料管理:个人笔记管理(这里有着相对完整的 Scrapbook 与别的笔记软件的对比) […]

  • 觉得Scrapbook 有获取内容快,存储量小,开放的存储格式,而这个所谓的开放格式有多少非电脑专业人士能看的明白呢,数据有问题,恢复也是个问题。
    用Scrapbook一段时间后,发现Scrapbook个根本的问题没有解决,就是获取的内容不能编辑,不适合于整理和再加工,便签只是文本形式的,没有格式编辑,受限很大。

  • 一直在用EverNote,确实有点混乱,最近经过几次较大的整理(重新划分目录,组合层级)总算好点,郁闷的是免费用户每月限制同步数据40M,我整理一下(由于无法原来的Tags有点乱,我打开两个EverNote来整理,导出后再导入),马上就用完了40M。。。这几天记的东西都没法同步了。

    LZ说的Zotero插件貌似不错,虽然平时不用Firefox但最近用遨游和Opera都碰到了不少BUG(假死比较多),也来试试看^_^

  • […] 因为是Firefox的一个扩展,所以能够在多种操作系统下运行,跨平台问题原生解决。另外,Zotero保存 的网页直接存储在硬盘上,索引存放在zotero.sqllite数据库中,相对onenote来说更为开放,数据迁移也更为方便。 在葡挞生活的资料管理:个人笔记管理中比较了几种笔记软件的运行效率,评语是“数据体积较大时有略微延迟,不影响使用。” […]

  • […] 因为是Firefox的一个扩展,所以能够在多种操作系统下运行,跨平台问题原生解决。另外,Zotero保存的网页直接存储在硬盘上,索引存放在zotero.sqllite数据库中,相对onenote来说更为开放,数据迁移也更为方便。在葡挞生活的资料管理:个人笔记管理中比较了几种笔记软件的运行效率,评语是“数据体积较大时有略微延迟,不影响使用。” […]

  • @reallulo,用Gmail主要是不好修改啊~

    @本文,取长补短,寻求各个程序的长处短处以形成一个系统就不错了。因为真的是十全十美的程序好难找啊

  • 2个pc可以share同一个在dropbox里面的‘scrapbook’,,,不过到了mac的时候没啥区别,,,就是scrapbook的树形列表读不出来了,,,从’scrapbook’文件夹里面看不出来什么异常来,,如果从mac上面新capture

    后来试过import/export,,,我的‘文件夹’全部没了 ,就像散乱的煤分类的收藏夹

    看来这个*.rdf是个比较神秘并值得深究的东西,,发现blogbus的feed输出扩展名也是这个

    • 寻求解决之道,,,对于这个通用基于浏览器的问题,衍生至操作系统间的矛盾

      • btw pc最后是ff3.54

        mac直接装的是ff3.55,,,

      • 搞定了,,,里面绝对有bug,,,

        用了个enable multi-scrapbook重新定向了一下目录地址,然后了结….

      • @Musiczhang

        能不能把问题和解决办法写成一段简要介绍?我可以更新在文章的后面。我没有Mac所以没法测试。

      • 本来这个功能可能是出于备份考虑的,结果让我歪打正着撞上了
        docs.google.com/Doc?docid=0AZi7iiWZB0pFZGZ4ejRzc3FfMThmYnRjc2hoaw&hl=en

        还有个问题,不知道你用过一个addon叫做update scanner,,,不知道scrapbook会否实现类似效果

  • 还有个叫icyte,不知道你试过没有,,顺手整合到你文章里面算了

  • 另外,就scrapbook和zotero来讲

    sticknotes这个功能在pdf文档上起作用么~?

    我ff5.35的pdf plugin的问题解决不了,所以也没机会试这个,,,

    • notes不能添加到pdf上,只能添加到对应的Entity上。

      • …遗憾,,,看来pdf ->word -> html 是个可行方案

        word类程序貌似不能嵌入浏览器打开,,,zoho viewer之类的会丢失原始信息,,

        如果是别人网上的pdf,用搜索引擎的view as html亦会丢失一些信息

  • 目前觉得scrapbook 和 zotero 挺难取舍的, 如果做笔记的话

    前者highlighter比较强,而且速度有保障无论数据量多少,而且可以深度抓取页面

    后者么,,notes还可以related to一个snapshot或者pdf,,,团队感觉比较强大,,感觉大事可以托付,,日常就尽量交给前者了,,,

    反正2者之间都比较好迁移合作,除了annotations不确定,,

    • 嗯,我也是两者都在用。就数据安全性上来说,我感觉scrapbook比zotero要靠谱一点 。不过文献管理的话,还是zotero比较专业。

      • 文献管理EndNote是专业滴~~说起来我还没好好利用呢~~

      • endnote的筆記功能實在是弱了點
        現在的解決方法是,文獻管理用endnote,筆記和知識管理用evernote,倆note雙管齊下

      • endnote可以和zotero合用,,,我关键是firefox的pdf plugin(mac)出问题了,所以才用endnote的

    • 两个我也都装了,我也曾经为用哪一个而烦恼。现在我的用法是:大部分时候都用Scrapbook来保存资料,做研究尤其是写文章的时候用zotero来获取一些文献的元数据,然后插入到文章中去。

      • 尷尬的是zetero只是個擴展,讓chrome用戶情何以堪呀
        說起來,導入和輸出格式還是endnote用起來最順手

      • zotero 现在也除了独立版本了, zotero standalone不过现在仍在beta测试阶段

  • 在最后,你说的live mesh的”即时同步”讲得有点含糊,,和dropbox的同步有什么差别,,”Dropbox会自动重命名冲突的文件,而不是直接删掉” ~?

    还有,你对现在 zotero sync server 的注册同步功能有什么看法

    • Live Mesh会在你修改完文件之后(比如关闭Word文档之后)同步,Dropbox只要你一开就同步。

      Zotero的同步只能同步数据库,不能同步附件,还是蛮麻烦的。。。

      • 还是没明白为什么不要用live mesh同步zotero那个索引文件? 为什么容易导致数据库损坏呢?

  • 我个人使用的是多个软件相辅相成的方式,用的软件有Evernote,Cintanote和Scrapbook。Scrapbook主要专门用来保存网摘用,因为依赖于浏览器;Cintanote有类似于Evernote的界面和强大的搜索功能,外加1M不到的大小和可便携的特点,但是不支持多个数据库,所以采用一个数据库一个exe的方式。最后整理的时候用Evernote统合,主要是看中多个笔记本和标签功能,外加一点网络同步和共享的功能。

    所以我觉得其实既然没有什么软件是最好的,那么就几个软件一起用然后生成一种关联统合成一个软件,我觉得是最好的

  • 现在开始用“CyberArticle”,感觉不错的。支持在局域网中使用mysql共享资源

    • 我以前也用过一段CyberArticle,感觉也是不错:)

  • 确实很长~

    • :)

  • 很棒的分享与总结,我还是习惯使用OneNote,虽然没有标签的功能,但搜索还是很方便的。
    有机会多交流。

    • 对,OneNote应该也是蛮好的资料管理软件。但是我没怎么用过,所以不敢乱说,呵呵:)

  • 我使用Google notebook

    • notebook不是在线的么?另外,google是不是已经停止支持了?

  • 很客观的分析..
    期望加入对于跨平台性的分析

    • 跨平台性?Zotero和Scrapbook在任何平台上都可以用的,而且dropbox也有Mac/Win/Linux版本。Evernote有Win/Mac和各种手机版本。MyBase应该只支持Windows平台。

  • 我使用Gmail

    • 能否详细分享一下?

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