在线GTD服务Toodledo—使用一周年经验谈

Jul 12, 2009 by     16 Comments    Posted under: 寻找方法, 磨炼工具

使用toodledo已经有一年多了,说一下我自己的经验。

一、好处

1、学会使用列表

用列表的好处就是将你头脑中要做的事情记录下来,然后按照轻重缓急来执行

因为我们的头脑容易遗忘,所以记录下来比较靠谱,“好记性不如烂笔头”。比如我就经常忘事,因为我发现自己的思维比较容易集中于某件事,但是会遗漏其他事。

而且很多想法与灵感转瞬即逝,你没有当场记下来,一般事后就忘了,也许再也不会回来了。这恐怕是因为现代人生活节奏太快,事情太多导致的。所以一个随时可以记录的收集系统很重要。

而且记录下来之后,你就不用再去想要做什么了,拿出来看一下就好了。尤其是对于步骤比较多、复杂度较高的任务,这样可以节省很多重新思考的时间,你可以在原有的基础上继续思考与完善,这样效率可以提高不少。

同时这样做可以降低你的精神与心理负担,不用担心有什么事情会忘记做,因为都记录在本子/软件/网站上了,你可以专心地把注意力放在如何完成这些事情上。

这个方法很简单,但是也花费了2年的时间才感觉比较熟练地掌握了。2年前我虽然也用纸笔或者软件来把想做的事情记录下来,但是都是很随意的。

那个时候我把一部分待办事项记录在本子上,一部分记录在outlook里面,一部分记录在mind manager里面,还有一部分在脑子里面,没有记录下来。

现在想想,其实记录在哪个系统都差不多,但是最后要汇总到一个工具里面,这样才不容易遗漏。

列表与mind map的比较

那个时候还有些迷信mind map,觉得具有visualization功能的软件效率会更高。不过后来使用toodledo和checkvist这样的列表工具之后才发现,其实对于日常的任务,一般的列表工具是足够了。像Results Manager(Mind manager的一个插件,我以前写过一个简单的介绍)这样的工具,可以每次都让你都站在你的几大分类上来设想你要做什么事,属于GTD中提到的在30000英尺的高度来考虑问题,但是实际在使用中有几个问题:

  1. 生成待办事项脑图(列表)的时间比较长,迟钝。
  2. 高度依赖于某台电脑。我以前也把生成的脑图放在windows mobile手机里面,用pocket mindmap来看和执行。但是日复一日这样的生成,复制到手机(如果你修改了内容,要重新生成脑图,再复制到手机),太麻烦。

另外一个问题是,这样高度规划的系统很可能与现实不太合拍,因为很多都是你“想”要做什么(want to do),而不是你“需要”做什么(need to do)。而其实计划是一个不断反馈、不断调整的过程,关键在于你执行后的经验与反馈。

其实,对于日常生活中的任务,一个列表工具完全可以胜任。而toodledo可以根据各种字段,将一个大列表细分为很多的小列表,执行的时候很容易找到符合那个时间和场合的任务列表。由于有手机界面,任务的执行可以在任何时间任何地点进行。

2、养成习惯

通过设置重复周期,来使得自己逐步养成习惯,比如说记晨间日记。换句话说,你可以对你的习惯进行管理,培养新习惯或者通过替换坏习惯。

初期的时候要求不必过高,只要做了就好,不必太追求效果。就像你跑步的前期要做准备运动,先散步或者慢跑一会。一旦你适应了这个行为(大概要1~2个月以上),如果你不做这些事,你就会觉得缺少什么,就会自然而然地去做。

这是我使用Toodledo以来,最大的收获。

3、任务分解

对于一个复杂的,需要投入大量时间的项目,就需要进行切分(slice),分的越细,就越容易执行。

分解任务的方式有2种:

1)、逻辑关联性

先做什么,后做什么,子任务之间内容都不同。比如准备一次会议,会议前,会议时,会议后都要不同的准备。在toodledo中可以使用Goalsubtask来形成一个三级的任务列表。如果觉得这样还不够,建议结合checkvist一起使用。

其中有一点,我觉得挺有趣的是,对于我个人而言,对于自身的一些问题,将一些任务分解,有助于问题的实施。比如想问题,我有的时候会避免问自己一些问题,一者有时不愿去面对,二者有时觉得太费时费力。这时可以先集中想问题,而不去想答案。然后在第二个阶段中去想各个问题的答案,因为到那个时候,问题已经即成,就不容易逃避。

这相当于自己与自己分工。经济学中分工有助于效率提升,因为具有规模效应,边际成本下降了。我觉得列表就是将思考与执行分开了,任务分解就是思考这一部分与思考那一部分分开了,所以有助于效率的提升。

2)、时间分隔

也需要先后完成部分的子任务,不过这些子任务基本一样,只不过要不断重复。比如跑步,比如每3个月换一次牙刷。我觉得这样是用于对冲人的惰性的,因为人的本性就是懒惰的。

但是要有些成就,就必须要花费精力,就像《outliers》中提到的:10000小时的付出是一个神奇的数字。

二、技巧

1、设置folder

因为folder可以在统计图(pro用户的功能)中显示,设置不同的folder可以方便地查看,这些folder在过去一个月中添加、完成和需要完成任务的趋势图。

划分folder的依据主要还是看是否有一类的任务比较多,如果数量较多,就可以独立分为一个folder。我觉得可以把娱乐的内容也放进来,比如看美剧。

我的分类是:

工作:工作上的任务

周期任务:用来放一些常规的重复任务,比如3个月换一次牙刷

提高:一些用来提升自己的任务

每天:每天需要完成的任务

书:所有要看的书

娱乐:美剧,电影等

听书:mp3有声书,Google reader的文章,txt电子书等

葡挞:葡挞的一些任务

个人:用来放一些个人的杂事,找不到其他分类的就放这个分类

这些分类都可以归档,就像Gmail的邮件一样。比如有的分类不再适用的时候就可以归档,不必删除,方便以后查找。

2、把Goal当作项目

我长期的goal与中期的goal都基本设置好了,一些项目都设置成短期的goal。结合subtask,用起来挺方便。完成以后可以和folder一样归档。pro用户还可以通过完成进度链条来跟踪自己的完成情况。

三、不足

Toodledo是一个实践性和操作性很强的工具,但规划性不强。

Toodledo有goal这个属性来进行规划,但是还是比较粗糙。所以需要另外进行规划比如找张纸,把现在的状况涂鸦一下,理理思路,也可以用mind manager辅助进行规划。

这就有些像跑步是对于身体各项指标的提升都冠于其他运动,但是其内在的属性使得其在提高灵活性方面有些欠缺,所以可以在跑步前做一些灵活性的锻炼来弥补,比如做操。

总体来说,Toodledo是一个非常好的服务,我已经离不开Toodledo了。

最后,非常感谢Jake Olefsky带来了这样一个服务。Jake Olefsky是Toodledo的唯一首席开发者。感觉有了网络,个人的力量真的是强大了很多。单单一个人就开发了Toodledo这个网站和Toodledo的iphone程序,真的很了不起。

16 Comments + Add Comment

  • 大哥,GTD那20篇文章有好几篇链接失效了,麻烦修复一下吧,谢谢!

    • 最近会一一修复,多谢提醒:)

  • 天方兄,怎么联系您

    • kenbeyond#gmail.com
      或者你可以上新浪微博,@葡挞生活

  • 为何用chrome保存你的博客后, 打开来中文都是乱码呢? (其他网站都没问题)
    BTW, 你的博客很赞~

    • 这个估计是chrome的版本问题。chrome版本很多,也许不是稳定版。我们的博客应该是没有问题的,支持UTF-8

      谢谢你对我们博客的支持,:)

  • 从论坛看的,推荐一个听说曾经年费50美元的任务管理工具:
    http://bbs.maxpda.com/viewthread.php?tid=298750&extra=page%3D1&frombbs=1

    • 试用了一下,感觉总的功能和Toodledo差不多,不过Toodledo的界面(UI)更人性化一些

  • 你好,我看了你的 blog 很久,覺得非常有用.感謝你花時間和大家分享.我現在也是用toodledo.不知在中國上toodledo會不會有困難呢?

    • 我在上海,使用正常,:)

  • Gmail的日历功能感觉更方便一些

  • 喜欢你的推荐的TOODLEDO,刚开始使用不过很多地方不懂,而你的教程里的图片不知道为何全部看不到,麻烦天方兄整理下好吗?谢谢

  • 在这里认识了Toodledo,用了几个月了,感觉越来越好,谢谢你!

  • 还未尝试使用过。越来越有感受,似乎男性是那种逻辑性始终会胜于女性的生物。——–尝试理性化的女生。

  • 其实我一直有一个疑问:那个奇怪的词到底怎么读?

    • 我想是“土豆肚”吧

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